销售统计与分析之数据透视表.doc

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如何快速制作出每个季度中各地区的销售情况，如何快速汇总大量数据和建立交叉列表的交互式表格？Excel 2003提供了专用工具——数据透视表和数据透视图，使用它可以非常灵活地对销售数据进行统计分析，并制作出各种报表。
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销售统计与分析之数据透视表
如何快速制作出每个季度中各地区的销售情况，如何快速汇总大量数据和建立交叉列表的交互式表格？Excel 2003提供了专用工具——数据透视表和数据透视图，使用它可以非常灵活地对销售数据进行统计分析，并制作出各种报表。
数据透视表是一种用于对数据进行交叉分析的三维表格。它的特点在于表格结构的不固定性，可以随时根据实际需求进行调整，从而得出不同的视图。
数据透视表是Excel的一个非常重要的功能，它可以将数据的排序、筛选和分类汇总3个过程结合在一起；可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果；可以显示不同页面以筛选数据；还可以根据需要显示所属区域中的明细数据。数据透视表被普遍用于商业环境中，实现对大量数据的重新组织和统计分析。
首先了解数据透视表的结构，其中包括如下项目：
l 字段和项：数据透视表报表中含有字段，其中每个字段都对应源数据中的一个列，并汇总源数据中的多行信息。数据透视表报表中的字段列出了整行或整列中的数据项。行列交汇处的单元格则显示了该列以上与该行以左各项的汇总数据；
l 汇总函数：如果要汇总数据字段的值，则可在数据透视表报表中使用汇总函数，包括：Sum、Count、Average。这些函数还会在其使用位置处自动提供分类汇总和总计值；
l 查看明细数据：在大对数数据透视表报表中都可以查看源数据的细节数据行而特定数据单元格中的汇总值正是通过这些源数据产生的；
l 更改布局：通过将字段按钮拖动到数据透视表报表的其他部分，用户可以按不同方式查看数据并计算不同的汇总值。
使用数据透视表有以下几个优点：
※ Excel提供了向导功能，易于建立数据透视表
※ 能够按照用户设计的格式来完成数据透视表的建立
※ 当原始数据更新后，只需单击“数据更新”按钮，数据透视表就会自动更新数据
※ 当用户认为已有数据透视表不理想时，可以方便的修改数据透视表
一 创建数据透视表
创建数据透视表的操作比较复杂，为方便使用，Excel提供了数据透视表和数据透视图向导，在该向导的指导下，用户只要按部就班地一步步进行操作，就可轻松完成透视表的创建。
创建数据透视表的操作步骤共分3步：选择数据源类型、选择数据源区域、指定数据透视表位置。在创建透视表之前必须要有一个数据源，它可以使已有的数据清单、表格中的数据或外部数据源，当然也可以从其他透视表中直接导入数据。
打开原始工作表，单击数据清单中的任意单元格，执行菜单栏中的【数据】|【数据透视表和数据透视图】，打开对话框“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”。该步骤主要确定数据源类型和报表类型。这里指定默认选项。单击【下一步】进入步骤2，该步骤用于选定数据源区域。由于数据清单都是位于某个连续的单元格，所以一般情况下Excel会自动识别数据源所在的单元格区域，并填入到“选定区域”框。单击【下一步】进入步骤3，选择将数据透视表创始在一个新工作表中还是在当前工作表，这里选择“新建工作表”。单击【布局】，该步骤是创建数据透视表的最关键一步。用鼠标拖动右边的按钮，将其按自己的设计要求放置在左边图中相应的位置就可以构造出数据透视表。将“地区”字段拖动到“页”区域；将“城市”字段拖动到“行”区域；将“订货日期”字段拖动到“列”区域；将“订货金额”拖动到“数据”区域。确定，完成
二 认识数据透视表
1 字段：“地区、城市、订货金额、订货日期”都是字段，是从源列表或数据库中字段衍生的数据的分类。
2 项：其中“全部、北京、第一季度”等都是项，项是字段的子分类或成员。项表示源数据中字段的唯一条目。例如，项“北京”表示“城市”字段包含条目“北京”的源列表中的所有数据行。
3 汇总函数：用来对数据字段中的值进行合并的计算类型。
4 行字段：“城市”字段就是行字段。对包含多个行字段的数据透视表具有一个内部行字段，它离数据区最近，任何其他行字段都是外部行字段。最外部行字段中的项仅显示一次，但其他行字段中的项按需要重复显示。
5 列字段：“订货日趋”就是列字段
6 页字段：“地区”是页字段，页字段允许用户筛选整个数据透视表，以显示单个项或所有项的数据。
7 数据字段：数据字段提供要汇总的数据值。通常数据字段包含数字，可用SUM汇总函数合并这些数据。但数据字段也可包含文本，此时数据透视表使用Count汇总函数。“订货金额”是“数据字段”
三 创建销售统计月报表
在数据透视表中选中“订货日期”字段按钮，右击，在弹出的快捷菜单中执行【组及显示明细数据】|【组合】，打开“分组”对话框，选中“起始于”和“终止于”前面的复选框，并在“起始于”和“终止于”文本框中输入一个时间间隔，然后在“步长”列表框中选择“月”，即可看到不同城市每月的销售情况。
四 创建销售统计季度报表
在数据透视表中，选中“订货日期”，右击，在弹出的快捷菜单中执行【组及显示明细数据】|【组合】，打开“分组”对话框，选中“起始于”和“终止于”前面的复选框，并在“起始于和“终止于”文本框中输入一个时间间隔，然后在“步长”列表框中单击“月”选项，取消之前的选择，然后选择“季度”选项。确定
五 创建销售统计年报表
在数据透视表中，选中“订货日期”，右击，在弹出的快捷菜单中执行【组及显示明细数据】|【组合】，打开“分组”对话框，选中“起始于”和“终止于”前面的复选框，并在“起始于”和“终止于”文本框中输入一个时间间隔，然后选择“年”选项。确定
※ 在本次的组合操作中，并没有取消之前已经选中的“季度”选项，目的是希望看到组合操作的另一种结果，如果希望制作一个纯正的年报表，可以将列表中的“季度”选项取消。
六 更改统计报表布局和显示内容
借助数据透视表可快速改变报表的布局。如果希望生成一个综合报表，只需要将“地区”字段拖动到“城市”字段前面即可。
如果希望查看某个地区、某个城市的明细数据的话，只需双击相应的数据条目，即可打开“显示明细数据”对话框，然后选择相关字段就可以了。
七 创建数据透视图
数据透视图具有丰富的图表类型，包括柱形图、条形图、折线图、饼图、XY散点图、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股价图、圆柱图、圆锥图和棱锥图，并且还有大量的自定义类型图表，它是由系列、分类、坐标轴、数据标志、页字段、数据字段、项和分类字段等元素组成。图表既可以插入到工作表中，生成嵌入图表，也可以生成一张单独的工作表，称为图表工作表。
数据透视图创建以后可以像数据透视图一样方便地进行调整，行字段、列字段和页字段都有相应的下拉箭头。因为数据透视图与包含其源数据的数据透视表是相关联的，所以当数据透视表中的数据更改后，数据透视图也会自动随之改变。
在“数据透视表”工具栏中单击【图表向导】，操作完成后，Excel立即会在新的工作表中创建一个数据透视图。在数据透视图中的数据序列上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行【图表类型】，在打开的“图表类型”对话框中选择“图表类型”列表中的“柱形图”，然后在“子图表类型”中选择“簇状柱形图”，确定
单击数据透视图中的“地区、城市、订货日期”旁的下三角按钮，在展开的下拉列表框进行选择，就可以对所关心的数据进行图形化的查看。
八 将分析数据发布到Internet
数据透视表除了可以在Excel工作表中使用，还可以发布成交互式的Web页，其他用户即使没有安装Excel，只要装有IE浏览器，就可以对数据透视表进行查看和操作。
打开“产品销售分析”工作簿，执行菜单栏【文件】|【另存为网页】，在“另存为”对话框中选择保存“工作表”，并选择“添加交互”，单击【发布】，在“发布为网页”对话框中选择发布内容为Sheet1上的“数据透视表”，在“添加交互对象”下拉列表框中选择“数据透视表功能”，最后设置文件的存储位置和名称，单击【发布】进行网页发布。
在浏览器中，用户可以像在Excel中一样对数据透视表进行选择、查看、排序、汇总等操作，还可以更改数据透视表的布局，并且从浏览器里可以将数据透视表再导出到Excel工作表中。
※只有在IE浏览器中才能看到交互式的数据透视表。
九常见问题解答
1 如何删除数据透视表中的字段
在数据透视表中选中放置错误的字段，将其拖放到数据透视表的空白区域，即可将该字段删除
2 如何将一列分为多列
选中此列，【数据】|【分列】，打开“文本分列向导”，单击【下一步】，选择适当的“分隔符号”，下一步
3 如何完成临时求和运算
在工作表中，对于连续的数据需要进行求和运算时，可以拖动鼠标选择需要计算的数据单元格，然后查看Excel窗口底部的状态栏，将会看到“求和=XXX”的字样。这个数据就是所需要的汇总数据。
需要对不连续的数据进行求和时，可以按住Ctrl,然后用鼠标依次选中单元格。
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如何快速制作出每个季度中各地区的销售情况，如何快速汇总大量数据和建立交叉列表的交互式表格？Excel 2003提供了专用工具——数据透视表和数据透视图，使用它可以非常灵活地对销售数据进行统计分析，并制作出各种报表。
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