房地产公司行政采购管理制度.docx

行政采购管理制度 1.0 总则 1.1 目的：加强zz集团有限公司、各板块本部及其所属企业（以下简称“各级公司”）物资采购及管理系统建设，建立优质、共享的礼品库及供应商资源库平台，合理控制及优化采购流程，持续提高行政采购工作的效率与质量。 1.2 适用范围：本制度适用于zz集团有限公司、各板块本部及其所属企业的所有行政采购相关工作。 1.3 本制度自颁布之日起实施。此制度由集团综合管理部负责解释和修订。 1.4 本管理制度分为七个部分：总则、行政采购定义、职责划分、采购流程、供应商管理、廉洁规定、附件及表单。 2.0 行政采购定义 2.1 行政采购范畴 本制度所指行政采购包括由各级公司行政部门负责进行的用于办公、工作所需要的所有物资的采购行为，及其它指定由行政部门采购的物资的采购行为。不包括房租、住宿、机票、餐饮、快递、保安、保洁、日常杂费、车辆维修等服务性质的支付行为。 2.2 行政采购物资分类 依据行政采购的范畴将行政采购物资分为办公用品、商务礼品、董事局专项三大类。具体分类见附件 1：行政采购物资分类 2.3 行政采购的原则 2.3.1 质优价廉原则：行政采购工作在注重质量的同时，保证采购物资价格处于市场合理水平，采购物资品质符合公司的品牌气质形象，工艺品及收藏品应综合考虑其艺术价值及投资价值。 2.3.2 高效服务原则：行政采购的目的是为了服务公司良性运营，采购效率的提升尤为重要， 所采购物资应切实能够服务于工作，并带来满意度提升。 2.3.3 创新品质原则：采购人员应保持创新意识，提供新型、前沿的行政物资，同时行政采购物资应符合公司的品牌气质形象。 3.0 职责划分 3.1 行政管理部门（集团综合管理部、地产本部综合管理部、子公司（含项目公司）综合管理部、各板块本部及其下属企业人事行政部、综合管理部等以下统称“行政管理部门”），是行政物资及其采购工作的归口管理部门，负责行政物资的规划、采购、验收、出/入库、保管、调拨、处置等项工作；建立集团集中采购标准，定期更新礼品资源库及供应商资源库；各级公司行政管理部门须按月统计各部门领用情况，并整理每月各级部门物资领用明细表，且与年度预算比较，对超预算公司/部门进行预警提示，并提请超支公司/部门提供情况说明，并根据领用及库存情况，更新次月采购计划；每月与财务管理部盘点行政物资，并视情况组织抽查。 3.2 各级公司行政采购需求部门，是行政物资的领用部门。应及时编制并审批部门年度、月度或专项行政物资的采购计划（采购申请），汇总到行政管理部门。认真验收相关需求行政物资，并做客观评价。 3.3 各级公司财务管理部门，负责审核采购报销票据的规范性；收集并复核行政管理部门统计的每月各级部门物资领用明细表、及物资领用按部门的预算执行情况分析表、超支公司/部门的情况说明，并及时提报至预算领导小组，便于统筹管理预算执行情况；每月与行政管理部门联合盘点行政物资，并视情况进行抽查盘点。 3.4 集团品牌部门，负责在各类行政采购中，涉及 VI 应用部分的设计、审核及确定最终版本。 4.0 采购流程（具体采购流程详见附件 2：zz集团行政采购管理流程） 4.1 申购请示程序 4.1.1 各级公司办公用品及商务礼品的申购手续参照办公用品管理办法、商务礼品管理制度相关规定执行。 4.1.2 各级公司办公用品属于标准配置的申购请示由行政管理部门资产管理员根据库存情况发起，非标准类或更新类的计划外办公设备、家具（管制资产类）申购请示由需求部门发起。 4.1.3 各级公司商务礼品的申购由行政管理部门根据领用及库存情况，结合年度预算发起。其他部门临时性、特殊性的礼品采购，可由需求部门提供附件 4临时申购单，并由有权审批人批准确认后，由行政管理部门按最新权责手册中 2.1 商务礼品购置申请的相关人员审批同意后，发起申购。 4.1.4 艺术品的申购由行政管理部门根据库存情况及实际需求发起，具体执行详见附件 3：艺术品采购鉴定流程。 4.1.5 所有申购请示过程中，各级公司行政管理部门固定资产管理员均应对该申购物资（或可替代物资）的库存情况做出相应说明，并负相应责任。 4.1.6 临时急需且无库存的行政物资，应由需求部门报有权审批人（参照zz集团管理权责及审批流程表同意，同时由需求经办人填写附件 4：临时申购单，并经有权审批人制度涉及的相关人员审批同意后，参照 4.1.3 执行。遇特殊情况的，经有权审批人同意的可先行采购，事后及时补充相应申购程序。 4.2 采购实施程序 4.2.1 采购申购核准后，采购人员根据采购申请单中的内容进行采购实施。根据采购行政物资的不同类型，采购方式主要分为比选采购、定点采购、异地采购三种。结合实际需求采用不同的采购类型。详见附件 5：行政采购实施分类 4.2.2 由行政部门发起的采购申请，应事先经与主要需求部门沟通，行政资产管理员确认后， 由行政人员参照 4.2.1 中的方式进行采购。 4.2.3 集中采购的原则 采用统议分购原则。集团统一选择供应商，统一议价，各子公司自行在定期更新的合格供应商名录中定点采购。适用于采购量较大、金额较高、使用量相对稳定的礼品。 礼品在礼品库有的，需执行集团框架采购合同；全年礼品框架采购金额应占全年采购金额的 80%以上；未在礼品库的特殊需求礼品，需求部门需另行呈批申购，另择供应商签订合同（弹性采购），此项采购金额不得超过全年采购金额的 20%；单价 300 元以下的可增加各子公司（含项目公司）地方特色礼品，增加采购的灵活性及自主性。不在礼品库范围内采购的物资，应优先选择在京东、1 号店等大型公开电商平台购买，以保证采购价格的透明公开。 4.2.4 资本本部、商业本部、物业本部的商务礼品采购和出入库管理工作暂由集团综合管理部采购人员代为执行操作。 4.3 验收及入/出库程序 4.3.1 到货后，行政采购人员应组织需求部门人员（需求部门不能在场的可指定他人或综合管理部资产管理员）对本次采购物资进行验收，确认无误，质量合格后，方可办理入库手续，开具入库单。在采购人员不在场且未征得采购人员同意的情况下，其他人员不得擅自接收货物或相关的送货单据。验收过程出现问题的，经采购人员确认， 可拒绝收货或部分收货。 4.3.2 采购物资的验收应由行政管理部门组织进行，使用单位派人（或指定专人）参加，检查采购的物资有无缺损，附件、备件、专用工具、技术文件、使用说明书、保修卡、原产地证明、鉴定证书等是否齐全。货物验收入库后，相关资料应由综合管理部指定人员统一分类保管。 4.3.3 其他出/入库手续流程参照办公用品管理办法、商务礼品管理制度及zz集团固定资产管理制度执行。 4.4 付款/报销程序 4.4.1 行政物资验收入库后，采购人员应根据权责手册行政事务中 2.2 的审批程序及相关协议规定办理付款/报销手续。 4.4.2 采购申购单、采购合同（若有）、入库单、发票是相关行政物资款项支付/费用核销的必要单据，采购人员在做付款/报销手续时应附后。 4.4.3 进入付款/报销流程前，必须按照 4.1 及 4.2 相关约定，参照权责手册行政事务中 2.1 的审批程序，完成申购请示批准。 4.5 采购统计与报表 4.5.1 采购完成，采购人员应及时汇总统计当次的采购数据信息，编制年度行政物资采购动态情况表。 4.5.2 各板块子公司（含项目公司）、下属分公司按月统计本级公司各部门领用情况，制作各部门领用费用明细表，并与年度预算数字比较，上报各板块本部行政管理部门；各板块本部行政管理部门按月统计各自本部层面各部门领用明细表，与年度预算数字比较，对超预算部门进行预警，同时汇总超支部门的情况说明，并复核子公司（含项目公司）、下属分公司的费用领用表，提请超支子公司（含项目公司、下属分公司）做出情况说明；同时，提交数据表单及情况说明给各板块本部财务部。 4.5.3 各板块公司本部每季度向集团行政管理部门报备报表，详见附件6：行政采购报表：行政采购费用月度统计表、年度行政物资采购动态情况表、年度行政礼品与供应商资源库三份表单。 5.0 供应商管理 资源库中的供应商均应纳入分级评价体系，zz集团行政物资供应商级别分为 A、B、C三级，不同级别供应商享有不同的权益和优先选择权。具体管理方式详见附件 7：行政物资供应商管理方案、附件 8：年度行政物资供应商评比表 6.0 廉洁规定 6.1 采购人员在与供应商的合作中应第一时间并在合作过程中再三重申zz集团对于廉洁自律的要求，杜绝供应商进行商业贿赂的任何动机，切实保障公司利益。对于曾提出商业贿赂的供应商应谨慎考虑与其合作，对多次提出商业贿赂的供应商应不予合作。 6.2 对于员工廉洁自律的处分及奖励，依据员工职务行为准则及奖惩管理制度执行。 7.0 附件及表单 附件 1：行政采购物资分类 附件 2：zz集团行政采购管理流程 附件 3：艺术品采购鉴定流程 附件 4：临时申购单 附件 5：行政采购实施分类 附件 6：行政采购报表：行政采购费用月度统计表、年度行政物资采购动态情况表、年度行政礼品与供应商资源库 附件 7：行政物资供应商管理方案 附件 8：年度行政物资供应商评比表 zz集团有限公司 20xx 年 8 月