医院外包业务项目评估和审核制度.docx

外包业务项目评估和审核制度
一、外包业务项目评估和审核
1、外部业务申请科室或部门为外包业务的主管职能部门，负责相应外包业务的管理。提出业务外包的科室主任为外包业务主管责任人，负责对外包业务进行经济性、可行性等项目评估。
2、业务外包需进行内部分析评估。主要包括：业务是否是医院的核心业务；外包业务自己完成与外包的优缺点即可行性分析；外包是否能降低生产成本即经济性效益分析。
3、院办公会负责对提交的外包业务评估分析报告进行讨论、决定。确需外包的，经审核同意后交由相应科室负责进行相关招投标比选、实施、监管工作。
二、业务外包流程
1、根据《医院外包业务遴选、管理制度》及相关制度，制定招标比选文件并采取合适方式公开招标公告。
2、愿意承包的公司按招标要求做投标文件。
3、按公告上规定的时间、地点进行现场比选，医院相关招标领导小组成员依据招标比选文件及相关公司或服务部标书集体评标，条件优得分高者中标。
4、中标者须缴纳保证金，并与中标者签订合同或协议。
三、业务外包的监管部门及监管程序
1、业务外包申请科室负责人及监管人员依据合同及附件的要求对外包业务进行日常考核与服务质量的监督，现场指挥与协调；
2、定期收集信息，并将相应的信息制成质量考核通报交与财务科作为支付外包费的依据；
3、如发现外包业务服务公司未履行合同内容，及时提出限期改正，如有严重违约情况，对其进行书面警告，如拒不履约可上报分管领导后，由医院办公会决定是否重新招标更换外包公司。
四、各环节的主要风险及管控措施
（一）制定业务外包实施方案环节
1、主要风险：
（1）医院缺乏业务外包管理制度，导致制定实施方案时无据可依。
（2）业务外包管理制度未明确业务外包范围，可能导致有关科室在制定实施方案时，将不宜外包的核心业务进行外包。
（3）实施方案不合理、不符合医院经营特点或内容不完整，可能导致业务外包失败。
2、主要管控措施：
（1）建立和完善业务外包管理制度，根据各类业务与核心业务的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围，并根据是否对医院经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控重点。同时，明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。
（2）严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案，避免将核心业务外包，同时确保方案的完整性。
（3）根据医院年度预算以及经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。
（4）认真听取外部专业人员对业务外包的意见，并根据其合理化建议完善实施方案。
（二）审核批准环节
1、主要风险：
（1）审批制度不健全，导致对业务外包的审批不规范。
（2）审批不严格或者越权审批，导致业务外包决策出现重大疏漏，可能引发严重后果。
（3）未能对业务外包实施方案是否符合成本效益原则进行合理审核以及做出恰当判断，导致业务外包不经济。
2、主要管控措施：
（1）建立和完善业务外包的审核批准制度，明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施。
（2）在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益，确定外包的合理性和可行性。
（3）总会计师参与重大、业务外包的决策，对业务外包的经济效益做出合理评价。
（4）重大业务外包方案提交院长办公会审批。
（三）选择承包方环节
1、主要风险：
（1）承包方不是合法设立的法人主体，缺乏应有的专业资质，从业人员也不具备应有的专业技术资格，缺乏从事相关项日的经验，导致医院遭受损失甚至陷入法律纠纷。
（2）外包价格不合理，业务外包成本过高导致难以发挥业务外包的优势。
（3）存在商业贿赂等舞弊行为，导致相关人员涉案。
2、主要管控措施：
（1）充分调查候选承包方的合法性。
（2）调查候选承包方的专业资质、技术实力及其从业人员的职业履历和专业技能。
（3）考察候选承包方从事类似项目的成功做法、各界评价和口碑。
（4）综合考虑医院内、外部因素，对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。
（5）引入竞争机制，按照有关法律法规，遵循公开、公平、公正的原则，采用公开招标等方式，择优选择承包方。
（6）按照规定的程序和权限从候选承包方中择优做出选择，并建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。
（四）签订业务外包合同环节
1、主要风险：合同条款未能针对业务外包风险做出明确的约定，对承包方的违约责任界定不够清晰，导致医院陷入合同纠纷和诉讼。
2、主要管控措施：
（1）在订立外包合同前，应充分考虑识别，业务外包方案中的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。
（2）在合同的内容和范围方面，明确承包方提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。
（3）在合同的权利和义务方面，明确医院有权督促承包方改进服务流程和方法，承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知医院，并对存在问题进行有效沟通。
（4）在合同的服务和质量标准方面，应当规定承包方最低的服务质量要求以及如果未能满足标准应实施的补救措施。
（5）在合同的保密事项方面，应具体约定对于涉及本医院机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。
（6）在费用结算标准方面，综合考虑内、外部因素，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。
（7）在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和医院自身业务的变化。
（五）组织实施业务外包环节
1、主要风险：组织实施业务外包的工作不充分或未落实到位，影响下一环节业务外包过程管理的有效实施，导致难以实现业务外包的目标。
2、主要管控措施：
（1）按照业务外包制度、工作流程和相关要求，制定业务外包实施的管控措施，包括落实与承包方之间的资产管理、信息资料管理、人力资源管理、安全保密管理等机制，确保承包方在履行外包业务合同时有章可循。
（2）做好与承包方的对接工作，通过培训等方式确保承包方充分了解企业的工作流程和质量要求，从价值链的起点开始控制业务质量。
（3）与承包方建立并保持畅通的沟通协调机制，以便及时发现并有效解决业务外包过程存在的问题。
（4）梳理有关工作流程，明确每个环节上的岗位职责分工、运营模式、管理机制、质量水平等方面的要求。
（六）外包合同验收环节
1、主要风险：验收方式与业务外包成果交付方式不匹配，验收标准不明确，验收程序不规范，使得验收工作流于形式，不能及时发现业务外包质量低劣等情况，可能导致医院遭受损失。
2、主要管控措施：
（1）根据承包方业务外包成果交付方式的特点，制定不同的验收方式。
（2）根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准。
（3）组织相关职能科室和相关工作人员，严格按照验收标准对承包方服务进行审查和全面测试，确保服务符合需求，并出具验收证明。
（4）对在验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。
（5）根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。
（七）会计控制环节
1、主要风险：
（1）缺乏有效的业务外包会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业业务外包各环节的资金流和实物流情况，可能导致企业资产流失或贬损。
（2）业务外包相关会计处理不当，可能导致财务报告信息失真。
（3）结算审核不严格、支付方式不恰当、金额控制不严，可能导致医院资金损失或信用受损。
2、主要管控措施：医院根据国家统一的会计准则制度，加强对外包业务的核算与监督，并做好外包费用结算等工作。