信用业务总部合同收发用印及档案入库流程模版.doc

流程 15 信用业务总部协议收发用印及档案入库流程本流程适用于纸质版的融资融券协议及风险揭示书、商定购回客户协议、风险揭示书与交易协议书、股票质押式回购交易业务协议书及风险揭示书（两方及三方），以及前述业务需归档的其他纸质资料文件等；采用 E柜通办理的上述业务造成或产生的客户资料文件资料，以及营业部通过影像系统上传的客户资料文件资料，从其管理规定。本流程依据有关“信用业务邮件及档案管理系统”操作。一、信用业务协议的流转（一）收件登记1、邮包签收。总部指定收发人接受邮包时，应该一一核对快递单号，确认无误后签收；融资融券协议由授信管理部负责整理录入，商定购回和质押回购业务档案由信贷业务部负责整理录入。2、核对清单。总部指定收发人打开邮包后，应核对营业部信用业务协议交寄清单，如有错误，应及时与营业部核对；3、登录系统。核对无误的，应将客户号、快递公司、快递单号、文档类别及收件时间登录到“信用业务邮件及档案管理系统”（以下简称系统）。文档类别包括融资融券协议、商定购回业务档案、质押回购业务档案。（二）审核1、总部指定收发人从业务管理系统导入的协议审批记录。2、总部指定收发人通过“信用业务邮件及档案管理系统”审核收件协议是否审批通过并符合用印条件，通过的，打印信用业务协议用印审批表，报部门领导审批后，送文管员用印。3、未审批通过的或不符合用印条件的，不予盖章。（三）用印并入库1、文管员将信用业务协议用印审批表与协议文本客户号核对一致后用印，加盖协议专用章，将客户留存联及营业部留存联交还业务部门指定收发人。2、融资融券协议用印完毕后，将留存总部联在系统中登记入库时间、档案 盒号，入库存放并记录档案柜号。3、商定购回交易协议书及质押回购交易协议书收件后，由业务部门申请用印，客户和营业部的两份寄回营业部，总部留存的所有交还业务部门整理后按月统一归档（四）寄回1、总部指定收发人将用印完毕的融资融券协议或商定购回交易协议书及质押回购交易协议书按类别和营业部分别整理，填写快递单，并将寄件快递单号及寄件日期填入 “信用业务邮件及档案管理系统”；2、总部指定收发人将协议寄回营业部，交公司收发室办理邮寄手续。（五）公示1、总部指定收发人每整理录入完一批，应在“信用业务邮件及档案管理系统”下载该批收发件清单发给部门网站管理人，由网站管理人当天下班前在公司内网-信用业务管理总部网页上公示，以便营业部查询核对。信用业务总部协议收发件清单的要素包括营业部、快递单号、客户号、协议类别及收件时间，寄件快递单号，寄件日期；2、档案管理员应在每月 5日前在“信用业务邮件及档案管理系统”下载截止上月末的协议催收清单，发给部门网站管理人，由网站管理人在公司内网-信用业务管理总部网页上公示，以便营业部查询核对。信用业务协议催收清单应包括截止上月末协议审批通过但尚未归档的全部纸质协议，要素应包括营业部、客户号、协议审批通过时间等。通过 E柜通办理的业务，融资融券协议系采用电子化签署及审批，不再列入催收清单中催收。二、融资融券授信审批表流转（一）核对清点并登录1、授信管理部定时将纸质授信审批表及时间顺序整理成册，并附授信审批客户清单；通过系统申请和审批的授信审批表，通过计算机系统予以保存、调阅和管理；2、档案管理员依据有关授信审批客户清单，核对清点授信审批表份数，无误后签收归档。 （二）归档入库档案管理员在登记簿中登记入库时间、档案盒号，入库存放并记录档案柜号。三、商定购回业务档案的管理（一）商定购回业务入库档案范围商定购回业务入库档案包括：商定购回协议、交易协议书及审批、内部审批表。1、商定购回协议商定购回协议依照一（三）3规定的流程交接后，及时间顺序装盒、存放入库。2、商定购回交易协议书及审批表业务部门将商定购回交易协议书信息导入“信用业务邮件及档案管理系统”。业务部门应将商定购回交易协议书及审批表，一对一匹配，依照时间顺序排列，填写信用业务档案移交清单交接入库，移交时确保一致性和完整性。（二）归档入库业务部门经办人移交商定购回业务档案时，应一并提交商定购回档案移交清单，档案管理员经清点无误后签收归档；然后在系统中登记入库时间、档案盒号，入库存放并记录档案柜号。四、质押回购业务档案的管理（一）质押回购业务入库档案范围质押回购业务档案依照以下类别分别建档：1、协议类（Z1类）：业务协议及风险揭示书*、业务协议及风险揭示书补充协议*；2、初始交易类（Z2类）：交易协议书*、交易协议书补充商定条款*、股票质押回购交易审批资料文件）*、保证协议(如有) *、营业部意愿申报表（含总部回复建议或意见）、营业部需求建议或意见；3、质审会有关材料（Z3类）：质审会投票表决表*、质审会会议纪要*、有关项目尽职调查报告（尽调人签字）； 4、其他审批类（Z4类）：提前/延期购回申请表*、提前/延期购回审批表/公文*、交易要素变更审批资料文件*、部分购回审批资料文件*、部分解质审批资料文件*。其中*为必要资料文件，其他为可选资料文件。（二）质押回购业务档案的入库交接流程业务部门每月前 5个工作日内将上月已履行的质押回购业务档案移交入库。1、协议类（Z1类）（1）业务部门将质押回购交易协议书信息导入“信用业务邮件及档案管理系统”。（2）协议类（Z1类），业务部门依照一（三）流程收件后，依据有关客户号顺序整理，并填写信用业务档案移交清单，经与系统核对应交档案一致，交接入库。2、初始交易类（Z2类）（1）业务部门将初始交易类（Z2类）资料文件，“依时间排序”规则整理；填写信用业务档案移交清单交接入库。3、质审会有关材料（Z3类）质审会有关材料（Z3类）档案“依时间排序”规则整理，并填写信用业务档案移交清单，交接入库。4、其他审批类（Z4类）：其他审批类（Z4类）档案“依时间排序”规则整理，并填写信用业务档案移交清单，交接入库。（三）归档入库业务部门经办人移交质押购回业务档案时，应一并提交档案移交清单，经双方清点无误，经办人和档案管理员在移交清单上签字；档案管理员在系统中登记入库时间、档案盒号，入库存放并记录档案柜号。其中 Z1类档案按不同类别，均采用一户一档制建档装袋，“依时间排序”规则分类装盒存放；每盒的首页应列明盒内的清单，封面注明档案类别、时间区间 等。Z2、Z3、Z4类档案“依时间排序”规则统一归档装盒，单独存放；其中 Z2按一笔一档、Z3按一会一档、Z4按一月一档装袋；每袋及每盒的首页列明该袋、盒内的资料文件资料清单，封面注明档案类别、时间区间等。五、股权激励行权融资业务档案的管理：（一）、股权激励行权融资业务入库档案范围股权激励行权融资业务入库档案包括：股权激励行权融资业务协议及风险揭示书、股权激励行权融资股票质押业务协议及风险揭示书、交易协议书。（二）、保管及交接方式股权激励行权融资业务协议及风险揭示书、股权激励行权融资股票质押业务协议及风险揭示书、交易协议书，依照本流程规定进行交接。业务部门应将股权激励行权融资业务协议及风险揭示书、股权激励行权融资股票质押业务协议及风险揭示书、交易协议书，一对一匹配，依照时间顺序排列，填写信用业务档案移交清单交接入库。（三）归档入库业务部门经办人移交股权激励行权融资业务档案时，应一并提交档案移交清单，档案管理员经清点无误后签收归档；然后在系统中登记入库时间、档案盒号，入库存放并记录档案柜号。六、办理上述业务以外的其他信用业务时，应当依照该项业务的制度和流程将客户资料文件资料归档保管。附表见下页。 表一 信用业务协议收发件清单日期：序号1协议 寄来快 寄来快 收件 寄回快 寄回快 寄件 备类别 递公司 递单号 日期 递公司 递单号 日期 注客户号 营业部2345表二 信用业务协议用印审批表（归档清单）用印归档序号营业部客户号协议类别用印申请人日期12345（适用于融资融券协议、商定购回协议、质押回购业务协议书、商定购回交易协议书、质押回购交易协议书、股权激励行权融资业务协议及风险揭示书，分类打印）部门领导审批：用印申请人签字：档案管理员签字：表三 信用业务档案移交清单签署、审批或交易日期序号营业 客户部 号客户姓名存档位置资料文件名称份数备注12345移交人签字：档案管理员签字：移交日期：6 / 6