协达流程型会议管理应用解决方案.doc

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协达流程型会议管理应用解决方案
一、概述
1、需求背景
随着Web2.0时代的到来，企事业单位、政府部门的会议召开已经突破了传统模式，跨部门、跨系统、跨地域的实时信息共享与交流已经成为会议管理的必然要求。流程型会议管理系统跟随计算机和网络迅速发展而产生，是实现分处在不同地域、不同部门、不同系统，有着不同日程安排的群体间的意见交流和信息共享的统一平台，是实现专业、完善、高效的会议管理的必然手段。

作为企事业单位、政府部门信息化的基础和核心，协同办公不仅能轻松处理办公事务，更能实现会议管理的全程计算机化管理。细致、完善的专业化会议管理，涉及会议管理的组织安排、会议通知、精神传达等，有关会务的全过程管理，及秘级、紧急程度、类型等所有管理内容。通过协同平台进行资源共享和文件归档管理，可免除人为的疏忽，且运算速度快、可靠性高。
2、市场定位
协达流程型会议管理，响应Web2.0时代会议管理的发展潮流，了解战略层面和业务运营层面的关键流程和运行特点，帮助企业建立会议管理的有效机制。通过判断会议关键流程管理结构和关键决策点，安排会议次序，协调解决重要决策点在时间上的重叠。

协达流程型会议管理，以会议管理中的日常工作事务为参照，以电子化手段对资料起草分发、通知下达反馈、食宿安排、签名报到、会议纪要、会议下达等会议相关工作事务，进行流程的梳理和优化，增加了会议安排的工作效率。
3、应用理念
协达流程型会议管理，基于标准的流程型协同软件理论模型，拥有最先进的技术架构、最完善的管理思想支撑、最强大的应用功能，以信息共享的方式和流程型管理模式，能实现从会议召集到会议组织安排、精神传达等有关会务的全过程管理。具有会议起草、审批、安排、纪要等应用功能，能有效实现会议相关事务管理的协同互动，将流程与知识管理紧密交融，成为事业单位、政府部门会议管理的得力助手。

二、功能
协达流程型会议管理可对会议要素（会议室、时间、地点、议题、主持人、参加人）、会议安排（会议室安排、会议资料准备、设备准备）、会议结果（会议纪要、会议审批）进行全面管理。实现从会议起草、会议流转、会议流程、纪要发布、到文件归档整个过程的管理，对协调会议安排，提高会议质量起到良好作用。
1、会议起草
通过系统可以辅助起草会议需要报审批的相关文件和议题，根据会议性质不同，协达会议管理平台提供了三种会议模板：
（1）默认模板，包括通用会议模板协同普通模板和系统默认模板。包括：标题、主题词、类型、密级、紧急程度、重要程度、起草人、起草部门、起草日期、会议梗概等要素，将会议的基本要素全部列出，方便发起人直接选择以及会议结束后的归档。
（2）单位普通模板，包括董事局会议模板、营销技术会议模板、通用会议模板，企业更具会议级别可自行选择，方便快捷。
（3）个人模板，用户个性化会议的创建，以及个人会议预约安排等。

2、会议流转：以签报的方式进行会议的流转管理，完善管理会议审批、安排、通知纪要、传达、梗概、归档等会议的全过程。
发起人发起会议后，通过系统会议文档将自动流转到相应部门及领导处，在会议流转中，系统会自动根据流转的形式，会议的秘级、重要程度统一归档，供所有与会人员根据权限进行查询浏览。在这个过程中，发起人以及有权限的领导可产看会议流转的状态、历史记录，也可以催办、取消流程，实现了流程型会议的全业务管理。

3、会议流程：与面向事务管理的ERP等软件不同，协达流程型会议管理除了通过表单的形式反应工作事物外，更注重对于会议流转过程的管理。可任意设定图示化会议流程，包括会议流转的路线、各节点的权限、事件出发的条件、会议流转状态等。设置便捷、界面友好、所见即所得。

□ 会议流程界面
3、会议预约：会议通过系统可以辅助起草会议需要报审批的相关文件和议题，登记所有会议场所资源。在预定会议室之前，可对现有会议室使用情况进行产看，各部门通过填写会议室使用申请单来预约会议室，并对于临时调整的会议室情况向有关人员发送通知。不仅如此会议管理功能，还提供会议室调度功能。
4、会议通知：当会议计划批复之后，进入会议通知的拟定、下发阶段，由会议召集人填写会议通知单，发给全部与会人员；当被通知对象接到通知后，填写会议报名表，准备会议相关事宜；在会议召集人这边将有所有回复的报名表自动汇总成一张总表，可以征对该表对会议与会人员在会议期间的活动进行统筹安排。

□ 会议通知界面

5、会议纪要：协达会议管理可以对会议形成的各种文件包括会议纪要、会议决议进行管理，会议结束后，由会议纪要整理人将整理好的会议纪要发送给会议召集人或主持人或相关负责领导进行签发。
6、会议传达：将会议签发后的会议纪要分发各与会单位或相关单位具体负责落实实施，对于需要进行的事项进入督查督办系统进行督促实施，并通过邮件、公告、即时通讯等方式把会议相关精神文件传达至相关人员。
7、会议归档：将会议纪要、会议的相关资料，根据会议标题、所属部门、秘级、紧急程度、重要程度、收文日期、成文日期内容进行归档管理，方便查阅和转知识管理。

□ 会议档案界面

（详细的办公自动化OA功能，见智慧门户Smarter Portal产品介绍）
三、应用
主要适用于企事业单位和政府社团的会议管理、、内部沟通交流、业务流程管理、办公自动化OA。
主要适用的行业包括：
行政事业：各级各类职能厅局，科学、技术、文化、教育、卫生、体育等事业单位
政府社团：省市县乡各级政府、各级党团组织、各级各类社团和行业协会
企业集团：跨行业的大型企业集团和综合性单位
能源：各类电力、供水、矿产、石油、采掘、冶炼等企业单位
制造：各类化工、机械、服装、医药、电子、五金等生产企业单位
商贸：各类批发、零售、贸易等商业企业单位
服务：金融、证券、电信、交通、各类事务所、酒店、咨询等企业单位
高科技：网络、计算机、电子商务、生命科学等企业单位

四、特点
1、 核心突出：基于标准的流程型协同软件理论模型，拥有核心的技术架构、先进的管理思想支撑、强大的应用功能；
2、 界面友好：矩阵式菜单排列方式，提供会议视图管理，界面友好、美观；
3、 适应广泛：丰富的个性化定义功能，支持语音、手机等提醒业务；
4、 自动流转：会议资料会形成知识自动流转至每位与会者，使会议信息及时传达、会议精神得到升华；
5、 稳定安全：采用稳定的J AVA语言开发，根据用户的使用级别进行权限控制、数据库备份与恢复，保证数据的万无一失。
五、版本

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