物业管理公司招投标及物业接管控制程序(改7.20)模版.docx

深圳市保利物业管理有限公司
文件名称：招投标及物业接管控制程序文件编号：POLY-QP-720-02
版 次 ：A/1
第 5 页 共 5 页

1.0 目的
1.1 物业管理项目跟踪控制流程：
通过对物业管理项目跟踪过程的策划，明确有关人员职责和物业项目跟踪过程中应注意的事项，以确保公司在目标项目上的持续、计划投入，为项目成功接管奠定良好基础。
1.2 物业投标及接管控制流程：
通过对物业管理投标过程进行策划，明确有关人员职责和物业招标过程中应注意的事项，以实现按照业主（标管单位）要求做出详尽可行的物业管理投标方案，以取得投标的成功，并确保投标成功项目的顺利接管。
1.3 物业接管验收流程：
通过对物业接管验收过程进行策划，明确相关人员在接管验收中的工作事项，以实现顺利的接管验收，与移交单位划分清责任。
2．0 适用范围
本程序适应于公司组织的所有物业管理项目跟踪、物业投标及接管活动。
3.0 作业内容：
（见下页）

3.1 物业管理项目跟踪控制流程：
流 程
责任部门/人
工作要求
相关文件/记录

开 始 信息收集

项目备案

N
项目论证

Y

确定项目负责人项目跟踪
方 需案 要或 提标 管书 理

项目休克

总结分析

记录归档

结束

?市场主管

?进行市场调查，对市场物业项目信息或招标信息进行

?《客户档案记

收集、筛选、整理。项目信息应包括项目详细资料、项
录表》

目主管单位及主管人等资料。

?市场主管
?登记物业项目的名称、类型、面积、竣工时间、发展
?《客户档案记

商及其负责人等情况。
录表》
?市场主管
?汇总项目信息并组织有关专业人员对项目效益（收益
?《物业基本情

与成本）进行分析、评估，对项目发展商状况及竞争对
况统计表》

手介入情况进行了解分析，形成《物业项目分析报告》，
《物业项目分

由总经理确定该项目是否值得继续跟踪。
析报告》
?市场主管
?市场主管对项目的跟进工作负责。

?市场主管
?了解项目详细资料、工程进度、竞争对手介入、与主
?项目负责人分

要负责人及相关人员关系的建立与维护、合作意向进程
管项目确认书

推进，并定期向总经理汇报工作进展情况。
?《物业项目跟

踪进展记录》
?总经理、市
?按照《招投标及物业接管控制程序》处理。
?《招投标及物
场主管

业接管控制程

序》

?市场主管

?项目因各种因素障碍，无法继续跟踪下去。

?总经理、市

?对当次项目跟踪工作或投标工作进行全面的分析形

?《会议纪要》
场主管、项目
成《项目跟踪或投标工作总结会议纪要》
（即时）
组成员

?市场主管

?根据《质量记录控制程序》归档，保存

?《质量记录控

制程序》

3.2 物业投标控制流程：

流 程

责任部门/人

工作要求

相关文件/记录

开 始 信息收集

信息论证

审核 N

Y

办理投标手续

成立项目组

投标书写作

评审

Y

B
A

?市场主管

?市场主管

?总经理、品质部

?市场主管

?总经理、品质部、人事行政部

?市场主管、项目组成员

?总经理、品质部及相关人员

?进行市场调查，对市场物业项目信息或招标信息进行收集、筛选、整理。项目信息应包括项目详细资料、项目主管单位及主管人等资料。

?汇总项目信息并组织有关专业人员对项目效益（收益与成本）进行分析、评估，对项目发展商状况及竞争对手介入情况进行了解分析，形成《物业项目分析报告》，由总经理确定该项目是否值得继续跟踪。

?总经理审核《物业项目分析报告》，确定投标项目工作，由总经理批准执行。

?向投标单位提出申请并登记，领取/购买招标文件
（包括招标单位及物业基本资料、招标事项及投标要求等内容）。

?由品质部与总经理议定项目组成员名单（应包括物业管理处主任、护卫、保洁、绿化、工程、财务预算方面的人员），人事行政部负责按照名单调配人员。

?项目组讨论拟订标书纲要及写作要求，品质部经理根据成员专长负责分工，项目组成员分别承担标书相应部分的写作并根据项目负责人修改意见进行修改， 最终由项目负责人审稿并统稿。

?对《投标书》进行评审，审议投标书内容、体例是否妥当及需要改进事项。

《客户档案记录表》

?《物业项目分析报告》

?《物业项目分析报告》

?招标文件

? 项目组成员名单

?《投标书写作纲要及写作要求》、《投标书》

?《投标书评审记录表》

提交投

流 程

责任部门/人

工作要求

相关文件/记录
A B

提交投标书标

答辩

N
是否中标

Y

签定合同

分析

记录归档

结束

?市场主管、投标小组成员

?总经理、品质部及项目组成员

?市场主管、项目组成员

?总经理、品质部、市场主管

?总经理、品质部、市场主管、项目组成员

? 责任部门相关人员

?市场主管组织项目组成员做好开标答辩的准备工作。

?项目组成员按照专业特长分别负责相关专业的内容，依据《投标策划方案及答辩资料》进行答辩。总经理指定专人负责记录。

?项目组成员对答辩进行自我评定，并对答辩结果如实记录。

?市场主管负责草拟合同，总经理、品质部负责合同矫正，总经理签署合同。

?对当次投标工作进行全面的分析，形成《投标工作总结会议纪要》

?根据《质量记录控制程序》归档，保存

?《投标策划方案及答辩资料》

?《投标答辩记录》、《投标策划方案及答辩资料》（即时）

?《投标答辩记录》

?《合同书》

?《会议纪要》
（即时）

?《质量记录控制程序》

3.3 物业接管验收流程：

流程
责任部门/人
工作要求
相关文件/记录

开始

发验收通知

组建验收小组

制定接管验收方案

审批

Y Y
N 验收

Y
整改

编制验收报告

N
审批

Y

交接

归档

结束

?发展商/移交人

?总经理/人事行政部/品质部

?验收小组

?总经理

? 各专项组长及组员

?发展商/移交人

?验收小组

?总经理

? 物业公司与发展商各负责人

?责任部门

?通知物业公司楼宇的接管验收日期

?选定小组人员名单（包括小组组长，各专业组长和组员）

? 根据物业的实际情况编制《物业接管验收方案》，要有接管验收的标准和对工程遗留问题的处理等。

?审核方案的可操作性。

?根据《物业接管验收方案》开始对物业进行验收，在验收中发现的不符合标准的由各专项组长开具《整改通知单》，通知发展商进行整改。

?根据物业公司开出的《整改通知单》督促施工单位进行整改， 若属发展商要在房屋本体工程竣工验收后，才能进行整改或在设计中无法满足需求的，由发展商在《整改通知单》中注明。

?在项目验收完后，编写《验收报告》。

?审批验收报告的内容的全面性。

?各负责人在《设施设备交接清单》、《资料移交清单》、
《物业整体移交验收表》上签字，划分双方的责任。

?对ISO9000体系运行前的物业接管验收文件由各部门相关人员负责整理、归档；对新接管的物业接管验收文件由验收小组负责人交相关部门责任人保管。

?《物业接管验收方案》

? 《整改通知单》《物业接管验收方案》

? 《整改通知单》

?《验收报告》

?《设施设备交接清单》《资料移交清单》《物业整体移交验收表》

?《文件控制程序》