证券股份有限公司档案管理办法模版.doc

*证券股份有限公司档案管理办法第一章总则第一条 为实现公司档案管理工作的规范化、制度化、科学化，依据有关国家档案法和关于档案管理工作的要求，结合公司实际，拟定本办法。第二条 档案管理工作是公司管理工作的重要组建部分，担负着服务公司业务和记录公司历史的重要任务。第三条 档案管理工作应遵循统一领导、分级管理、保密、定时归档等原则。档案管理人员应依据有关关于保密制度保守档案秘密。第二章档案管理体制和机构第四条 公司依照“统筹管理、分级负责、责任到人”的原则，实行两级管理的档案管理体制，公司办公室统筹管理公司层面档案，各部门、各单位 注：各单位包括公司全资及控股子公司、分公司、营业部。各自管理其内部档案材料。公司办公室、各部门、各单位分别指定专人（可兼职）负责各自职责范围的档案管理工作。第五条 公司总部的档案管理机构是公司办公室。公司股东会、董事会、监事会的有关档案的管理机构是董事会办公室；公司人事档案的管理机构是人力资源总部；公司财务会计档案的管理机构是计划财务部；公司计算机办公系统信息资料文件资料档案的管理机构是信息技术部；各部门、各单位的内部档案管理参照本部门、本单位有关办法执行。第六条 公司档案管理工作接受上级档案管理机构的指示、指导和检查。第三章档案管理工作主要内容第七条 档案管理工作主要内容是：（一）档案材料的收集、立卷和归档保管。（二）计算机办公网络系统档案的安全管理。（三）档案的查阅、调阅。（四）对已经超过保管期限的档案进行鉴定、登记和处理。（五）依据有关关于保密制度，保守档案秘密。第四章档案材料的界定第八条 对公司具备保存价值的档案主要有：（一）上级单位主送我公司的重要资料文件。（二）行业管理部门主送我公司或涉及我公司关于工作的重要资料文件。（三）公司对外的正式发文及与关于单位往来的文书。（四）公司在工商、税务行政管理部门登记注册的重要法律资料文件。（五）公司“三会”材料，包括股东会、董事会、监事会的会议材料、会议记录、会议决议（含音像光碟）等。（六）公司重要的会议材料，包括公司党委会议、总裁办公会议、年度或半年工作会议、各种专题会议等重要会议的会议材料、会议记录、会议决议或决定（含音像光碟）等。（七）公司重要规章制度的书面材料、电子文档。（八）公司对外签订的协议、协议等。（九）公司机构变更的依据资料文件。（十）公司印章启用、变更、停用、销毁的资料文件。（十一）公司重要人事变更以及人员奖惩的资料文件。（十二）公司各部门、各单位业务经营活动中重要材料、业务资料文件资料、凭证，包括重要项目的立项报告、可行性报告、业务协议或协议书以及重要往来资料文件，客户资料文件资料、业务凭证。（十三）公司年度财务预决算关于材料，以及说明公司重要财务变更的关于资料文件、公司财务凭证、资料文件资料。（十四）公司人员编制、工资福利方面重要变更的资料文件和材料。（十五）公司重要建设、修理修缮、装修工程的设计图纸和关于材料。（十六）涉及公司重要人员的群众来信来访以及法律诉讼材料。（十七）公司重要活动的文字资料文件资料、照片、录音及录像等音像资料文件资料。（十八）有保存价值的计算机磁盘。第九条 下列材料可作为不必归档的材料处理：（一）上级单位和行业管理部门抄送我公司供参阅而无需办理的资料文件。（二）上级单位和行业管理部门发给我公司征求建议或意见而未定稿的资料文件。（三）关于单位发给我公司的一般事务性函件。（四）无保存价值的公司内部一般事务性请示、批复及往来函件。（五）公司规章制度的历次修改稿。（六）公司人员兼任外单位职位形成的与我公司无关的资料文件材料。（七）非涉及公司重要人员和重要事件的信访和诉讼材料。（八）为参考目的从各方面收集的资料文件材料。第五章档案材料的收集、立卷归档第十条 公司层面档案材料的收集整理工作由办公室牵头，公司各部门、各单位协同履行；各部门、各单位档案材料由该部门、单位分别指定专人负责收集整理。第十一条 各部门、各单位业务活动中使用公司印章的重要资料文件、协议或协议书原件由办公室负责收集、整理并归档；各部门、各单位业务活动中使用部门印章的重要资料文件、协议或协议书原件由用印部门、单位负责收集、整理并归档，办公室存档复印件；各分公司、各营业部经营活动中使用分公司或营业部印章的重要资料文件、协议或协议书原件（其中壹份）由经纪业务总部收集、整理并归档。第十二条 各部门、各单位应于次年第二季度内将上一年度的应归档于公司层面的材料所有收集整理完毕并移交办公室。由几个部门、单位共同参加办理的事项，档案材料由主办部门、单位负责收集整理并移交办公室。第十三条 档案材料的立卷应遵循以下原则：（一）按档案材料的保存期限分别立卷，保存期限不同的档案材料未能混立同一案卷。档案材料保存期限分永久、定时两种。1、永久保存的档案材料包括：（1）公司设立和历次机构变更的依据性资料文件。（2）公司在工商、税务行政管理部门登记注册的重要法律资料文件。（3）公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要资料文件材料。（4）公司经营管理过程中形成的重要资料文件材料。（5）公司房产买卖、租赁等重要协议协议、资产登记等凭证性资料文件材料。（6）公司关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、统计报表等。（7）上级单位、行业管理部门主送我公司或涉及我公司关于工作的重要资料文件。（8）平级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与我公司的复函、批复等资料文件材料。（9）公司重要规章制度等资料文件材料。（10）公司机构变更、人事任免等资料文件材料。（11）公司印章启用、变更、停用、销毁的资料文件。2、定期保存的档案材料保存期限分为30年、10年。保存期限为30年的档案材料主要包括：（1）公司经营管理过程中形成的一般性资料文件材料。（2）公司召开会议、举办活动等形成的一般性资料文件材料。（3）公司人事管理工作中形成的一般性资料文件材料。（4）公司关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。保存期限为10年的档案材料主要包括：（5）公司一般性事务管理资料文件材料。（6）平级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与我公司的复函、批复等资料文件材料。（7）下级单位报送的年度计划、总结、统计、重要专题报告等资料文件材料。3、各部门、各单位依照公司保存期限的管理办法自行拟定内部资料文件资料保存期的期限，报办公室审定后实施。（二）按档案材料的成文单位分类，成文单位相同或有关的档案材料归立同一案卷。（三）按档案材料的密级分类，相同密级的档案材料归立同一案卷。（四）按档案材料的性质和内容分类，性质和内容相同或有关、相近的档案材料归立同一案卷。（五）同一案卷中，同一成文单位或相同性质和内容的档案材料及时间先后顺序排列。（六）跨年度档案材料的立卷规则是：1、跨年度计划归入有关年度的第一年；2、跨年度总结归入有关年度的最后一年；3、成文和生效不在同一年的规章制度，归入生效的一年；4、跨年度的经营项目、建设工程、诉讼案件等材料，归入项目履行、工程完工、诉讼结案的一年。5、当年未办理完毕的资料文件，归入办文完毕的一年。第十四条 常规档案材料的装订立卷应符合以下技术要求，特殊规格档案材料可依据有关实际情形由部门自行拟定标准执行：（一）案卷封面标写简明扼要标题，并注明案卷编号和卷内资料文件起止日期。（二）案卷厚度不超过2公分；（三）案卷材料按国际标准A4幅面装订。（四）装订线外有重要文字、数据的材料应做妥善处理。（五）破损资料文件应予裱糊。（六）卷内资料文件由于各种原因，存在不齐全、不完整情形，须在案卷最后“备考表”中加以说明。（七）声像光碟、磁盘资料文件资料独立组卷，照片归档时相片及底片应同时编号，分别存放，注明时间、地点和内容。光碟和磁盘材料归档时要有相应的清册。（八）重要及常用档案资料文件，如行政许可批复、重要业务开展通知等，实行纸质及电子文档双备份，即将档案资料文件扫描并刻盘或存放于专用硬盘。第六章档案保管和利用第十五条 公司层面的档案材料在立卷归档以后，由公司办公室统一保存。第十六条 档案保管场所要与普通办公场所相对隔离，避免无关人员进入。归档案卷要专柜存放，注意做好防盗、防火、防水、防蛀工作。声像光碟资料文件资料和磁盘要特别存放在避光隔热处。第十七条 借阅公司档案，须由借阅部门负责人及办公室负责人批准，在履行登记手续后在指定场所查阅，阅后归还；复制案卷内资料文件，在履行登记手续后在指定场所复制，复制后归还。借阅涉及保密内容的案卷，按公司保密制度办理。对查阅或借出的档案，办公室应及时催还。归还时如发现资料文件材料短缺、涂改、增删、污损等情形，应立即向公司领导报告并及时追查。原件借出时，由公司档案管理员事先复印留底。各部门、各单位应指定专人借阅、复制档案资料文件及借用档案室钥匙，借用档案室钥匙人员进入公司档案室的，原则上应有办公室档案管理专员陪同。第十八条 各部门、各单位的档案保管和利用应参照公司办公室实施的有关条款执行。第七章档案的销毁第十九条 公司办公室所保管的档案，除永久保管期限的档案以外，其他保管期限的档案，在保管期到期以后，由办公室提出处理建议或意见，报公司分管领导审批，除需特殊保留的材料外，其它材料予以销毁。各部门、各单位内部档案资料文件资料报公司分管领导审批后可自行销毁，销毁资料文件资料清单向办公室报备。第二十条 销毁档案应指定两名以上监销人员，监销人须现场监销并在监销清册上签字。各部门、各单位内部档案资料文件资料的销毁可由各部门、各单位自行指定监销人。第八章 档案管理人员的管理与培训第二十一条 档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家秘密和公司商业秘密。不得违反规定向任何人、任何单位提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。公司及各部门、各单位档案专职或兼职人员应依照法律及公司规定，与公司签订保密承诺书。第二十二条 公司及各部门、各单位档案专职或兼职人员应具备良好的职业道德和保密意识，掌握有关的档案业务知识。第二十三条 公司定时或不定时对各档案专职或兼职人员进行职业素质和专业技能的培训，并加以考核。第二十四条 档案管理人员离职或转岗需办理交接手续。第九章附则第二十五条 公司股东会、董事会、监事会的有关材料管理办法参照董事会办公室有关规定执行。第二十六条 公司人事档案管理办法详见*证券股份有限公司人事档案管理暂行办法。第二十七条 公司财务会计档案管理办法详见*证券股份有限公司会计制度。第二十八条 计算机办公系统的信息资料文件资料管理详见*证券股份有限公司网络与信息安全管理条例、*证券股份有限公司办公自动化系统（OA）使用规范等有关制度。第二十九条 营业部档案管理办法详见营业部档案管理办法。第三十条 经纪人档案管理办法详见经纪人档案管理暂行规定。第三十一条 本办法自下发之日起实行。由公司办公室负责说明和修订。11 / 11