观筑执行方案.doc

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观筑项目开盘活动
会务执行标准

北京前景伟业广告有限公司
2003/4/9

策划体现实力，服务产生价值，细节成就品质。

在公关活动领域，公司要具备强大的竞争力就必须要以超前的策划创意能力打动客户；以完善到位的服务赢得客户；以细致出色的执行留住客户。
为保证有限的人力资源在会议执行过程中得到充分的利用，在今后的会议执行工作中将以下列规范指导各部门的协作

Client(客户)：
北京中鼎基业房地产开发有限公司
Item（项目）
观筑项目开盘仪式
Job No. (工作编号)：
PR 0304012
Date(日期)：
2003年4月12日 下午13:30—15：30
Location（地点）
北京长城饭店二层大宴会厅
Item Manager（项目经理）
刘亚洲

一、 各岗位工作描述
岗位
人员
人员
工作描述
工作要求
Reception Team(接待组)

张惜雯—普通来宾
赵红侠—媒体/嘉宾
王大昕/孙风图—礼品资料管理
—协助客户进行媒体及来宾接待
—发放礼品及资料
—提前准备签到用品；

AV system（AV系统组）

陈建/高鹏
—灯光、音响、视频系统安装、调试、维护、看管
—流程配合
—会议前仔细熟悉流程，保证配合无误；

Exhibition Team（展示组）

陈建/高鹏
—展品搭建、维护、拆除
—对进场工人进行管理
—监督工人施工质量，保证现场不受损坏；
—保证各类展品在会议期间正常使用；
Convention Team（会务组）

刘亚洲—现场协调
张巍—礼仪/鲜花
窦豆/刘峰—摄像
吴楚—摄影
张建雄—司机
业务员—维护现场秩序
—视会议议程需要，由项目经理安排配合流程
—维护场内秩序，随时解答来宾疑问
—场内清洁
—由项目经理安排专人负责摄影、摄像
—在会议执行过程中各部门人员应该打破部门界限，分工一概依会议需要而定；
—摄影与摄像要保证会议各主要环节、同时要保证图像质量
Finance # Support Team（财务及后勤保障组）

张惜雯—财务
尚魏/丁坤—物品管理，后勤保障
—负责现场费用支出
—负责现场所需会议用品的准备与保管
—安排工作人员工作餐

现场物品清单

物品
规格及要求
负责
前景伟业负责

会务
步话机
6个/使用前需准备好充足的电源

项目经理
摄像机/DV带
90分钟DV带

后勤组
照相机/胶卷/电池
柯达100彩卷

后勤组
工作证
30个

会务组
工作人员服装
正装

个人准备
签到簿/签到笔
签到簿采用红色大16开本；签到笔采用黑色(3套)

后勤组
名片盘
来宾与媒体分开

酒店
桌卡/桌布
签到处采用大号桌卡

后勤组
签约用品
1套

后勤组
演出道具
3套

礼品

接待组
手提袋

接待组
宣传资料

接待组
笔记本电脑及ppt资料
两台
?
接待组
新闻稿
50（含软盘）

接待组
装饰
背景板
2个

展示组
舞台
1个

展示组
大幅挂墙喷绘
2张

展示组
花篮
10个/三层

会务组
指路水牌
3个

会务组
嘉宾胸花
40个

会务组

表一、 会议流程
时间
内容
投影幕
灯光
音效
会务
13:30
签到、来宾参观/现场乐队轻松的背景音乐
投影中鼎LOGO/会议主题PPT
灯光全亮
音效使用

工作人员协调来宾停车/礼仪小姐迎宾/发放资料/发放礼品/VIP接待
14:00
开场舞
现场特写
舞台效果
音乐
伴奏带、催场
14:05
主持人开场白/介绍到场嘉宾
投影中鼎LOGO/会议主题PPT
会议灯光
主持人上台追光灯应用
现场音乐停止
音效应用
准备开盘仪式
14:07
中鼎领导致辞
开盘仪式PPT
灯光全亮
音效应用

主持人串词

14:10
主管领导致词
开盘仪式PPT
灯光全亮
音效应用

主持人串词

14:13
两位领导启动观筑开盘
观筑项目Video
追光灯应用
音效应用
开盘仪式（电动

）
14:18

电子小提琴演出(1)
投影中鼎LOGO/会议主题PPT
PAR灯/
电脑灯同时应用制造热烈的现场气氛
灯光应用
烟机应用

主持人串词(介绍一下节目)

14:23
第一次抽奖
(三等奖)
抽奖画面
追光灯/PAR灯/
电脑灯同时应用制造热烈的现场气氛
现场乐队扇情的背景音乐
音效应用
烟机应用
准备抽奖程序/奖品
由中鼎领导抽取

主持人串词

14:28
项目总设计师致辞
设计、规划PPT
灯光全亮
音效应用
资料准备
14:38
主持人串词
电子小提琴(2)
投影中鼎LOGO/情景主题PPT
PAR灯/
电脑灯同时应用制造气氛
灯光应用
效果应用
演员准备
道具准备
效果准备

主持人串词

14:45
项目园林设计师致辞
园林设计、规划PPT
灯光全亮
音效应用
资料准备

主持人串词

14:50
项目顾问公司致辞
项目PPT
灯光全亮
音效应用
资料准备

主持人串词

14:55
第二次抽奖
(二等奖)
抽奖画面
追光灯/PAR灯/
电脑灯同时应用制造热烈的现场气氛
现场乐队煽情的背景音乐
音效应用
烟机应用
准备抽奖程序/奖品
由中原领导抽取
抽奖人的职务名字要确认好
15:00
主持人串词
拉丁乐队演出(两首歌)
投影中鼎LOGO/情景主题PPT
PAR灯/
电脑灯同时应用制造气氛
灯光应用
效果应用
演员准备
道具准备
效果准备

主持人串词

15:10
明星业主现场换签仪式
投影中鼎LOGO/会议主题PPT
PAR灯/
电脑灯同时应用制造气氛
背景音乐
明星邀请
准备物品
屏幕切换

主持人串词

15:22
第三次抽奖
(一等奖)
抽奖画面
制造热烈的现场气氛
现场乐队
准备奖品
屏幕切换
由明星嘉宾抽奖
15:30
主持人宣布
会议结束
致谢画面
追光灯/PAR灯/电脑灯同时应用制造热烈的现场气氛
彩炮应用

二、 现场工作注意事项：
1、 按时到位—所有参会人员必须在会议开始前一小时按时到位以保证工作顺利进行；
2、 服装—除一些小型会议或特殊说明的会议以及AV system（AV系统组）、Exhibition Team（展示组）外，参加会务工作的人员一律着正装；
3、 签到—负责签到的工作人员需协调好与客户的关系，在没得到客户允许的情况下不能和来宾或记者交换名片，如有需要需在签到处以外且客户不在场的情况下进行；
4、 工作举止—会议过程中所有工作人员在各自的岗位上应保持端正的站姿或坐姿，不能靠在墙上，不应该聚众聊天给来宾与客户懒散的感觉，负责出入口的工作人员开关门时要注意不能出现特别大的声音影响会议；
5、 接待来宾—对于来宾的询问应正确使用礼貌用语，如：“您好！有什么需要帮忙的？”并耐心解答，如遇到无法解答的问题不能轻易说“不知道”，可以说“对不起！请您稍等我叫专业人员帮您解答。”或是说：“这个问题请您跟我来，我们会有专业人员为您解答”然后将来宾引导至相关客户处让客户进行解答，
6、 休息—项目经理视现场需要安排工作人员轮流休息，休息时应该到不影响会议的休息区休息，同时工作人员休息时不能聚在一起打牌或远离会场，在休息时间结束后准时替换其他人员；
7、 就餐—由项目经理安排工作人员就餐，工作人员在会议现场在未经允许的情况下不能使用会议现场为来宾准备的食品和茶歇，如需要饮水应该到不影响来宾的场所，就餐时应该到会场以外的场所，以不影响会场形象及卫生为准则；
8、 财务—现场发生费用一律从Finance & Support Team（财务及后勤保障组）支出，费用经手人员需提供发票或是收据，工作人员产生的交通费或是其它费用在会后由项目经理签字认可后到公司财务报销；
9、 保洁—工作人员有责任维护会场整洁，不能在会场内或客户面前吸烟，如遇会场内有垃圾出现任何人都有责任第一时间找来清洁工打扫，如果找不到清洁工需自己动手；
10、 物品使用—对于现场使用的各类物品实行专人专管制度，所有物品与器材统一由后勤管理，使用时到后勤组领取并进行登记，若产生遗失或损坏由责任人负责修复或赔偿；