出差与差旅费管理.doc

出差与差旅费管理
第一节 总则
第一条 为规范公司员工的出差管理，提高出差工作的有效性，明确差旅费用报销审核流程，简化报销流程，特制订本制度。
第二条 本制度适用公司本部及驻外机构的所有岗位员工。
第三条 专门项目长期驻外开发人员按照《员工驻外工作补助通告》执行。
第二节 一般性规定
第四条 员工出差应注重工作效率，确保工作有效，在满足“便利、舒适、安全、卫生”的出差工作环境前提下，尽可能的节约差旅费用。
第五条 员工出差期间应注重个人形象与礼仪，遵纪守法，维护公司利益。
第六条 员工出差期间支出的各项差旅费用必须符合工作事实、取得合法票据，按照本制度规定报销，严禁虚构工作内容虚开费用发票骗取报销。
第七条 公司不鼓励员工自驾车（含公车、私车）出差，如因工作需要自驾车，应提前得到公司总经理批准方可。
第八条 员工出差期间应当遵守国家法律和公司的各项规章制度，确保出差期间的人身及财产安全。
n 员工出差应乘坐正规的、具备国家许可运营资质的客运公司提供的交通工具；住宿正规的、具备国家许可运营资质宾馆酒店，严禁乘坐“黑车”，住宿“黑店”。
n 出差期间如遇危及自身生命及财产安全的行为，应及时向当地公安机关报案，并及时通知本部门主管或公司人事行政部。
n 出差期间妥善保管随身财物，如因个人原因导致公司财产损失的，直接损失（如公司配备的电脑、手机等物品遗失），应按实际损失赔偿。
第九条 员工出差期间，无义务为同事购买私人物品或捎带私人物品至某处，公司员工不应当委托出差期间的员工办理个人事务（指购买当地特产或者物品，委托携带物品至某处等等）。
第三节 出差计划、总结及出差申请
第十条 除公司安排员工出差的情形外，公司的员工出差分为计划性出差与临时性出差。
第十一条 员工计划性出差，需要填写《出差与工作计划申请表》（样本见本制度附件1），制定详细的出差计划，经逐级审批后，方可出差。
n 出差计划应当包含，出差工作的目的、主要的工作目标、预计工作成果、差旅费预算等内容
n 凡计划性出差，员工差旅费用借款凭《出差与工作计划申请表》至财务领取或者由财务转账至本人银行卡上。
n 借款总额估算方法：借款总额=（往返长途交通费用+目的地市内交通费用+住宿费用+目的地餐饮费用）
第十二条 员工临时性出差，如员工因紧急情形出差，可电话申请出差，经同意后至财务处领取差旅费用借款。
第十三条 员工出差申请以邮件的形式逐级审批，最终审批权为公司总经理。
第十四条 员工出差结束返回工作地后，必须对出差的工作进行全面总结，以出差报告（见附件2）的形式发给上级主管，并抄送给公司总经理。报告逐一对照出差计划和目标，分析工作结果，工作中存在的问题及下一步改进措施。
第十五条 潍坊本地化业务外出拜访客户，无需制定出差计划，但需报总经办备案（至出纳处填写外出备案表）。
第四节 出差准备与出差期间
第十六条 员工出差前应做好出差准备，如出差所需文件资料、工具、证件。
第十七条 员工出差到达目的地后，应向上级主管或相关人员告知住宿房间电话，并保证出差期间移动电话处于可接通状态。
第十八条 员工出差期间，每天仍然要做好工作记录，并及时发日报给上级主管，必要时需要及时与上级主管进行电话沟通。
第五节 差旅期间的交通工具
第十九条 交通工具，员工出差乘坐的交通工具分为长途交通工具与市内交通工具、自驾车
n 长途交通工具包含火车、汽车、飞机、轮船
n 市内交通工具是指公交车、出租车
n 潍坊本地化业务自驾车
第二十条 长途交通工具乘坐标准
n 员工出差乘坐长途交通工具，通常选择火车硬座或硬卧、长途汽车、轮船3等舱。乘坐火车连续乘车时间超过9小时，或者夜间乘车连续超过6小时，可以购买硬卧车票。符合规定而未购买硬卧车票的，按照实际的硬卧车票与硬座车票差价60%给予补贴。

n 以下情形员工可以申请乘坐飞机，申请乘坐飞机，出差人须邮件提出申请，并经公司总经理批准，方可乘坐，如情况紧急，可电话申请，事后再发起邮件申请。总经理审批结果转发公司财务人员，财务人员以此作为凭据审核报销。
1) 路途特别遥远，乘坐火车需要40小时以上
2) 临时发生紧急任务，需要及时到达的情形
3) 飞机优惠折扣，折扣后的机票价格（含燃油费、机场大巴费用）不超过火车硬卧的30%
4) 法定节假日等旅游旺季期间公务处理，火车、汽车等车票紧张
n 员工出差原则上不可购买软卧、软座、高铁，特殊情形下，确实需要购买软卧、软座及高铁的，需提前申请，申请流程与申请乘坐飞机相同。
第二十一条 市内交通
n 员工出差，从潍坊出发，8:00-18:00期间，须乘坐公交车，其他时间段或者情况紧急，可乘坐出租车。
n 员工出差至目的地，市内交通乘坐公交车的，给予公交金额的单倍补助（单张票据超过3元的，按照3元计算），市内交通乘坐出租车的，可据实报销，但须记录往来明细。
第二十二条 潍坊本地化业务自驾车
n 外出拜访、交流，自驾车外出，则给予一定的油费补贴，按照车辆行驶的公里数，每公里给予1元补贴。自驾车的严禁饮酒驾驶，各类违章驾驶后果自负。
第六节 出差期间的住宿与餐饮
第二十三条 员工出差期间的餐饮，员工出差期间公司提供用餐补贴（含出差途中）.根据出差城市的差别分别执行以下标准：
1） 上海、北京、广州、深圳、杭州为A类城市，餐补标准为：（早10元，午及晚餐各20元）；
2） 其余城市定义为B类城市，标准为（早10元，午及晚餐各15元），员工出差途中的餐补标准执行B类城市标准。
出现下列情形则不再提供用餐补贴：
n 请客户吃饭，产生了招待费用，当餐补贴扣除
n 乘坐飞机，飞机提供免费餐饮，则扣除当餐补贴
第二十四条 员工出差期间的住宿，根据出差城市的差别分别执行以下标准：
1) 上海、北京、广州、深圳、杭州等A类城市，员工单人住宿标准以160元为基准线，凡实际住宿标准低于160元的，差额部分，公司补贴给出差人员；凡实际住宿标准超过160元的，报销时需说明理由；员工出差期间2人住宿双人标间的，住宿标准以190元为基准线，员工实际住宿标准低于190元的，给予差额补贴。
2) 其余城市定义为B类城市，员工单人住宿标准以130元为基准线，凡实际住宿标准低于130元的，差额部分，公司补贴给出差人员；凡实际住宿标准超过130元的，报销时需说明理由；员工出差期间2人住宿双人标间的，住宿标准以170元为基准线，员工实际住宿标准低于170元的，给予差额补贴。
第二十五条 员工出差，凡实际住宿标准低于70元的，不再执行补贴到130的政策。
第二十六条 由公司租赁房屋住宿，住宿补贴按照20元/天的标准（特殊项目长期驻外除外）。
第二十七条 潍坊本地化业务当天不能往返的，需要住宿的，经公司总经理批准后(可先口头请示，返回后以邮件形式补上申请手续)，按照B类住宿及餐饮标准执行。当天往返的，则不再执行餐饮补贴政策。

第七节 差旅费用的报销与审批
第二十八条 员工出差差旅报销的票据需要符合以下要求
n 票据必须是国家税务机关监制的正式发票或者行政事业单位开具的正式收据
n 票据日期须在出差起止日期内
第二十九条 员工出差返回工作地后一周内，填写《差旅费报销单》，办理报销审批手续。
第三十条 员工差旅报销审批流程
n 出差人填写《差旅费报销单》，并按要求黏贴票据，然后邮件形式发出差旅明细给财务人员（差旅明细模板见附件3）。
n 黏贴好的票据交财务人员审核，财务人员审核以下内容：
1) 票据真伪
2) 出差费用及补贴的合理性与总额的准确与否
3) 票据的黏贴是否符合要求
n 财务人员审核无误后，报请公司总经理审批，审批通过后，财务人员通知出差人领款。
第八节 附则
第三十一条 本制度由公司财务部负责解释
第三十二条 本制度自公司总经理批准发布之日起执行

附件1(出差与工作计划申请表)
出差与工作计划申请表
姓名

岗位

申请日期

出差工作目的

出差行程计划
出发日期
出发地
到达日期
目的地
接洽方
计划停留时间
备注

合计
天
出差工作计划
日期
工作内容
工作目标
备注

出差工作协作
协作事项要求
协作方

费用预算
长途交通费用
住宿费用
餐饮费用
市内交通费用
其他费用（说明）

合计

申请费用总额

附件2（出差工作报告）
出差工作报告
出差事由

出差人

所属部门

出差起止时间

出差预期目标
序号
预期目标
1

2

3

实际工作成果
序号
工作成果
1

2

3

未完成工作说明
序号
未完成情况说明
1

2

3

个人总结

附件3（出差差旅费明细见excel表）差旅费用报销说明.xlsx
最新范本,供参考！