物业公司组织结构和职能部门及岗位职责(通用).doc

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责

XXX物业服务有限公司

物业公司组织架构及岗位职责
物业公司的主要职责职能：物业管理服务是房地产综合开发的延续和完善物业管理的内容主要包括对房屋及公共设施的维护和保养、公共场所的清洁、绿化、治安保卫以及向业主提供各种有偿服务。目的在于充分合理的使用房屋，使房产保值、增值、延长使用寿命。通过对公共设施的管理及提供各种便民服务，为住户营造一个整洁舒适、安全方便的居住空间。

第一节

物业公司组织架构
.总经理
副经理
行政人事部
客服部
财务部
保洁部
工程部
安保部

第二节 职能部门及岗位职责
总经理
职能范围：
一、负责主持公司的全面经营管理工作；
二、组织实施集团公司及董事会决议；
三、审定公司内部管理和基本管理制度；
四、负责审定公司内部机构设置方案、定岗定编；
五、负责公司中层以下人员的任免；
六、组织审定公司的年度财务预、决算方案；
七、负责公司下属管理人员及员工的思想建设；
八、审定公司工资奖金分配方案并组织实施。

副总经理
（岗位待定，具体工作先由总经理代为执行）
职能范围
一、按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理活动；
二、协助组织工作，对公司中层管理以下人员有任免建议权；
三、定期或不定期的召开分管部门会议，听取分管部门的工作汇报，及时解决工作中出现的问题和矛盾；
四、检查、督导、催办各部门的工作；
五、负责公司法务及外联工作；
六、全面主抓工程部工作，
七、负责组织制定分管部门的管理考核标准；
八、协助总经理接待重要客人及处理重大公关事务。

行政人事部
■ 部门职能
行政人事部负责对内、对外的日常事务性工作，协调公司各部门之间关系，维护公司整体利益，及时完成各级领导交办的各项任务，为总经理、副总经理当好参谋和助手
1、负责安排公司的各项会议，撰写会议纪要，并检查督促各部门的执行情况；
2、负责文件的上传下达，并将总经理的指示及时传达至有关部门和相关人员；
3、负责公司档案的编目、立卷、归档、借阅工作；
4、负责公司的合同管理工作；
5、负责公司的人事管理工作，包括发布招聘信息、人员招聘及安排面试等工作；
6、负责公司各项报表的整理、汇总及上报工作；
7、负责公司印章、印信的管理和使用工作；
8、负责各部门之间有关问题的协调；
9、负责公司车辆的管理工作；
10、负责公司的接待工作。
■ 岗位职责
一、行政人事部主管
1、组织制定、执行、监督公司的各项管理制度；
2、组织制定各岗位职责，并根据公司职位调整进行相应的变更，保证与实际工作相符；
3、负责编制公司员工的薪酬方案，并组织制作公司每月的工资报表及用工成本、用工费用的分析报告；
4、根据现有编制及业务发展需求，组织协调、统计各部门的招聘要求，及时督促与招聘相关岗位的缺岗人员；
5、组织检查制度的贯彻执行情况；
6、组织、协调公司年会、员工活动及各类会议，负责外联工作；
7、搜集整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；
8、负责组织编制公司月度、年度工作总结和计划；
9、负责组织编制公司行政费用开支计划；
10、考核和指导行政人事部工作人员的工作并给予业务指导；
11、负责员工的政治思想教育和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质；
12、管理公司重要资质证件及办理公司所需各项证照；
13、负责公司印信和印鉴的管理工作；
14、负责办公用品的保管与发放工作；
15、完成上级领导交办的其它工作。

四、司机
1、认真贯彻执行公司车辆管理的有关规定，及时安全地完成行车任务；
2、严格执行公安部门的交通管理规则，杜绝事故发生；
3、定期进行车辆维修、检查，力求节约，合理用油；
4、熟悉所驾驶车辆的构造、性能，掌握各种条件下的操作要领和排除常见故障的技术；
5、爱护车辆，经常保持车况良好，车容整洁，工具和附件无损坏丢失；
6、出车时如实填写《派车单》。
客户服务部
■ 部门职能
1、对所辖物业实施一体化综合管理，推进公司质量方针、质量目标、管理目标以及经济效益指标的实施；
2、落实公司关于所管项目的有关规定、决议，有计划、有步骤地完善所管项目的房屋公共设施和综合服务管理。
3、定期向公司各职能部门和公司领导汇报本部门的工作情况，听取公司领导的意见和要求，并负责贯彻实施。
■ 岗位职责
一、客服部主管
（岗位确定，先由总经理代为执行）
1、全面负责分管项目的经营管理工作，制定部门月度、年度的经营计划，并保证计划的实施；
2、以身作则，调动员工的积极性，保质、保量的完成各项工作；
3、热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，并做好记录；
4、定期对本部门员工进行培训和考核，不断提高员工的业务水平和服务质量；
5、协调本部门与各部门的关系，合理调配人力和物力资源；
6、负责部门内各项不合格服务的纠正跟踪工作，不断促进物业管理与服务水平的提高；
7、负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程，并检查落实；
8、及时掌握的物业费及相关费用收取情况，督促下属及时有效的完成物业费及相关费用收取；
9、负责管理物业清洁、绿化、维修、接待、回访等服务工作；
10、完成领导交办的其它工作任务。
二、客服管理员
1、保持物业公司同业户的联系，通过与业户接触和定期拜访，收集、整理业户信息和需求，并及时传达到有关部门；
2、安排新入住的业户办理入住手续，领取钥匙及填写单元设施交接单，协助业户办理装修申请，负责联系业主的搬家事宜，并作好各项登记工作；
3、配合工程部、安管部对二次装修进行管理，及时纠正违章施工；
4、催缴物业管理费、采暖费及其它费用；
5、负责客户资料的整理及归档工作，建立客户档案和二次装修施工管理档案；
6、负责管理区内业户的接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反映敏捷、处事稳健；
7、按接待来访规定，做好来访登记，对电话预约的来访要及时通知有关领导或部门；
8、负责接待及处理业户咨询、投诉工作，并定期进行回访；
9、定期对管辖范围进行巡视，发现问题及时记录并向上级汇报；
10、接受并处理客户投诉，做好记录，并及时向上级领导汇报；
11、记录管理日志，跟进所列问题；
12、完成领导临时交办的工作。
三、保洁班长
1、熟知管辖范围绿化布局和区域养护状况；
2、负责管辖范围的环境卫生清洁保洁服务、绿化管理服务；
3、根据作业频率，负责绿化，景观护理的日检工作，并做好记录；
4、负责制定保洁员的值班工作表，安排好日常保洁员的各项工作；
5、分配好各个保洁员对管辖范围内公共区域的环境卫生、绿化管理工作；
6、负责指导保洁员的日常工作；
7、对保洁员的服务质量进行定期或不定期的检查；
8、配合经理定期组织保洁员进行业务知识学习和专业技术的培训；
9、负责上级部门交办及下达的各项工作任务。
四、保洁员
1、在保洁班长的领导下工作；
2、负责责任区内的保洁、清洁工作；
3、严格按照操作规程操作；
4、严格保证礼仪形象的要求；
5、对突发事件应及时上报并做相关处理；
6、完成班长交办的其他工作。
财务部
■ 部门职能
1、负责公司各项目的财务核算与日常财务管理；
2、制定和完善公司内部各项目的会计核算制度；
3、具体负责公司内部的年度财务预、决算；
4、负责协调处理涉税问题，配合银行、税务及集团的审计工作；
5、负责搜集经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料，定期向总经理汇报；
6、负责各项财产的登记、调拨，并按规定摊销折旧；
7、组织各部门编制收支计划，结合公司的情况进行综合平衡，编制月、季、年度财务收支计划和组织编制年度财务预算，定期进行分析；
8、严格执行国家规定的财务制度，严格遵守有关财经纪律，并督促财务人员遵章守法，做好财会工作；
9、检查各部门的经济活动情况，防止套汇、挪用内款，贪污盗窃违法乱纪的行为；
10、完成领导交办的其它工作。
■ 岗位职责
一、会计
1、按照国家会计制度的规定进行会计核算，执行企业财务制度，针对公司财务工作中出现的问题及产生的原因提出改进建议和措施，会计核算及会计报表要及时准确；
2、负责指导检查各部门财产的登记保管使用工作，各种财产物资的管理平日要随时完善，并定期进行盘点，一般季度一小点，年度内进行两次彻底清查，对到期、报废、盘亏、盘盈的资产完善手续及时进行处理和帐务处理，做到帐帐相符、帐物相符
3、负责做好营业费用、管理费用、财务费用等帐簿登记工作，考核与控制各部门费用指标，抓好日常费用管理工作，负责编制部门经营状况报表；
4、负责对外来款的核算结算，特别是对应收款帐外部分建立台帐，每月做帐内帐外应收报表备查并报财务经理一份，同时及时督促有关部门进行催款，结清欠帐；
5、正确计算应缴税金，依法依时纳税；
6、负责物业管理软件数据的统计和审核，停车场收费系统的使用和管理，使软件与财务帐相互统一，并达到财务统计核算的相关要求，用软件规范各项工作流程（如收费流程、有偿服务流程等）达到以软件为管理平台，同时及时对各种欠费的催缴及往来帐的核算管理；
7、定期不定期的现金、支票抽查制度，并做好现金检查记录，对出纳银行余额调节表每月都要签字核对；
8、按会计档案管理要求编制和管理帐册、报表、 传票，建立会计档案目录，平日随时归档，年度一次性归档；
9、完成财务部经理安排的其它工作。
二、出纳
1、负责办理现金、银行存款收付及结算业务：
（1）及时登记现金日记帐，现金收付日清月结，防止长短款情况发生，接受现金库存的抽查并做清点记录；
（2）及时处理银行相关业务，了解银行相关运作流程，掌握企业在银行的资金存取情况，合理资金调拨，不签发空头支票；
（3）做支票登记备查簿、银行余额调节表，及时处理催缴已签发的支票，保证企业资金安全管理规范；
（4）有效的调控各帐户间的资金，以方便工作的进行。
2、各项收款业务手续齐备，各审批程序要完整准确，支付及时有效，当天收入当天入帐，各种收付款凭证支付完毕须加盖已收、已支或已结清字样戳记。同时严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销的有关规定，办理现金收支付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全。
3、物业管理收款的录入核对工作，对各项收入的物业管理费、供暖费等要及时录入，每月与会计帐薄进行核对并编制录入核对情况表；
4、月份银行对帐单、工资存卡明细及有关付款明细等的保管装订并装订成册存档，会计凭证的编制、装订，凭证装订前要注意检查，编制是否完整、规范；
5、对物业服务性收费收入、其它由他人代收的费用入帐前要对相应的发票、收据或其它收款凭据进行签字确认，防止责任不清产生的差错，同时要及时入帐；
6、负责妥善保管现金、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、帐册、报表等会计资料的整理、归档工作；
7、完成经理交办的其它临时性工作。
工程部
■ 部门职能
1、负责管辖范围内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布线系统及其他公共系统的运行管理、日常维修保养、设备维护及故障检修等工作；
2、负责管辖范围内的整体设备设施的维修保养工作；
3、负责做好能源消耗控制工作；
4、负责对部门设备设施的购置、使用、保养、报废进行论证、安装、维护及监督管理；
5、负责项目大中、小工程维修的组织实施与协调；
6、负责公共区域内的钥匙管理。
■ 岗位职责
一、工程部主管
1、全面负责工程部的管理工作；
2、负责管理区域内设施、设备的运行、保养、维修，安全检查工作的安排与落实；
3、履行物业公司签订的设备管理合同，完成下达的各项管理指标和经济指标；
4、确保机电安装维修工程管理的设施、设备处于安全、良好的运行状态；
5、执行政府部门的有关行业法规，加强安全管理和安全教育，建立各级安全制度，防止发生安全事故；
6、对设施、设备的运行、维修和保养的正常运行每月必须进行一次全面检查；
7、负责物业土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布线系统及其他公共系统的日常维修保养工作；
8、负责组织对公司接管的机电设施、设备进行验收及其配套设施完善工作；
9、负责组织技术文件盒设备档案的接管、建立和管理工作；
10、负责业户对机电工作的投诉处理，负责本部门不合格服务的处理，纠正和预防措施的实施、跟踪和检查；
11、完成领导交办的其他工作。
二、电工
1、熟练掌握管辖范围内电气设备的原理及实际操作与维修；
2、制定所管辖设备的检修计划，按时按质按量地完成，并填好记录表格；
3、负责管辖范围强、弱电系统的日常巡检工作，对楼宇感应灯、管辖范围景观照明灯等设备进行日检，发现问题及时处理；
4、负责消防自动报警系统、通风系统、楼宇自控系统、保安监控系统等的运行、维护与管理工作；
5、负责供电系统的维保操作及提出供电设备的大、中、小修计划；
6、根据系统运行情况进行必要的技术改造，制定切实可行的节约能源措施，并保证实施，使供电方案为最优；
7、定期开展设备的维修保养工作；
8、完成上级交办的其他工作。
四、水暖工
1、贯彻执行工程部主管下达的各项指示；
2、熟悉本专业的设备设施情况，收集、整理有关水系统的技术、文件和资料；
3、负责对管辖范围内给排水系统提出技术整改建议，并负责监督实施；
4、负责管辖范围内供暖工作；
5、定期测查，确保供暖期供暖安全有序进行；
5、熟悉了解管辖范围内给排水、供暖运行情况，并负责做好维修工作；
6、维修做到及时准确，管好材料，杜绝材料浪费、流失；
7、根据运行实际情况，提出设备运行节能措施，并保证实施，使系统能运行在最优状态；
8、协助公司做好上级单位的各项检查接待工作，建立维修水暖巡视检查制度，发现问题及时处理，做好维修记录工作；
9、完成上级交办的其它工作任务。
五、维修工
1、执行有关技术规范、规定，熟练掌握设施、设备的结构、性能、特点和维修、保养方法；
2、定期清洁其管理的设备和设备机房，确保设备、设施、设备机房的整洁；
3、严格遵守安全操作规程，防止发生安全事故；
4、发生突发情况，应迅速赶往现场，及时采取应急措施，保证设施、设备的正常、完好；
5、定期对设施、设备进行全面巡视、检查，发现问题及时处理；
6、负责土建工程：砌砖、抹灰、大白、木制作、油漆等项目的维修；
7、积极完成上级交办的各项临时任务。

保安部
■ 部门职能
安管部主要负责管辖范围内各种设施的安全、保卫工作，管辖范围的消防监控工作，并负责维护管辖范围内日常的秩序。
1、及时将国家制定的法律、法规和公司的各项安全保卫规章制度向员工宣传，增强员工的法制观念，提高警惕，并做好防火、防盗、防暴、防破坏等工作；
2、加强内部治安管理，制定各种安全管理规章制度，打击各类违法犯罪活动；
3、配合公安机关参与调查重大事故，并写出调查报告，上报总经理；
4、负责管辖范围的消防安全工作，领导、组织公司警卫和义务消防队，并开展教育和训练，经常进行安全检查工作。
■ 岗位职责
一、保安部主管
1、 负责保安部的日常管理及计划的编制工作，对公司安全管理的全过程进行检查和监督；
2、教育安管人员自觉遵守国家的法律、法规，认真执行公司各项管理规章制度；
3、负责召集和组织安管部的办公会议，研究决策，处理本部门职权内的各项工作；
4、负责编制安管部的年度计划，拟订年度《秩序维护员培训计划》；
5、教育和培养安管人员熟悉和掌握管辖范围治安、消防、服务等方面的工作特点和规律，不断增强安保工作的针对性和有效性；
6、对安管部的全面工作管理，负责安管员的招聘、录用、考核和奖惩，对安管人员的录用及辞退有建议权；
7、率先垂范做好本职工作，对安管员表现的好坏，有权进行表扬和批评，并对全班的工作负完全责任；
8、监督检查对公司各项管理制度、有关法规、政策标准的执行情况，负责协调有关职能部门，公安机关之间的关系；
9、及时组织安管人员完成各项临时警戒警备任务；
10、完成公司领导交办的其他工作。
二、保安班长
1、服从命令，听从指挥，认真执行规定的工作计划；
2、根据部门经理的指示、意图及治安、消防、服务等方面的相关规定，提出工作目标和任务，制定具体实施步骤和工作标准，并领导保安人员贯彻执行；
3、组织安管员进行治安消防、服务等方面的业务培训和军体训练，规定班组的学习和训练任务，并经常进行督促检查，保证学习和训练任务的圆满完成；
4、根据保安主管的工作要求和岗点值勤规定，带领全班人员严格认真、一丝不苟地做好治安、消防、服务等方面的工作，并积极配合当日值班员的工作；
5、负责各岗位不合格服务的处理及纠正预防措施和跟踪；
6、负责签订《安全消防协议》，督促、考查安管员消防责任的贯彻执行情况，对违反规定的有权提出建议；
7、建立消防岗位责任制度，及时向领导反馈防火工作存在的问题；
8、负责组织消防训练和演习，协助制定消防预案，加强消防巡逻，及时消除火警隐患；
9、完成领导交办的其他工作。
三、保安员
1、服从领导，听从指挥，严格遵守规章制度；
2、严格要求，认真训练，熟练掌握规范的值勤要求，充分体现经典生活物业服务一流的形象；
3、努力学习安防业务，熟悉各类紧急、突发性事件的处理程序和各类器械的使用方法，不断提高安管服务水平；
4、对各种监控设备、器材进行维护，发现问题，及时解决，预防为主，安全检查，清除不良隐患；
5、对管辖范围各类事件及时收集、整理、反馈，对突发事件及时报告，及时处理；
6、模范遵守国家法令、法规，做到依法办事；
7、熟悉本岗位职责和工作程序，掌握本辖区内每一个角落，圆满完成工作任务；
8、负责物业大型活动的警卫布置；
9、负责管理管辖范围安全、防火、防盗、防破坏的防范工作；
10、负责管辖范围应急处理的抢救工作；
11、负责管理管辖范围内各项咨询服务工作；
12、完成上级交办的各项任务。
四、消防专干
1、接受部门主管的工作安排，认真完成消防安全管理的各项工作；
2、定期检查消防设施并做好消防巡视记录；
3、负责安全管理员消防知识的培训工作；
4、熟练掌握消防器材的使用，发生火警，应立即采取应急措施；
5、定期进行高层防火演练，以提高保安员应对突发事件的处理能力；
6、负责组织消防训练和演习，加强消防巡逻，及时消除火警隐患；
7、对消防隐患之处，负责制定纠正和预防措施，并跟踪其实施；
8、负责制定所辖区各种突发事件（火灾、台风、暴雨、刑事案件、治安等）的预防组织架构和措施；
9、协助进行消防设备的检修保养；
10、完成领导交办的其它工作任务。
五、监控员
1、负责监视管辖范围各部位的过往人员和物资；
2、发现可疑人员或不安全因素，要及时通知有关人员前往查处；
3、熟练掌握监控系统的操作规程，严格按照规程操作，发生监控设备异常或故障，应立即向保安部值班班长或部门领导汇报，不得擅自处理；
4，密切注意区域内易发案部位及重点部位动向情况，发现问题及时处理；
5、值班期间发现可疑情况及问题，及时上报，并做详细记录，并随时向安管部经理汇报情况；
6、详细记录当班工作情况和监控设备运转状况
7、每日做好监控室的卫生工作，并随时保持监控室清洁；
8、严格按制度收发、保管器材（对讲机），并注意日常维护和保养；
9、认真完成上级交办的各项工作任务。
注：以上部门主管工作先由总经理代管执行。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。
二．培训的及要求培训目的
安全生产目标责任书
为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：
一、目标值：
1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。
2、现金安全保管，不发生盗窃事故。
3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。
4、安全培训合格率为100%。
二、本单位安全工作上必须做到以下内容：
1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。
2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。
3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。
4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。
5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。
6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。
7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。
8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；
9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。
10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；
11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。
三、 安全奖惩：
1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。
2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落