物质采购管理制度-(4).doc

13 物资采购管理制度

为加强和促进物资采购、领用管理工作，进一步规范公司物资采购行为，降低公司运行管理成本，提高采购使用效率，更好地满足企业发展需要，结合公司实际，特制定本制度。
1．适用范围
本制度适用于公司工程物资、生产物资、办公用品和劳保用品的统一采购。
2．采购职能部门及职责
2.1公司物资采购的职能部门为设备部和企管部。设备部负责工程物资采购管理，企管部负责生产物资、办公用品和劳保用品采购管理。
2.2综合部下设仓库，负责对采购进公司的各类物资进行验收、入库、保管及办理领用。
3．采购原则及目标
3.1物资采购的原则：程序规范，产品适用，价格合理，质量保证。
3.2物资采购的目标：订购准确，供应及时，帐物清楚，周转有方。
4．采购要求
4.1充分了解所购物资的品种、规格、质量技术要求及其他特别要求，同规格产品的供应商至少货比三家。
4.2总价在1万元以上的，要与供货方签订供货合同或协议，并需详细注明供货品种、规格、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等。
5．采购权限确定
采购权限根据一次性采购金额的大小进行划分，具体如下：
5.1一次性采购金额在10万元以上的物资采购
5.1.1政府采购。一次性采购金额在10万元以上的物资采购，原则上必须进政府招投标中心进行招标采购，具体要求按照政府采购招投标管理办法执行。
51.2公司自行组织采购。对符合下列情形之一，并经向县水务集团申请同意后，公司可自行组织采购：
5.1.2.1工程设备材料中水务行业的专用设备，潜在投标单位少、质量参差不齐的工程设备招标。
5.1.2.2具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。
5.1.2.3 采用公开招标所需时间不能满足供货时间要求的。
5.1.3公司自行组织采购的方式可采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购，定向采购等方式进行，原则上以邀请招标为主。
5.2对一次性采购金额在10万元以下的物资采购，由公司自行组织采购，采购方式可采用邀请招标、询价采购、定向采购、协议采购、谈判采购等方式进行。
6．采购方式及办法
公司物资采购实行集中与分散相结合，采购主要采用以下方式：
6.1公开招标采购按照政府采购招投标管理办法执行。
6.2邀请招标采购
6.2.1指以投标邀请书的方式邀请3家及以上特定供应商投标的采购形式。邀请招标采购的物资由相关职能部门具体负责招标工作，拟定物资邀请招标的实施办法，并经领导审批，报集团工程技术部审查同意后组织实施。并成立由申购部门和分管领导、总支纪检委员、财务处及相关部门人员组成的招标小组，同时邀请集团纪委和集团工程技术部参与监督，最后进行择优选择供货单位，并做好资料的存档和备案工作。
6.2.2采购物资总价在5万以上，10万以下的也要采用邀请招标采购方式进行。
6.3 询价采购
6.3.1 规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的同类物资，采购额在10000元以上5万元以下的采用询价采购。
6.3.2 询价采购的物资，询价人员应对三家以上（生产）供货商开展询价，通过对供应商的产品性能、报价、信誉等进行比较确认后制订物资采购方案，经总经理批准后实施采购。
6.4定向采购
6.4.1 对一般常用物资尽可能实行“集中统一”或相对“集中定点”采购，以获得批量折扣，降低成本；对小额零星物品（总价在10000元以下）或单一物资来源的采用定向采购方式。
6.4.2 定向采购的物资，主要通过采购人员单一询价后，提出物资的当前价格及相关信息，经总经理批准后组织采购（流量计、采样仪、远传自动化设备可采用定点直接采购）。
6.5协议采购
对部分办公设备、低值易耗品（电脑、打印机、空调、复印机）有政府协议采购商的则按规定进行协议采购。
6.6 谈判采购
不适用询价比价采购或招标采购的其它情况，可采用谈判采购，谈判采购以谈判小组与指定供应商进行商务技术谈判形式来确定采购事项，谈判小组由申购部门、采购职能部门、分管领导、总支纪检委员、财务处、集团纪委和集团工程部相关人员组成。
6.6.1竞争性谈判
指直接邀请2家及以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式，符
合下列情形之一的物资，可采用竞争性谈判方式采购：
a) 招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成
立的；
b) 技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
c) 采用招标所需时间不能满足采购单位紧急需要的；
d）不能事先计算出价格总额的。
6.6.2单一来源谈判采购
指向特定供应商直接购买的采购方式。符合下列情形之一的货物，
可采用单一来源方式采购：
a) 只能从唯一供应商处采购的；
b) 发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；
c) 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从
原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额的百分之十；
6.7特殊情况下的物资采购经公司办公会议讨论通过，报集团公
司同意后实施采购。
7．采购程序
7.1公司物资采购实行审批制，严格按请购、审批、采购、验收、入库、付款等规定程序办理。
7.2 请购审批
7.2.1工程设备及材料批量招标采购由设备部编制采购方案，经领导审批，报集团工程技术部审查同意后及时组织实施。
7.2.2日常需用物资实行计划采购，由请购部门根据实际需要于每月20日前填写公司物资采购申请表（详见附表一），逾期顺延至下月采购计划，申请表中须详细注明需采购物资规格、数量、估价、生产厂家等信息，经部门审核后报相应的职能部门。
7.2.2设备部和企管部对上报的申请表进行汇总，结合库存情况编制月度采购计划及预算，经公司办公会议讨论研究审批同意后方可实施采购。
7.2.3 对临时急需物资，请购部门须填报临时请购单（详见附表二），并在备注栏上注明用途及紧急性，经综合部仓库库存核对后再报批，生产用物资单件在1000元以下的由部门负责人把关，单件在1000元以上1万元以下的由公司总经理审批后才能采购，单件在1万元以上的报公司办公会议审批，单件在10万元以上的报县集团公司审批，无特殊情况原则上不采用临时采购形式。
7.2.4上述各类物资材料不得混合申购，须分类填写申购单，并注明类别。
7.3 采购时间规定
7.3.1 政府采购的物资按规定时间完成。
7.3.2 公司组织的邀请招标采购，在批准采购日起10个工作日内完成供货合同签订，并按合同规定的时间供货。
7.3.3 询价采购的物资，在批准采购日起5个工作日内完成（无现货和需特殊制作要求的物资，完成时间另行约定）。
7.3.4 直接购买的物资，在批准采购日起2个工作日内完成（无现货和需特殊制作要求的物资，完成时间另行约定）。
7.3.5 应急物资由公司相应的职能部门提出采购方案，经总经理批准后可采取询价采购或直接采购。
7.4 总价在1万元以上的采购，须与供货商签订供货合同或协议，合同或协议应符合经济合同的要求，按合同审批程序办理。合同内容至少包括物资名称、规格型号、数量、价格、质量要求、付款方式、交货日期及地点等。
7.5 采购人员须按合同规定交货日期或双方约定交货期限做好催货联系工作，确保所购物资能及时到位。
7.6 产生合同纠纷或变更时，相应的职能部门应及时向公司总经理汇报处理。
8．验收入库
8.1所有采购物资均需经验收合格后方可办理入库手续。
8.2公司仓库负责对进公司物资进行验收，对技术性较强的物资必须由专业人员协同验收，物资经验收合格后，由仓库保管员办理入库手续。
8.3生产物资（设施设备、工器具等）价值高于2000元/件，先由申报部门代表、仓库保管员、采购员及相关专业人员开箱验收，经共同签字验收通过后交财务办理固定资产验收入库手续。
8.4应急采购物资由申报部门经办人、采购员、仓库保管员验收后同时办理进出仓手续。
8.5 对于不进仓库、直接送达施工现场的物资须由该物资经办采购员、公司现场管理人员和施工单位技术人员、监理人员协同验收。凭验收单，办理发票入账手续。
8.6验收内容包括包装是否完整，外观是否良好，物资名称、规格型号、生产厂家、数量等是否与送货单相符，产品合格证、说明书、质保书等随机资料是否齐全等，必要时要进行拍照、摄像等留底工作。
8.7 如发现货物品种、数量或规格与送货单不符，质量经检测与合同约定标准不符，采购人员应及时与供应商联系，并就退货、经济补偿和罚款事宜进行协商。
9. 付款
9.1设备部和企管部每月20日前编制物资采购付款计划报财务处，经办公会议通过后，采购人员凭入库单、发票、合同等相关资料按合同规定或双方约定的支付方式办理审批手续。货款的支付须严格按公司规定的付款审批程序办理。
9.2 未签订合同的物资采购付款原则上采取先入账后付款，特殊情况下需预付款的，由经办人填制转账或汇款申请单，物资采购部门负责人签字，财务处负责人审核，公司总经理审批后可先办理汇款手续。
10．其它
10.1采购人员对所采购的物品的质量负有全面责任，如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负相应经济责任。
10．2采购人员向供应商吃、拿、卡、要的，一经查实严肃处理。
10．3如果供货商供货不合格或供货不及时，采购员通知其进行整改，一年中出现多次质量变动或供货不及时则取消其合格供货商资格。
11．本制度由企管部负责解释。
12．本制度自下发之日起施行。

附表一：
绍兴县江滨水处理有限公司物资采购申请表
申购部门： 日期： 年 月 日
序号
物资名称
规格型号
单位
申请数
单价估计
金额估计
用途
需用日期
备注

小计

说明：申购部门根据实际需要于每月20日前填写此表，经部门审核后报相应的职能部门。

附表二：
绍兴县江滨水处理有限公司
临时请购单
请购部门： 日期： 年 月 日
序号
名称
规格
型号
数量
单价
估计
金额
估计
用途
备注

小计

填表人： 部门审核：
总经理审批： 董事长审批：
5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804