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合同倒签的风险及其解决途径
(2009-11-09 16:33:53)
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法律
合同管理
内控
应急性
计划资金

    内部控制制度是企业各级管理人员和有关部门的工作人员，在处理生产经营业务活动时相互联系、相互监督的管理体系，是保证企业正常经营、防范风险所采取的管理措施。完整的内部控制体系和完善的内部控制制度，是约束、规范企业管理行为的准则，是减少和规避风险的重大措施。
　　在近几年内控制度执行情况的检查中，我们发现，尽管各单位十分重视内控制度的执行，但是，在内控制度执行过程中，仍然存在一些须加强和完善的地方，其中较为突出的一个问题是合同倒签现象，即合同的实际履行时间早于书面合同的签订时间。
　　经调查，存在倒签现象的合同共4类，主要为：工程建设合同，修理修缮合同，买卖合同，作业、修井、测钻、压裂施工等勘探开发类合同。根据调查结果分析，无论从份数或金额，工程建设、勘探开发、修理修缮等3类合同是合同倒签问题发生的“重灾区”。
　　一、合同倒签可能引发的风险
　　合同是企业生产经营过程中重要的法律契约，是体现合同双方权利义务的重要法律文书。倒签合同不仅与目前我们的内控制度中关于防范风险的目标相悖，也不符合现代化企业管理制度的要求，同时还存在较大的法律风险和经营风险。
　　（一）存在法律隐患。
　　合同倒签，也叫“事后合同”，是一种特殊的合同成立形式，法律称之为“履行接受”。《合同法》第三十六条规定：“法律、行政法规规定或者当事人约定采用书面形式订立合同，当事人未采用书面形式但一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。”《合同法》第三十七条规定：“采用合同书形式订立合同，在签字或者盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。”
　　实际履行完的合同，因为没有签订书面合同，双方的权利义务不明确、法律责任界定不清，容易产生法律纠纷，产生纠纷后由于证据难以取得，解决起来又比较困难，合同也失去了事前控制的作用。
　　（二）损害油田的经济利益。
　　合同双方在实际履行完毕后，如果因价格发生争议，又无法出具相关证明，那么就会适用《合同法》的任意条款──适用合同履行地的市场价格，而这种市场价格有可能远远高于双方通过谈判可以取得的价格。目前市场价格浮动变化较大，物价呈持续上扬态势，而行政部门的价格调差文件往往到10月、11月份才下发。因此,如果10月份以前已实际履行完毕的合同，在11月份以后再签书面合同，就有可能按照新的价格进行结算，这必然导致油田成本的增加，损害油田的经济利益，这也是油田许多工程建设类及维修类合同工程早已完工而施工企业迟迟不签订合同而等到年底才突击签合同结算的一个重要因素。
　　（三）导致会计信息失真。
　　不签订书面合同，财务部门不能入账，在财务部门的成本、应付账款、资产负债表等会计报表上就不能及时显示，因此无法真实反映企业的经营状况和成本状况，易导致会计信息失真，从而引发成本失控、决策失误等巨大的经营风险。
　　（四）扰乱企业管理秩序。
　　年底下达的大批资金计划，超出了正常调整和补充的范围，许多单位为了赶在年底之前把计划资金消化掉，或清理年内因计划资金不够、计划未下达等原因未结算的合同，签订大批合同。为了赶时间，合同立项审批和履约结算手续几乎同时进行，造成年底突击花钱和结算现象，不仅从程序上不符合规定，同时也造成了各专业会审部门和合同管理部门工作量的急剧增加，扰乱了正常的工作管理秩序，同时也使许多合同的审查质量降低，损害企业经济利益。
　　二、合同倒签的原因
　　倒签合同大部分产生于与生产密切相关的生产急需项目，而对合同管理的认识存在误区，投资计划、外委计划滞后，合同办理过程中手续复杂是发生倒签合同的主要原因。
　　原因一：对合同的目的和意义认识存在误区。
　　检查中发现，因主观原因发生的倒签合同占一定的比例。
　　（一）主观上的不作为。有的单位没有充分认识到合同的严肃性，仅把合同的签订及审批作为履行结算手续、向外付款的条件，不重视合同立项履行过程中相关审批程序的执行，这种情况在年底技术服务合同的挂帐结算上尤为突出，从而导致倒签合同现象的发生。例如：有的单位的项目承办部门往往在项目实施完毕，进入履行付款手续时，因为按照规定不签合同无法对外进行付款，这才想到签合同的问题。有的单位因事前准备工作不细致，在项目实施过程中边实施边变更设计方案，按照合同管理办法规定，合同一旦订立，双方就要严格按照合同的约定履行，如果发生变更，就要签订补充协议，并履行相关审批手续，为了逃避补签合同及办理相关审批手续，就往往采取项目实施完毕后再签合同的方式。有的单位因预算工作不到位，年初对本年度将发生的项目未进行合理的估算，往往到10月份以后才能确定全年的资金计划，导致一些项目12月份才开工，年底才签订合同。车辆修理合同、零星采购合同、基建零星维修等零碎项目，因预见性、可控性差，合同发生的次数多、金额小，合同承办部门认为每发生一笔业务就办理合同审批会很繁琐，往往采用先履行、再集中签署合同的方法。
　　（二）主观上的恶意规避。个别单位为了逃避相关部门的监督和管理，先实施履行行为，再签订合同。例如先供货后签合同、先干活后签合同，形成既成事实性合同；或为了年内把单位资金计划消化掉，虚列项目，签订虚假合同，套取现金。
　　原因二：油气生产的连续性与资金计划下达的滞后不匹配。
　　按照目前的管理制度，外部合同、外委项目应全部纳入预算，实行计划管理。各单位以项目执行计划为依据填报合同立项审批表。合同立项须在项目执行计划下达后两个月内进行，过期立项须重新申报计划。变更计划项目，原计划作废，需重新提报计划。对无计划合同项目，规划计划部门不予办理立项审查手续。
　　但是，由于油田油气产量长期处于被动局面，油气生产单位为了抢时间、争速度，早出油气，许多新井项目往往提前开钻或进行其他施工。例如：勘探开发第一批计划一般在当年2－3月份下达，而实际钻井在上一年度的年底已经开始施工，造成整个钻井以及配套投资项目（如地面投资项目）合同的补签，每年审计检查时都会查出类似的问题。同时，年初的计划满足不了生产经营的实际需要，也会出现一些没有投资计划而又必须实施的项目。因此，即使已开钻或完钻投产的项目，也只能待投资计划正式下达后方可立项并签订合同，从而造成投资项目合同倒签。
　　原因三：生产过程中的不可预测性、紧急性、偶发性与复杂的外委项目审批程序之间存在矛盾。
　　油田的生产单位多是24小时不间断生产,油水井一旦发生问题，就必须立即上措施；供电线路、混输泵、油气管线、生产车辆等生产设施一旦出现故障，就必须立即组织抢修。地面维修方面，因管线打孔，为保证正常原油输送，必要时需紧急更换某一段集输管线或单井管线现象。在测压、验封等作业过程中发现油层位漏失严重以及套漏，应急项目在事故发生的第一时间就必须立即做出反应，采取应对措施，若办完审批手续再实施，势必贻误时机，给油田生产带来不必要的经济损失或安全隐患，因此也出现了先施工后补合同的现象。
　　原因四：合同审批程序复杂。
　　合同审批涉及部门多、程序复杂也是合同倒签的因素之一。前线单位距局机关比较远，如河口采油厂距油田机关50公里，往来耗时多，有时还会遇到局相关职能部门审查人员开会、外出办事等情况，这些因素都会影响合同审批的效率。一份合同从产生意向到最终结算，一般需要履行计划申报、资质审查办理准入证件、项目论证、招投标及谈判审批、立项审批、履行反馈审批、结算等诸多手续。在合同立项及签批过程中任何一个环节不通畅，都会导致整个合同立项审批被延误。因此，合同的倒签也就在所难免。
　　四、合同倒签的解决途径
　　合同管理工作是内控制度执行过程中不可或缺的环节,对合同实行全过程控制和管理,不仅是现代企业管理制度对合同管理的要求，也是我们规范管理、严格执行内控制度的必然选择。合同管理应成为防范及降低企业经营风险的“守门员”，而不是出现法律纠纷时才冲锋陷阵的“消防员”。如何避免合同倒签，全面落实内控制度已成为合同管理工作一个无法回避的现实问题。为此,建议采取以下途径进行解决：
　　（一）规范合同管理程序。
　　1．严格执行内控制度和合同管理制度。内控制度规范了经营管理过程中的诸多环节，是规范管理、防范风险的重要手段，合同管理制度是合同管理操作环节中应遵循的基本制度，两者是相互支撑的制度体系，缺一不可。
　　2．定期检查考核。加强对合同管理部门和合同承办单位的管理。对合同管理工作中易出现纰漏失误的环节进行监督和指导，对随意倒签合同的行为进行经济行政处罚，对规避监督管理的行为进行严肃处理。
　　3．加大对主要领导、合同管理人员和承办人员的培训力度，增强其法律意识和合同意识，使其充分认识到签定合同对防止经济纠纷发生、保护企业合法权益的重要性。
　　（二）区分合同项目类别。
　　针对计划滞后、应急项目审批程序复杂等问题，建议根据生产经营的实际，把合同项目划分为常规性项目、必然发生性项目、应急性项目、零碎性项目。常规性项目，指必须按照季度下达计划实施的项目；必然发生性项目，指不以计划是否下达为可变因素，在经营过程中必然发生的项目，如：勘探开发类项目；应急性项目，指在生产经营过程中不可预测的、须做出及时反应的突发性事件；零碎性项目指生产经营工作实际中经常发生的小金额项目和一些零碎项目。
　　对常规性项目，严格按照计划资金落实的原则，根据局有关规定进行合同管理。
　　对必然发生性项目，建议在合同实施前，应按照内控制度的要求，进行相应的招投标和合同的签订工作，以确定合同相对方的权利和义务，但在合同中应把付款条件进行明确，如：履约结算手续必须待资金计划下达后方可办理。
　　应急性项目可分为两种，一种是经常发生的、不可预见的，可根据项目的内容在年初由相关部门或单位组织招标，确定信誉好、服务质量高的一个或几个单位，与对方单位签订框架性协议，约定发生应急事项发生时的服务内容、方式、价格和结算方式，也可根据实际情况签订具体的合同，实行一事一签，但履约结算手续必须在资金计划下达后方可办理。另一种是不经常发生、不可预知的应急性项目，可按照应急项目的审批程序办理。
　　对于零碎性项目，可与对方签订框架性协议，将易导致合同风险的主要条款约定下来，根据实际发生情况签订合同进行结算。这样既有利于规范管理，又有利于保障油田企业利益。
　　（三）简化审批手续。
　　针对审批程序复杂问题，建议加强油田合同管理工作环节中各个部门之间的沟通和协调，本着效益与效率同生、管理与便捷共存的原则，进一步简化管理程序，减少重复、无效管理环节；推广现代化办公程序，开发网络审批软件，实现网上审批，提高合同审批效率。油田机关可借鉴政府部门成立的行政服务中心模式将各处室审批科室集中在一起，采取“一站式”服务，缩短项目审批时间，为前线单位提供良好的服务。