工程有限公司会议制度及会议室使用制度.docx

二办发﹝2014﹞157号

关于印发二公司会议管理制度和会议室
使用制度的通知

公司各单位、机关各科室：
为了规范化管理公司会议，提高会议质量和会议室使用率，实现会议管理的规范化、制度化，现制定了会议管理制度和会议室使用制度，请大家贯彻执行。

中交一公局第二工程有限公司
2014年9月26日

综合办公室 2014年9月26日印发
中交一公局第二工程有限公司
会议管理制度

第1章 总则
第1条 目的
为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化、制度化，特制定本制度。
第2条 适用范围
公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。
第2章 会议组织
第3条 公司级会议，是指公司职工大会、年度大会及各种代表大会，应由总经理批准，各相关部门组织召开，公司领导参加。
第4条 专业会议，是指公司机关科室牵头的专题会议或综合会议，由分管公司领导批准，主管科室负责组织召开。
第5条 各科室召开的工作会议由各科室负责人决定并负责组织。
第6条 各领导小组、工作小组及检查小组等召开的会议，由组长决定并主持召开，牵头科室进行组织。
第7条 上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如洽谈会、座谈会等)一律由公司组织安排，相关科室协助做好会务工作。
第3章 会议安排
第8条 为避免会议过多或重复，公司一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。
第9条 凡涉及多科室负责人参加的会议，均需于会议召开前日经科室或分管公司领导批准后，报办公室汇总，并由公司办公室统一安排方可召开。
第10条 对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前天报请公司办公室，并经公司相关领导同意。
第11条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，公司有权安排合并召开。
第12条 对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，公司机关办公室有权拒绝安排。
第13条 各科室会期必须服从公司统一安排，各科室会议不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
第4章 会场纪律
第14条 开会前5分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。
第15条 会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。
第16条 与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假)，得到组织部门批准后才能请假。
第17条 会议中途与会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出申请，得到批准后方可离开。
第5章 会议室管理
第18条 会议室由综合办公室指定专人负责管理，各科室如因会议需要使用会议室，须事先向综合办公室提出申请，由综合办公室统筹安排。
第19条 会议室的卫生由综合办公室安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。
第20条 会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则如造成设备损坏应按价赔偿。

第6章 附则
第21条 综合办公室负责本制度的起草工作。
第22条 本制度自发布之日起实行。

中交一公局第二工程有限公司
会议室使用制度
第1条为加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。
第2条公司会议室的使用与管理均应参照本制度执行。
第3条会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。如遇会议室被占用，综合办公室将负责协调。
第4条会议室由综合办公室派专人管理。各部门若需使用，需提前向综合办公室提交申请，由综合办公室统一安排。
第5条一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。
第6条如部门或个人临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请。
第7条部门及个人应在所预约的时间到达会议室，如超过10分钟未达到会议室，行政部有权对会议室的使用另作安排。
第8条参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生，禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。
第9条参会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏公物由使用部门按价赔偿。
第10条会议室的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室。
第11条会议结束后，使用会议室的人员应及时与会议室管理员联系，关好门窗、空调、投影仪和音响设备。
第12条本制度由综合办公室负责解释。
第13条本制度自下发之日起执行。
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附件一
会议室使用申请表
序号
申请日期
使用会期
使用
时间段
会议名称
参会人员
参会人数
会议桌椅
摆放要求
主持人
负责人
备注

申请部门
管理部门
部门名称
填表人
部门负责人
管理部门
责任人
部门负责人

附件二
会议室使用登记台账
序号
使用日期
使用时间
会议名称
使用部门
参加人数
负责人