岔河小学档案管理办法.doc

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岔河小学档案管理办法

第一章 总则
为了进一步加强学校档案的科学管理，有效地保护和利用档案，更好的为学校的各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关的法律法规和峨山县档案局、教育局的有关要求，结合本校档案工作的实际，特制定《岔河小学档案管理办法》（以下简称《管理办法》）。
第一条 本《管理办法》适用于本校的档案管理工作。
第二条 本《管理办法》所称的档案，系指本校各科室在各项公务中直接形成的，具有保护价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录，应由学校档案室集中统一保管。
第三条 学校档案室管理员负责学校档案的收集、整理和数字化处理工作，并负有对各科室的档案资料收集、整理进行监督和指导。
第四条 学校档案室隶属于办公室。档案工作实行统一领导、分级管理的原则，把档案工作纳入到学校的发展规划和年度计划，在经费、档案房设备和人员等条件上给于保证。
第五条 本校各科室和教职工都应当依法维护档案的完整和安全的义务，有依法查阅、利用档案的权利，对与违反《档案法》和本《管理办法》的行为应当及时阻止并报告相应的部门。

第二章 档案工作机构设置及其职责
第六条 学校确定一名副校长主管学校档案工作，建立档案工作领导小组，负责档案工作的监督和指导，确定学校档案的存储和销毁。设立综合档案室，统一管理本校的档案，设置专职档案员。
第七条 本校的档案业务工作受峨山县档案局、峨山县教育局的监督和领导。
第八条 各处科应当指定本处科兼职档案员，做好本科室档案的收集、整理、立卷等常规工作。
第九条 本校综合档案室的工作职责是：
（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立、健全本校档案的各项规章制度。
（二）集中统一管理本校的全部档案，负责对本校各科室的文件资料的收集、整理、归档工作进行监督和指导。
（三）编制必要的检索工具，熟悉所藏档案资料，积极开发信息资源，搞好档案的编研工作，为学校各项工作服务。
（四）热情接待查阅者，主动服务，为利用者提供方便，积极做好利用效果的统计工作。
（五）切实做好档案室“六防”，最大限度延长档案的寿命，定期把具有永久和长期保存价值的档案向萧山区档案馆移交。
第十条 本校档案人员岗位责任制：
（一）认真学习贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策和规定，严格执行本校的各项规章制度。
（二）坚持四项基本原则，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，提高工作效率。
（三）负责各科门的立卷归档工作，按照规定，做好文件材料的形成、积累和资料管理工作，督促有关人员资料归档，任何个人不得占为已有。
（四）遵守党和国家的保密制度，维护档案的完整与安全。
（五）定期接受岗位培训，学习档案业务知识，不断提高业务水平和工作能力，确保档案工作顺利完成。
第十一条 各处室兼职档案员职责：
（一）根据档案管理小组下发的《岔河小学档案室归档目录与要求》资料，整理本科室的应归档文件，同时如实填写《立卷制度归档文件目录表格》；
（二）根据《岔河小学档案立卷制度》的要求，对本科室产生的档案进行初步整理，并在每学期末交档案室；
第三章 档案管理制度
第十二条 学校综合档案室根据《中华人民共和国档案法》以及上级的有关文件精神，结合教育局对学校档案的要求，编制统一的分类方案、文件材料的归档与不归档范围及保管期限，并建立全宗卷，对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各个环节进行统一管理。
第十三条 档案室根据峨山县教育局的有关文件规定，制定《岔河小学档案室归档文件目录与要求》，按照各科室的具体分管业务划分。
第十四条 各科室兼职档案员在收集和整理本科室档案时，应当参照《岔河小学档案室归档文件目录与要求》执行。
第十五条 档案的保管与保密制度。
制定档案的保管措施，落实必须的档案管理设施，设施必须符合下列要求：
（一）有专用的档案库房装具，做到库房、办公室、阅览室分离；
（二）库房要符合国家标准和要求，并有防盗、防火、防光、防高温、防尘、防鼠、防虫等设施；
（三）根据档案数字化的要求，配置电脑、照相机、打印机等软硬件设备。
（四）严格执行保密制度，维护档案的安全，库房钥匙专人保管，非档案室人员不得入内，未经档案员及分管领导统一，不得随意翻阅档案材料。
第十六条 统计和利用
档案室应当对库藏档案的收进、移出、保管、利用等情况做好登记工作，并及时进行统计分析。档案室应当对库藏文件进行系统科学的排列和编目，并提供详细的查询工具，做到存放有序，方便查询。
（一）本单位内部人员借阅档案袋的，经办公室主任同意后办理相应的借阅登记手续；
（二）外单位及个人借阅本校档案的，必须凭有效证件并经分管校长同意后，办理借阅手续，一般情况下不予出借。
（三）查阅人必须爱护档案，不得随意折卷、抽取、涂改、损毁或转让他人；
（四）档案原件原则上一律不准出借，如确需原件的，需经分管领导同意后，如实填写《岔河小学档案原件出借登记表》并限时归还；
（五）对于不按规定登记借阅档案的，档案员有权拒绝提供档案；
第十七条 档案的现代化，档案管理要纳入本校现代化管理的总体规划，逐步应用计算机等现代化手段管理档案。
第十八条 档案的鉴定与销毁
档案领导小组负责对所有保管的档案进行鉴定，并撰写鉴定报告。对经鉴定后需销毁的档案，要造具清册，经分管领导批准后由2人以上在制定地点监销，并在销毁手册上签字，然后归档保存。
第四章 奖励和处罚
第十九条 学校可在年底，根据兼职档案员的工作情况，对工作出色的兼职档案员进行奖励和表彰。
第二十条 对有下列行为之一的科室或个人，本校有责任给予通报批评，令其限期改进；并根据情节轻重，给予行政处分，违法的按《档案法》追究法律责任：
（一）未建立档案工作或档案管理制度的；
（二）档案管理制度不健全或执行不严，可能造成档案损毁的；
（三）档案保管条件差，危及档案安全的；
（四）发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况，未及时采取有效措施的；
（五）拒不向本校综合档案室移交应当立卷归档的文件材料的；
（六）在保管利用档案中有涂改，撕毁、丢失档案行为的；
（七）未经批准同意，擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；
（八）档案部门认定为违反《档案法》行为的。

四章附则
第二十一条 本《管理办法》由办公室负责解释。
第二十二条 本《管理办法》自印发之日起开始实施。

峨山县岔河中心小学
2011年7月3日

峨山县岔河小学科室档案立卷制度
第一章 总则
第一条 为进一步完善、提高学校档案工作的质量，根据《岔河小学档案室归档目录与要求》及上级有关文件的精神，结合我校档案工作实际，特制定本制度。
第二条 本制度中所提及的档案系指本校在各项管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 各个科室按照自己主管的业务范围，对照《岔河小学档案室归档目录与要求》及相关的文件，指定专人负责本科室的档案收集整理工作。
第二章 档案立卷制度细则
第四条 各科室建立专用文件夹，并根据各个科室在工作中形成的文件的顺序填写档案的顺序号、题名（即文件名称）、形成时间、载体数量。本表格一式两份，其中一份在移交档案室时，提供给档案员核对后，双方签字结清。
第五条 文书档案的收集立卷
1、本部门在教学、行政工作中形成的文书档案，按照一事一件的原则整理，除教学考试等可以为8k,16k等纸张之外，其余纸张一律要求使用A4纸张。
2、对于纸张材料少于25页（含25页）的，用固体胶或一般胶水在纸张的左上角处粘接，并用铅笔在纸张左上角注明文件形成的最后日期，要求使用八位日期，如：《2009年度事业单位考核表》文件，用胶水粘接后，在左上角用铅笔注明形成的日期20091231。
3、对于纸张材料多于25页的，用长尾夹夹住，并另附纸条注明文件形成的日期，或者用档案袋等封装并注明日期不得使用订书钉装订。
教务处在历次考试中形成的试卷，有兼职档案员按照考试科目、时间先后、年级的顺序，折叠成16k大小，并用长尾夹夹住；在考试中形成的成绩按照年级、班级的顺序打印在A4纸上，用胶水粘接后标明时间；考试分析和教学进度表等用长尾夹夹住后上交。
第六条 照片档案的收集立卷
1、照片档案的收集与文书档案的收集不同，分为数码照片和一般照片两种，收集整理的要求略有不同。
2、一般纸质照片的收集整理按照照片形成的日期为序，在每张照片的背后用黑钢笔（或其他不宜褪色的笔）注明拍摄日期（八位日期，如20100711）、拍摄人姓名，照片文字说明。下面以2010年12月29日，“教职工元旦文体活动”这组照片为例说明具体操作：这组照片供两张，照片的拍摄日期为20101229，摄影者为赵军文，本组照片的题名为“校第六届教工文体活动”，其中第一张照片的文字说明是“校第六届教工问题活动开幕，乡人民政府乡长张存德（左三）到会指导工作”。各科室在具体操作中遇到问题可以向档案室咨询。
1、纸质照片的收集在上述基础上，按照照片体现的活动的关系，按照组为单位再用信封封装，其中毕业生照片必须在照片的后面附加学生的名单。
2、数码照片的收集按照以下要求处理
（1）在电脑上建立独立的文件夹，文件按照“拍摄时间—事件名称”的顺序命名，如2009年1月7日的教代会照片，文件命名为“200901207六届二次教代会”，里面的照片从1开始命名，1.jpg直到n.jpg为止，在内部建立文本文档“说明.txt”文件，在说明文件中，对每张照片按照纸质照片的要求填写说明（拍摄日期—摄影者—本组照片说明—单张照片说明）。数码照片的格式问题，一般保存为jpg格式，如保存成其他格式的，应当能方便的转换成jpg格式。
（2）数码照片的上交可以使用U盘的移动介质直接拷贝到档案室的电脑上。
第七条 声像档案、磁性载体的收集立卷
1、声像档案、磁性载体是指各种购买的视频、音频光盘、软件等特种载体，此类载体的收集按照载体的类别整理，如光盘类、磁盘类、磁带类等。
2、各科室购买或收到此类载体后，如有必要，请到档案室登记后再借用。
第八条 基建类、设备类档案的整理
1、基建类档案在基建项目完工并通过验收后，会同建设单位及时上交所有与基建相关的文件。
2、上交基建项目档案时，同时要按照文书档案的要求提供相应的文件目录。
3、设备类档案在所购买的设备到位后，开箱后把所有的档案（包括设备采购申请及批复、发票复印件、保证书、合格证、说明书、安装光盘（软件）等）提交档案室登记，然后登记借阅。
第九条 会计档案的整理
会计档案有财务室整理后装入会计专用盒子后，第二年1月份列出文件清单移交档案室，第三年后所有原件移交档案室。
第三章 附则
第十条 本科室立卷制度所列要求，如有不清楚的，请直接向档案室咨询。

峨山县岔河中心小学
2010年12月31日

岔河中心小学档案室归档目录与要求
为更好的做好我校的档案整理和利用工作，根据县教育局和县档案局新的档案整理规范和要求，结合本校档案工作的实际情况，对各科室的归档文件做如下指导说明，
总体规范要求
1、纸张：除了教学考试的试卷等特殊情况使用8k，16k等规格的纸张外，其余通知材料务必使用A4纸张。
2、日期时间：所有文件的落款时间务必标注至具体日期，如2009年6月25日或20090625，而不要使用2009年6月这样的落款时间。上交时间的要求，各科室在处理文件完毕后，于学期结束前集中上交档案室，并填写相应的移交清单。
3、所有上交的文件必须保证资料的真实性：一些为了应付检查而创造出来的材料，如果创造者认为有保留价值的，请各科室自己保管，所有归档文件必须是真实可靠的。
4、保证资料的完整性与原始性：上交档案室的资料要求材质没有破损，如果是上级单位对本单位的通知、意见的批复，则要求同时递交本单位的请示、意见和上级单位的批复的原件；所有列入归档范围的上级来文，必须提交原件，如果在工作中必须使用原件的，则先在档案室登记后再办理外借手续，待办理完毕后交还档案室。
5、本单位内部通知，除提供纸质通知以外，同时要提供电子文档（格式包括包括word文档、excel表格、pdf文档、jpg照片等所有的电子文档在实物材料移交的同时，需上交电子档案给档案室。
一：党支部
（一：）永久类
1、上级党委下发的对本单位党务工作的指示、规定、意见；
2、本单位党组织的请示与上级批复；
3、党员名册、年报表；党内干部任免文件；组织史资料；
4、党员获省级以上的奖励材料及党内处分材料（开除党籍等）；
5、省市县级领导批示的重要信件；
6、党支部工作计划、总结；支委会、支部大会等有关材料；
（二：）长期类
1、党员获市级及以下的奖励材料；党员党内一般处分材料（警告等）；
2、组织关系介绍信；一般的有保存参考价值的信件；
3、学校纪检工作的计划、总结、意见、规定等材料；
三：）短期类
1、上级党委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
2、上级党委普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
3、教工政治学习材料、政治思想工作计划、总结，学校行风、教风建设材料；
二：群团
（二：）长期类
1、上级团委下发的关于本校群团组织工作的指示、意见、规定等材料；
2、群团组织工作计划、总结、发展工作及有关活动材料，团员名册、报表；
（三：）短期类
1、学生会干部名册，少先队工作计划、总结及有关活动材料，红领巾广播站播音资料（需要用A4 打印并标明播出的时间及播出人员名单、班级）；
2、学生行为规范达标材料，学生社会实践活动有关材料；
3上级团委召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
4、上级团委普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件材料；
三：工会
（一：）永久类
1、工会会员名册
（二：）长期类
1、工会工作计划、总结及有关活动材料
2、教代会及有关材料
（三：）短期类
1、 计划生育材料
2、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料
3、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件
四：办公室
（一）永久类
1、上级行政部门下发的对本校政务工作的指示、规定、制度、意见
2、本校的请示、上级批复；学校发文汇总；学校行政会议记录（校长办公会、校务会）

3、校史、大事记及学校发展规划,学校工作计划、总结、行事历；
4、学校干部任免、中层干部聘用等文件材料；
5、学校领导、教职工名册、统计报表；
6、学校荣誉记载材料：获省级以上奖励材料；
7、教职工个人获省级以上奖励材料（上级发文与证书复印件）；
8、政府、社会对学校的综合评价材料、重要的通讯报道；
（二）长期类
1、学校获县级及以下的奖励材料；教职工个人获乡级以下奖励材料；
2、学校目标管理材料；学校各项规章制度；一般地有参考价值的通讯报道
3、干部职工录用、调整、退休、死亡等材料；调动行政介绍信、工资介绍信
4、教职工职称评定、考核、专业技术职务聘任材料
（三）短期类
1、周前会议记录，各假期值班人员安排表及记录材料（装订成册）；
2、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料
3、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件
五：教科室
（一）永久类
1、有关校本课程开发的计划、总结与校本课程课本；
2、学校教科研计划、总结，每年教科研立项名单，县级及以上奖励的材料（论文、证书、上级发文复印件）；
（二）长期类
1、学校校刊；
2、获县级及以上奖励的材料（论文、证书、上级发文复印件）；
（三）短期类
1、教科研活动的记载材料，学习资料；
2、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料
3、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件
六：德育（少先队）
（一）永久类
1、学校卫生、安全领导小组及职责落实情况等记载材料；
2、获得县级及以上三好学生、优秀学生干部、优秀班主任的报表、批复及证书复印件；
3、学生各类处分、表彰的材料；
（二）长期类
1、学生、教师获得县级以上及学校三好学生、优秀学生干部、优秀班主任等报表、批复及证书复印件；
2、每学期值周安排表、值周记录材料、三项竞赛记录材料；
3、学生各类文体活动，优秀寝室、校园之星等评优的报表、奖励材料；
4、学校心理健康有关活动的计划、活动以及相关的文字材料；
（三）短期类
1、班主任工作手册、学生手册、计划、总结及有关活动材料，
2、安全保卫、依法治校的材料，学校安全、卫生的宣传资料；
3、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
4、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。
七：教导处
（一）永久类
1、上级教育行政机关下达的关于本校教育工作的方针、政策、规定、办法；
2、各学科教育工作获县级以上奖励或表彰材料；
3、学校运动会有关材料、学校体育工作获县级以上奖材料；
4、各学科兴趣小组教师、学生县级以上获奖材料；
5、教研成果、学术论文、个人奖励等县级以上获奖的材料；
6、学生名册、转学、毕业材料，学生学籍卡、学生学籍变更情况的材料。
（二）长期类
1、学校制定的教学常规、计划、总结，各科教学制度、办法、规定、条例、守则；
2、各学科教育工作的实施等有关材料、教学统计报表；
3、各学科教育工作获奖材料：县级及以上奖励或表彰材料；
4、学校体育工作县级及以上获奖材料；
5、图书新增表、图书工作计划。
6、教师教学基本情况登记表、教学鉴定、教学成绩、业务考核成绩、业务进修材料；
7、教师教学业务交流、观摩课、公开课、研究课等材料；
8、学生体质测试达标材料；
9、教研成果、学术论文、个人奖励等材料（获县级以上的材料）；
（三）短期类
1、学校成绩统计表。
2、期中、期末的试卷、参考答案、计分标准、试卷分析、学生的各科考试成绩；
3、教师任课表、总课程表、班级课程表、作息时间表、课外活动安排表；
4、教研工作计划、总结、教改计划、教学经验材料；
5、教研活动有关材料；
6、上级教育行政机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
7、上级教育行政机关普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
8、学校德育、艺术、科技、劳技等各学科教育的工作计划、总结及有关活动材料；
9、教师在教育改革方面的成绩、经验、总结材料；
10、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料
11、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件
八：总务处
（一）永久类：
干部职工调资、晋级、定级材料（上级发文与证书复印件）；
（二）长期类：
财务管理办法、意见、规定、措施、财务工作计划、预算；
（三）短期类：
1、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
2、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件
九、设备类
（一）、永久
学校大型教学仪器、使用说明书、合同原件、发票复印件（单价5000以上）
（二）、长期
1、报废设备申请、批复有关材料；固定资产明细表；
2、设备的装修单、保修卡、安装使用调试记录；
3、电脑设备还需要提供计算机的驱动程序、系统恢复光盘等维修资料
（三）、短期
1、设备维修计划、记录材料
十、基建类
（一）、永久
1、基建项目前期形成的文字、图纸、计算材料
2、预、决算书；竣工验收材料，建筑设计图、施工图、竣工图；
（二）、长期
1、维修计划、方案、记录材料，工程申报材料、验收材料；
十一：财务
（一）、永久类
1、年度财务报告（决算）（包括文字分析），会计档案保管清册、会计档案销毁清册；
2、固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年），现金和银行存款日记帐25年；
（二）、保存15年的
1、原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐（包括日记总帐）
2、辅助帐簿、会计移交清册、明细帐、日记帐
（三）、保存5年
1、银行余额调节表、银行对帐单、月、季度财务报告（包括文字分析）
2、上级行政部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料
3、上级行政部门普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件

峨山县岔河中心小学
2011年4月21日
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