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合同管理技巧

在企业经营管理活动中，合同已经成为各种商业交易中常用的法律文书，合同纠纷屡见不鲜。合同纠纷包括在合同订立、履行等过程中发生的各种争议。合同订立是当事人使用特定方法将彼此之间的权利义务关系固定于一定形式之中的过程。合同订立遵循意思自治的原则，即当事人通过平等协商，自愿订立。合同一旦生效，对合同当事人具有约束力，必须严格遵守合同条款，否则就可能要承担违约责任。一个完整的合同包括：找到正确的对象、适当的表现形式、明确具体的行为及正确的执行。
一、 找到正确的交易对象
企业慎重选择交易对象，是规避经营风险的主要手段之一。主要注意交易对象的主体资格及授权状况、交易对象的资信审查及交易方式的选择。
第一，对于交易对象的资格的审查。具体来说，交易对象是公司的，应注意核实营业执照本年度是否进行工商年检；公司名称是否与合同上所列的名称一致；合同约定的事项是否超出营业执照规定的经营范围；相对方的注册资本能否与承接的业务相匹配；相对方是否有生产相关产品的资质证书，是否具备相关的生产或经营等方面的手续；法定代表人的姓名；公司成立的时间；公司的地址。交易对象若是个人（包括自然人、个体工商户、个体独资企业）的，需要注意核实身份证件、工作证明情况；核实营业执照、组织机构代码证以及业务所需要的特许文件等事项。
如果交易方委托他人办理的，还应当注意审查授权委托书，核实代理人的身份证明，并注意授权权限、授权事项及授权日期，必要的应当与对方联系核实真实情况。
第二，对于交易对象的资信审查。一般来说，交易对象是诚信合法经营及履行能力、信誉方面都较强的，经营风险相对要小些。具体说来，应注意全面考察相对人的成立时间、经营状况、资产状况、信誉状况对合同履行的影响，可通过与对方合作过的单位或个人进行调查了解或者要求相对方提供与第三人签订的合同原件。
第三，对于交易方式的选择。
选择恰当的交易方式，一方面有利于经营目标的快速实现，一方面有利于防范交易方违约赔偿不能的风险。对于交易对象为自然人的，建议实行现金交易，除非交易对象愿意提供履行担保。对于交易的对象为个体工商户、个人独资企业的，如交易方对履约没有提供担保，建议实行现金交易；如果提供了担保，则在合同履行中要密切注意费用拖欠的情况，及时采取措施。对于交易对象为公司的，可以根据该公司的履约情况来选择确定相对较佳的交易方式。
二、适当的表现形式。
口头形式和书面形式是订立合同最重要的两种形式。企业在日常经营活动中，多基于交易行为内容较为简单，周期较短而且能够及时履行，与交易方达成众多的口头协议。但是，由于口头协议中，交易双方关于合同内容的意思表示仅仅是停留于口头，一般情况下，没有其他关于合同权利义务的证据，加之口头订立的合同内容较为简单，对于合同履行中出现的情况可能没有约定或约定不明。一旦交易双方发生纠纷，可能会面临约定情况不清、没有依据凭证等问题，主张权利的一方在诉讼中可能面临很大的举证困难，甚至承担不利的法律后果。因此建议企业日常经营活动中，尽量选择书面形式订立合同。双方达成口头协议的，事后也应立即将口头协议以书面记载的形式固定，并让交易对方盖章签字确认。
合同订立书面形式的，首先，对于由多页纸张组成的，应加盖骑缝章，防止文件被恶意调换。其次，在交易中经常使用的提货单、出库单、货运单、收据等运输、交接凭证，应有相关单位、负责人的盖章签字。再次，法人的意思表示最有效的凭证是盖章，应注意审查加盖的公章或合同专用章上的单位名称与营业执照上的单位名称是否完全相同。最后，应注意对合同原件的妥善保管，建立有效的存档提取、复印、查询、摘抄的合同文件管理制度。
三、明确具体的行为。
合同中一般包括的条款有：当事人的名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决办法，这些内容基本构建起交易双方之间的合同权利义务关系。
第一，对于交易的标的物，应注意该标的物首先应明确具体并且是法律规定可以流通的，或虽是限制流通物但办理了相关手续的；其次交易方应当具有对标的物的处分权，并且应当注意留存有权处分标的物的相关证据；再次标的物的数量、质量、价款及履行期限、履行地点、方式和履行费用应在合同中明确约定。
第二，对于违约事项及责任的承担，可以在合同中约定如果交易方违反合同约定的义务，承担继续履行、采取补救措施、赔偿损失等违约责任。如果合同中约定定金条款的，应注意定金书写必须规范；定金的金额不得超过合同金额的20%，超过部分是得不到法律支持的；定金还应当具有实际给付的行为。对于损害赔偿的费用，建议明确列明包括律师费、公证费及鉴定费，否则引起纠纷时，合同对这些费用没有约定的可能得不到法院支持。如果因交易方违约，一方依据合同约定单方解除合同的，行使解除权的权利时负有通知相对方的义务，合同自通知到达对方时解除。
第三，对于争议解决的方式，交易方可以选择协商、仲裁、诉讼等方式解决。应当注意的是，选择仲裁机构必须明确具体；提起合同诉讼，原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、标的物所在地的法院都有管辖权，交易方可根据有利于起诉的原则在合同中约定管辖法院。
四、正确的执行。
合同履行是合同法律关系中的债务人履行其合同义务，债权人的债权因此得到实现的过程。合同经过订立而成立生效后，即进入履行阶段，通过履行贯彻交易双方约定的权利和义务，从而使合同目的得以实现。
企业在合同履行过程中，应当注意防范商业秘密被泄露的风险；交易方履行不能损失扩大的风险。
第一，企业在日常经营活动及员工管理中，应注意对可能涉及到的商业秘密，如图纸、技术方案等采取必要的保密措施，对涉及商业秘密的材料要在显著处进行标注，并对该材料的使用、复制、提取、归还等严格进行登记。
第二，企业应时刻监测交易对方的履约情况，当出现可能导致合同履行目的不能或难以实现的情形时，应及时采取有利措施，防止损失扩大。但应注意尽到通知交易方的义务，在交易方恢复履行能力后，企业也应继续履行合同。
第三，注意证据的保存，建立建立严格的资料使用审批、催还、归档制度。保存的证据包括但不限于以下4方面：
1、证明合同成立并生效的证据。如合同书及有关补充协议，以及当事人约定纳入合同内容的有关资料。
2、证明我方履行了合同义务的证据。如交付货物的收据、交款的发票或其他收款凭证、向对方发送的告知、通知、提出的异议等。
3、证明对方违约的证据。如产品验收不合格证明、催缴货款通知书等。
4、证明我方损失的证运输费用的支出。

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