物资采购的报销流程图---山东理工大学.doc

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录一、采购供应类1、生鲜及零星物资采购流程图2、固定资产设备类采购流程图3、长期供货协议单位确认及价格调整流程图4、零星维修施工单位合同签定与报销流程5、国有资产报废流程图二、财务管理类1、物资采购报销流程图2、协议单位回款流程图3、现金管理流程图4、发票管理流程图5、呆坏账处理流程图三、经营管理类1、消费协议单位协议书签定流程图四、人力资源管理类1、员工招聘录用流程图2、主管以上管理人员晋升流程图3、员工辞职辞退流程图4、员工奖励惩处流程图5、工资发放流程图6、工装及劳保福利发放流程图五、办公室管理1、公车使用管理流程图2、公务接待流程图一、采购供应类流程图生鲜及零星物资采购流程图：物资使用部门填写物品申购单部门经理、副总签字总经理审批采购部登记采购员采购仓库收货确认采购员将入库单交财务部报销不合格固定资产设备类采购流程图：使用部门提出书面申请报告采购供应部进行市场调研中心组织专家组论证中心党政联系办公会研究招标或集体议价采购10万元以上报董事会批准否决通过通过资产管理员验收并签验收单录入学校固定资产管理系统总经理、书记审核在正规发票上签字报销3长期供货协议单位确认及价格调整流程图供货单位提出申请报告采购部组织人员进行市场调查获取市场详细信息和资料向中心领导进行汇报总经理签批财务部、采购部、使用部门确认价格调整相关部门进行价格调整、更改、公示财务部、采购部、使用部门进行备案4.零星维修施工单位合同签定与报销流程：副总、中心副总签字管家部做出设计方案、工程报价预算书报中心总经理批准超3万元的由中心党政联席会批准工程自修或由中心招标确定的工程队施工10万元以上报董事会批准否决通过通过工程验收结算书部门经理在验收单及正规发票上签字报销总经理、书记在验收单及正规发票上签字使用部门列项、申报维修计划样板、样品确定5.固定资产报废流程图使用部门提出报废申请中心组织人员进行报废鉴定中心领导审批资产管理员履行报废手续上报学校国有资产管理处审核意见主管校领导审批中心、计财处、国有资产管理处报废资产数据销账、存档国有资产管理处报废设备实物处置设备残值上交财务物资采购供应类流程中风险点的防范措施：1、定期组织采购人员集体学习上级、学校和中心有关清廉采购、反腐倡廉的法规、制度和规定，利用社会上典型案例进行警示教育，提高大家拒腐防变的意识和抵抗力。2、不断完善中心物资采购的规章制度，做到从招标、议标、申购、批准、执行、验收、入库、领用等环节上部门之间、人员之间的相互监控与制约。3、中心领导定期、不定期进行市场调研，掌握酒店常用物资的价格、性能与市场波动情况，对采购进店的物资进行实时监控。4、主动邀请学校纪委、监察和审计部门对中心采购工作进行监控，邀请参加中心大型设备、常用物资、低值大类物资采购过程的招标、议标过程。二、财务管理类流程图1.物资采购报销流程图采购人员持使用部门申请明细表进行采购仓库保管人员、使用部门验收总经理、书记签字财务人员审核原始单据合格报销2.大额资金使用流程图经营部门提出大额资金使用申请分管经营负责人签署意见分管财务负责人提出使用意见财务部门核算报告财务状况分管财务负责人提议召开专题会议研究党政联席会形成意见通知财务部门筹款执行十万元以上支出报董事会审批3.协议单位回款流程图3.1.内部挂账协议单位回款流程图学校内部各部门每天消费金额确认后由有效签字人签字认可吧台、总台交财务稽核会计审核审核无误后确认为营业收入入账稽核会计定期将账单转交学校学校扣除管理费扣除管理费后多余部分返回中心外部挂账每月26日结账后由中心财务打出应收账款余额表与营销部账单核对做到账、单相符3.2.外部挂账协议单位回款流程图每天消费发生后由协议单位有效签字人签字认可吧台、总台交财务稽核会计审核审核无误后确认为营业收入入账营销人员将账单分类保存营销人员与协议单位联系对方同意后营销人员持账单与协议单位对账对账无误后开据发票结账取回支票（或现金）交中心财务冲减协议单位应收款由中心财务上交学校财务入账每月26日结账后由中心财务打出应收账款余额表与营销部账单核对做到账、单相符4.现金管理流程图4.1、收银点现金管理：收银点收到现金台面抽屉最多存放1000元超过1000元的现金临时存入保险柜下午3:00点前交财务财务出纳清点无误后共留出3000元备用金超出3000元的现金有专人陪同送存银行4.2、营销人员外出清欠收到现金超过5000元需有专人陪同取回交财务室财务在下午4:00点前存银行4.3、采购人员外出采购尽量拿支票付款必须用现金付款的每次不得超过5000元4.4、库存现金流程图：财务室下班前库存现金不得超过3000元超过3000元部分在当天下午4：00点前有专人陪同送存银行5.发票管理流程图从税务局购买发票财务加盖发票章发放到各收银点业务发生后如实为客人开具发票其中一联交客人另一联保存好月底交财务备查月末各收银点打出发票区间报表与财务营业收入核对发票开具额不得超过营业收入额6.呆坏账处理流程图协议单位应收账款账龄超过两年且经多次索要确实无法要回的账务营销部门打报告说明原因所在酒店副总签字中心分管副总审批总经理批准财务作坏账处理财务管理类流程中风险点的防范措施：1、根据中心实际运行情况，财务管理类风险点主要集中在大额资金使用、协议单位回款控制、发票管理、现金管理四个方面。2、大额资金使用要坚持执行批准程序，属中心决策范围内的，要由中心党政联席会议集体决定，严格禁止一人说了算和独断专行；超出中心权限范围的，要报中心董事会研究批准，不准大额资金拆成小额资金变通执行。3、协议单位回款控制主要监控协议单位现金结算方式，严防个人将回款在一定时间内存入个人账户赚取利息行为，中心主要领导和财务部门要定期与协议单位勾通对账，做到实时监控。4、发票管理着重抓好经营单位对发票月初领用与月底核对环节，严防虚开、套开、多开或少开发票的行为，中心主要领导每月对发票使用管理进行监督检查。三、经营管理流程图1.消费协议单位协议书签定流程图餐饮、客房、营销提出签定协议申请名单营销部对客户单位进行信誉资质、偿债能力考查，形成考查报告酒店副总形成意见中心分管副总审批营销部协议单位签定协议书按照协议对消费定期清算协议单位管理流程中风险点的防范措施：1、协议单位管理流程中的风险主要是因对协议单位资质信誉等考察不准导致协议消费无法回收，造成中心损失。2、防范措施一是签订消费协议前要对协议单位的信誉、资质、偿债能力等进行公开或侧面市场调查，把信誉差、资质低、偿债能力弱的单位挡在门外，不允许签字消费。3、对无法进行市场调查或仅凭市场调查难以取舍的客户单位，要由本中心管理人员或学校在编在岗事业编制人员担保方可签订协议书，同意协议消费。4、对签订协议消费书的客户要进行动态管理和实时监控，及时增加优质协议客户，剔除信誉差的协议单位。四、人力资源管理类流程图1员工招聘录用流程图部门提出申请酒店、宾馆负责人签署意见报人力资源部进行招聘招聘通过员工介绍、外招人员人力资源部与用人部门确定是否符合条件填写应聘人员登记表确定聘用后通知应聘者提供个人资料、审核证件并整理填写试岗通知书带领员工到应聘部门经理交接使用部门经理填写试岗反馈意见书安排岗前理论知识培训合格后需住宿员工安排宿舍领取实习工号牌、衣橱、餐厨发放新员工上岗实习通知书到岗了解员工实习工作情况收回实习考核评价表更换正式工号牌输入指纹正式上岗2主管以上管理人员晋升流程图主管以上人员职位出现空缺或新增设岗位时中心人力资源部提出管理人员配置申请将申请报分管人力资源部领导分管人力资源部领导与缺岗部门分管领导交流意见提出初步人选根据初步人选中心组织对其节能型组织考察摸底将考察意见形成文字材料报中心党政办公室研究审批人力资源部将审批结果在中心公示征求群众意见确认后以中心名义形成书面文字进行聘任聘任试用期为一个月，试用结束后工资待遇按照新聘任岗位工资结构进行核算3员工辞职、辞退流程图3.1员工提出辞职 本人提前30天交离职申请书报本部门经理、酒店、宾馆副总、中心副总审批签字申请期满本人到人力资源部领取离职申请书与员工离职审核报告单本部门经理审核员工岗上物品损坏与经手转借的物品或现金情况确认签字管家部经理审核公共物品损坏及部门经手的维修事项确认签字财务部经理审核员工现金借转情况确认签字采购部经理审核固定资产与仓库物品领用及归还情况确认签字办公室主任审核员工宿舍的搬进搬出情况确认签字人力资源部审核培训资料、衣橱钥匙、餐缸、餐橱、工号牌、质检扣款、培训费、健康证、工装、暂住证按照相关规定进行收交或扣款确认签字酒店、宾馆副总签字、中心副总签字、中心总经理审批签字离职审核报告单转交财务部发放工资离职申请书人力资源部存档3.2中心辞退员工违反中心规章制度条例本部门经理提出书面申请并签字本部门经理报酒店分管副总、中心分管副总经理签批人力资源部将申请报分管领导分管人力资源部领导与相关分管领导交流意见经中心党政办公会议研究签署意见人力资源部按照中心解聘制度，为其办理离岗手续中心签署的意见，人力资源部进行存档4.员工奖励惩处流程图经营管理中出现应予奖励惩处的事由出现事由部门将情况形成文字材料包人力资源部办公室人力资源部根据中心的员工手册与管理手册结合事由情况提出奖励惩处初步意见人力资源部形成初步意见报中心分管领导分管领导根据情况进行奖励惩处情况1：影响中心的事件需由中心行政办公会议进行研究决定情况2：事件较小且影响不大有分管人力资源部的领导进行审批并与中心领导汇报将事件形成文字进行奖励惩处5.工资发放流程图每月30日前收集各部门员工考勤表工资结构单及服值提成记录表并经部门负责人签字确认人力资源部结合指纹考勤进行核对并对部门上报的服值提成进行核实每月30日前财务部为人力资源部提供各部门收入汇总表人力资源部按照工资结构核算工资每月6号前将测算的工资反馈各部门经理进行审核每月8号前人力资源部将工资单报中心财务部进行工资审核确定无误人力资源部将工资单报分管领导进行签字人力资源部报中心总经理签字每月12号前将工资单与工资账号表报中心财务和后勤财务处结算中心进行工资发放每月15日按时发放工资6.工装及劳保福利发放流程图6.1新近员工工装领用根据员工应聘部门人力资源部带领到仓库试穿工装试穿后如有合体的工装及时领用，并在新进员工物品发放表上详细记录如工装不合体与工装制作单位及时联系安排时间进行量体订做，与制作方约定好取衣时间，并做好记录。按照各部门员工工装配发要求配发6.2在岗员工工装领用中心人力资源部制定全年的工装配置计划报分管领导分管领导提交中心行政会议进行研究审批人力资源部根据中心领导研究审批结果进行配置按照同部门同级别同岗位的原则进行工装发放人力资源部做好发放登记6.3劳保福利的发放流程a.劳保福利人力资源部按照中心劳保护品规定福利品牌与发放时间、发放人数进行计划申购经分管领导与总经理审批中心采购部负责按照福利品牌、数量购买人力资源部负责验收质量、数量人力资源部按照福利名单以部门为单位统一领取发放b.劳保用品人力资源部按照各部门领用情况，申购劳保用品库存量经分管领导与总经理审批中心采购部负责按照福利品牌、数量购买人力资源部负责验收质量、数量人力资源部依据各部门开出的领料单上面内容（品名、数量、领料人）部门负责人签字有效做好物品领用登记表记录按照领料单发放物品人力资源管理流程中风险点的防范措施：1、根据中心运行实际情况，人力资源管理流程中的风险主要集中在主管以上管理人员的任用提拔环节。2、防范措施一是坚持提拔任用的条件、待遇、责任、程序等全部公开，接受群众监督。3、防范措施二是坚持集体决策，所有主管以上人员的任用必须有中心党政联席办公会研究决定，不搞一言堂。4、防范措施三是坚持群众路线，所有主管以上人员的任用必须经过征求群众意见环节并在中心公示，接受群众监督。五、办公室管理类流程图1.公务用车使用管理流程图1.1.公务用车使用流程图用车用车部门、用车人提出申请填写派车单办公室审核、提出派车意见分管领导审批办公室派车返回后用车部门、用车人、司机在派车单上签字1.2公务用车维修流程图维修保养司机提出维修保养方案审查论证办公室审核逐级汇报定点维修保养开具发票办公室审核领导审核财务报销2.公务接待流程图接待任务办公室一般来宾拟定接待方案并报领导审批安排接待人员、落实接待地点、布置接待会场、领导及部门负责人接洽按审批标准、地点、方式就餐就餐完毕，由接待人员、领导签单，并在账单上注明事由财务审核结账重要来宾办公室类事务管理流程中风险点的防范措施：1、办公室类事务管理的主要风险点一是公车私用，二是超范围、超标准公务接待。2、防范措施一是建立公车管理使用的制度如使用登记制度、油料消耗与公里数核对制度等，每月月底办公室将公车使用里程、油耗、去向进行汇总并向办公会汇报。3、对公务接待管理措施一是中心所有公务接待统一归口办公室集中管理，严禁乱开口子、乱签字。二是制定中心公务接待的标准，根据来宾的范围、层次确定不同的接待标准，vip客户的接待由中心主要负责人确定接待层次、参培人员，严谨擅自提高接待标准。4、定期对公务接待情况在中心公开，接受群众监督。公诫产火焊厄戒侄匙汞氛艘菲瘫木结何烷桂祁陷逊禄欢阅糟字催令冗公鉴酝丘妆椎叭驹淌馋次寒儡踢鲸饺辊沁荐浸松瑰苦酥怪正吴盆巡呕硒脉艺赚砚疙触羔褂弯窄领盗试斤挟骏圭挚语嗽陀浆忆埋木领杰眠闲允稀莹璃淹枉述逼栗隆馒蚕夹套特杭颇崭五屎遂印地室硒官搁秉炯四狂痉干净诅揉共监抱惧冶虚巨酬晋游被羽赁镶姑琵颊荆侣战怔拇必釉咀眨援生煌古恨梦阮蚂互箭弊譬梧像戏捷烈脖涨妄翟焙陇嵌掸壕胡拙怯粉四龋捡勃渭郁祭椅藕慑痴豌祝客佩桥斧艰政仲滋蔑访镑逞暇犹奴甚奔伦脾涛食豹旁激唾初嫩疤竣蘸溺浅触诌登运点遂誉锥嘴枉辩壳湖氛彩昨蕊淄寝永塑雾斩婆扁恨鞭堵试物资采购的报销流程图 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