集美家居集团招商部规范化管理工作手册.doc

集美家居集团招商部规范化管理工作手册
1.0 招商办公室职责
1． 招商办公室是集美集团市场部负责招商的职能部门；在集团市场部领导下开展工作，负责厂商的准入和准出。
2． 招商工作要根据公司发展的总体目标，分析本市家具、建材行业的发展趋势，以及本公司参展厂商的流动现状，提出一定时期的招商目标、标准和要求。
3． 定向招商、定位招商，对确定的招商重点，要与相关领导及时沟通并报请集团市场部总经理批准。
4． 负责登记并整理有合作意向厂商的《招商登记表》，每月汇报并分析登记情况，报集团市场部总经理。
5． 确定应招商户的名单，对确定有意向的厂商，查验并了解厂商生产规模、公司制度、供应能力售后服务等，了解产品质量及特点，检验法定文本，以保证集美公司企业的整体形象。
6． 负责按照规定办理厂商进馆参展事项，计量参展面积，明确租金金额，签订参展协议，办理相关档案手续，向展厅下发《新上馆通知单》，整理并更新展厅商户资质文件，为新上馆厂商登记ERP系统。
7． 负责市场内各商户的摊位照办理；定期汇总上报上级单位。
8． 负责商场的展位变动图纸和展位测量，负责汇总统计每期的展位租赁和商户的变化情况，核对每届场租报表的面积数据。每月汇总摊位变动明细图，向市场部总经理及公司总裁汇报，并通报财务室和有关展厅经理室。
9． 负责参展厂商与财务室、售后办、企划部、网络部、宣传部等联系办理的撤馆手续等相关事宜；负责各大市场联盟商户情况的沟通。
10． 有计划地考察本市家具、建材市场情况，有重点地查验厂商资质和产品质量情况，将分析意见和建议向集团总裁等领导汇报。
11． 按照集团市场部的统一要求，完成、协助集团新市场的招商任务。
12． 按照上级和公司的统一要求，完成商户的档案登记和管理工作。
13． 组织业务人员认真学习质量管理体系文件，负责体系中相关条款要求的实施工作。
14． 参与质量环境管理体系评审活动，负责本部门纠正预防措施的实施。
2.0 招商办主任职责
1． 负责分析本市场家具建材行业的发展态势以及本公司展销厂商的流动现状，提出一定时期的招商目标、标准和具体要求。
2． 招商选定的厂商，事先要验明企业资质，了解品牌的质量以及行业的口碑，检验法定文本，以保证企业的整体形象。
3． 决定应招厂商的名单，应事先同市场部总经理和相关部门负责人协商一致，并报总经理审核批准。
4． 负责按规定办理厂商进馆参展事项，计量参展面积，明确租金金额，办理有关档案手续，与财务、售后办、企划部及展厅联系办理相关事宜。
5． 每月汇总摊位变动明细图表，向市场部总经理及集团总裁报告，并通报办公室和展厅经理办。
6． 有计划地考察本市家居建材市场及生产厂家，有重点地查验厂商资质和产品质量情况，将分析意见和建议向集团领导汇报。
7． 按照统一要求，协助完成参展厂商的登记工作。
8． 组织业务认真学习质量体系文件，负责体系中相关条款要求的实施工作。
9． 参与质量管理体系评审活动，负责本部门纠正预防措施的实施。
10． 按公司质量体系标准、体系文件要求规定执行。
11． 配合其他部门的工作，完成上级交办的各项任务。
3.0 招商办办事员职责
1． 负责准确接收、记录市场信息并及时进行汇报处理，按规定要求填制信息记录和需求登记，填制各类表单。
2． 负责发放招商函及相关资料，做好日常具体工作。
3． 负责信息资料的微机录入、备份和管理，确保微机内部文件资料、数据的真实可靠。
4． 负责商家登记、验厂验货、商家的审核及送交档案室存档，办理入住参展手续并与厂商签订《场地租赁协议》。
5． 准确测量展位面积，招商办工作人员与上馆商户负责人和展厅负责人一起进行展位的确定及面积核实情况，填写《测量面积情况备忘表》，并让商户负责人和展厅负责人同时签字确认。
6． 户外广告的监督和管理，对于户外收费的广告位，要做详细记录，包括发生的费用要以表格的形式定期报给财务部，即将到期的广告要及时与厂家沟通，是否续租下届广告，并与厂家签订户外广告协议。广告的租赁时间及位置要在公司ERP系统中详细标明。
7． 市场展位的调整，要及时将变动后的展位明细图报与财务部和市场总经理。
8． 装修围挡布的管理，严格规范市场装修环境，要求新装修厂商在装修期间，统一到招商办领取围挡布，并对围挡布布的使用情况，每月做详细记录报与财务办。
9． 按公司质量体系标准、体系文件要求规定开展工作。
10． 配合其他部门的工作，完成上级交办的各项任务。
4.0 招商办档案管理员职责
1． 商户登记。整理厂商登记信息，汇总到《招商登记统计总表》，负责商户档案的全面管理，建立商户档案目录。
2． 查验资质。拿到厂商资质时，要查看每份资质的有效期限、检验检测报告时间、年审情况，确保每份资质都在有效期内并加盖公章，对不合格资质或即将过期资质及时更换，并提前一个月通知商户资质的年检。定期向展厅经理报送资质备案记录，便于资质的完整，沟通及时。
3． 资质备案。档案资料要进行系统的分类、排列、编号、排列有序，以便于查找。按公司规定管理档案的收发、保管、借阅、作废等，对破损档案要及时修补，确保资料的完整。
4． 归档验厂记录。根据厂家地址有针对性的进行验厂监制，查看厂商生产规模、生产品牌、生产能力等，便于工作的查询。
5． 备案大厅每届货位平面图。每届展位发生变化时，都要记详细备案工作，并与展厅和上级领导确认。
6． 摊位照的办理。依据地区工商部门的要求，每月定期办理个体摊位照，要将所需要办理摊位照的手续收集，填写表格。
7． 按公司质量体系标准、体系文件要求规定开展工作。
8． 配合其他部门的工作，完成上级交办的各项任务。
5.0 新上厂商入驻手续管理
1． 发布招商函。根据领导指示，制定招商计划和品类范畴，由设计部门将设计样稿交由市场部领导审批后发布。
2． 商户登记。登记意向厂商，对其信息进行记录，包括品牌名称、产品品类、材质颜色、拟租面积、厂址、负责人姓名、联系方式、企业性质、经营方式等。
3． 资质备案。对准备上官的厂商留存各项资质。包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法人身份证、产品检验合格证、检验检测报告、商标注册证、产品代理及商标使用授权书、产品使用说明、针对特殊产品需要的国家强制认证书及展员委托书等一系列必不可少的资质证书。
4． 商户资料汇总、查验、审核。
①　 商户登记。整理厂商登记信息汇总到《招商登记统计总表》，负责商户档案的全面管理，建立商户档案目录。
②　 查验资质。拿到厂商资质时，要查看每份资质的有效期限、检验检测报告时间、年审情况，确保每份资质都在有效期内并加盖厂商公章，对不合格资质或即将过期资质及时通知商户更换，并提前一个月通知商户资质的年检。定期向各展厅经理报送资质备案记录，便于资质的完整，沟通及时。
③　 资质备案。档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架排列有序。按公司规定管理档案的收、发、保管、借阅、作废等，取放档案轻拿轻放，对破损档案要及时修补。做好档案的防火、防盗，确保资料完整无损；借阅后及时放回原处，要维护档案的完整与安全，方便提供利用。
④　 归档验厂记录。根据厂家地址有针对性的进行验厂监制，查看其生产规模、生产品牌、生产设备情况、工人数量、生产秩序等，并进行详细的验厂记录，以备查询。
⑤　 备案大厅每届货位平面图。由招商办专门人员进行展厅货位图的绘制和修改工作，确保与展厅实际情况相符合，交档案人员备案。
5． 验厂验资。根据厂家登记地址，到其工厂或库房进行验证，查看其生产规模、经营品牌、设备情况、人员配置、生产情况等。验厂规范包括：
①　 编写需要验厂的厂家名录。根据《招商登记表》中的记录信息，对厂商进行筛选，对拟上厂商或现有商户中有针对性的部分厂商，用特殊颜色标记出来，并逐一进行验厂。
②　 制定验厂计划。把需要验厂的厂商明细整理成册，根据厂址进行合理的顺序统筹安排，以节能降耗为准则，制定验厂顺序和计划，及时报于市场部相关领导。
③　 验厂车辆的申请。市场部领导审批验厂计划后，到本市场总经理处预定车辆，填写申请表。使用车辆期间，要按照相关交通规定确保文明安全行驶，并保持车身内外整洁，任务结束后及时归还车辆。
④　 验厂人员。验厂时要求招商办工作人员及厂商所在的展厅经理和售后人员最少两方同时参加，并规范填写验厂记录。
⑤　 验厂总结。由招商办负责根据市场招商要求协同展厅经理及售后人员对该厂商做出客观正确的评价总结，以确定其是否符合进场规定。
6． 确定上馆厂商。依据招商目标，在符合上馆条件的厂商中挑选并通知其办理上馆手续。
7． 确定展位。招商办工作人员与上馆商户负责人和展厅负责人一起进行展位的确定及面积核实情况，填写《测量面积情况备忘表》，并让商户负责人和展厅负责人同时签字确认。
8． 办理上馆手续。上馆厂商到展厅财务办理交款手续（租金和质保金）后携带相关收据与招商办工作人员签订《场地租赁协议》以及各项附属协议，由招商办签发《新上馆通知单》及展位平面图，厂商凭上馆通知单进驻展厅。相关手续手续：
①　 租金按照协议单价和测量面积计算，对面积有争议的可由招商办工作人员重新测量一次。
②　 质保金按照经营品牌、经营性质和市场部规定收取，用于解决厂商不予处理的产品质量问题待撤馆14个月后携带相关凭证退还剩余金额。
③　 携带展位负责人身份证复印件（外地户口需要暂住证复印件）、手续费等相关手续到招商办公室办理《个体工商户营业执照》手续，并在展位内明显处摆放。
④　 根据展厅销售管理系统，为厂家编制电脑编号（一般以门牌号为基础），此编号是为了便于厂商销售合同管理，所以要求厂商的所有合同右上角必须注明本厂商的编号。
⑤　 《场地租赁协议》的附属协议：《售后服务协议书》、《消防、治安、交通、安全责任书》、《品牌联盟协议书》、《广告协议书》、《品牌联盟协议书》等。
9． 完备资料管理制度。
①　 坚持档案实行集中管理的原则，收集并整理各展厅商户所有的资质档案并装订成册。
②　 每月向各展厅经理下发资质收取明细，及时督促各商户档案的有效时间，定期更换合格的资质。
③　 坚持一年一度文件归档制度，档案员负责收集、整理与本科室有关的文件材料，并分类整理装订。
④　 测量展位面积，并制定展位图纸，同时备份每次换届前原始图纸装订备案。
⑤　 未经公司决策领导批准，不得复制和摘录公司展位图纸；未经领导批准不得借用或调阅；个人使用的文件、材料、图表等在下班前必须锁存好，防止丢失、泄密。
⑥　 招商办公室的资料属一级保密资料，任何人不得以任何形式外泄。
⑦　 管理人员负责监督实施本部门的人员交接工作。
6.0 测量展位统计规范：
1． 测量展位时要求招商办、展厅经理及商户同时在场。
2． 测量使用钢尺，“0”刻度要严密对准参照线，记录数据时必须读取小数点后两位。
3． 同一长度需测量三次后取平均值。
4． 计算货位面积，原始图纸备案备查，为厂商提供准确详细的展位图，便于厂商第一时间进行设计。
7.0 档案管理流程
1． 商户登记。整理厂商登记信息，汇总到《招商登记统计总表》，负责商户档案的全面管理，建立商户档案目录。
2． 查验资质。拿到厂商资质时，要查看每份资质的有效期限、检验检测报告时间、年审情况，确保每份资质都在有效期内并加盖厂商公章，对不合格资质或即将过期资质及时通知商户更换，并提前一个月通知商户资质的年检。定期向各展厅经理报送资质备案记录，便于资质的完整，沟通及时。
3． 资质备案。档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列、编号，柜架排列有序。按公司规定管理档案的收、发、保管、借阅、作废等，取放档案轻拿轻放，对破损档案要及时修补。做好档案的防火、防盗，确保资料完整无损；借阅后及时放回原处，要维护档案的完整与安全，方便提供利用。
4． 归档验厂记录。根据厂家地址有针对性的进行验厂监制，查看其生产规模、生产品牌、生产设备情况、工人数量、生产秩序等，并进行详细的验厂记录，以备查询。
5． 备案大厅每届货位平面图。由招商办专门人员进行展厅货位图的绘制和修改工作，确保与展厅实际情况相符合，交档案人员备案。
8.0 验厂流程
1． 编写需要验厂的厂家名录。根据《招商登记表》中的记录信息，对厂商进行筛选，对拟上厂商或现有商户中有针对性的部分厂商，用特殊颜色标记出来，并逐一进行验厂。
2． 制定验厂计划。把需要验厂的厂商明细整理成册，根据厂址进行合理的顺序统筹安排，以节能降耗为准则，制定验厂顺序和计划，及时报于市场部相关领导。
3． 验厂车辆的申请。市场部领导审批验厂计划后，到本市场总经理处预定车辆，填写申请表。使用车辆期间，要按照相关交通规定确保文明安全行驶，并保持车身内外整洁，任务结束后及时归还车辆
4． 验厂人员。验厂时要求招商办工作人员及厂商所在的展厅经理和售后人员最少两方同时参加，并规范填写验厂记录。
5． 验厂总结。由招商办负责根据市场招商要求协同展厅经理及售后人员对该厂商做出客观正确的评价总结，以确定其是否符合进场规定。
9.0 招商办资料保密制度
1． 坚持档案实行集中管理的原则，收集并整理各展厅商户所有的资质档案，并装订成册。
2． 每月向各展厅经理下发资质收取明细，及时督促各商户档案的有效时间，定期更换合格的资质。
3． 坚持一年一度文件归档制度，档案员负责收集、整理与本科室有关的文件材料，并分类整理装订。
4． 测量展位面积，并制定展位图纸，同时备份每次换届前原始图纸装订备案。
5． 未经公司决策领导批准，不得复制和摘录公司展位图纸；未经领导批准不得借用或调阅；个人使用的文件、材料、图表等在下班前必须锁存好，防止丢失、泄密。
6． 招商办公室的资料属一级保密资料，任何人不得以任何形式外泄。
7． 管理人员负责监督实施本部门的人员交接工作。
10.0 厂商信息管理
1． 电脑编号。根据展厅销售管理系统，为厂家编制电脑编号（一般以门牌号为基础），此编号是为了便于厂商销售合同管理，所以要求厂商的所有合同右上角必须注明本厂商的编号。
2． 摊位照办理。由大厅工作人员确认展位负责人及展员，收集厂商相关资料信息报招商办给予办理个体工商营业执照，厂商在收到个体照后必须整齐的摆放在展位内的明显处，并根据有效期主动及时更新。
3． 厂商信息管理。
①　 展厅应建立厂商联系档案，其中应包含厂商电脑编号、厂商名称、厂址、法人、联系电话、展位负责人、展员姓名、相关资质信息等所有信息；
②　 根据变动及时更新并保留有必要留存的厂商资料备查。及时收集厂商更新的资质档案资料按月提交招商办公室；
③　 对于厂商名称、法人、经营方式、产品种类、商标等变更的信息须及时的将更新资料提交招商办公室。

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