供应商管理制度DZF-WZB-TR-004.doc

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供应商管理制度
编制： 杨辰 审核： 王林 批准： 徐勤山
1 目的
为合理选择供应商，科学管理供应商，特制定本制度。
2 范围
按《采购管理办法》中为公司提供物资、服务和工程建设行为的供应商管理。
3 职责
3.1 采购总监负责全部工作的最终审核和监督工作。
3.2 采购业务主管负责对供应商的评审工作及资料管理和制度改善工作的审核和监督。
3.3 采购业务人员负责日常的供应商的联络及更新资料的提供。
3.4 采购管理员负责负责供应商的评审工作，供应商备案资料管理及供应商管理制度的修缮工作。
4 定义
无。
5 内容
5.1 合格供应商应具备的基本条件
5.1.1 采购合格供应商必须具备下列条件：
5.1.1.1 供应商要有积极合作的意向，并主动配合公司的工作。
5.1.1.2 供应商必须拥有有效的《营业执照》，并确保其生产，经营，销售的产品在其合法的经营范围内。以确保其具有经营合法性和具有独立承担民事责任能力，及相关经济赔偿责任能力。
5.1.1.3 供应商必须拥有有效的《税务登记证》。以证明其具有合法的纳税人资格，保证公司间费用往来在法律允许的范围内进行。
5.1.1.4 供应商必须拥有有效的《组织机构代码证》。以确保其所有的经营活动在全国范围内的合法有效。
5.1.2 采购合格供应商在条件允许的情况下还需具备的条件如下：
5.1.2.1 根据企业生产产品的不同还需要根据国家相关管理规定，拥有相应有效的《生产许可证》，《印刷许可证》，《卫生许可证》。
5.1.2.2 对于特殊要求的产品，需要提供相关的产品检验证明资料。
5.1.2.3 相关的管理体系证明。
5.1.2.4 公司的介绍（公司的成立情况，发展情况，分支机构状况）
5.1.2.5 公司相关产品的规格，性能介绍。
5.1.2.6 如特殊需要，需要要求供应商无偿提供成品样本供公司相关部门检验。
5．2 供应商的来源
5.2.1 各种采购指南；
5.2.2 新闻传播媒体，如电视、广播、报纸等；
5.2.3 各种产品发表会；
5.2.4 各类产品展示（销）会；
5.2.5 行业协会；
5.2.6 行业或政府之统计调查报告或刊物；
5.2.7 同行或供应商介绍；
5.2.8 公开征询；
5.2.9 供应商主动联络；
5.2.10 其他途径。
5.3 合格供方的确定
5.3.1 合格供应商的审核
经由采购管理专员初审确认具有积极合作意向，并拥有有效的三证（《营业执照》，《税务登记证》，《组织机构代码证》）的合法企业；

并整理填写《供方调查与评审表》，经采购业务主管审批合格后将其编号，备案，记录在《供应商记录明细表》里。
5.3.2 合格供应商资格免审
5.3.2.1 对于采购产品特殊的需求，必须在大型超市，大型综合卖场采购的，（如大商，国美，苏宁，大菜市等）可以免予提交三证和相关资料，但必须填写《合格供应商资格免审表》，经采购业务主管和采购总监审批。
5.3.2.2 对于免审的供应商，其合格供应商资格等同经过填写《供方调查与评审表》的合格供应商资格。
5.3.3.3 对于审批的《合格供应商资格免审表》资料一样需要统一管理，备案。将其编号，备案，记录在《供应商记录明细表》里。
5.3.3 对于取缔的供应商，由于业务需要重新取得合格资格的，必须按照5.3.1条例，对其按新进供应商审核办法重新审核，并取得采购总监的书面审批。
5.4 供应商的管理
5.4.1 供应商的日常管理
5.4.1.1 相关的采购业务人员应及时提供供应商的相关变更信息，确保备案资料的完整，准确。
5.4.1.2 采购管理员应及时审核供应商相关证件的有效期，如有到期或过期的，及时追要、更新。
5.5 合格供应商资格的取缔
对于违反以下公司规定的供应商，由采购管理专员填写《合格供应商资格取缔表》，经由业务主管审批，取消其合格供应商的资格。对于取缔合格供应商资格的供应商，应当在《供应商记录明细表》内作取缔资格记录，但对于供应商的编号及相关资料都要保留，不得删除或替换。对于取消合格供应商资格的，自发生之日起，不得再与其发生任何业务往来，除5.3.3条例规定，重新审核启用的可以再次采购。
5.5.1 供货出现规格不符、品质不良、破损短少、使用不良等情况，未及时解决并给公司带来严重损失的；
5.5.2 由于未按订单要求，延迟供货，并不积极处理，造成严重影响的；
5.4.3 为采购人员报销应由其个人支付的费用；
5.5.4 满足采购人员与工作无关的其他要求的；
5.5.5 向采购人员提供礼品或回扣的；
5.5.6 宴请或邀请采购人员参加各种娱乐活动的；
5.5.7 供应商在其经营活动中有其他违法行为，与其继续商贸合作会直接或间接影响我司声誉的；
5.5.8 由于采购需要，只有一次采购意向，今后不再发生业务往来的，为了精简供应商名录的；
5.5.9 由于供应商联络信息变更，没有及时通知，造成长期无法联络的；
5.6 合格供应商定期审核
5.6.1 合格供应商的定期审核。每年6月和12月份，由采购管理专员统一审核所有《供应商记录明细表》内录入的合格供应商的证件的有效性。对于过期和失效的证件及时追要替换，并将合格的供应商全部填写入《供应商名录表》，提供给采购业务主管审批。
5.6.2 合格供应商的不定期抽检。由采购总监和其他部门相关领导根据需要不定期抽检部分合格供应商，对于符合供应商资格的，通过填写《供方调查与评审表》取代原留底《供方调查与评审表》文件，对于不符合的根据5.5合格供应商资格取缔规定对其合格资格进行取消。
5.6.3 每年6月和12月份，将评审结果为合格的供应商的，将其录入《供应商名录表》，并公布在公司内网，并为了确保相关资料的保密性，发布对象为公司内部中层以上领导。
5.7 资料保密。
不得将公司内部发布的《供应商名录表》内的相关信息，提供给外部人员。如业务需要必须经得业务主管以上级别的同意，才能在许可范围内发布信息。
6 相关文件
《采购管理办法》 DZF-WZB-TR-001
7 记录
7.1 《供方调查与评审表》 DZF-WZB-TR-004-01
7.2 《供应商名录表》 DZF-WZB-TR-001-14
7.3 《供应商记录明细表》 DZF-WZB-TR-004-03
7.4 《合格供应商资格取缔表》 DZF-WZB-TR-004-04
7.5 《合格供应商资格免审表》 DZF-WZB-TR-004-05
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