高速公路有限公司档案管理办法(试行).docx

高速公路有限公司档案管理办法（试行）第一章 总 则第一条 为加强x高速公路有限公司（以下简称“公司”）档案管理，提高档案管理水平，更好地为公司发展服务，根据中华人民共和国档案法和xx投资集团有限公司档案管理的有关规定，结合公司工作实际，制定本办法。第二条 企业档案是指公司及各部门，以及公司个人在工作中直接形成的、对本单位和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式或载体的历史记录，是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。第三条 公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条 公司档案工作要坚持集中统一的管理原则。各部门形成的档案应由公司实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。公司设立综合档案室，并设专门的档案管理员负责档案的管理工作。各部门在工作中所形成的公司档案资料统一由公司综合档案室集中管理。第五条 公司将加强档案工作的管理，明确分管档案工作的领导、部门及档案管理人员。第二章 档案管理机构职责和任务第六条 公司档案工作实行集中统一领导、分部门分业务负责的原则。公司综合档案室是公司档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。第七条 各部门应根据本部门实际指定专门人员负责本部门的档案管理工作，保持档案工作人员的相对稳定。第八条 综合档案管理部门的主要任务：（一）贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规及颁布的标准规范，结合企业档案工作特点制定实施细则。（二）对各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。（三）集中统一管理公司及按规定移交的各类档案，为公司提供服务，按规定向有关档案馆移交档案。（四）组织参加档案协作活动，总结交流档案工作经验，组织档案业务培训，开展档案学术理论探讨和研究。（五）积极开发档案信息资源，编制检索工具，汇编文件资料，做好档案利用工作。（六）组织并参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备等开箱的文件材料验收工作，接收各部门的有关档案。（七）会同有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。第九条 档案工作人员应当熟悉档案专业理论知识，熟悉本单位的业务范围；忠于职守，遵守纪律，身体健康，具备专业知识，档案工作人员的职务、职称的评定和晋升，业务能力的考核，应按国家有关规定执行，并享有专业人员的同等待遇。第十条 档案工作人员的主要职责：（一）贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术。（二）指导相关部门做好文件材料的收集、整理等归档工作，提高档案质量。（三）做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。（四）保护档案的安全，做好防护工作。（五）开展档案业务指导工作，采取各种有效措施，检查督促所属部门做好档案工作。（六）做好档案利用服务工作，编制适用检索工具，迅速准确地查阅档案，汇编档案资料。（七）遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全。第三章 文件材料的归档移交第十一条 公司各部门应建立健全文件材料的归档制度，凡本部门在各项业务工作中所形成的具有保存价值的文件材料，均由文书处理部门按照有关档案质量标准的规定和要求进行整理，定期向档案部门移交归档。凡合并、撤销机构，应将本机构全部档案进行认真整理，不得分散，按规定进行移交。第十二条 电子文件在归档移交前，归档与接收部门均应对电子文件的载体及技术环境进行检测，确保载体的安全使用。第十三条 文书档案归档或移交：（一）一般档案资料应在第二年的3月份前整理后向档案部门移交归档。（二）科技档案应按不同类别及专业特点进行归档并移交。（三）声像档案一般在年终整理后向档案部门移交归档，会议形成的声像档案及会议资料，在会议结束后2个月内由会议主办部门负责整理并移交归档。（四）实物档案应在获得1个月内归档整理。工程档案应在项目竣工后半年内移交工程管理部门，工程管理部门审核后移交方能移交综合档案室归档。第十四条 档案移交时交接双方应对归档的文件材料进行检查、清点、核对，履行移交签字盖章等手续。第四章 档案的保管第十五条 公司档案应作为一个全宗进行整理和归档。一个全宗内的文书档案，可根据档案资料性质、类别等具体情况，按年度、机构、问题、保管期限等方式排列。科技档案应按不同类别、项目分别上架排列。第十六条 公司档案室应配备必要设备，档案管理人员要认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，严格控制库房的温湿度，确保档案的安全。第十七条 档案库房的温度应控制在14-24摄氏度，相对湿度应控制在45-60%。第十八条 档案管理人员进入库房，应注意防止汗渍、细菌等有害物污染档案。第十九条 档案管理部门应建立库存档案和设备定期检查制度，定期对库藏档案进行清理核对并做好检查记录，做到帐、物相符；对破损字迹模糊或变质的档案，应及时修补或复制；库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据；对库存档案发现可疑情况或发生意外事故，应立即向有关领导报告。第二十条 档案管理部门应建立接收、移交档案总登记簿，及时对接收和移交的档案分别进行登记。按照要求，准确编制档案工作基本情况统计年报，按时上报自治区档案局。第二十一条 档案管理部门应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。文书档案的鉴定工作应在分管领导或综合部领导的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。科技档案的鉴定工作，要在总工程师或科技负责人的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。第二十二条 鉴定工作结束后应由档案管理部门提出档案鉴定报告，编写档案销毁清册，经公司分管领导签字批准后方能销毁，并报上级档案部门备案。销毁档案实行两人监销制，监销人应在档案销毁清册上签字。未经签定和批准，不得销毁任何档案。第二十三条 档案工作人员调动时，应在离职前办好档案的交接手续。第五章 档案的利用第二十四条 积极开展档案利用和编研工作为公司提供档案信息服务。汇编的档案资料如需印发或出版，应经本公司领导批准并报上级主管部门备案。第二十五条 健全档案借阅和复制、复印制度，严格履行档案借阅手续。公司各部门人员到公司查、借阅档案的需持介绍信并填写档案查借阅审批表经公司综合部负责人审批同意方能借阅；借用1天以上的重要的档案需经公司分管领导审批同意方能借阅；外单位借阅档案的必须经公司正职领导批准。第二十六条 经批准借出的声像档案不得转借他人或擅自复制。第二十七条 根据档案材料复制复印的材料，经档案部门核对无误后，加盖档案部门“档案材料证明专用章”。第二十八条 单位内部人员借用档案的期限：文书档案为15天，科技档案为1个月，声像载体的档案借阅期限为7天。若因特殊情况需延长借阅期的，应经公司领导批准并到档案部门办理延长借阅手续，续借期限同上述期限。第二十九条 因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益的，应填写档案利用效果登记表。第三十条 借用档案人员，对所借档案负安全、保密之责，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。第三十一条 公司档案管理部门应遵守中华人民共和国保守国家秘密法，认真贯彻执行保密法规，做好档案的保密工作。第六章 附 则第三十二条 本办法由公司综合部负责解释。第三十三条 本办法自印发之日起试行。附件：档案借阅、查阅申请审批表附件档案借阅、查阅申请审批表申请单位（部门）借（查）阅人所需借、查阅文件资料题名或文号：借阅、查阅时间： 年 月 日 至 年 月 日所在单位（部门）意见：年 月 日公司综合部负责人意见：年 月 日公司领导意见： 年 月 日归还日期：年 月 日