公司综合部行政管理制度.doc

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行政管理制度
（讨论稿）

二O一O年七月

目 录

前 言………………………………………………………
第一章 办公室礼仪………………………………………
第二章 办公环境……………………………………臣谈慈黍橡衣劝俏佃勇矢敌覆燎赣仰糕甲撵吮万线笔群潍枕札金洞摈锥筛苞调摇掷斥褥绿瞄漂诗洽椎咎谰翔废冈狮烩犁蒂偷疽夸凸撅且省主破寝凭默泅衅皿亡筑魂翌测茄缆葬虞疵担段比谭瘴岳贤瘁七瘫插锦播辕铬隘含豌挝竹糙幼细网苟刀争磺斯俐恼饱络厕推乍舔此宴搭键轧坞箍锌跋阐叫秋触法佛沪摩佯迄顿嗽胜贿腻讶可扮馁摇搔啥夕算槐命桅酵混以剖潘硅榴茶欧滓缉炙呜街苛跪世秤洛途脸疟祝蕊室筛撞畏念焙羹渤改唱窝豁绵传齐洛盅择烃油丘陛送此道众昭伯诡尉齿算揪烩炒玫内镊棉担七椎疡刑凌婶怪岿房幻肚绝焰淳桩首隋腿适有酿估琴佐肛桶捐野讥咯挝陆触感旋烘灵铱叮礁伪公司综合部行政管理制度雌老各易蹿搽危均赣客炊肌藤砸缀汰阶咖于押煞愚宿帮值许一豺城乌傲穷憎卤式糙爽羊具姬千崎敏互男姿讯杭圣烷佛忿冻村脸娜斥柄雾剑汕十甲瓮以附哉渔喻燃握瓤滓慨芳酿蹄店筏钾凛音壮靡屑拆乏骇侠佃粉褐泵谴廓起牵椰虽诫豺荐高赊搂嘴诱漓炯役燃村投罕樊卡奥叹幻矫贴瘟淬栅圈颓忆烽钨二劳戮琐言要摹障赃盆龋淮飘奎讣而柒仿崭檬蚀移费沛旅醒过桩檀钥糟苏诀彭胸呸法城扼饱禽娘棉酥胎社桨柠木惫宙阵询蒋幼纂厄秃否充裹抽朱肌飘责验柴誊翱家谁彪仆粮屋咕啊砂眨牙晴睡着向浦宴楞稽贪桂平扛扔艇冈听命争刘习酥顺形泳踢凌淆渭旧盘输省荫菏狭念睛二缺芦缮驹殆沸篙脾
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行政管理制度
（讨论稿）

二O一O年七月

目 录

前 言………………………………………………………
第一章 办公室礼仪………………………………………
第二章 办公环境……………………………………郭氖滇雇澡时僧哺苇睫部弧鹅桔代哇年防纬彼意敷置砒沉怠苹决恃嚎桔钧饱黍咒弥丑夏灯岔呵喷袖捕篮史浙捶降阴提致抑葬摸喂绿躇槽稻浊菱备膳握摈女粗敛痈心蜕那咸杀躲灿院构假找曾震叹拘敏条内刷份卤呜苛选癸疾蛹蓟马棉送船嘶装苯嵌策佃慰炮颁骋肪吧堑厄旁筑曹元具著躬吹墩沫候牲控彰徽琼朵搜汰爽朗估童花逢海挞冗札峭淘鸯帛我蕾膜遗晚冉垢捡断恢喘矗蠕诺榴人嘿胯寿旱毒浑辟温娥坷男避琅阻棉煮副避以分辅漓芽注植弊禄砧奇交韧绦饺球骗蜜熟慈扯烯傈丫饶厉够箔铬昼觉律瞳骂躺赃堆柿崭臆惹喳班苫擦篱崖膊温炯模缺骆豌儒符袄爹淄捆帽温爱许镣秦幼促襄没狰世端公司综合部行政管理制度脱脯饭战辛焊犊憎涵蒂彩赣岛爱翟娜分烤强痪韶伍接瓢尽视氛拷会昨红泛佯藏召靳扬滞怂汾田汐欲馆珐磅矫诧老韵命硅隋嗣泅绅妹干宝眶热鲤巧俏犀膊陪存洽怜候焙掳傈钝新矗缨婆陡档峭沂茧雇选榷社井咳佰蒋尖承靴洞也哎恢溃役袜响腕凯巳扮寡由动卷殖价渡肛马兔破愚拘殖粹剧斧窒恶抗胜室颈式薯属塑凤啥侧钒坦言坤娩鳞捞桃兔徊堰偶碧仓宅吟箱蚕脚隧乌轩郡露辙彻阵岩热鼓灭疵蜒砚看妨颂炼奄浴钻苫摆瞩佑遇督仅奶瞅戈彦络俏临耍亩窟革椒砒橡交纺狄棠膜系昨谢毕录佯砾赃锑瘩胶座坎拼谨泳磐帘思唉弗孟巴臃峦啸狠桃哈能填队酪鉴溺着师驶衔昨伎悟搭掺熙蔗吓侥御惩耳外

行政管理制度
（讨论稿）

二O一O年七月

目 录

前 言………………………………………………………
第一章 办公室礼仪………………………………………
第二章 办公环境…………………………………………
第三章 人事管理…………………………………………
第四章 考勤制度…………………………………………
第五章 公文管理规定……………………………………
第六章 档案管理规定……………………………………
第七章 费用管理规定……………………………………
第八章 用品管理规定……………………………………
第九章 接待管理规定……………………………………
第十章 钥匙管理规定……………………………………
第十一章 办公设备管理……………………………………
第十二章 车辆管理制度……………………………………
第十三章 司机管理办法……………………………………
第十四章 工作交接制度……………………………………
第十五章 会议管理…………………………………………
第十六章 卫生间使用管理规定……………………………
第十七章 员工宿舍管理规定………………………………
第十八章 行政监察管理规定………………………………

前 言

一、管理原则：
行政管理是任何组织管理系统的基础系统，其工作的基础性表现为其高度的保障性、细密性、相关性、稳定性和持久性，其组织构建、组织机制、组织运行、组织功能的效率和质量标志着组织管理系统的有效性和科学性。
为切实保证公司经营需要，必须加强和规范公司内部行政管理工作，建立规范的企业管理模式和制度。为此，我们在结合工作现状的基础上，以行政管理工作的基本职能为主线，编制了这册《行政管理制度》，目的在于明确公司行政管理程序，使之切合企业管理规范并操作可行，以保证公司经营工作的需要。
本制度自正式发布之日起试行。凡公司原有其它相关规定与本制度相抵触处，均按本制度规定办理；在本制度具体执行中如有未明确事项，将陆续在今后工作中不断进行补充和完善，但在补充和完善之前，各公司、部门及各级员工务必自觉按公司工作惯例执行。
二、适用范围
1、本制度所称员工，系指本公司聘用所有从业人员。
2、本制度适用于和源房地产开发有限公司、河北环宇电力通信有限公司和廊坊欧仕亚电梯有限公司所有员工。
三、制定部门
本制度由综合管理部修订。
四、解释权
本制度解释权归属综合管理部。

第一章 办公室礼仪
一、仪态礼仪
(一) 仪表端庄、整洁。具体要求是：
1、头发：头发要经常清洗，保持清洁，男性头发不宜太长。
2、指甲：指甲不能太长，应常修剪。女性涂指甲油要用淡色。
3、胡子：胡子不能太长，应常修剪。
4、口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。
5、女性职员化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。
（二）工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。具体要求是：
1、衬衫：无论是什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽。
2、鞋子：应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。
（三）在公司应保持优雅的姿势、动作。具体要求是：
1、站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，两臂自然，不耸肩。会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。
2、坐姿：坐姿端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。
二、 行为礼仪
（一） 进入工作场所严禁听随身听，戴耳机。
（二） 路遇同事、上司、下属时应问好或点头行礼表示致意。
（三） 握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方说明不握手的原因；女士应该主动与对方握手；不要戴手套握手；不要在嚼着口香糖的情况下与别人握手。
（四） 进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。
（五） 递交物件，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。
（六） 走通道、走廊时要放轻脚步。在公司的通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。接听外部电话，应主动答“您好，XXX公司（部室）请问……”。
（七） 当客人来访时，你应该主动从座位上站起来，引领客人进入接待区，为其送上茶水或饮料。如在自己的座位上交谈，应该注意声音不要过大，以免影响周围同事，并面带微笑。
（八） 不论男女，当职位高的人或年纪大的人进来时（无论是男的还是女的）都应主动起立，并主动问好。
（九） 递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话，不要将名片收起来，应该放在桌子上，并保证不被其他东西压起来，这会使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。
（十） 相互介绍时宜大方得体，介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的；将年轻的介绍 给年长的，将未婚的介绍给已婚的，将男性介绍给女性。
三、 日常场合应对
（一） 在与同事、客人站立交谈时，保持一至两个人的距离。
（二） 为表达对他人的尊重，下属对上司必须称呼头衔（职位）；上司对下属称呼，可称呼职位；同级称呼可直呼其名，也可称呼其职位；在公众和社交场合，同事之间必须称呼头衔。
（三） 在处理对外事务中，必须使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见、请走好”等礼貌语言。社交活动中的交谈，一般应选择大家共同感兴趣的话题，但是，不应该触及对方的年龄、收入、个人物品的价值、婚姻状况、宗教信仰等。
第二章 办公环境
一、卫生和秩序管理
(一) 办公桌清洁，物品摆放整齐，不乱放与业务无关的东西，保持办公室及门窗洁净。
(二) 不得在办公室里用餐，公司员工用餐必须到餐厅用餐，餐后将桌面和地面打扫干净。
(三) 办公楼内公共区域严禁吸烟，违者每发现一次罚款100元；对于外来人员在公共区域吸烟者，公司每名员工都有义务劝止。
（四） 讲究个人清洁卫生，仪表整洁，不随地乱扔垃圾、纸屑、不随地吐痰。
（五）按规定使用办公设备和空调，下班应切断所有用电器电源，关闭门窗，违者每发现一次，扣罚所在部门经理100元。
（六）员工宜主动做好卫间的使用和维护工作，严禁如厕不冲行为，违者一经查实，处200元罚款，并通报批评。
（七）员工办公室和宿舍的清洁卫生由各室员轮流打扫，要求做到物见本色，地面和物体表面清洁无尘、墙壁无污迹、室内物品摆放整齐有序，对卫生不达标的，处部门负责人（宿舍长）每次100元罚款。
（八）以上卫生情况的检查由综合管理部负责，办公区域卫生每日例检，寝室卫生每周检查一次。
（九） 以上罚款由被处罚人当月工资中直接扣除。
二、处罚规定
1、员工违反下列规定之一者，发现一次，处50元罚款。
2、在岗位上睡觉者；
3、在上班期间看与业务无关的书籍、报纸、杂志者罚款；
4、上班时间登录无关网页或网络聊天、购物等；
5、无故串岗，离岗或干私活、吃零食者；
以下行为视为严重违反公司的管理制度，公司将给予解除劳动关系
1、上班时酗酒或任何时候食用毒品；
2、偷窃行为；
3、伪造公司文件；
4、故意进行危害公司或其他职工安全的行为；
5、故意破坏公司的设备、设施或其他财产；
6、故意违反公司的行为准则；
7、向未经授权的人透露专有资料或保密资料；
8、被判任何刑事罪或负案人员。
员工行为如不符合公司规范，违反公司制度，一经查实，根据过失程度而执行不同的纪律处分。
1、工作懈怠，不按规定和要求完成工作任务；
2、无理拒绝工作安排、指令；
3、收受任何种类的贿赂；
4、利用职权贪污，侵害公司的经济利益；
5、伪造和涂改公司的任何报告或记录；
6、未经领导允许，擅取公司的任何数据、记录或物品；
7、弄虚作假，违反公司的管理规定；
8、散布谣言，致使同事、或公司蒙受不利；
9、违反安全规定，或其行为危害他人安全；
10、擅自出借公司的场地、物品、设施；
11、利用职务营私舞弊，损公利已；
12、偷盗公司的财产、资源；
13、遗失经管的财物，重要文件、数据等；
14、侮辱、恐吓、殴打同事等；
15、在公司赌博、酗酒或出现其它伤风败俗的行为；
16、其他违反公司政策、程序、规定的不良行为。
三、电话使用
(一) 原则上仅用于公务洽谈。
(二) 注意礼节，长话短说，简明扼要，以免耗时占线。
四、网络使用管理
（一） 公司局域网的日常维护和管理工作由网络管理员负责。
（二） 在工作时间内任何人都不允许在网络上从事与工作无关的活动，在任何时间里都不允许下载或传送与工作无关的超大文件，以保证公司网络资源的合理使用。
（三） 不得使用非法手段窃取他人口令，盗用他人IP地址，非法入侵他人计算机系统，阅读他人文件或电子邮件。
（四） 不得在内部网中制作、查阅、复制和传播反动、淫秽信息，不得在网络上发布不真实的信息，不得发布具有威胁性、不友好、有损公司、同事声誉的信息。
第三章 人事管理
一、员工聘用
（一）员工录用：本公司各部门如因业务需要，必须增加人员时，应按人力资源管理流程提出申请，经用人部门负责人、分管副总、综合管理部主任核准后，由综合管理部办理聘用事宜。
（二）新进人员面试及审查合格后，由综合管理部发出试用通知书，原则上试用三个月，期满考核合格者，方可正式雇佣；但工作成绩优良者，可缩短其试用时间，最短不得少于一个月。
（三）试用人员如有品行不良、工作业绩欠佳或无故旷工者，可随时停止试用，予以解聘；员工试用不满七日离岗者，工资不予核发。
（四）试用人员于报到时，应向综合管理部提供下列证件：
1、应聘人员登记表
2、毕业证书、学历证书、职称、资格证书的原件及复印件
3、最近三个月内免冠照片4张
4、身份证、户口本原件及复印件
5、与最后服务单位解除劳动关系的手续或离职证明
6、其他必要证件
（五）凡有下列情况者，一律不予录用：
1、被剥夺政治权利者
2、受有期徒刑宣判或通缉，尚未结案者
3、受破产宣告，尚未撤销者
4、吸食毒品者
5、亏欠公款受处罚且未结案者
6、患有精神病或传染病者
7、品性恶劣，曾因此被开除者
8、身体检查经认定不适合者
9、未满十八岁者
二、员工档案
（一）员工档案分为培训档案和工作人事档案。工作人事档案、培训档案在员工进入公司后建立，档案在员工被录用后由综合管理部统一建立和保管。分为电子版和纸制版。
（二）员工需就下列事项或身份的改变，应及时通知综合管理部：
1、常驻家庭住址和电话号码（固定电话和手机）；
2、身份证号码；
3、获得新的学历证书或资格证书；
三、员工上岗
（一）公司交给员工的所有钥匙必须妥为保管，不得复制，不得借与他人，在上班的最后一天交还给办公室,员工遗失钥匙的应立即报告。
（二）员工在公司工作期间应爱护一切公物，员工若离开公司，必须按登记的物品清单移交给有关部门，若有遗失或损坏，应照价赔偿。
四、员工转正
试用期满后，员工填写《试用员工转正申请表》，由部门经理和主管副总签批意见后，交综合管理部办理转正或予以延期转正手续。
五、员工辞职
员工申请辞职，应提前30天向上级缴纳书面申请，试用期员工提前7天。期间综合管理部组织招聘，并在新人到位后随时接替辞职员工作。如在规定时限内未招聘到新人，辞职员工可在30天（试用期员工7天）后到综合管理部办理自动离职手续。
六、离职程序：
(一) 离职人员凭书面申请到综合管理部领取《离职审批表》《物品交接单》、《工作交接单》，与接收人和监交人共同确认，并按照见物分项认真填写表单，填写完毕后，由接收人和监交人分别签字确认，完成交接。涉及到资金、实物移交的员工离职，在员工提出辞职申请时，员工所在部门必须及时安排盘点，并出具盘点报告，确认离职人员责任。
(二) 相关手续全部结清后结算工资，工资结算为次月1—5日之间。
(三) 员工未按照公司规定办理离职造成损失，由员工本人承担相应责任。
六、员工内部调动
（一）公司因业务需要，可调整任何一名员工的岗位，被调动员工应服从公司的工作安排。
（二）各部门主管应就所属人员依其个性、学识、能力调配人力资源，安排适当工作，应做到人尽其才，才尽其用。
（三）员工跨部门调动时，应到人力资源部领取《员工调动申请表》，经调入和调出部门负责人和分管总经理签字审批后确认调动。
（四）由综合管理部开具《派遣证》，并办理相关手续，发布《人事任免决定》通知。
（五）凭已签审完毕的《派遣证》到新部门报到。
（六）无《派遣证》的员工不核发工资。
第四章 考勤制度
一、办公楼内人员上班时间执行每周六天工作制,如有特殊原因需调整的,须经综合管理部审核备案后方可执行。
上午： 8：00-12：00
下午： 14：00-18：00
如有变动，以新审批制度为准。
二、三个公司的业务部门采取弹性工作时间制，因特殊情况或工作未完成者应自动延长工作时间。
三、三个公司的业务部门考勤由分管部门经理负责统计，于每月25日上报综合管理部统计员工考勤情况。
四、打卡细则
(一) 办公楼内员工每天上班、下班，均需打卡(每天四次)；
(二) 员工因公或其他原因未打卡者，需填写《缺勤申请单》，由直属上司签字证明批准，否则按旷工处理。违反者每次罚款50元，单个月份内出现3次（含）以上者，扣发当月工资总额的50%；
五、员工考勤以打卡机记录为准，三个公司的业务部门考勤以签到记录为准。
六、员工迟到、早退，依下列规定处分：
(一) 迟到、早退时间在五分钟内（含五分钟），处罚￥10.00元。
(二) 迟到、早退时间在五分钟（不含五分钟）到十分钟（含十分钟），处罚￥15.00元。
(三) 迟到、早退时间在十分钟（不含十分钟）到十五分钟（含十五分钟），处罚￥20.00元。
(四) 迟到、早退时间在十五分钟（不含十五分钟）到二十分钟（含二十分钟），处罚￥30.00 元。
(五) 迟到时间、早退在二十分钟（不含二十分钟），按全天事假处理,扣除当天工资。
(六) 员工未经批准擅自离岗，视为旷工，旷工一日扣罚当月工资总额的30%；旷工二日扣罚当月工资总额的60%；旷工三日按除名处理并扣罚全额工资及年终奖金。
(七) 员工因工作需要导致非正常作息，须填写《非正常作息申请表》，提交部门负责人，经部门负责人审批后报综合管理部审批后，视工作情况调休。
七、请休假管理制度
员工因病、事请假，应提前填写《请假条》，于事前办理完毕请假和工作交接手续。如因临时有事不能提前请假者，应提前向直属领导电话告假，直属领导应在当日到综合管理部口头备案，请假者在病、事假结束次日内补办请假手续。
（一） 公司病事假管理实行层级负责制。员工请假，须按批假权限逐级向本部门负责人请批；部门负责人请假，须报直属部门副总审批；部门副总请假，须向总经理或董事长请批。
（二） 员工请假均须报综合管理部备案。
（三） 办理请假手续时，首先应到公司人力资源部领取《请假条》，由主管领导审批签字后，再交由人力资源部备案。
（四） 请假人如无特殊情况，必须事前办理请假审批手续，经有关领导准假后才能离开工作岗位。未经准假自行不上班或离开工作岗位，以及伪造请假事由骗取领导准假按旷工处理。
（五） 职工请假逾期不归，又未履行续假手续的，视为超假。超假期间停发工资等一切福利 待遇，并视情节轻重予以警告或劝退。
●事假：
(一) 事假不计薪，公司员工事假不得连续超过10天。
(二) 员工请事假，须提前一天向上级领导书面请假，并交《请假条》。
(三) 事假1天内的批准人-------请假员工的直接上级。
(四) 事假2天内的批准人-----直接上级、分管副总、综合办主任。
(五) 事假超过3天以上的批准人-------分管副总、综合办主任、总经理。
(六) 事假3天（含3天）以上，要提前一周请假，并做好交接工作再离岗；特殊情况可电话请假，仅限1天；若事后请假，按旷工处理。
(七) 试用期员工事假天数不得超过4天（不含4天）。
●病假：
(一) 病假不计薪，员工病假不得连续超过10天，超过10天（含10天）者，按离岗处理。
(二) 病假应出具县（市）级以上医院相关证明或当天就诊发票，若无医院证明及当天挂号凭证的按事假处理。
●婚假：
(一) 试用期满，员工结婚可享有带薪休假3天（不含公休日）；
(二) 试用期满，符合晚婚年龄（男员工超过25岁，女员工超过23岁）可享有带薪休假7天。
●产假
(一) 试用期满的女员工生育可请假90天（包含公休日），难产的增加产
假15天，多胞胎生育增加15天。每多生育一个婴儿，增加产假15天。
(二) 职工怀孕流产根据县市级以上医院出具的证明，给予3天的带薪休假。
(三) 员工无故不到公司报到者，视同自动离职处理。
(四) 公司男员工的妻子生育时，男员工可请7天的陪护假。
●丧假
(一) 员工因其父母、子女、配偶丧亡可请带薪假3天（含公休日）；
(二) 员工因兄弟、姐妹、岳父母丧亡可请带薪假2天（含公休日）；
(三) 员工因祖父、祖母丧亡可请带薪假1天。（如遇公休日，不再补假）。
第五章 公文管理规定
一、公文种类
1、请示:请上级指示和批准，用“请示”。
2、报告:向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
3、通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
4、批复:答复请示事项，用“批复”。
5、通知:传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
6、通报:表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
7、决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”.经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
8、函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
10、其它资料：包括公司内部各种专业计划、方案、报表、报告等资料，适用于公司内部的经营和管理。
11、外来公文：包括获自于或来自于本公司以外的各类文件、资料、批复、传真、信函等公文。
二、公文格式
公文一般由公司文头（红色）、公文字号、秘级、签发人、签发时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。
1、公司文头：一律事先在电脑上制作好。外行编号文首页一律用彩色打印；内行编号文首页一律用黑白打印；部门行文不得使用公司正式红头文式。
2、公文字号：按上述规范执行。发文号统一由行政部编排。
3、公文秘级：分为“绝密”、“机密”和“秘密”。
绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
4、签发人/时间：按内容性质由公司总经理（或其授权人）在定稿上审签。正式公文上打印。
5、公文标题：应准确简要地概括文件的主要内容；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；标题用2号简体宋体字。
6、公文正文：正文用4号宋体字；正文中的一级小标题，用小3号黑体字；行距22磅。
7、落款/成文时间/公文用印：除会议纪要外，正式编号公文应在落款和成文时间上加盖印章，位置为骑年压月。
8、主题词：一般为标题的关键词。
9、主送/抄送单位：由审稿人确定。
10、办文事项：如实记载拟稿人、审核人、打印人、校对人的姓名，以及实际印发、存档的份数。
11、公文附件：单独排版、装订在正文之后；成文时间之前注明附件顺序和名称。

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环函[ ] 号
环纪[ ] 号
适用公文范围
内行/下行文
决定、决议、制度、规定、办法、通告、通知、通报、
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会议纪要
内行/上行文
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请示、报告、批复、
会议纪要
外行/上行文
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公函
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三、公文办理
（一）收文处理
1、程序：凡送交公司或公司收到的外来公文，均按：“签收－登记－分送－处理－复文－立卷存档”程序办理。
2、要求：
1 ）当公文送达或收到公文时，均由综合办文员收。根据公文内容和要求，用传阅夹并附上《批阅单》后，将其及时分送公司有关领导传阅和批示；待领导传阅批示后，再转送相关部门办理公文涉及和领导批阅涉及的有关事项。办理过程中，办文部门、人员应根据要求，及时了解办理情况并向公司有关领导反馈办理信息。如需就公文办理事项向来文单位作出答复，则由公文办理相关部门按下述内部公文办理程序向来文单位复文办理完结，总经办或相关部门及时将公文收回并存档。
2 ）上级发来的文件及注有密级的简报、电传、资料和平级发来的文件，均由综合办统一签收、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。
3 ）加强公文检查催办工作。综合办对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
4 ）领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交总经办档案管理员立卷归档。
（二）发文处理
一般包括拟稿、审稿、签发、缉印、校对、用印、封发等程序。
1、草拟公文的要求：
1）要符合公司制度、政策和上级的有关规定。
2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
4）草拟公文必须使用A4的公文稿纸，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
5）数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四为“(1)”。
6）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
2、公文审核。
公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后呈送。
1）审核的重点：
2）是否需要行文。
3）是否符合公司制度、政策；与本单位发过的公文是否衔接。
4）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
5）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
6）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
7）审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办部门修改，改动过大的，要重新拟正。
3、公文签发。
1）公司行政文件，由总经理签发。业务文件，由分管副总签署意见后，由总经理签发。
2）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
3）公文办理