企业合同管理制度范WEN.doc

企业合同管理制度
 一、为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，有效维护公司的合法权益，根据有关法律、法规，特制定本制度。
二、合同管理的总目标：机构网络化，制度系列化，行为规范化，经营管理和合同管理一体化。
三、合同管理逐级管理制度
本单位合同管理，实行合同管理机构总管，科、室、部、办分管，合同管理员具体管的逐级管理制度。
四、合同管理机构的名称、组织和职责
1、合同管理机构名称：×××公司合同管理办公室
2、合同管理机构负责人：×××
3、合同管理机构成员：×××
4、合同管理职责：
①贯彻执行《合同法》及有关法律法规组织有关人员的学习和培训。
②制定合同管理章程、制度、并贯彻实施。
③负责合同签订、履行、变更、转让和终止。
④审查合同，建立合同台帐和档案，管理合同文本、合同专用章、《授权委托书》，进行合同统计，做出统计分析。
⑤决定合同会商、评审、审批、登记、备案、咨询事宜；决定格式合同制作、合同备案、合同催告、合同撤销事宜；决定合同担保及抵押等事宜。
⑥协调单位内部和外部合同关系，解决合同问题和处理合同纠纷。
⑦领导开展“守合同重信用”活动。
⑧开展合同调研活动。
五、合同管理员及其职责
1、合同管理员应具有一定文化知识、法律知识、业务素质等；
2、做好合同相关知识的宣传培训；
3、参与合同的会商、评审；
4、检查合同文本、合同专用章和法人授权委托书并按规定使用；
6、填报统计报表，建立合同档案；
7、参与合同的仲裁、诉讼活动。
六、合同订立制度
1、合同形式
本企业订立合同，一般应采用合同书或数据电文合同；信件和数据电文应订立合同确认书。
①合同书：使用国家发布的示范文本、安徽省工商局制定的统一文本或经省工商局批准、监制，单位设计的格式合同文本。
②数据电文合同：经由电子手段、光子手段或类似手段生成、储存或传递。（包括EDI、电子邮件、电报、电传或传真等）。
2、合同主体
本单位对外签订书面合同，对方当事人除须是自然人、法人和其他组织，还须具备下列条件：
①有核准的经营范围；
②有履行义务的资格证明；
③有履行合同的能力；
④有良好的信用等级。
3、订立程序
本单位订立合同，应严格按照规定程序进行。
①进行可行性调查，了解对方当事人的履约能力。
②审查对方要约或向对方发出要约。
③等待对方承诺或决定向对方承诺与否。
④协商合同的订立。严禁恶意磋商、隐瞒真实情况，提供虚假情况。
⑤拟订合同，并报合同管理机构审查。
⑥订立合同，遵循平等、自愿、公平、诚实信用和守法原则。
⑦签字和盖章。本单位所订立的合同，署名应符合下列要求之一：
法定代表人签字和盖章；
代理人签字和盖章；
授权委托书和代理人签字；

⑧按规定报经有关部门批准或登记。
4、合同内容
本单位订立合同，内容应符合下列要求：
①合同书：主体合格、标的合法、手续完备；条款齐全、意思表示真实、约定明确；文字清晰、语言规范；无矛盾条款、无空白条款。
②数据电文合同：信息可以调取以备日后查用；有可靠的方法保证信息自首次以最终形式生成并保持完整性，同时可以将信息展示；信息由当事人认可，当事人身份、签字、盖章经过可靠方法鉴定。
5、合同的变更与解除
本企业变更或解除合同，应遵照以下规定：
①通知或答复
要求变更或解除合同，应在合理的时间内将理由、要求和具体内容通知对方。接到对方要求变更或解除合同的通知，应要通知收到后15日内做出答复。
②双方派员进行充分协商。
③签订变更或解除合同的协议。
④经过备案的合同，变更或解除合同的协议应送原备案机关审核存查。
七、委托代理制度
1、代理人资格：代理人必须参加工商行政管理部门组织的《合同法》培训并经考试发给合格证书，才具有代理资格。
2、代理人签订合同，必须经过授权，本企业授权形式如下：①职务代理：在单位明确规定的职权内代理。
②特别授权：按一事一委托的原则，签署《授权委托书》。
③授权委托证书：领取工商行政管理部门统一制作的《授权委托书》证书的，在证书填写的授权范围内代理。
3、要求：代理人应在代理期限内，按照代理权限签订合同。代理人不得将代理事项自行转委托他人代理。代理人应妥善保管授权委托书，不得转借、转让或出卖给他人。如有遗失，应登报声明作废。代理人离岗，应交回有效期限内的授权委托书。
八、合同文本、专用章、台帐和档案制度
1、合同文本使用制度：
①本单位使用的合同文本种类有：
国家工商局颁布的全国统一示范合同文本；
国务院各部委颁布的全国统一指导合同文本；
省工商局制定的全省统一合同文本；
本单位自行草拟，由省工商局监制的特殊文本；
当事人双方参照示范文本协商拟定的合同文本。
②对方当事人拟定的格式条款合同一般不予使用，特殊情况（如保险合同）必须使用时，须经法定代表人同意。
③合同文本由专人保管、登记使用。
④合同文本使用应建立台帐。
2、合同专用章制度：
①合同专用章统一刻制、统一编号、统一保管、统一启用并在所在地工商局备案。
②合同专用章供签订合同使用，严禁外借、转让和利用合同专用章牟利。
③使用合同专用章，应获得法定代表人的批准并登记备案。
④发生特殊情况，须外带合同专用章，须经法定代表人批准，并按规定办理登记手续。
⑤合同专用章由专人保管，如遗失或被盗，除应立即通知有关部门外，还应登报挂失。
3、合同档案管理制度
①合同档案的管理，应做到规范化、科学化、统一化。
②合同档案的内容包括：合同（含正、副本）；与合同有关的材料（变更、解除、转让合同的通知；履行情况、验货、交货记录、协商记录；会议纪要；双方往来的信息记录，有关单证等）；合同台帐；合同文本；合同专用章使用记录；授权委托书登记；合同学习、培训情况；帮扶情况记录；守合同重信用情况记录；合同纠纷卷宗材料等。
③合同档案应装订成册，由专人管理备查。
④查阅合同档案需经过批准并进行登记。
4、合同台帐制度
1、合同台帐包括合同登记台帐、合同检查台帐、合同统计台帐、合同法律法规学习与培训台帐、合同专用章使用登记台帐、合同文本领用登记台帐、《授权委托书》使用登记台帐。
2、建立合同台帐，旨在通过合同管理，管理本单位的生产经营行为，使决策者了解本企业的生产、销售情况。
3、合同综合管理部门按合同类别建立健全合同汇总台帐，分管单位（部门）应建立健全分类台帐。
4、合同台帐要及时登记，全面填写。
5、合同台帐须装订成册，按档案卷宗标准加封面。
九、合同审查制度
1、重大合同应经合同管理机构审查。
2、一般合同签字盖章前应经合同管理员或合同管理机构审查。
3、合同审查的具体内容包括：
①审查合同主体是否合格，内容是否合法，权利义务是否对等，合同约定是否明确，质量要求明确与否，价款报酬约定明确与否，履行地点、履行期限、履行方式的约定明确与否，履行费用负担的约定明确与否。
②审查有无格式条款，免除对方责任条款等。
③审查交付与验收，方法是否恰当，手续是否完备，交付人，验收人是否经过授权。
④审查应办理批准、登记手续的是否办理。
⑤审查合同是否设立担保，如设立，审查担保方式是否恰当。保证人的主体是否合格，担保条款或担保合同的条款约定是否符合《担保法》要求。
⑥审查合同是否发生变更或解除，手续是否符合《合同法》规定。
⑦审查履约、违约情况，有关证据是否齐全。
⑧审查是否存在预期违约情况并采取相应措施；审查合同履行情况，审查是否具有抗辨权、撤销权、代位权，决定是否行使该权利；审查合同履行是否涉及第三人，并检查履行情况。
⑨对方当事人的信用程度和信用等级。
⑩审查解决纠纷的方式，是否利于解决合同纠纷。
4、审查是否有表见代理情况发生。
①审查是否使用内设机构印章签订合同
②审查有无加盖合同印章的空白合同书、证明书、介绍信落在外。
③审查有无代理权，超越代理权或者代理权终止后仍以被代理人名义订立的合同。
④审查代理人离岗是否交回有效期限内的《授权委托书》并向有关对方当事人发出相应的通知。
十、合同管理奖惩制度
1、凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理工作中做出成绩之一的，对有关部门和人员应给予表扬和奖励。
①在订立、审查、履行合同过程中，工作认真负责，为本单位争取较大效益、避免或挽回经济损失的；
②在合同管理工作中做出成绩，被有关部门评为先进的；
③在合同管理工作中，提出合理化建议，为本企业增加较大效益，节约较大资金、避免或挽回经济损失的；
④追讨欠款、索赔成功。在合同的仲裁、诉讼中由于自身的工作获得胜诉的；
⑤勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利、有违法行为的。
2、凡因合同管理造成损失的，应视其情节轻重给予行政处分，经济赔偿直至追究刑事责任：
①盲目签订合同，造成损失的；
②未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的；
③工作不负责任，不按合同规定履行义务，进行验收、查询、反馈信息，导致企业丧失抗辨权、撤销权、代位权、胜诉权的；
④工作不负责，对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情，收受贿赂，给本企业造成损失的；
⑤有缔约过失责任的；订立无效合同的；因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的；严重不负责任被被欺诈的。

二〇一〇年六月三十日
精选合同协议