银行员工合规档案管理办法模版.docx

银行＊＊*分行职工或员工合规档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强内部管理,规范职工或员工行为，防范操作风险，促进依法合规经营，特拟定本办法。
第二条 职工或员工合规档案管理,是收集职工或员工日常工作中的违规行为和合规奖励信息,并依据事先拟定的记分标准，对职工或员工违规行为进行量化记分，为职工或员工绩效考核、调整使用提供依据和参考。
本办法所称的违规行为,是指＊*银行***分行职工或员工因不履行或不准确履行职责、违反国家法律法规、金融规章制度、银行业监管规定和我行规章制度，以及操作失误等，致使发生案件、事故、经济损失、经营风险、人员伤亡、声誉损害和业务差错等。
第三条　本办法适用全辖各级机构职工或员工,所称“职工或员工”是指**分行全体在岗职工或员工。
第四条 *行、*分行法律与合规部,各二级分行法律与合规职能部门，青岛直属机构综合管理部为职工或员工合规档案管理部门。
第五条 本办法遵循公开、公正、公平原则,坚持处罚与教育相结合。
第二章 职责分工
第六条 各级职能部门依据有关《＊*银行股份有限公司职工或员工违规行为处理办法》及《*＊银行股份有限公司***分行责任认定管理办法》规定的管理流程及职责分工负责所辖机构职工或员工的问责处理。
第七条 法律与合规部(二级分行为监察部，直属机构为综合管理部)职责
(一)＊行负责牵头建立与完善职工或员工合规档案管理体系，是合规档案工作的管理部门。
(二)＊行负责职工或员工合规档案管理系统用户信息的维护与管理，受理辖内机构、部门的系统信息变更申请。
（三）*行负责牵头建立和完善《内控检查问题清单》，将总行操作风险管理信息系统内检查信息导入系统。
(四)＊行、分行及直属支行法律与合规职能部门负责牵头开展职工或员工申诉的复议工作。
(五)＊行、分行及直属支行法律与合规职能部门负责汇集辖内职工或员工在合规管理工作中受到的表彰(或嘉奖）信息,并记入系统。
（六)各级法律与合规职能部门对辖内各机构职工或员工合规档案记分情形实行监督与检查，定时对分行违规记分数据情形进行分析评估，提升分行内控合规管理水平。
第八条　 监察部门职责
各级监察部门负责向本级法律与合规职能部门提报警告及以上职工或员工问责处分信息。
第九条 人力资源部门职责
各级人力资源负责组织实施辖内职工或员工合规档案积分结果应用，合规档案信息作为绩效考核、职位聘任的重要依据。
第十条 有关职能管理部门职责
(一)各级有关职能管理部门协助配合维护、更新本条线纳入合规档案管理的《内控检查问题清单》。
(二）各级有关职能管理部门负责收集、提报日常监控发现的职工或员工违规信息。
（三)各级有关职能管理部门负责本单位职工或员工违规行为的初步责任认定,以及记分处理的贯彻工作,不定时查阅本单位职工或员工合规档案情形定时组织分析点评,对达到一定积分限额的职工或员工,及时沟通反馈处理情形。从管理上给基层指导，提升本条线风险内控管理水平。
第十一条 信息科技部职责
*行信息科技部负责维护职工或员工合规档案系统，依照管理需求完善系统功能,定时备份系统数据,确保系统运行稳定。
第三章 　合规档案管理内容
第十二条 　职工或员工合规档案信息包含以下内容：
(一）职工或员工的基本信息
职工或员工的姓名、单位、职位、职工或员工号
(二）职工或员工的违规行为信息
１.各类监管机构、外审机构、稽核部门、上级部门等检查或评估中发现的违规行为信息；
2.管理部门检查及日常监控发现的违规行为信息。包括但不限于：各业务条线部门利用 CCMS系统、CＣAＳ系统、运行监控系统、远程集中授权、远程视频监控、银行卡审批系统、操作风险管理三大工具（RAＣA、KRI、ＬＤＣ)等监控手段发现的违规问题。
3.基层分支机构自行开展的检查、日常监控等发现的违规行为信息。
4、职工或员工问责信息：监察部门依据有关职工或员工违规行为做出的经济处理、职位处分、纪律处分等处理信息，以及因违规行为而进行的诫勉谈话、停职检查等管理问责信息。
5.举报、申诉经查实的违规行为信息。
6．重大操作风险事件。
7．其他职工或员工的违规行为信息。
（三)职工或员工在合规工作方面取得的荣誉、奖励信息
第四章　合规档案记分规则
第十三条　违规记分标准如下:
● 　“极高”风险级别的违规行为 　 　　 记35分；
● “很高”风险级别的违规行为 　 　记２4分；
●　　“高”风险级别的违规行为　 　 　 　 记12分;
●　 “中”风险级别的违规行为 　 　　 记４分;
● “低” 风险级别的违规行为　 　 　　 记2分；
● “很低”风险级别的违规行为 　 记0.5分
● “极低”风险级别的违规行为　 　 　 　 记0.1分
第十四条 依照《职工或员工违规处理办法》进行警告及以上处分的，记分要结合风险等级和问责处理情形确定,其中：警告处分的不低于“很高”风险等级记24分，记过及以上的不低于“极高”风险等级记3５分。多种类问责并存的,按最高标准记分，不重复记分。
第十五条 同一职工或员工发生多种、多次违规行为，依照每项违规行为的标准值分别记分。
第十六条　多名职工或员工对同一违规行为负有责任的，分别按相同标准记分。依照《职工或员工违规处理办法》已进行问责的，按第十四条记分。
第十七条 不同检查发现的同一职工或员工同一次违规行为,在规定时限内整改的,或者对确实无法整改，但做出合理说明的,只记分一次;未在规定时限内整改、且没有合理说明的,作为新问题重复记分。
第十八条　 免予记分
(一)按规章制度及业务操作流程执行,但由于制度、流程、系统自身的缺陷或外部因素等不可抗力形成业务风险的。
(二)有证据证明,对授意、指使、强令、胁迫其违规行为有抵制行为并向上级报告的。
（三）其他符合免予记分条件的。
第十九条 职工或员工合规工作方面的奖励信息目前仅记录,暂不记分。
第五章 合规档案记分流程
第二十条 违规风险等级的认定依照“谁检查，谁认定”原则(外审部门检查的由牵头部门认定）,责任人认定依照“谁的人，谁管理”原则,记分认定依照“记分值与风险等级一一对应”，如有异议，依照“先记分,后申诉”的原则。
第二十一条 为确保记分认定的准确性和严肃性，各条线管理部门均要拟定“内控检查问题清单”,对纳入合规档案管理的问题类型及风险度进行明确，并经所在行(指*行、二级分行、直属机构）风险管理与内部监控委员会审批通过后执行,“内控检查问题清单”的任何修改均应提交本行风险管理与内部监控委员会进行审批(附件5中列举了部分内控检查问题，各行可参照模板结合本行实际进行适当增减)。
第二十二条 记分认定部门要在规定时间内履行记分认定工作,经记分认定部门负责人签批后，录入合规档案管理系统。其中,总行问题库信息由*行法律与合规部负责于每月初10个工作日内导入系统,＊分行、各＊分行、青岛地区各直属机构和*行各部门日常监控发现的违规行为信息、工会受理的申诉信息、监察处理的问责信息,由各发现主体在事实认定后1０个工作日内填写《职工或员工记分行为认定表》（见附件1),记分认定部门记分的同时向职工或员工所在单位发送《职工或员工记分通知书》(见附件2)，通知被记分人员。记分认定部门记分的同时通知被记分人员,如有异议可进行复议。合规档案管理部门依据有关复议结果确定最终违规记分。
第二十三条　被查行合规档案管理部门要在收到《职工或员工记分通知书》后5个工作日内将《职工或员工记分通知书》送达责任人签字确认，并反馈记分认定部门。被记分当事人不签字的，不影响记分的效力,但被查行合规档案管理部门应在《职工或员工记分通知书》上做出说明。
第二十四条 责任人对记分认定有异议的,可在接到《职工或员工记分通知书》５个工作日内，填报《职工或员工记分复议申请表》(见附件3)，并通过被查行记分管理部门向记分认定部门及时提出书面复议申请。因不可抗力或者其他正当理由耽误职工或员工提出申请的,申请期限顺延。
第二十五条　记分认定部门接到复议申请后，要在5个工作日内做出决定,二级以下机构（含）报分管行领导批准（*行报部门总经理批准)后,在系统内修改原记分。然后书面通知被查行合规档案管理部门,被查行合规档案管理部门要在３个工作日内告知申请人复议结果,复议决定为最终决定。
第六章　合规档案积分管理
第二十六条 合规档案记分资料文件资料由二级分行、直属支行合规档案管理部门存档保管。
为保证违规积分的准确记分认定部门和合规档案管理部门应定期主动将积分统计汇总信息相互通报,以便进行互相核对、监督。
第二十七条 职工或员工可通过登录合规档案管理系统查询本人的积分情形,合规档案管理部门要解答职工或员工疑问。
第二十八条 各级法律与合规部门年终要向同级人力资源部门提供《职工或员工违规积分统计表》(见附件４)，作为对职工或员工合规档案结果应用的依据。
第二十九条　各行合规档案管理部门设立合规档案管理员岗,负责职工或员工合规档案管理台账的录入和日常管理。
第三十条 　单位（或上级单位）负责人可查询本单位职工或员工合规档案信息,合规档案管理部门应当遵守保密原则，不得随意传播。
第三十一条　合规档案积分信息管理以公历年度为周期，不跨年度结转,次年清零。一个周期内,若遇岗位调整，积分随人走，继续有效。
第三十二条　全体职工或员工分为柜员(含派驻经理)、其他人员（含各类客户经理、业务经理以及后台各类人员)两类分别进行积分结果的适用。一个周期内,职工或员工违规积分达到以下分值时,分别给予相应处理:　
（一）柜员
（1）12≤积分<1８分,按人事管理权限由所在行责成其做出书面检查。
（2)１8≤积分<２4分,按人事管理权限由所在行通报批评，并书面报告上一级行合规档案管理部门。
(３）2４分≤积分,由上一级行（二级分行及以上）合规档案管理部门通报批评,当年绩效考核等级未能为“A”及以上
(二)其他人员
（1）6≤积分<９分,按人事管理权限由所在行责成其做出书面检查。
(2）9≤积分<12分，按人事管理权限由所在行通报批评，并书面报告上一级行合规档案管理部门。
（3）１2分≤积分,由上一级行(二级分行及以上)合规档案管理部门通报批评，当年绩效考核等级未能为“A”及以上。
次年年初,＊行法律与合规部要对全辖上年度达到柜员类违规积分24分以上、其他类违规积分12分以上的职工或员工进行通报批评。连续两年达到以上标准的，个人职位次年不得晋升，且原则上应调整其现职位或离岗培训,因特殊情形经批准暂不作调整的,次年岗位工资依照现岗位工资的80%执行。
第七章　监督管理
第三十三条 各级行要加强检查监督工作，严格依照制度规定和上级行要求开展检查，对检查发现的问题要如实记录和报告。
第三十四条　*行、二级分行合规档案管理部门每年要对辖内职工或员工合规档案管理执行情形进行不少于一次的检查。对不按本办法要求进行积分管理的部门负责人和经办责任人进行通报批评,依照中等以上风险违规问题进行记分，并纳入绩效考核。
第三十五条 各行要在每年１月３１日前将辖内上年度职工或员工合规档案积分管理情形报＊行法律与合规部。
第八章 附 则
第三十六条　本办法由*行法律与合规部负责说明和修改。
第三十七条　本办法自印发之日起执行。
第三十八条　各行可依据本办法,结合实际，拟定管理细则,补充积分标准,并报＊行备案。
附件：1、**银行***分行职工或员工记分行为认定表
２、**银行*＊＊分行职工或员工记分通知书
3、＊*银行＊**分行职工或员工记分复议申请表
４、＊*银行**＊分行职工或员工违规积分统计表
5、内控检查问题清单(*年试行）