rfy文件编写制度.doc

青岛锐丰源化工有限公司管理文件
　　　　　　　　　 　 版号:A
QG/RFY·001-2014　 文件编写规范 　 　　 页码:1/6

1.0 目的
规定公司体系文件的编写、修改、编号、格式、内容、字体等管理要求，保证文件完整规范。
2.0 范围
适用于公司体系文件的编写、规范管理，行政文件(红头文件)按公司相关规定管理。
3.0 文件定义
文件是指信息及其承载媒体。媒体可为纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或他们的组合。
4.0 管理内容与要求
4.1体系文件概述
4.1.1公司的体系文件按级别分为四层，其中第三层文件（作业指导书）又分为三类，体系文件结构图如下：
按ISO9001、OHSAS18001标准要求描述公司质量及职业安全卫生管理体系，规定或引用管理体系文件；是体系的纲领性文件，规定公司质量及职业安全卫生管理方针、组织架构、职责分工、管理要求、对标准的删减说明，以及管理体系过程之间相互顺序的表述。
第二层
记录是实施体系文件的证据(阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件)
明确指导完成某项具体工作任务的方法或要求，其内容是完成工作任务的具体步骤具体规定或所需掌握的技术细节；一般要明确谁来做、何时(多长时间)、何地做、如何做、使用何种材料、设施和文件，达到何种标准、形成什么记录，这类文件是程序文件的补充和支持性文件。
规定公司主要活动或过程的顺序和相互作用，应明确阐述该项活动的主要目的、工作流程、工作内容、执行工作任务的责任部门或岗位，以及各工作步骤之间的相互关系；程序文件在体系中起承上启下的作用，向上是对管理手册的展开，向下引出第三层文件。
第四层
第三层
第一层
程序文件

管理手册
作业指导书
一.管理文件(包括计划方案)
二.技术文件(标准、图样)
三.部门文件(岗位说明、部门工作手册)
　　管理考核制度)

记录(表格、报告)
4.1.2公司体系文件不包括党政工团等行政文件，其管理要求执行国家有关法规、标准。　
4.2文件编写要求
4.2.1文件编写要保证可实施性和可检查性。

编制： 　　　　　 　审核： 批准：　 日期：年月日
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4.2.2表达要准确、简洁，避免任何可能引起的歧义。不能用时间副词修饰，如：经常、定期等；也不能用程度副词修饰，如：严格、基本上、原则上等词。
4.2.3对任何一项活动或过程只能规定唯一的程序或制度；
4.2.4一个过程包含多项活动时，应通过流程图表明其输入、输出的相互顺序。
4.2.5流程图由基本活动箱和决策图构成：　　　　　　　　　　　　　　　　　　
N
Y
输出
合格
输入
活动内容
责任部门/人
输出
基本活动箱:　　 控制事项　　　　　　　　　　决策图: (返回)
输入

流程图要明确工作接口，避免职责不清；一个工作流程中的一项活动只能规定一个主要责任部门。流程图可参考OP1《文件管理程序》工作流程中的图例。
4.2.6文件编写要有继承性，要考虑新文件与旧文件、相关文件的衔接。
4.2.7文件要以相关法律、法规、标准为基础，要对文件编制所依据的法律、法规、标准进行引用；技术文件须列出编制所依据的标准及规范的名称和编号。
4.3文件管理
4.3.1编制：公司各部门都有权利和责任制定和完善各自职能管理范围的管理文件；文件编写人　　
员应由熟悉公司文件管理程序、制度，有一定文字功底和工作经验的人员担任。
4.3.2复审和会签文件涉及多个部门的，在批准前应由相关部门进行复审或会签，相关部门在
《体系文件会签表》签字或提出修改意见，只有修改意见得到解决，相关部门重新确认以后方可报批，报批时须提供会签表；文件原件由行政人事部进行保存。
4.3.3审批：所有体系文件在发布前必须得到审批；合订本文件或一个总文件包括若干系列文件
时可只在封面签字审批；批准人制定的文件只在批准栏签字；文件未注明生效日期的，从批准日起生效。
4.3.4登记：文件发放时必须填写《文件/资料发放登记表》进行登记，以便跟踪管理。
4.3.5标识：文件原件不做状态标识，以便复印使用；体系文件分为三种标识状态进行管理
a. 受控状态：盖“受控”章，表明现行有效执行的文件；所有发放的体系文件都必须盖“受控”章，并保证发到使用处。通过公司内部网络发布的电子文本文件无受控章，但仍为现行有效执行的文件。
b. 非受控状态：盖“非受控”章，用来提供给外部机构、顾客及其它相关方，不做跟踪管
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理。
c. 作废状态：当作废文件需作参考保留时在其原件上盖“作废”章，原发文部门保存，其余作废文件予以销毁。
4.3.6回收：所有作废或被取代的文件都应从所发放或使用场所收回，防止执行作废文件。
4.3.7复印：文件复印必须得到原发放部门的同意，复印后必须到原发放部门登记，到行政人事
部盖“受控”章；受控文件严禁擅自复印、外传。
4.3.8评审：管理手册、程序文件和管理文件、技术文件由行政人事部负责，每年10月组织相关
部门对文件进行评审，以确保文件的适宜性和持续有效性，有修改或更新的需再次批准。
4.3.9公司鼓励通过电脑软件进行文件记录的管理，但必须确保其安全；在电脑中设定修改、审
批权限的，公司内部文件签名栏可打印姓名，文件记录可通过磁盘等工具进行传递，但必须办理登记手续，对外文件必须签字批准。
4.4文件修改
4.4.1公司员工都有权利和义务提出对体系文件的修改，修改应填写《文件更改申请单》，按文
件修改流程办理手续，不允许私自乱改，也绝不允许明知有错而不修改。
4.4.2文件修改采用划改、换页、换版的方法，少量字句改动采用划改，划改后修改人应注明日
期、姓名。
4.4.3当划改超过半数或影响使用时应进行换页；当文件结构、内容变化超过半数时，要对文件
进行换版，更换版号；文件更换版号需在《文件编号索引》的版号栏登记。
4.4.4文件版号代表整个（册）文件的修改状态，用大写英文字母A、B、C……序列在文件的
版号栏中注明。
4.4.5管理手册章节修改时要注明修改号，修改号以阿拉伯数字“0、1、2……”来表明修改次
数，当超过半数的章节修改号发生变化时，应更换手册版本。
4.4.6文件修改后按新批准日期或生效日期开始执行；记录表格修改后，如还有已印制的旧表，
先使用旧表，用完为止起用新表。
4.5文件与记录编号
4.5.1各级体系文件记录均需编号，以确保其唯一和便于检索，部门文件记录由部门编号、管理。

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4.5.2行政人事部负责管理手册、程序文件和管理文件（记录）编号的统一管理，程序文件、管理文件（记录）在批准发放前需到行政人事部申请文件（记录）编号。
4.5.3行政人事部负责技术文件（记录）编号的统一管理，技术文件在批准发放前需到行政人事部申请文件（记录）编号。
4.5.4为便于文件检索和统一管理，新发放文件编号需在《文件编号索引》中登记(可仅保留电子文本) ，文件产生的记录需在《记录编号索引》中登记。
4.5.5文件编号规则

a、青岛锐丰源化工有限公司质量及职业安全卫生管理手册编号规则
质量管理手册代号
年代号
顺序号
公司代号
QM·OHS／RFY·××—××××
职业安全卫生管理手册代号
b、青岛锐丰源化工有限公司程序文件编号规则
年代号
顺序号
公司代号
CX／RFY·××—××××
公司程序文件代号

c、青岛锐丰源化工有限公司管理文件编号规则
公司管理文件规章制度代号
年代号
顺序号
公司代号
QG／RFY·×××—××××
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d、青岛锐丰源化工有限公司技术文件编号规则
技术文件分类
制　度
标　准
方　案
操作规程
检修规程
维护保养规程
工艺图纸
文件类别代号
Z
B
F
C
J
W
G
QB／RFY·×××—××××
顺序号
年代号
公司代号
公司技术文件标准代号
文件类别代号

e、部门文件编号规则
顺序号
年代号
部门代号
部门文件代号
代号1为岗位职责 2为部门制度考核标准
公司代号
BM／RFY·××·×××—××××

部门名称
生产部
市场营销部
计划供应部
技术部
财务部
总经办
行政人事部
安环办
工程部
部门代号
SC
SY
JG
JS
CW
ZJ
XZ
AH
GC

4.5.6记录与表格编号规则
a、程序文件所形成的记录与表格编号
表格顺序号
R—CX—×××

b、管理文件所形成的记录与表格编号
表格顺序号
R—QG—×××

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c、技术文件所形成的记录与表格编号
表格顺序号
文件类别代号
R—QB—×－×××

d、部门文件所形成的记录与表格编号
表格顺序号
部门代号
R—××—×××

4.5.7记录与表格序号
记录与表格的序号由四位年代号与三位顺序号组成，如2003年第一份记录序号为No.2003001,依次类推进行排序。
4.6文件内容格式及字体
4.6.1程序文件内容、格式及字体见附表一。
4.6.2管理文件、技术文件内容、格式及字体见附表二。
4.6.3部门文件内容、格式及字体见附表二、附表三。
4.6.4文件以单行本发放时格式按4.6.1、4.6.2、4.6.3执行，文件以合订本或一个总文件包括若
干系列文件时，需加封面、说明（可不加）、目录；管理文件、技术文件、部门文件封面
见附表四。
5.0支持性文件与表格
5.1《文件/资料发放登记表》（R－QG－001）
5.2《文件更改申请单》（R－QG－002）
5.3《文件编号索引》（R－QG－003）
5.4《记录编号索引》（R－CX－001）
5.5《体系文件会签表》（R－QG－008）

青岛锐丰源化工有限公司程序文件( 黑体 四号) (附表一）
版号: A(宋体 五号)
文件编号(黑体 小三) xxxx管理程序( 黑体 小二) 页码:第几页/总页数(同上)
1.0目的 ( 宋体 小四 加粗)
正文为宋体　小四
2.0范围( 宋体 小四 加粗)
正文为宋体　小四
3.0职责 宋体 小四 加粗)
正文为宋体　小四
4.0工作流程( 宋体 小四 加粗)
正文为宋体　小四
5.0说明( 宋体 小四 加粗)
6.0支持性文件与表格 (文件表格加编号)

² 正文字体为宋体 小四（如文件版面太少，字体可大一号）
² 页面设置：页边距 上：2.0cm 下：1.5cm 左：2.0cm 右：1.5cm
² 行间距为1.5倍行距（行间距可根据版面需要适当调整，文件结尾三行以内单独成页的可通过缩小文件行间距调为整页）
² 纸张为A4纸
² 页码为阿拉伯数字1.2.3.4.5……
² 版号为英文大写字母A.B.C.D……
² 文头每页均设，编制审批栏仅在文件第一页设置

编制： 　　　　　　审核： 批准：( 宋体 小四 加粗)
　　　　　　　　　　 日期：
青岛锐丰源化工有限公司管理文件 (黑体四号) (附表二）
（技术文件部门文件均为此格式） 版号: A(宋体 五号)
文件编号(黑体 小三)　　　 文件名称 ( 黑体 小二) 　页码:第几页/总页数(同上)

1.0目的 ( 宋体 小四 加粗)
( 宋体 小四 )
2.0范围（部门文件不要2.0条）
( 宋体 小四 )
3.0编制依据 ( 宋体 小四 加粗)
( 宋体 小四 )
(技术文件必须注明依据的标准规范名称、标准号；管理文件、部门文件可不要3.0条)　
4.0管理内容与要求( 宋体 小四 加粗)
( 宋体 小四 )
5.0支持性文件与表格 (文件记录加编号)

² 正文字体为宋体 小四（如文件版面太少，字体可大一号）
² 页面设置：页边距 上：2.0cm 下：1.5cm 左：2.0cm 右：1.5cm
² 行间距为1.5倍行距（行间距可根据版面需要适当调整，文件结尾三行以内单独成页的可通过缩小文件行间距调为整页）
² 纸张为A4纸
² 页码为阿拉伯数字1.2.3.4.5……
² 版号为英文大写字母A.B.C.D……
² 文头每页均设，编制审批栏仅在文件第一页设置

编制： 　　　　 审核： 批准：( 宋体 小四 加粗)
　　　　　　　　　　 日期：
青岛锐丰源化工有限公司部门文件( 黑体 四号) (附表三）
版号: A(宋体 五号)
文件编号( 黑体 小三) xx岗位说明书 ( 黑体 小二) 页码:第几页/总页数(同上)

一、岗位基本信息( 宋体 小四 加粗)
岗位名称
正文字体为宋体 小四
所属部门

直接上级

直接下级人数

工资等级

本岗位定员

定岗时间

二、岗位设置的目的
² 页面设置：页边距 上：2.0cm 下1.5cm 左：2.0cm 右：1.5cm
² 纸张为A4纸
² 页码为阿拉伯数字1.2.3.4.5……
² 版号为英文大写字母A.B.C.D……
三、在公司中的位置(必须做出本岗位在组织网络图的位置)

四、职责权限及衡量标准
重要性
职责权限
衡量标准
1

2

3

备注：职责权限“1”为本岗位主要工作（例行工作），“2”为次主要工作，依次按工作重要性高低排列(可增加项)
五、任职资格要求
人员素质要求
最低要求
专业要求

最低学历
（或工作证书）要求

最低经验要求

公文写作、计算机、外语要求

主要能力和素质要求

岗位培训主要内容及方式

六、工作特征
评价要素
特征描述
工作的时间特征

工作的紧张程度

工作的均衡性

工作的地点

任职者签名
直接主管签名
公司主管签名
日期：
日期：
日期：

青岛锐丰源化工有限公司
XX文件（黑体小二）

编 号：（宋体四号）
版 号：（宋体四号）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　(附表四）

文件名称（黑体二号）

发放编号 （宋体小四）受控状态 （宋体小四）

编制： （宋体四号）
审核： （宋体四号）
批准： （宋体四号）
生效日期：　　年　月　日（宋体四号）

文件更改申请单(R-QG－002)
　　　　　　　　　　　　　　　　　 NO.
文件名称

编号

版 本

更改位置及原因：
更改后内容：

引起的其它更改文件名称：

　　　　　　　　　　　　　　　 申请人： 　　　　 日期
审核意见：

　　　　　　　　　　　　　　　　 签名： 　　　日期
复审（会签）意见：（ 签名、日期）

批准意见：

　　　　　签字：

生效日期：

体系文件会签表(R-QG－008)　　　　　　 NO.
文件名称

日　期

编制人

部门负责人

文件制定的目的或原因是：

文件涉及部门/人及会签传递顺序（可用箭头表示）：
会签部门/人
　　相　　关　　部　　门　　意　　见
（可另附纸）
接收时间

编制部门落实情况：
相关部门确认：
说明：此表可规定各部门的传递时间，此表在批准时必须提供给批准人。
　　　　　　　　　　　文件编号索引（R－QG－003）　　　　　　　NO.
序号
文件名称
编　号
编号发放日　期
版号
申请人

记录编号索引（R-CX-001）
NO.
序号
记录名称
编号
所属文件
申请日期
修改日期
申请人

备
注

文件/资料发放登记表(R—QG—001)
NO.
序号
文件/资料名称
发放编号
份数
领 用 部 门
领用人
日期
版本号
备注

5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804