房地产公司归档文件整理细则模版.docx

归档文件整理细则1 目 的1.1 为实现档案工作的规范化，统一档案管理标准，做到文件收集齐全，分类合理，整理有序，同时便于保管和利用，特制订本标准。2 适用范围2.1 本标准适用于总部各部门、城市公司及项目公司等档案管理工作。3 术语3.1 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料。3.2 立卷：按照一定的原则和方法 将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。3.3 案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。3.4 件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件(如定稿过厚不易装订可单独为一件)；正文与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；原件与附件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件。4 归档范围、归档时间及文件质量要求4.1 归档范围、归档时间 详见地产文件资料归档范围、归档时限和保管期限表，此处不再详细介绍。4.2 归档文件质量要求4.2.1归档文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。电子文件须刻盘归档，并应有相应的纸质文件材料一并归档。 4.2.2文件书写和载体材料应能耐久保存，热敏传真纸、复写纸原则上不能直接归档，须追加原件。4.2.3文书档案、合同档案整理以“件”为单位。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后；合同签批单与合同正本、附件作为一件保存。4.2.4 项目档案整理以“卷”为单位。卷内文件排序时，文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后， 印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前、图纸排后。4.2.5 声像档案要清晰完整，并提供拍摄内容、时间、背景、作者、重要人物名称等信息。如果拍摄活动发有新闻信息，该新闻稿作为附件一定保存。4.2.6 实物档案移交时，需提供奖牌名称、获奖时间、地点、发奖/获奖单位、活动名称等信息。4.2.7 其他有关要求，参见地产文控档案管理制度。5 档案的分类5.1 文书档案采用“问题-年度” 分类法分类，同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2 企业注册登记文件按照公司组卷。5.3 声像档案、实物档案采用“事件-年度”分类法分类，按照年度一事一卷（件）。5.4 与项目开发、建设、营销、运营有关的档案，按项目进行分类。5.5 其他类别按照专业形态进行分类。5.6 以上档案分类详见地产文件资料归档范围、归档时限和保管期限表。6 档案的整理立卷6.1 立卷原则6.1.1及时对归档的文件进行立卷处理，切忌拖拉积压。6.1.2 文书档案、实物档案、非项目合同文件以及声像档案资料按年度立卷。6.1.3 企业注册登记文件按注册公司立卷。6.1.4 项目档案原则上按照项目立卷，具体区分如下：6.1.4.1 项目档案按照项目立卷；6.1.4.2 项目的内部管理工程文件、项目合同文件按项目立卷；6.1.4.3 主体施工资料、竣工图纸按各地城市建设档案馆要求按楼栋立卷；6.1.4.4 园林、市政等无法清晰划分楼栋的按项目立卷；6.1.4.5 竣工图可按单位工程 专业等立卷。6.1.4.6 物业公司档案按小区立卷。6.1.5 人事档案的立卷：6.1.5.1 员工关系档案按“人”立卷，即以员工个人为单位立卷。6.1.5.2 招聘、培训、考核等非员工关系档案，按年度立卷。6.1.6 财务会计档案：根据国家档案局及财政局联合下发的会计档案管理办法的有关规定，结合公司的管理实际，财务会计档案按公司/项目或按年度立卷。6.2 立卷年度的确定6.2.1 文件按年度立卷的，必须正确区分文件的所属年度，对于跨年度进行的，或立卷年份和内容针对年份不完全一致的,应具体分析后确定放在哪一年度立卷。具体如下：6.2.1.1 一般文件放在文件的成文年度立卷。如果是年末起草，在次年初批准、通过和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。6.2.1.2 年度计划、总结、报表、预算、决算等时间针对性很强的文件，一般放在针对的年度立卷。6.2.1.3 跨年度的或多年计划，放在开始的年度立卷；跨年度或多年的总结，放在最后的年度立卷。6.2.1.4 经过跨年度办理完毕的文件，可放在处理的主要年度或放在办结的一年立卷。6.2.1.5 为某项工作或某次会议收集的有关材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷，而应放在使用的年度。6.3 档号编制6.3.1档号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，不得重复。档号一般要求在每份文件首页右上方空白处加盖归档章（附件1）；或者用铅笔编写在文件首页右上方空白处。6.3.2 按照公司统一规定，档号结构为：全宗号-年度/项目号-分类号-卷号-件号。6.3.3 档号的编制方法详见档案分类方案及档号编制规则。6.3.4 公司对各级公司设立了统一的全宗代码及项目代码，不宜随意修改。如有新增公司及项目，应报地产备案，地产给予编号，以免混淆。具体参见全宗代码一览表、项目代码一览表）。6.4 案卷、档案盒封面的编制6.4.1案卷封面（参见附件2：档案案卷封面）主要应填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等信息。6.4.2 案卷题名：指本卷名称，是根据卷内文件材料内容拟定的综合性名称，包括卷内文件材料的责任者、时间、问题、地理位置、文件名称等。一般由立卷人自拟，要求简明、准确揭示卷内文件的内容。6.4.3 编制单位：编制本案卷的直接作者单位。6.4.4 编制日期：文件的编制时间。6.4.5 保管期限：指国家规定的档案保管期限（永久、长期、短期）。6.4.6 密级：依据保密规定填写卷内文件的最高密级。包括普通级、秘密、机密、绝密。6.5 案卷目录的编写6.5.1 案卷目录主要应填写全宗号、分类号、案卷号、案卷题名、卷内文件起止时间、页数、保管期限、备注等。具体参见附件3：档案案卷目录6.5.2 全宗号：地产档案室指定给立档单位的编号。6.5.3 分类号：档案分类的编码或顺序号。6.5.4 案卷号：案卷编排的顺序号。6.5.5 案卷题名：同案卷封面上的案卷题名。6.5.6 卷内文件起止时间：指卷内文件材料中最早和最晚形成时间。如：2001.1.11-2001.12.11这个著录事项表明该案卷内最早形成的出版文件材料为2001年01月11日，最晚形成的出版文件材料为2001年12月11日。6.5.7 页数：卷内文件材料的实际页数。6.5.8 保管期限：案卷的保管时限。6.5.9 备注：案卷需要说明的事项。6.6 案卷脊背的编制6.6.1 案卷脊背：应标注项目名称（或公司名称）、全宗号、年度、案卷题名、案卷号、起止件号、盒号、保管期限等信息。（参见附件4：案卷脊背）6.6.2 项目/公司名称：项目档案、财务档案、注册档案等分项目或分公司保管的档案填写相应的单位名称。 6.6.3 全宗号：案卷所属公司的全宗编号。 6.6.4 年度：案卷所属年度（不按年度组卷的档案此处不填年度）。 6.6.5 案卷题名：指本卷名称，是根据卷内文件材料内容拟定的综合性名称，包括卷内文件材料的责任者、时间、问题、地理位置、文件名称等。 6.6.6 案卷号：案卷的顺序流水编号。6.6.7 起止件号：案卷内文件的件号。6.6.8 盒号：同一案卷内档案装盒的盒号。6.6.9 保管期限：该案卷的保管期限。6.7 卷内文件目录的编制6.7.1卷内目录包括卷内顺序号、文件编号、发文单位、文件题名、主要内容、日期、页数及备注。不同类别的档案允许加减著录字段。（参见附件5：卷内文件目录）。6.7.2 卷内顺序号：应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；6.7.3 文件编号：是指文件本身的编号或图号；6.7.4 发文单位：应填写文件的形成单位或制发机关；6.7.5 文件题名：即公文标题。一般应照实抄录。没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时，可重拟题名。6.7.6 文件形成日期：应填写文件形成日期，填写日期格式：2010.9.9；6.7.7 页数：应填写每份文件页数。6.7.8 备注：填写文件所要说明的情况时填写。6.8 卷内备考表的编制6.8.1 卷内备考表(参见附件6：卷内备考表)6.8.2 本卷共有文件材料 页：说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例）：（示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张）。6.8.3 盒内文件情况说明：说明卷内文件的组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参照等情况和鉴定性意见。6.8.4 立卷人：由组成本卷的责任者签名。6.8.5 立卷时间：指立卷人完成立卷的时间。6.8.6 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。6.8.7 检查时间：指检查人检查案卷的时间。6.9 竣工图的编制6.9.1项目竣工图应由施工单位负责编制。如果行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。6.9.2所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章加盖在图表右侧空白处，使用不褪色和红色印泥并签署相关内容。6.9.3 施工图没有变动的，由竣工图编制单位直接利用施工图套用竣工图框，加盖竣工图章作为竣工图；凡一般变更且图纸符合杠改或划改要求的，可在原施工图（必须是新图）上修改，并附设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章作为竣工图；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重新绘制竣工图。6.9.4不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.3 89)统一折叠成 A4 幅面(297mm 210mm)，图标栏露在外面。6.9.5竣工图纸排序 6.9.5.1 按总体和局部的关系排列。即总体性、综合性的图在前，局部性的居中，细部的、大样性的图、排后。如按总体布置图系统图平面图大样图等。 6.9.5.2 总包分解的单位工程（分部工程、分项工程、单元工程），可分专业立卷。 6.9.5.3 图文混合材料 卷内文件一般文字在先前，图样在后；译文在前，原文在后;正件在后；印件在前，定（草）稿在后。具体为对整个要编制的资料（对象）或整个保管单位的全面情况进筑行说明或指导的综合性材料，要排在图样的前面；只是针对本卷内图样进行补充说明或局部性基本原则和要求的，其文字资料排在图样的后面。 6.9.6 竣工图的审核6.9.6.1 竣工图编制完成后必须经监理单位审核签字，发现错误及时修改和补齐。 6.9.6.2 竣工图内容应与施工图设计、设计变更、材料变更、施工及质检记录相符合。 6.9.6.3 竣工图按单位工程、专业编制，并配有详细的编制说明和目录。 6.9.6.4 竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。 6.9.6.5 变更通知单涉及多图的如果图纸不在一卷的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 6.9.6.6 国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。7 档案移交与整理7.1 公司内部移交7.1.1 地产各部门/区域公司/项目公司移交档案时，应编制归档文件移交单（批量移交时须同时提交纸质版、电子版案卷目录及卷内目录），档案接收人员应与移交人共同清点，签字确认无误。7.1.2 移交清单一式两份，由归档部门与档案室各自存档，交接双方要签名并写明移交时间，档案室对归档文件进行登记。（具体参见归档文件移交单）。7.1.3 移交人在归档移交实体档案的同时，须按规定将档案文件信息录入档案信息管理系统，完成文件材料的实体与信息同步归档。7.2 外单位向我方移交（特指项目档案）7.2.1 项目档案的收集与组卷7.2.1.1 建设单位（我方）负责协调公司内部各部门项目文件的收集归档工作，主要包括项目前期开发报建文件、研发设计文件、项目管理文件、项目营销策划文件、物业管理文件等；7.2.1.2 勘察、设计、施工、监理等单位（下面简称乙方单位）负责编制本单位形成的竣工文件，立卷后向建设单位移交。7.2.1.3 建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案， 并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。7.2.1.4 在总包单位和建设单位授权下，也允许分包单位单独组卷向建设单位移交档案文件。7.2.1.5 建设单位应对乙方工程文件的立卷归档工作进行实时的监督、检查、指导 。7.2.2 项目档案的移交7.2.2.1 乙方单位应在建设项目交工验收前、工程完毕三个月内，向建设单位档案部门移交经系统整理并审查合格的全部档案（含电子档案）；乙方单位未完成竣工档案移交验收的，建设单位有权拒绝进行工程结算。7.2.2.2 乙方单位应严格按照有关规定编制项目竣工档案，编制依据为：当地城建档案馆竣工档案移交目录、建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328 2001）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DAT282002）。7.2.2.3 乙方单位对项目档案进行整理排序组卷后，文字部分采用“三孔一线”方式装订，竣工图纸统一折叠成 A4 幅面(297mm 210mm)，图标栏露在外面。然后装入档案盒中，统一向建设单位移交。乙方单位编制归档文件移交单，并填写竣工档案移交审批表（附件7），经交接双方确认资料无误，相关部门和领导审核同意方可接收。 7.2.2.4 乙方单位向建设单位归档的档案套数，应能满足建设单位保管和使用的需要。一般需提供三套竣工档案，一套交城建档案馆，一套交建设单位档案部门，一套交物业公司。附件1. 关联制度1.1JTAGZ14006地产档案管理制度1.2地产文件资料归档范围、归档时限和保管期限表1.3JTAGZ14006-1档案分类方案及档号编制规则2. 附件表格2.1 归档章（附件1）2.2 档案案卷封面（附件2）2.3 档案案卷目录（附件3）2.4 案卷脊背（附件4）2.5 卷内文件目录（附件5）2.6 卷内备考表（附件6）2.7 竣工档案移交审批表（附件7）7 / 7