房地产公司人事信息及档案管理作业指引模版.doc

人事信息及档案管理作业指引

编制

日期
x-12-24

审核
xx
日期
x-12-25

批准
xxx
日期
x-12-26

修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人

xxx

1. 目的
完善人事信息库及档案，确保人事信息准确及员工档案的完整性及管理的规范性，有效保护及利用员工档案，维护员工及公司的合法权益。
2. 适用范围
适用于集团公司，各下属公司须参照执行。根据业务特性，各下属非地产公司按照已报批细则执行。
3. 原则
3.1员工档案须严格保密，档案借阅必须经集团人事企管部/下属公司执行董事及总经理审批；各公司副总经理及以上人员档案借阅须经集团人事企管部分管领导审批。未经允许，集团人事企管部/下属公司人事行政管理部门不得擅自对外借阅或泄露人事信息及员工档案内容，并为人事信息及员工档案泄密负责。
3.2 电子人事信息即《人事基础信息刷新备份汇总表》中因工作需要可开放的信息为：姓名、职位、入职时间、出生年月，其余信息视情况须严格把控。
4. 工作程序
4.1 管控级别
4.1.1集团人事企管部负责建立并保管集团公司员工、各下属地产公司部门负责人（含）以上员工及财务人员的人事档案原件，并对下属地产公司职务经理及以上的其他员工档案进行备案。
4.1.2集团人事企管部负责建立并保管非地产公司各部门负责人，副总经理及以上人员及财务人员人事档案原件，其他人员视情况备案到集团人事企管部。
4.1.3各下属公司人事行政管理部门负责建立并保管以上范围外其他员工人事档案。
4.2 人事信息的更新、汇总及存档
4.2.1集团人事企管部及各下属公司人事行政管理部门负责新入职员工人事信息在各公司《人事基础信息刷新备份汇总表》中的录入，异动员工信息的录入、更新以及离职员工信息的另存、归档。
4.2.2 各下属公司人事行政管理部门每月8日前将更新至上月末的人事信息相关报表统计报集团人事企管部汇总备案，其中，人事信息相关报表包括：《人事基础信息刷新备份汇总表》、《离职原因汇总表》、《人事简报》。
4.2.3集团人事企管部负责统计、更新集团公司人事信息并汇总全集团人事信息，每月10-12日将《全集团人事简报》、《集团公司及下属地产公司（含商业公司）离职汇总表》以及《入职异动转正汇总表》通过OA 报集团薪酬绩效制度管理委员会审阅。
4.3 集团人事企管部、各下属公司人事行政管理部门负责新入职员工档案的建立、保存及移交工作，员工档案须包含但不限于以下内容：
4.3.1员工登记表（《员工登记表》必须完整填写，不能缺项，表单内容包含但不限于以下信息：序号、姓名、部门、职务、性别、婚否、出生年月、身份证号、籍贯、户籍、学历、专业、资格证书、工作简历、入职时间等。）
4.3.2离职证明（无法提交或延迟提交则须签写离职声明）
4.3.3面试简历原件
4.3.4员工录用审批原件
4.3.5身份证、社保卡、公积金卡复印件
4.3.6区级以上医院开具的入职体检表原件或健康证复印件留存（一年内有效）
4.3.7学历复印件及学历结果查询打印件
4.3.8资格及职称证书复印件
4.3.9敏感岗位须填写《入职担保书》（如：出纳、收款员、行政司机、采购人员等）
4.3.10所有岗位均须有《背景调查表》
4.3.11 员工入职即填写《新员工入司报到程序表》，一周内将填写完整并签名确认的表单交予集团人事企管部/下属公司人事行政管理部门。
（备注：针对公司08年之前入职且档案完整性欠缺的员工，档案需要包含至少以下资料：员工登记表及身份证复印件）
4.4 人事档案建档/归档
4.4.1为每位员工建立一份独立的人事资料档案，包括纸质及电子版，并及时更新。
4.4.2 人事档案按公司进行分类存档，集团公司副总级（含）以上及下属公司副总级（含）以上人员的纸质档案资料列入管理人员进行归档；离职人员的档案按辞职、辞退分别归档。
4.5 离职或辞退人员人事档案保管期限
4.5.1已离职人员的档案，自离职之日起存放三年。
4.5.2职务经理级（含）以上人员档案自离职之日起存放五年
4.5.3 经辞退员工的档案，自开除之日起存放五年。
4.5.4 辞职或辞退的员工电子档案资料单独建立表单汇总留存。
4.6 人事档案管控
4.6.1人事信息档案管理人及存放要求
4.6.1.1集团公司人事信息档案管理人：人事企管部总经理、人事与薪酬经理
4.6.1.2下属公司人事信息档案管理人：人事行政部门负责人、人事经理/主管/专员
4.6.1.3人事档案必须有专门的档案柜存放
4.6.2 人事档案的查阅权限
4.6.2.1总裁对所有员工的人事档案有查阅权；分管领导对其所属部门员工的人事档案有查阅权；各下属公司总经理、副总经理和部门经理对其所管辖员工的人事档案有查阅权；集团人事企管部门及下属公司人事行政管理部门内仅有部门负责人及人事档案的管理人员有查阅权。
4.6.3 人事档案的查阅手续
4.6.3.1 集团公司部门负责人因工作原因需要查阅本部门员工的人事档案时，需分管领导及集团人事企管部总经理审批。
4.6.3.2 各下属公司部门经理因工作原因需要查阅本部门员工的人事档案时，需下属公司总经理审批。
4.6.4 人事档案的销毁
4.6.4.1集团人事企管部填写《档案销毁申请表》，经集团人事企管部总经理及分管副总裁审核，总裁批准后执行。
4.6.4.2 下属公司人事档案销毁必须经集团人事企管部及集团分管领导审批后执行。
4.6.5 人事档案的移交
人事档案材料的移交必须要有书面的移交记录。
5. 附表
5.1《WT-QR-HR08-01人事基础信息刷新备份汇总表》

5.2《WT-QR-HR08-02离职原因汇总表》

5.3《WT-QR-HR08-03人事简报》

5.4《WT-QR-HR08-04档案销毁申请表》