农村商业银行信贷档案管理办法模版.doc

x农村商业银行信贷档案管理办法第一章总 则 第一条 为实现信贷业务档案的科学管理，做好信贷管理基础工作，促进信贷业务档案管理工作制度化，有效防范信贷风险，加强本行信贷业务档案管理，确保信贷资料的完整性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国担保法、商业银行法等有关法律法规和信贷管理的相关规定，结合本行实际，特制定本办法。 第二条 信贷业务档案是指本行在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据、图表、声像等资料。主要由借款人的基本信息资料、信贷业务中的相关契约和信贷管理资料等组成。 第三条 信贷业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各部门应配合档案管理部门，对信贷业务档案按照“集中统一”的原则进行规范化管理。信贷部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理、装订、立卷、归档等工作，并对所移交档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。档案管理部门负责信贷业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。 第四条 各支行(部)要严格执行有关信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷业务档案的完整和安全。 第五条 信贷业务档案涉及本行和客户的相关信息，档案管理人员、调阅人员和其它相关人员均须严格执行保密制度。 第二章信贷档案管理的职责第六条 业务管理部门及各支行(部)是信贷业务档案管理的职能机构，支行(部)信贷会计为信贷业务档案管理员，负责支行(部)信贷业务档案的日常管理。 第七条业务管理部门对各支行(部)的信贷业务档案管理工作负有指导、管理、检查、监督、考核的职能。 第八条 支行(部)行长（经理）应定期检查本支行(部)信贷业务档案管理的有关情况；业务管理部门对各支行(部)信贷档案进行定期抽查和考核，内部审计部门对各支行（部）信贷档案进行常规稽核和专项稽核。 第九条 各支行(部)客户经理负责收集所辖信贷业务主体从申请、使用、到期、结清全部过程的有关资料，并保证资料的真实性、有效性、规范性和完整性。其主要职责如下： (一)负责收集客户基本资料及与借款项目相关的资料，按档案形成的时间顺序和有关要求进行整理，并填写信贷资料清单，交给信贷会计。 (二)负责及时收集客户的财务报表，撰写经济活动分析材料，贷前调查报告、贷后检查报告等资料，并送信贷会计归档。 (三)负责按信贷业务档案管理的要求对信贷业务档案资料进行分类造册、装订、立卷。 (四)对客户基本情况有变动，应及时补充更新资料，移交给信贷会计。第十条 信贷会计的信贷业务档案管理职责：(一)负责对客户经理移交的信贷业务资料完整性、有效性进行检查，对不符合总行信贷业务档案资料收集要求的，退回客户经理重新收集。 (二)负责接受客户经理移交集中管理的信贷业务档案资料，并根据信贷资料清单上的事项核对所有文件资料无误后，双方在移交清单上签字。 (三)负责按信贷业务档案管理的要求对信贷业务档案资料进行归档和保管。 (四)负责建立好信贷档案登记簿、调阅登记簿，做好入档登记工作。 (五)负责信贷业务档案管理的合理利用及保密工作。第三章信贷业务档案的基本内容第十一条 信贷业务档案分三个区域：立卷区、归档区、权证区。 立卷区：存放执行中业务的档案资料。 归档区：存放已经执行终了业务的档案资料。 权证区：有价单据、其它权证类、保险单必须由其他人员（会计主管、一般账务柜员）存放于金库，但必须双人、双锁保管。 第十二条执行中业务的企业贷款档案资料分两类，即：客户基础类资料、信贷资料类。 一、客户基础类资料：（一）一般客户需要的档案资料：1.企业概况；2.对公客户信息表（电子表格）；3.营业执照复印件；4.特种行业经营许可证正本复印件；5.资信等级证书正本复印件；6.开户许可证复印件；6.公司章程及董事会成员名单（工商行政管理局提供为准）及签字样本（原件）；8.验资报告；9.主导产品说明书；10. 受益人为农商行的抵（质）押保险单（复印件）；11.法定代表人(负责人)资格确认书;12法定代表人(负责人)简历；13.法定代表人(负责人)身份证复印件；14.授权代理委托书；15.授权代理人身份证复印件；16、当年资产负债表、损益表月报；17、前二年的审计报告或未经审计的企业资产负债表、损益表和现金流量表的年报；18、其它财务信息资料;19、其它资料（如联营、租房协议，上级部门立项批准文件）（二）项目贷款另需材料：项目立项建议书，可行性研究报告，环保部门及其它国家有权部门对贷款项目的批复文件、项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。（三）建筑安装企业另需材料：承建资格证书（复印件）、资质等级证书（复印件）、建筑安装企业施工安全资质证（复印件）。（四）房地产企业另需材料：资质等级证书（复印件）、土地使用权证或土地使用出让合同、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程开工许可证、商品房（预）销售许可证（复印件）。（五）外贸企业另需材料：进出口经营权许可证（复印件）、允许持有外汇限额的批文（复印件）。（六）三资企业另需材料：外商企业投资登记证书（复印件）、外商投资企业批准证书（复印件）、合资外方的资信调查材料。二、信贷类资料（一）信贷业务一般需要的档案资料：1.贷款合同资料：（1）贷款书面申请；（2）企业借款申请书；（3）董事(股东)会借款决议书；（4）董事（股东）会同意保证意见书；（5）董事（股东）会同意抵押意见书；（6）董事（股东）会同意质押意见书；（7）信用借款合同；（8）保证借款合同；（9）抵押借款合同；（10）质押借款合同；（11）最高额抵押借款合同；（12）其它资料。 2.贷款资料：（1）授信等级评定等材料;（2）贷前调查报告；（3） 客户经理尽职承诺；（4）贷款登录查询资料（借保双方）;（5）支行（部、分理处）贷款审查报告；（6）支行（部、分理处）集体审批意见书；（7）分级审批申报表;（8）总行贷审会审批意见书; （9）贷款展期资料等。3.担保资料：(1)保证人需要提供的资料; （2）抵押人提供资料：a.资产评估报告；b.抵（质）押物清单；c.房地产价格评估报告；d.动产价格评估报告；e.董事(股东)会借款决议书f.董事（股东）会同意抵押意见书；g.抵押物品证书复印件;h.他项权证书复印件;4.信贷业务发放（办理）后至回收期间：（1）大额贷款贷后跟踪检查报告（贷后十天）(2)贷后检查报告（按季）；(3)贷款到期通知书；(4)贷款展期申请书；（5）调整利率通知书；（6）十级分类资料；（7）催收通知书；（8）起诉通知书回执（原件）；(9)涉及诉讼、仲裁等法律文件（原件），包括委托代理协议、起诉状、立案通知书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制执行申请书、财产处理情况、裁定书及资产管理报告等文件材料；(10)抵债资产处置资料;(11)其它资料。（二）固定资产贷款另需材料：1.项目建议书原件及批准文件复印件；2.可行性研究报告原件及批准文件复印件；3.初步设计原件及批准文件复印件；4.环保、土地、规划、安全生产等部门的批准文件复印件；5.核准受理通知书、核准批准文件、企业中长期发展建设规划及其批准文件复印件；6.项目核算材料（原件或复印件）；7.项目融资意向（原件）、自筹资金证明、其他银行贷款审批文件或项目其他资金来源证明文件；8.贷款意向书（含意向性贷款承诺书）、贷款承诺书（复印件）；9.项目立项计划及年度投资计划及贷款计划下达文件（原件或复印件）；10.申请政府补助、转贷、贴息的资金申请报告及其批准文件原件；11.信贷业务发放（办理）后至回收期间：(1)项目建设过程中得各种动态材料；(2)项目年度财务计划及财务决算；(3)开工报告及批复；(4)竣工验收报告；(5)竣工决算及批复。（三）房地产开发贷款另需材料：1.购建住房合同、协议或其他证明文件（复印件）；2.开发建设项目可行性研究报告及批准文件（复印件）；3.开发建设项目扩建设计及批准证件（复印件）；4.有权部门批准的项目建设、实施和开发的文件和计划（复印件）。（四）商业汇票承兑另需材料：1.商业承兑汇票留存联（复印件）；2.商品交易合同；3.银行承兑协议（原件）、保证金交存凭证（复印件）；4.垫款通知书；5.对连续申请承兑的客户，还应保存上一次商品、劳务交易确已履行的证明，如增值税发票（复印件）、货运凭证（复印件） 等。（五）票据贴现业务另需材料：1.申请贴现的商业汇票（正面及背面复印件）；2.申请人与其前手之间的增值税发票和商品发运单据(复印件)，或者其他能够证明票据合法持有的证明；3.会计部门对票据合法有效性审查的反馈意见及票据真实性查询记录；4.贴现凭证留存联及贴现业务会审单（复印件）；5.企业存款账户对账单（复印件）。(六)保证业务另需材料：1.交存保证金的会计凭证（原件）；2.出具保函协议书（原件）；3.反担保函；4.垫款通知单；5.收回并注销的保函（原件）；6.企业存款账户对账单（复印件）；7.其他有关材料如投标须知、中标通知、邀请投标通知等。（七）兼并类档案另需材料：关于企业兼并的有关批示文件；企业董事会或厂级办公会议关于企业兼并的决策性文件；职工代表大会决议等文件以及上级主管部门批准企业兼并文件；兼并企业对兼并行为的评估报告；兼并协议正式文本；兼并过程中被兼并企业兼并实施前与贷款行的全部信贷关系原始记录，包括贷款协议、各类贷款（信用、担保、抵押、质押等）合同、借据等信用契约；支行与企业三方或四方（兼并双方和原贷款行双方）签订的借贷关系转移协定、兼并方企业承接被兼并企业积欠银行贷款本息协议以及分年还款计划；对未按期还贷企业贷款恢复计息的记录和通知单；对未按期还贷企业申请取消享受免息政策的请示、批示文件和对原贷款全部恢复计息的通知单；兼并实施后发生的对兼并事实有较大影响事件的记录和相关材料；兼并完成后企业资产负债表、现金流量表等定期反映企业经营状况的报表和相关材料。（八）破产类档案另需材料：破产前连续三年内的企业原始报表，所有原始贷款合同、借据等信用契约；企业破产申请、破产预案、上级主管部门同意企业破产的批复；法院从受理破产案件开始直至破产终结期间的主要法律文件，包括破产公告和破产裁定、法院宣告成立企业破产清算组的裁定、债权人的会议的重要决议、信用社债权申报书、有关债务保证责任的裁定、破产企业资产评估报告和清算报告、法院对财产分配的裁定和破产案件的终结裁定。（九）呆账核销另需材料：总行同意核销的批复文件；支行、分理处申报贷款呆账核销的材料；破产终结后需要继续追偿债权的有关文件和材料；呆账核销以后收回债权的重要凭据、账务处理（冲回准备金）凭据和相关材料。第十三条业务执行中的个体工商户和自然人其他类贷款档案资料，分为二大类，即：10万元（含）以上和10万元以下；10万元（含）以上要求按户立卷、10万元以下可根据实际情况按户立卷或多户立卷，立卷资料按村（片）归档；内容包括客户基础类资料、信贷资料类。 (一)基础信息类资料：1.个人客户信息（工商执照等相关证照）；2.夫妻双方身份证复印件；3.结婚证复印件；4.户口簿复印件；5、个人财务状况表;6.资产负债收入等证明; 7、受益人为农商行的抵（质）押保险单（复印件）；8其它资料。 (二)信贷资料类：1.借款申请；2.信用等级测评等授信申报材料；3.贷款登录查询资料（借保双方）;4.贷前调查报告；5. 客户经理尽职承诺；6.支行（部、分理处）贷款审查报告；7、支行（部、分理处）集体审批意见书；8.分级审批申报表;9、总行贷审会审批意见书；10.信用借款合同；11.保证借款合同；12.抵押借款合同；13.质押借款合同；14.最高额抵押借款合同；15.担保贷款资料(同企业贷款档案资料内容,个人提供担保的,应取得财产共有人同意保证或抵押承诺书).16.抵押物品证书复印件;17.他项权证书复印件；18.信贷业务发放（办理）后至回收期间：大额贷款贷后跟踪检查报告（贷后十天）；贷后检查报告（按季）；贷款到期通知书；贷款展期申请；调整利率通知书；五级分类资料；催收通知书；诉讼资料;抵债资产处置资料;其它资料。 第十四条 执行中业务的自然人农户小额信用贷款类档案资料,分村(片)归档,多户立卷；内容包括:1.农户经济档案;2.授信评定表;3.贷款证审批表;4.借款申请;5.贷款审批;6.借款合同;7.担保资料;8.展期资料;9.贷后检查资料；10.其他资料.以上资料内容参照个体自然人其他类贷款资料，(1-3)应分别按村(组)立卷、按户立档（一户三张表格应放在一起）;(4-10)应按村多户立卷，如自然人农户已发生综合授信或担保贷款，小额农户贷款一并归入已发生业务档案。第四章信贷档案资料管理操作流程第十五条 收集。信贷档案资料收集分企业信贷档案、自然人其他和农户信贷档案，内容包括借款人基础类资料、信贷类资料、权证类、综合类。客户经理应根据第三章第十二条、第十三条、第十四条具体内容及时收集资料，对贷款发生后形成的检查报告、企业财务报表等资料，应按月（季）及时撰写并收集。 第十六条 整理。信贷档案资料立卷原则上使用A4纸；在整理时小于A4纸的借款借据、还贷凭证、止付（撤销）通知书、抵（质）押品代保管凭证（收据）等应粘贴在A4纸上保存；凡企业与个人提供的复印件资料，需加盖“该复印件与原件核对相符”的印章并有核对人签名。对“账销案存”的贷款，按户分笔抄列清册，独立建档保管。 第十七条 装订。执行中的信贷业务档案资料应按照一定的次序进行装订。客户经理在整理客户资料时按信贷档案资料清单中的资料类别进行分类装订，并进行页码编号；在装订时填写档案（A4纸厚）封面，信贷档案资料清单置于立卷档案封面内第一页，即：塑料面+厚纸封面+信贷资料清单+具体内容+厚纸封底+塑料底。两边对齐，即下边与右边对齐。 第十八条 补充与更新。信贷业务发生后形成的调查、检查报告、企业财务报表等重要文件资料，客户经理应按月及时收集并移交信贷会计归档。客户基础类应根据客户实际情况，作相应的补充与更新：1.对于有有效期限的资料，客户经理应根据失效的时间及时补充与更新资料复印件；2.对于企业变更情况，客户经理要及时根据变更情况，及时掌握和收集有关资料，其相应的信贷档案资料也应作补充与更新。3.对于较短期间内连续发生的个人（农户）信贷业务及承兑汇票业务，前一步业务已有相应的基本资料（如前笔业务已有借款人或法人代表身份证复印件等资料），后一笔业务可以不再提供，以避免不必要的重复。4.信贷会计对客户经理移交的信贷资料在信贷业务档案资料移交清单上做好登记手续。 第十九条 归档与归档时间。 (一)归档。信贷基础资料（借款人、担保人基础资料）根据有效期按年归档。企业资料的归档应按：1.客户基础资料中的已经替换后的失效资料；2.担保类基础资料中的已经替换后的失效资料和贷款已结清的担保客户资料；3.合同类资料中的贷款已结清的合同文本（单笔业务结清后，在封面上加盖“结清”章）；4.调查类资料中的贷款已结清调查报告和上年度的贷后检查报告；5.信息类资料中的上年度企业报表（留前二年的企业年报复印件）和上年度贷款风险五级分类文本；6.承兑汇票资料中的结清有关资料；7.不良贷款或抵债资产资料中的贷款已结清的合同文本及相关资料。对上述将其撤换下的资料应及时进行替换和补充，并将已经失效的基础资料及时从原档案中取出，专夹保管，在年度终了时，将上述被取出的资料企业按一企一册装订，个人（农户）按村（片）装订成册（要求现存的基础资料档案中必须是有效的资料）。 (二)归档时间。客户档案中已执行终了业务的档案资料、内部档案资料，按年分类装订，于次年1月底前入档保管。 第二十条 保管与销毁。 (一)保管 1.各支行(部、分理处)每年应对信贷业务档案进行一次全面检查，日常采取防盗、防火、防虫、防潮等保护措施。如有发现破损、虫蛀等情况应及时进行修补和复印。 2.对本行发展具有重大保存价值或可作为示范项目的信贷档案应长期保存。对“账销案存”的信贷业务档案应当永久保存。 3.信贷业务档案保管期限是指信用项目结清后，该项目档案的保存时间。档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查信贷档案的保管情况，并作书面记录。 (1)尚有信贷关系的信贷档案作永久保管；结清全部贷款的客户档案从客户与本支行(部、分理处)最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保管期为三年。 (2)结清全部商业汇票承兑与贴现的客户档案从客户与本支行(部)最后一笔业务结清后次年的1月1日起，保管期限为三年。 (3)凡属国家重点建设项目、大中型建设项目及地方重点建设项目、中长期信贷业务档案从客户与本支行最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日起，保存期限为十年； (4)向人民法院起诉后（未结清）的档案资料，包括：借款借据、借款合同、贷款审批书、贷款催收通知书及回执、起诉书、人民法院判决（调解）书、人民法院裁定书、人民法院债权凭证等必须全部归档，按年装订成册，作永久保管。 (5)信贷内部档案为长期保管，保管期限为十五年；其中各类年终报告和年度汇总报表为永久保管。 (6)信贷业务档案保管及核销清册为永久保管。 (7)担保业务档案保管期限参照借款客户档案期限管理。 (二)销毁：信贷业务档案保存期满后，若认定存档资料可以销毁时，由支行(部、分理处)提出正式的过期档案销毁申请，销毁之前，支行(部)档案管理人员要对销毁的档案资料逐一登记造册，经支行(部、分理处)行长(经理、主任)审批后，报经总行分管行长签字确认后方可销毁。未经批准任何人不得擅自销毁授信档案，档案销毁后资料登记清册必须永久保存备查。经总行分管行长领导批准同意销毁后，支行(部、分理处)档案管理人员及有关人员和总行业务管理部门、会计部门及内审部门共同派员监销，监销人员应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告分管行长。 第二十一条 调阅与外借 (一)调阅。各支行均应建立信贷业务档案调阅登记制度，登记调阅人姓名、日期、内容等并经支行行长（经理）签字同意。 1信贷员查阅或调阅、归还信贷档案时，必须办理登记手续，在调阅登记本上签字后方可将档案调出，借阅时间一般不得超过一周。 2查阅人和调阅人均不得将贷款档案材料涂改、伪造、遗失或毁损。信贷会计对借阅归还的档案要检查其完整性和原始性。对发现档案不完整或有改动，可拒绝接受并及时报告支行行长（经理）。 3信贷业务档案只限内部查阅，不得外借。当信贷业务依法提起诉讼或发生案件时，经支行(部)行长（经理）批准后方可供律师、政法、司法部门等查阅复印。 (二)外借。信贷业务档案的调阅原则上只能现场调阅，如遇特殊情况，须报总行分管行长批准，并填写信贷业务档案外借单。 第五章信贷档案管理人员的责任 第二十二条 在信贷业务档案管理中，经信贷会计督促未收集、收集资料不全或未及时补充与更新信贷档案资料的，其责任由客户经理负责；信贷会计未发现或未督促的，造成信贷资料不全的，其责任由信贷会计负责，并按照有关规定做出相应处罚。 第二十三条 对信贷业务档案管理工作中未按规定组织检查，发现问题隐患未及时报告、纠正，造成不良后果的，其责任有由支行(部、分理处)行长（经理、主任）负责，并按照有关规定做出相应处罚。 第二十四条 对与信贷档案台账发现未登、错登、漏登，以及台账余额与会计报表余额不一致的，其责任由支行(部、分理处)信贷会计或客户经理负责，并参照有关规定做出相应处罚。 第二十五条 对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露信贷业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。 第六章附 则第二十六条 信贷业务档案管理所需档案盒由总行按规定格式统一印制，夹边条、封面纸、塑料面等由总行按统一规格配制。 第二十七条 以录音、录像、扫描等方式保存的信贷业务档案归集在综合档案部门保管。 第二十八条 本办法规定的信贷业务档案内容是指至少应包括的基本内容，但不限于以上内容。 第二十九条 本办法由x农村商业银行负责解释和修订。第三十条本办法自印发之日起施行。8