企业集团有限公司印章证照管理办法-模版.docx

企业集团有限公司印章证照管理办法 第一章 总则 第一条 为规范企业集团有限公司（以下简称“ 集团”）印章证照管理工作，按照“ 集中管理、专人负责” 的方针，明确印章证照制作（申领）、保管、使用、销毁流程，保障经济及信用安全，控制运营风险，促进各项业务、工作的顺利开展，结合集团实际，制定本办法。 第二条 本办法中所称的“ 印章”，包括但不限于：各公司、合伙企业、工会等具备法人资格或非法人资格的组织体的公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、人力资源专用章、法定代表人人名章和档案专用章。 第三条 本办法中所称的“ 证照”，包括但不限于：各公司、合伙企业、工会等具备法人资格或非法人资格的组织体的工商营业执照、团体法人证书、组织机构代码证（含 IC 卡）、统计证、税务登记证、机构信用证、贷款卡、股东卡（证券户开户资料）、开户许可证书、法定代表人证书以及政府部门颁发的各类许可证书、资质证书。 第二章 职责分工 第四条 集团人力行政中心统一负责包括公章、合同专用章、人力资源专用章、法定代表人人名章、档案专用章、工商营业执照、团体法人证书、组织机构代码证（含 IC 卡）、法定代表人证书和政府部门颁发的各类许可证书、资质证书等印章证照的管理工作并制定相关实施细则。 第五条 集团财务管理中心统一负责包括财务专用章、发票专用章、法定代表人人名章（财务专用）、统计证、税务登记证、机构信用证、股东卡（证券户开户资料）、开户许可证书、和贷款卡等与财务相关的印章证照的管理工作并制定相关实施细则。 第六条 因业务或其他实际需求，经集团领导批准，可由其他部门或单位负责部分印章证照的管理工作并制定相关实施细则。 第七条 前述负责印章证照管理的部门应指定专门的印章证照管理员（以下简称“ 印章管理员”）具体实施此项工作，并建立 A、B 角工作制度：A 为主办人员，B 为协办人员，如主办人员因公外出或休假时，应在部门负责人的监督下，将印章证照的管理责任移交给协办人员。 第三章 印章管理员 第八条 担任印章管理员的积极条件包括但不限于：公司正式员工，为人诚实守信，责任感强，对待工作细致、认真，敢于坚持原则，具备印信证照管理工作的基本知识和基础能力。 第九条 担任印章管理员的消极条件包括但不限于：在印章证照相关流程中担任审批角色的；此前曾担任印章管理员但因失职被解除职务的；此前有伪造文件或私刻印章等造假行为的；不具备印信证照管理工作的基本知识和基础能力的。第十条 印章管理员应本着对集团高度负责的精神，严格按有关制度、流程办理印章证照工作，坚决避免有损集团合法权益或给集团经济、信用安全带来隐患的行为。 第十一条 印章管理员在工作中因违反本办法之规定造成公司名誉、信用和财产损失的，必须解除职务，并追究经济责任和法律责任。 第十二条 印章管理员离职或调动岗位的，必须在其部门负责人的监督下交接工作。未按要求完成交接的，人力资源部有权不为其办理离职或调动手续。第四章 印章证照的制作（申领） 第十三条 印章证照的首次制作（申领），应由申请人发起 OA 流程，经部门负责人、分管领导审批通过后，指定专人按照各地工商局要求进行办理。第十四条 原有印章证照自然损耗或人为遗失、毁损导致必须重新制作（申领）的，应由印章管理员发起审批流程，详细说明事由和重新制作（申领）的内容，经由部门负责人、分管领导审批通过后，方可办理。严禁印章管理员或其他人员私下制作（申领）印章证照。 因人为遗失、毁损造成必须重新制作（申领）的，相关人员应承担制作期间产生的所有费用；如因此导致公司名誉、信用及财产损失，应追究相关人员的经济责任和法律责任。 第十五条 印章证照的制作（申领）完成后的三个工作日内，经办人应到印章管理员处填写印章证照交接清单（见附件一）并办理存档手续。 第十六条 接收外部移交或向外部移交印章证照的，应由印章管理员、接收/ 移交人和双方的部门负责人共同参与全程并填写印章证照交接清单。第五章 印章证照的保管 第十七条 印章证照必须存放在专设保险柜等有保密、监控设施的安全处所中，设置锁钥和密码。锁钥应由印章管理员独任保管，严禁私自转交、外借。密码应定期更新。 第十八条 印章管理员应编制印章证照目录并及时更新。 第十九条 印章管理员应妥善保管公安机关出具的刻制印章通知书和纸质印鉴留存卡。 第六章 印章证照的使用 第二十条 一般文本用印的，应由申请人发起 OA 流程。涉密或含有非公开信息的文本用印的，可发起保密协议或是签报流程。确认审批完成后，印章管理员方可用印。 用印前，印章管理员必须从 OA 流程中下载附件中的文本，或认真核对申请人现场提供的文本与流程附件中的文本无异。所使用的印章应由印章管理员亲自取出。 用印过程中，印章管理员必须始终在场监印，严禁径直将印章交给申请人后离开。 用印完毕后，印章管理员必须立即收回所使用的印章并要求申请人填写印章证照使用登记表（见附件二），严禁将印章随意放置或交由申请人携走。 印章管理员对于用印过程中接触到的信息，必须严格保守秘密。 第二十一条 印章的加盖坚持规范化、标准化，维护集团良好形象。一般情况下，加盖公章应端正、居中下压单位名称和成文日期，使单位名称和成文日期居印章中心偏下位置；如有特殊要求（如银行、律所等尽调机构）可双方协商用印。其他印章的使用可参考公章的使用方法。 加盖印章应图案端正、痕迹清晰，切忌重印，严禁在空白纸张或缺乏关键性内容（如合同类文本缺乏缔约方、标的额等）的文本上用印，签署页如无正文须注明与前述正文对应。合同、协议、股东会决议、公司章程、担保函等重要文本必须加盖骑缝章。 第二十二条 用印流程审批通过后，有效期为 45 个自然日（自审批完成当日起计算）。45 个自然日内未办理现场用印的，应重新提交流程。 第二十三条 申请人不能亲自到现场而交由他人代办用印的，原则上必须委托同一部门的员工并事前通知印章管理员。 第二十四条 用印流程审批通过后，申请人离职或发生跨部门调动的，流程自动失效，应由原先所在部门指定员工重新发起流程或由申请人原先所在的部门负责人向印章管理员提交书面说明后，方可用印。 第二十五条 合同、协议等文本未经集团法律合规中心、财务管理中心审核的，财务报表、审计报告等资料未经集团财务总监、财务管理中心负责人许可的，不得用印。 第二十六条 用印完成后，申请人发现用印文本本身存在错误的，应重新发起 OA 流程。印章管理员确认流程审批完成且存在错误的已用印文本已缴回销毁后，方可再次用印。 第二十七条 印章原则上不得借出，确因工作需要必须办理印章借出的，应由申请人发起印章外借审批流程。印章管理员确认流程审批完成并得到部门负责人的准许后，方可为申请人办理借出手续。各子公司（团队）所属业务人员在办理印章借出手续时，须指定财务部或行政部专人兼任印章副保管人，与用印业务部门人员共同执行用印任务，印章全程由副保管人保管。印章管理员或借出人均不得将印章交给集团外部人员，严禁采用邮寄、快递等方式传送印章。 办理借出时，申请人必须填写印章证照借用登记表（见附件三）并说明归还时间，原则上要求当日借出、当日归还。确因工作需要必须延长时间的，应由申请人在 OA 流程中说明，但最长不能超过 7 个工作日（自办理借出之日起计算）。申请人必须严格按照流程限定的范围和用途使用印章，使用完毕后，应及时办理归还手续。 办理归还时，印章管理员必须认真检查、核对，确认为原有印章无误后，方可签字注销。 第二十八条 印章借出后，暂停办理与该印章相关的用印工作。确因工作、业务紧迫需要必须用印的，印章管理员应将已经审批完成的流程转发至印章持有人处并由其办理用印。印章持有人必须严格依据接收的流程办理用印。 第二十九条 证照的查阅、复印和外借，应由申请人发起 OA 流程，审批通过后，印章管理员方可办理。具体事项参照本办法的第二十条至第二十八条执行。证照的复印件必须加盖限定用途、时效章。 第七章 印章证照的封存与销毁 第三十条 因故停止使用的印章证照，需要封存的，应由印章管理员或申请人发起 OA 流程，详细说明封存事由和需封存的印章证照的种类与内容，经部门负责人、分管领导审批后方可在部门负责人的监督下移交给集团档案管理员封存于档案室并作书面记录。 需要销毁的，应由印章管理员或申请人发起 OA 流程，详细说明销毁事由和需销毁的印信证照的种类与内容，经部门负责人、分管领导审批后方可执行销毁操作。印章销毁按当地工商或公安部门规定办理程序，并将主管部门出具的回执移交档案室保管。如当地工商或公安部门无明确规定的，须在财务部、行政部两个部门负责人同时监督下，切角销毁并将切角后印章照片留存，严禁印章管理员或其他人员私下截留、销毁印章证照。 第八章 相关惩罚 第三十一条 违反本办法的规定使用印章证照，造成遗失、毁损、盗用、仿制或公司名誉、信用和财产损失的，依情节轻重，对相关责任人分别进行批评教育、纪律处分直至追究经济责任和法律责任。 第九章 附则第三十二条 本办法由集团人力行政中心负责解释。 第三十三条 本办法自发布之日起实施。 附件： 附件二：印章证照交接清单附件三：印章证照使用登记表附件四：印章证照借用登记表 返回目录 印章证照交接清单交接日期： 年 月 日 类型 交接物名称 详情 证照类 营业执照（正、副本） 开户许可证（正、副本） 组织机构代码证（正、副本） 税务登记证（正、副本） 其他证照 印章类 公章 法人章 合同章 财务章 其他印章 移交人： 接收人： 监交人：