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工程资料整理及归档管理办法

一、目的：为了规范各项目部施工资料的填写、整理、归档等工作，根据国家、地方等有关规范、标准的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。
二、适用范围：公司所属范围内的各项目部。
三、职责：
1、项目部负责资料的编写、收集、整理，移交建设单位、档案局等，配合公司技术质量部移交公司档案室，保证资料的真实、有效。
2、安装事业部技术科负责对安装项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。
3、公司技术质量部负责对所有项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。
4、公司技术质量部负责竣工资料的审核与移交到公司档案室，并对安装事业部技术科的核查记录进行检查，审核资料做好审核记录。
四、施工资料的编制要求
1、资料填写：省内工程严格按照《建筑工程资料管理规程》、《山西省建筑工程施工资料管理规程》、《山西省建筑工程质量验收管理规程》、太原市质监站《关于竣工工程档案资料整理有关要求的通知》、《关于建筑节能工程施工质量资料有关要求的通知》、《山西省住宅工程质量分户验收管理办法》、各地档案建设工程文件归档管理要求及规范、标准等执行。省外工程按照国家或当地有关规范、标准等执行。确保技术资料与工程同步，做到真实、准确、有效，质量控制资料完整，其他资料齐全。
2、签章要求：
1）各项目施工资料经项目部完善、安装事业部技术科核查后，方可报回公司签字盖章。
（2）各项目施工资料报回公司签字盖章时，应附相关资料，经技术质量部审查合格后予以签字盖章。
3、施工过程中形成的影像资料
影像资料管理执行集团公司《建设工程施工声像资料留存管理办法》。
五、竣工资料（包括竣工图）归档要求
1、归档时间：
（1）竣工资料应在工程竣工后三个月内整理归档完毕。
（2）竣工时间以单位工程质量验收记录和竣工报告或竣工验收证明书盖章时间为准。
2、资料及竣工图装订：
（1）组卷、目录及备考表编制：山西省内工程按《山西省建筑工程施工资料管理规程》中附录A的要求进行专业分类、组卷和编制目录。备考表填写必须真实、完整，立卷人、审核人填写齐全。省外工程按照国家或当地有关要求执行。
（2）装订：资料采用三孔线装，封皮采用当地档案局提供的封皮或类似的封皮。
（3）山西省内工程竣工图应按单位工程，并按专业、系统进行分类和整理立卷。必须做到每张竣工图分别加盖竣工图章，签字齐全。编制竣工图的要求按《建筑工程资料管理规程》、《山西省建筑工程施工资料管理规程》规定执行。移交公司档案室的竣工图装纸质档案盒，移交建设单位及档案局的按相关规定执行。
3、竣工资料的核查：工程竣工后安装事业部技术科及土建项目部及时督促整理、装订，安装竣工资料通过安装事业部技术科、土建竣工资料通过土建项目部认真核查并在备考表签字后报公司技术质量部，公司技术质量部对所报资料重要部分进行抽查。
4、交接手续：移交竣工资料时，应将与建设单位办理交接手续签字盖章齐全的资料移交单一并送交档案室。外资质的资料将与建设单位或所处公司办理交接手续签字盖章齐全的资料移交单交回技术质量部。交公司档案室的资料，由公司技术质量部审核登记后方可归档。
5、资料奖罚规定：
（1）为保证工程资料全部归档，公司向各项目收取工程资料保证金。保证金在工程竣工报告或竣工验收证明书盖章时现金收取，收取标准按工程建筑面积计算，为1元/m²（道桥及构筑物按工程造价的1‰），且每项工程不少于10000元；安装工程2万m2以上的每项不少于10000元，2万m2以下的每项不少于8000元。竣工资料要求在竣工验收证明书（或单位工程施工质量验收记录）盖章后三个月内未按规定整理完善、装订成册、符合归档要求的完工工程资料的扣除保证金，六个月内仍未归档的加倍罚款，并将再次限期交付，在限期内仍未交付再次加倍罚款，直至交回为止。此项罚款应有不少于50%落实到项目经理、技术负责人。同时对竣工后六个月内未交回的，对项目经理、技术负责人另处以1000-3000元罚款。对不按要求整理归档的资料，公司安排人员参与整理的，按扣除资金的50%奖励相关参与人员。
（2）资料必须与工程同步、及时、真实、准确，公司在每月的考核检查中发现资料与工程不同步，第一次扣除项目部的考核分值，在第二次检查中发现同样问题，将对其项目经理及技术负责人处罚1000元～3000元，对资料员处罚500元～1000元，对其余责任人处罚500元～1000元，并在公司内进行通报批评。
（3）对于整理齐全、归档及时的资料，按年度《科技工作计划》中规定进行奖励。
本办法由公司技术质量部负责解释和修订，自发布之日起生效。

资料保证金收取表
项目部

办理人

办理日期

工程名称

建筑面积（m2）

要求资料归档日期

工程造价（万）

收取金额
万仟佰十元角分￥
技术质量部

分管领导

财务管理部

本表一式三份，项目部、技术质量部、财务管理部各一份。
备注：依据公司管理办法《工程资料整理及归档管理办法》收取。

资料保证金收取表
项目部

办理人

办理日期

工程名称

建筑面积（m2）

要求资料归档日期

工程造价（万）

收取金额
万仟佰十元角分￥
技术质量部

分管领导

财务管理部

本表一式三份，项目部、技术质量部、财务管理部各一份。
备注：依据公司管理办法《工程资料整理及归档管理办法》收取。
资料保证金返还表
项目部

办理人

办理日期

工程名称

建筑面积（m2）

要求资料归档日期

工程造价（万）

实际归档日期

收取金额
万仟佰十元角分￥
技术质量部

分管领导

财务管理 部

本表一式三份，项目部、技术质量部、财务管理部各一份。
备注：依据公司管理办法《工程资料整理及归档管理办法》返还。

资料保证金返还表
分公司

办理人

办理日期

工程名称

建筑面积（m2）

要求资料归档日期

工程造价（万）

实际归档日期

收取金额
万仟佰十元角分￥
技术质量部

分管领导

财务管理部

本表一式三份，项目部、技术质量部、财务管理部各一份。
备注：依据公司管理办法《工程资料整理及归档管理办法》返还。