机械制造企业物资采购财务管理制度.doc

机械制造企业物资采购财务管理制度
1 总则
为了进一步规范物资采购行为，加强物资采购监督管理，根据国家要求，为提高公司经济效益，特制订本制度。
本制度是对公司购买原材料、燃料、辅料、备品备件（含进口）、工具（含进口）、油化、包装、产配件、外购外协件、五金电器、劳保用品、办公用品等物资及劳务协作过程中所发生的财务行为的基本规范。
2 采购原则
2.1 物资采购按照采购金额的大小，实行分级分权管理。
2.2 除公司生产经营有特殊要求或仅有唯一供货单位外，其余每一物资采购均应选择两个以上的供货单位实行比质比价，同等产品比质量，同等质量比价格，同等价格比信誉，严格价格和质量监督。
供货单位选择和采购价格的确定，应做到公开、公平、公正，不搞个人特权和人情交易。
3 物资采购价格管理
3.1 公司对大宗原辅材料、定点采购材料应逐步实行招标采购管理。选点定点原则及具体做法按TS16949“采购控制程序”文件执行。
公司对非定点采购材料、零星采购材料，年累计采购金额较大的，也应尽量实行招标采购。
3.2 公司成立专门的招标评审工作机构，由采购、质量、技术、财务部门及相应的副总经理共同负责招标工作。各部门在招标管理中的职责如下：
3.2.1 采购部门（包括物资供应、工程部门、工具部门、设备制造部门）负责提供招标单位资料，拟定招标方案。
3.2.2 技术、质量部门依据采购部门提供的招标单位资料，从技术、质量角度对招标单位的物资（产品）能否符合公司要求进行论证，并做出鉴定意见。
3.2.3 财务部门着重进行价格论证，在满足技术、质量要求的前提下，选择最低价位的供应商。
3.3 经相应部门论证后，招标金额在100万元以下的物资采购，由招标评审机构集体讨论确定中标单位，招标金额在100万元以上的，由招标评审机构提议

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交总经理办公会议批准实施。
3.4 各责任部门应加强对中标单位管理，如发现中标单位擅自更改技术、质量要求和价格，必须及时向分管副总报告，后果严重的，应取消定点资格。
3.5 为确保采购物资优质优价，公司对已经定点采购的单位，也必须每年进行审定，不搞终身制。需要对招标采购单位和招标采购物资作调整的，由采购部门及相关部门提出调整意见，按同样的决策程序和管理权限执行。
3.6 对不具备招标条件的物资采购、非定点的物资采购、零星采购物资按采购金额的大小，重点进行价格控制与管理：
3.6.1 同一型号规格一次采购金额在1万元以下或年累计采购金额在10万元以下的物资,由采购部门负责人批准后采购。
3.6.2 同一型号规格年累计采购金额在10--20万元的物资，由采购部门提出两个以上供货单位，进行比质比价，并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后，确定采购价格。当意见不一致时，由分管财务副总经理最终决定。
3.63 同一型号规格年累计采购金额在20万元以上的物资，由采购部门提出两个以上供货单位，进行比质比价，并做出倾向性意见，经财务部门价格会审后，报财务副总经理批准后采购。
3.6.4 同一型号规格年累计采购金额超过100万元的物资，按上述程序审核后，由财务副总经理提交总经理办公会议决定，批准实施。
3.7 公司委托子公司对外采购物资，采购价格按上述相应权限审核，经批准后采购。财务部门负责制定对内销售加价率。
3.8 为了保证物资采购工作及时、正常进行，凡价格方案应由总经理办公会议确定的，则应在一周内给予答复；其余的则应在三天内给予答复；财务部门应与各采购部门认真配合，确保及时采购。
4 合同签订与内部审核
4.1 凡已进行招标采购的物资必须签订合同；非招标采购物资、非定点采购物资、零星采购物资在同一供货单位年内采购金额满20万元以上的，也应签订合同。如事先不能确定的，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相应手续。
4.2 合同由采购部门负责对外签订，但在签订之前，必须执行公司内部的合同签订审批规定。即由采购部门填制内部合同审批单，内容包括供货单位名称、采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等，采购部门按照管理权限逐级送审、签字，经批准后方能对外签订合同。
4.3 合同正本其中一份应由财务部门保留。

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5 资金付款及报帐管理
5.1 根据采购资金用款的特殊性，采购部门可在规定的资金使用计划内，先向财务部门申请用款。待该项物资发票报帐时，再进行审核。
5.2 财务部门在报帐时，应当对原始单据进行审核，经审核无误后方能报帐。具体审核内容如下：
5.2.1 有无书面合同。
5.2.2 合同是否有授权签订的批准手续。
5.2.3 报帐发票的单位、物资名称，数量，单价等是否与合同规定相符。
5.2.4 无合同的付款事项是否符合公司相应的规定。
5.3 对审核不符合规定的付款，财务部门可以拒绝报帐。财务人员在报帐中发现问题的，应及时报告或协调处理，以便严格制度，落实责任。
5.4 财务和物资采购部门应同时对报帐物资进行基础数据管理，将每一采购物资的型号规格、供应商、采购单价等基础数据列入微机管理，为比价采购积累资料。
5.5 审计部门应负责对重要采购事项进行监督审计，审计报告直接对董事长（总经理）负责。
6 有关责任
6.1 公司经营者及其高级管理人员应当认真执行本规定，支持公司采购部门、 价格监督部门履行职责。
6.2 公司责任部门、责任人员、及责任部门负责人应当按照本制度要求，结合公司实际情况，在执行中不断完善物资比价采购管理。
6.3 凡违反本制度，损害公司利益，造成公司资产流失的部门和人员应当承担相应的责任：给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿；对弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
7 附则
7.1 本制度适用于公司本部，全资、控股公司可参照本制度制定适合本企业的相应管理规定，经批准后实施。

制订部门：工程处 负责人：冯志明 管理处审定：宣建清

7.2 本制度由公司财务部门负责解释。
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