合同管理员2010年工作总结及计划.doc

二○一○年合同管理总结
及
二○一一年合同管理工作构思

综合管理部
合同管理员

二○一一年一月五日

目 录

一、2010年合同统计数据说明
（一）分项目统计数据说明……………………………………3
（二）零星业务统计数据说明…………………………………4
二、2010年XX公司合同管理工作总结
（一）合同管理日常工作………………………………………4
（二）梳理细化合同管理内控工作的改进措施………………5
（三）合同管理模式创新举措…………………………………5
三、2011年XX公司合同管理工作构思
（一）合同编号方面…………………………………………5
（二）合同资信审查方面……………………………………7
（三）合同办理手续及流程方面……………………………8
（四）合同履行方面…………………………………………8
（五）合同管理软件的运作…………………………………9
（六）合同培训方面…………………………………………10
四、2011年对自身工作要求

一、2010年合同统计数据说明
（一）分项目统计数据说明：
1、XX项目（国内）：金额为人民币380,208,794.08元
2、XX项目（国内/抵账）：金额为人民币152,348093.8元
3、包头XX销售项目：金额为人民币129,681,274.21元
4、XX产品出口项目: 出口合同金额为美元9,085,515.6元
（约人民币59,900,000.00元）
5、XX钢厂模具钢进口销售项目（进口/国内）：
金额为人民币38,681,845.47元
6、XX出口项目：出口合同金额为美元5,053,160.95元
（约人民币33,350,000.00元）
7、XX项目（国内）：金额为人民币15,142,237.25元
8、XX销售板棒材、阴极铜项目（国内）：
金额为人民币10,610,945.08元
（二）零星业务统计数据说明
1、零星出口业务总计约为美元501,751元（其中涉及欧元换算美元）。
2、零星进口业务统计为人民币828,865.00元。
3、零星国内业务统计为人民币14,378,362.86元。
4、XX进口采购项目：金额为人民币926,285.00元
5、XX工装项目：金额为人民币206,678.40元
二、2010年XX公司合同管理工作总结
（一）2010年合同管理工作
公司已设立专职合同管理岗位，对合同实施统一规范管理，制定合同管理制度，日常主要工作有：审核合同条款的权利义务对等性，管理合同文本，管理合同专用章，对合同付款、付税、结算各阶段进行审核，对合同变更，解除进行审核，对合同进行备案存档等。同时也开展有针对性的合同管理工作：主要有：
1、整理出口轻工产品项目，发现合同号混乱繁杂，很难快速按某个维度进行合同查询，将厂家按省划分归档后，查询工作方便快捷。
2、整理高新基地合同，发现拖欠合同时间较长，通过催要，截止年底将所有拖欠合同全部收齐。
3、整理XX项目合同，发现该项目执行金额大，执行周期长，特编制葛利兹项目进度表，方便合同监督管理。
4、对2009年全年合同、2010年全年合同进行自查，发现有部分用印手续领导未签字，时间较长。现已将合同按月自查，彻底杜绝此类问题的出现。
（二）梳理细化合同管理内控工作的改进措施
在8月初接管合同管理岗位后，对合同管理中的薄弱环节进行检查及改进，采取相应控制措施，完善企业内控制度，促进合同的有效履行。主要有：
1、 健全合同变更（注销）制度
2、 健全出口发票专用章、出口报关章用印制度
3、 健全合同存档原件借阅审核制度
4、 在合同各页码之间加盖骑缝章，防止已签署的合同被篡改
5、 编制经营项目风险分析报告会签表
（三）合同管理模式创新举措
为了在合同订立期起到监督功能、在合同执行期起到统计功能、在合同完结后起到评价功能，特别编制了合同管理季报，内容涉及：项目运行介绍、签订份数、签订金额、执行情况、完结情况。
三、2011年XX公司合同管理工作构思
（一）合同编号方面
通过对2010年合同的自查梳理工作，公司总体合同编号比较规范，在2011年合同编号不做大的改动，但在个别项目中存在合同编号需要改进的地方：
1、XX机械采购项目中，由于项目特殊性，合同从采购到执行都由分公司经手采购销售环节，合同编号由XX自行订立，造成合同编号中购销编号混乱，不能做到一一对应，另外还存在销售2009年库存的合同，但在合同编号中并未显示，仍按2010正常销售合同编号，在合同整理过程中，发现有销无购的合同时，不仅合同管理员自行查询工作量大，也给财务工作带来不便，造成不必要的反复查询工作。
2011年改进措施：通过与业务主管X沟通后，加大工作负责力度，XX采购销售合同收归XX本部后，再由业务主管按公司合同另行编号，发现问题立刻解决。合同编号为XAE/GEHC+2011-ST+顺序编号+S（销售加S、采购销售顺序编号相同）；销售2009年库存或2010年库存合同编号为XAE/GEHC+2009KC-ST+顺序编号+S。
2、出口XX产品项目中，整理归档难度大，发现部分合同编号除了负责的业务员，其他人很难将国内采购合同与出口合同配套，使得合同归档、管理查询工作量增大。
2011年改进措施：通过与项目负责人沟通后，如2011年该项目继续执行，出口合同合同编号为XAE/出口公司名简称+2011-顺序编号+E;国内采购合同编号为XAE/出口公司名简称+2011-编号（同出口编号相同） +国内厂家简称+顺序编号。
（二）合同资信审查方面
合同的资信审查主要包括审核对方缔约资格、核实对方资信情况以及履约能力，多年以来，我公司业务主要依托XX公司，涉及单位较少，且都常年合作，对合同对方咨询审查方面仅在于纸质合同审查管理中，如今我公司发展壮大，企业面临的环境及挑战也越复杂，预防胜过补救，这就要求在合同签订之前，对合同相对方主体进行审查确认。这才是建立合作关系的基础，是降低企业风险和纠纷源头。
2011年需要改进地方：
1、不断完善合同对方档案管理工作，包括纸质档案及电子档案，除在合同实行前，业务主管提供对方营业执照、组织机构代码证、税务登记证在合同管理员处备案，除以上三项为必备外，备选提供银行开户证明、银行资信证明、一般纳税人资格证、质量管理体系认证证书、法人委托书、特种行业经营许可证等文件（均为复印件），合同管理员还应及时将相关资料录入电子档案。
2、对新合同对方实行等级划分，结合提供资料完整度、实地考察情况、财务部门提供相关情况（预收账款收款速度、应收账款回款速度、是否垫资）、执行合同金额（千万以上为大额）等方面将合同对方分为A/B/C/D四个等级，比如在2010年我公司对于涉及一些重大项目的合同，为保证合同安全，对相对人的资信情况做了实地考察。合同管理员将加强与业务主管沟通，将实地考察情况及时在电子档案中登记。
（三）合同办理手续及流程方面
公司从2004年设立合同管理岗位后，不断在实践中改进合同执行过程中的流程及手续，目前已经形成了完整明确的合同管理流程及岗位职责、各种相关用印手续。执行情况良好。
2011年需要改进地方：
1、在合同执行的过程中，规范性很重要，合同管理员对所有合同都进行严格管理，对所有合同都一视同仁，由于XX公司办公的特殊性（两个工作场所），及财务月底、年底结算期间，合同管理员有时遇见突发情况，可能会影响到合同执行办事效率，这就需要合同管理员加强沟通，在规范中见灵活。通过每月合同自查，当月发现问题当月解决。
2、《XX公司付税审批表》中有合同管理员签字一栏，通过2010年执行情况及业务员反应，原来增加合同管理员签字是做付税统计，但时至今日，已没有该统计表；按照合同风险度分析，对于自营业务，由于涉及该业务是否盈利，合同监管力度在合同履行各个阶段都应有所体现，但在代理业务中，合同所有发生费用均由对方自行承担，公司只收取代理费，为了简化合同审批流程，加快代理业务办理速度，建议可以取消合同管理员签字一栏。
（四）合同履行方面
商泰公司合同履约率较高，达95%以上，基本上签订的合同都能够正常履行，业务主管对自己经手的合同履行情况都非常了解，但将信息反馈给合同管理员的却很少。
2011年需要改进地方：
1、通过对2009年合同自查中发现，已经作废的合同却被装订归档，究其原因，不过是合同执行人作废合同却不报备合同管理员，2010年加强合同管理流程中对合同解除的管理，目前执行还在起步阶段，很多业务员还不习惯将作废合同报备合同管理员，所以在2011年通过培训等渠道，使得每个业务员树立起相关意识。
2、将合同分为归档原件和暂时使用件，归档原件为买卖双方均签字盖章的合同，但由于部分合同原件涉及路途远、对方单位用印审批手续复杂等原因造成在合同执行到下一步时原件还在路途中，在不影响工作的情况下要求业务主管提供合同暂时使用件，为合同复印传真件。待合同原件返回后归档。
3、在2010年合同管理中，对于待返回的合同原件没有明确规定时间，部分合同原件经合同管理员多次催促，等待时间也长达3个月之久，在2011年工作中将按月编制《X月合同原件未返回原因反馈表》，内容包括：用印部门、用印人、合同编号、合同对方、用印日期、未返回原因、待返回日期、合同负责人签字确认、当合同原件达2个月未返回，要求部门经理签字确认。
（五）合同管理软件的运作
公司目前使用的合同电子档案是在2004年编制的合同登记EXCEL表原件上改进而来，内容包括：用印部门、承办人、合同编号、购销、合同内容、合同金额、对方单位、资质、签订日期、返回情况、付款情况、开票情况、备注。
在近6年的使用中，合同档案内容涉及面全，填写规范、保存良好。
但如今对合同管理的要求，已不仅仅局限于合同登记整理的静态管理上，公司领导对合同的动态管理提出了新的要求和高度，要成为为企业提供依据、风险控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理。原有的合同电子档案管理在查询、模糊查询、收集、纵横统计功能上较薄弱。
一直以来，公司也在积极寻找合同管理软件，但现在市场上大部分都为工程类合同管理软件，对于我公司业务不完全适用。2011年考虑到公司实际情况，建议直接制作适合我公司适用的合同管理软件。
（六）合同培训方面
随着公司经营活动日益纷繁，商业竞争日趋激烈，公司不仅面对瞬息万变的外部环境，同时还面对公司新老业务员更替、新业务员经验较少、风险意识较低带来的“内患”。有句谚语说的好“什么也不知道人，什么错误也不会犯”；但对于企业经营来讲,最可怕的就是“什么也不知道的人”，我们必须做到尽可能的多知道，来避免不需要的失误带来的损失。
在日常合同审查过程中，经常会发现一些细节问题，比如合同文本不规范、合同文字不严谨、合同总计算错、合同币别打错等情况， 看似简单的问题却正能说明对合同的重视度不够。
在2011年计划开展培训工作4次。已确定的有《经营工作中的合同管理》。
四、2011年对自身工作要求
合同管理岗位不仅需要较高的业务水平，要精通自己职责范围内的业务，还要对各个岗位的工作内容有全面深入的了解，此外，还要有足够的精力和独立工作能力。但是如果要做一个合格的合同管理员仅靠工作的热心、端正的态度、吃苦的精神是远远不够的，最重要的是胜任本职工作的能力。在2011年对自身的工作要求有：
1、 加强基础法律法规及新颁布的法律法规的学习。
2、 积极参加法务处的培训，加强于法务处的沟通，多登陆法务处内网学习了解国家公司最新动态。
3、 转变思想，变被动工作为主动工作，强化责任意识，保质保量完成工作。
4、 从身边的细节做起，不断地从细微处学习提高自己工作方法，进而不断改进，加强合同管理的连通性、逻辑性和规范性。
在和各个部门各种人员打交道时一定要注意沟通方法，协调好相互间的工作关系。 .
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