eHR系统人事信息管理操作指引.doc

绿城房地产集团有限公司eHR系统人事信息管理操作指引（试行）（编号GTS37201-2010）第一条 目的为明确绿城房地产集团有限公司（以下简称集团）eHR系统各项人事信息管理操作的流程和规范要求，确保人事信息的准确性、及时性、完整性和一致性，特指定本指引。第二条 操作原则eHR系统人事信息须与OA平台录用、转正、晋升、调动、轮岗等审批流程同步。OA审批流程结束后，eHR系统相应审批人及时在eHR系统完成对应的审批操作；OA审批流程结束前，不得在eHR系统提前完成审批操作，所有报表统计中人员的相关信息保持不变。第三条 人员信息采集（一）对拟录用人员，所在单位在OA平台发起录用审批流程， OA录用审批流程须备案至集团角色管理员处。（二）OA流程发起的同时，所在单位角色管理员须在eHR系统完成人员信息采集操作。集团本部、直管系统、专业公司、项目公司分别由各自角色管理员进行人员信息采集操作。（三）信息采集时，须根据“eHR系统字段定义标准”（附件二）进行填写，并根据人员情况选择对应的人员类别和所属系统。详见“人员类别定义表”和“所属系统定义表”。人员类别定义表归属范围人员类别定 义在职人员试用员工试用期人员（除无试用期人员外，所有新入职者均选此项）正式员工转正以后的人员正式员工（返聘）聘用离休、退休或内退人员正式员工（外聘）聘用绿城集团以外其他单位工作人员实习生尚未毕业人员（学生身份）合作方员工合作方派驻人员（不与绿城集团任何一家分子公司签定劳动或劳务合同）其他员工除以上类别以外的人员，包含非全日制劳动用工人员解聘人员辞退员工公司主动解除合同辞职员工员工主动解除合同公司终止合同到期终止（公司不同意续签）员工终止合同到期终止（员工不同意续签）调离人员调离员工调离本公司，到绿城系统（含房产、物管、教育、医院、足球、传媒）内其他单位任职的人员其他人员引用员工引用至本公司的人员离退人员离退员工离休、退休人员所属系统定义表所属系统定 义经营班子总经理助理及以上人员及公司相关文件规定的经营班子成员综合管理系统指综合管理类人员，包括综合管理部（不含前期、客服）、法务、运营管理、企业文化等客户服务系统指专职或主要从事客户服务的人员营销系统市场研究系统指专职或主要从事市场研究的人员策划系统指专职或主要从事策划工作的人员销售系统指专职或主要从事销售工作的人员前期系统指专职或主要从事前期管理工作的人员建安系统安装系统指安装工程师等人员，通常为工程管理部土建系统指土建工程师等人员，通常为工程管理部总师系统通常为总工程师办公室资料管理 指资料员等。本体建设系统指专职或主要从事本体建设工作的人员园区服务系统指专职或主要从事园区服务的人员规划系统主要为浙江绿城规划建筑设计管理有限公司景观系统主要为浙江绿城景观咨询有限公司装饰系统主要为浙江绿城装饰工程管理有限公司财务管理系统指专职或主要从事财务工作的人员，包括从事投资者关系、资金管理、审计的人员成本管理系统指专职或主要从事成本管理的人员,通常为工程成本管理部、预算管理部等物资采购系统指专职或主要从事材料管理的人员,通常为材料设备部第四条 人员入职信息的操作 （一）入职申请拟录用人员信息采集后，所在单位角色管理员须在eHR系统完成入职申请操作。（二）入职审批1. 审批权限项目公司入职申请由片区角色管理员、集团角色管理员审批；专业公司、直管系统、集团本部的入职申请由集团角色管理员审批。2. 审批流程审批人应在收到员工“到职通知书”当日，在eHR系统完成入职审批操作。拟录用人员信息转入人员信息维护，并由所在单位角色管理员增加员工的自助用户。员工报到的当日，所在单位角色管理员须告知员工自助服务的用户名及密码，并督促和协助员工在当日完成自助信息的填写。对在OA平台上未通过最终录用审批的人员，eHR系统入职审批结果为“驳回”，角色管理员须在2个工作日内日删除人员信息采集中的入职申请单和人员信息。第五条 人员转正信息的操作试用员工试用期结束前，由所在单位角色管理员在eHR系统上进行转正申请操作，并在员工“转正通知书”发放后，完成审批操作；审批未通过则进行离职操作。第六条 人员兼职、外派信息的操作员工发生内部兼职、内部借用、轮岗、外派的情况（定义详见“任职类型定义表”）时，在人员信息维护中即拥有双重或多重身份。由员工所在的全职单位的角色管理员于2个工作日内在eHR系统完成相应兼职借用记录，并根据具体情况选择相应的任职类型。任职类型定义表任职类型定义全职通常情况下，人员的任职类型为全职外派集团（直管系统）、专业公司人员外派至项目公司内部兼职一人在多个公司（集团、项目公司等）或多个部门兼任职务内部借用本公司人员借用给其他公司，人员人事关系在本公司保留轮岗本公司/部门人员在其他公司/部门轮岗 第七条 人员调动信息的操作（一）单位内调动1. 单位内调动指人员在同一单位内部进行岗位变动或职务变动，在OA平台流程发起的同时，由所在单位的角色管理员在eHR系统完成调配申请操作，并根据变动情况选择调配后所在部门、职务等。2. 公司内调动调配申请由所在单位的角色管理员审批。3. 员工调令发出后，角色管理员须在2个工作日内在eHR系统完成调配审批和执行操作。（二）跨单位调动1. 跨单位调动在OA流程发起的同时，由调出单位的角色管理员在eHR系统完成调配申请操作，集团角色管理员审批。2. 同一片区内的跨单位调动调配申请由所在片区角色管理员审批；跨片区调动调配申请先由调出方片区角色管理员审批，再由集团角色管理员审批。3. 员工调令发出后，各审批人须在2个工作日内在eHR系统完成调配审批操作。调出调入单位执行后，人员在调出单位的人员类别变更为调离人员，人事关系转入调入单位。第八条 人员离职信息的操作 公司与员工双方任何一方提出解除或终止合同要求后，员工所在单位的角色管理员须在收到员工离职通知书当日在eHR系统完成离职记录。离职记录中需注意离职类型的选择，根据离职类型对离职后人员类别作相应选择，并详细描述离职原因。第九条 合同管理信息的操作若员工发生合同签订、续签、变更、解除、终止等情况，员工所在单位的角色管理员须在合同发生变动的2个工作日内在eHR系统完成相应的合同处理操作。合同处理操作完成并执行生效后，合同信息进入合同台帐。第十条 员工自助信息的操作 1. eHR系统“员工自助模块”中所有开放给员工负责录入和维护的相关信息，例如学历信息、家庭信息等，由员工负责在信息新增或发生变更后的十天内完成更新。2. 当员工其他信息发生变化时，应及时准备好相关证明材料通知本单位角色管理员，经审核无误后，由角色管理员负责录入和维护。第十一条 人员基本信息的更新与维护人员基本信息发生变更时，由所在单位的角色管理员在获得相关信息后2个工作日内完成eHR系统的更新与维护操作。为保证统计报表的准确性，所有涉及到人员新增、调动、离职的已审批结束的流程，须于每月25日前在系统中完成对应的操作。第十二条 本细则由集团公司本体建设部负责解释与修订。第十三条 本细则自2010年06月01日起实施。 附件：1.人事信息管理流程2.eHR系统字段定义标准6