合同终止流程.doc

Q/JZCS G03.032—2010
合同终止流程

1 范围
本标准规定了合同终止的要求、流程和考核办法等。
本标准适用于超市公司对合同终止的管理控制。
2 职责
2.1 采购部和门店负责合同终止的申请。
2.2 信息管理部负责合同终止与商品状态变更的录入及审核。
2.3 财务中心负责合同变更财务审核。
2.4 采购副总经理负责合同终止的审查工作。
2.5 超市公司总经理负责合同终止的审核与监督工作。
3 内容与要求
3.1 合同自动到期终止
3.1.1 公司各部门与供应商签订的合同，履行到终止日期双方不再续签，该合同自动作废终止。
3.1.2 合同终止前七天，采购部门书面及时向分管副总汇报，总经理审批后，采购部及时向信息管理部提供供应商合同编号。
3.1.3 到合同终止日前两天，采购部通知门店商品撤架，商品退货按退货流程执行，供应商必须在合同终止日前将商品退出超市卖场。
3.1.4 在合同终止当月财务月结后，信息管理部三日内将合同“执行方式”修改为合同终止；合同固定扣项进行删除；联租商品信息修改为“暂停经营”，购代销商品信息修改为 “暂停订货”。
3.1.5 合同终止后，按原合同协议规定时间到财务中心结算。
3.2 合同提前终止
3.2.1 门店联营、租赁合同提前终止：
a) 联营、租赁供应商提前30天提出书面一式两份的《提前终止合同申请》，交门店店长，门店店长须当日电话通知采购部经理，并在3个工作日内将《提前终止合同申请》报相关采购部,并向分管门店副总经理汇报。门店要在供应商申请中注明是否有拖欠促销员提成、水电费、租金等各种应收费用。根据实际经营情况，采购部主动提出与供应商解除合同的，电话通知供应商。
b) 采购部经理于7个工作日内与供应商进行沟通，协商完毕各项事宜，双方签订一式三份解除合同协议。
c) 采购部经理将解除合同协议交分管副总，分管副总于3个工作日内签字确认，返给采购部。
d) 采购部经理将解除合同协议报超市公司总经理，总经理于3个工作日内签字确认。
e) 连锁超市公司总经理审批后，采购经理安排采购主管于2个工作日内，书面整理供应商合同信息及商品信息，确定商品 “暂停经营”，连同签字的解除合同协议原件一份传信息管理部，一份传供应商，一份采购部留存。
f) 信息管理部录入员在连锁业务中心系统[关系维护]下的［门店商品个性化维护单］中，把相关门店的供应商商品信息全部维护为 “暂停销售”，单据执行日期选择合同双方约定的解除日期。
g) 采购部主管通过内网通知各门店与供应商解除合同生效时间，各门店当日通知联营租赁供应商，供应商必须在合同解除日前将商品及设施退出超市卖场。
h) 在合同终止当月财务月结后，信息管理部录入员三日内在连锁业务中心系统[合同管理]下的［合同变更］中录入需要终止合同的供应商编号，调出供应商合同信息，修改原合同终止时间，“执行方式”选择合同终止，并把未执行的合同固定扣项删除，保存审核。签字的解除合同协议原件在2个工作日内传财务中心。
i) 财务中心结算员对照送来的解除合同协议，在《采购管理》下［合同变更财务审核］中，检查执行方式、合同终止时间是否正确，合同扣项是否删除，确认无误单据审核。若有问题，点击“重新编辑”退回，通知信息管理部进行修改。
j) 因保底合同扣项需要调整，采购主管手工计算实际应扣费用，报采购经理、采购副总、总经理审批后，传信息管理部。信息管理部在系统中制作调整单。
k) 供应商按解除合同协议规定时间到财务中心结算。
3.2.2 代销商品供应商合同提前终止：
a) 根据实际经营情况，采购部主动提出与供应商解除合同的，电话通知供应商；供应商主动提出解除合同，应将书面一式两份的《提前终止合同申请》，交采购部经理。采购部经理于7个工作日内与供应商进行沟通，协商完毕各项事宜，双方签订一式三份解除合同协议。
b) 采购部经理将解除合同的协议交分管副总，分管副总于3个工作日内签字确认，返给相关采购部。
c) 采购部报超市公司总经理，总经理于3个工作日内签字确认。
d) 连锁超市公司总经理审批后，采购经理安排采购主管于2个工作日内，书面整理供应商合同信息及商品信息确定商品“暂停订货”，连同签字的解除合同协议原件一份传信息管理部，一份传供应商，一份采购部留存。
e) 信息管理部录入员在在连锁业务中心系统供应商管理下的［供应商供应商品维护单］中，把相关门店的供应商商品信息全部维护为 “暂停订货”，单据执行日期选择合同双方约定的解除日期。
f) 在合同终止当月财务月结后，信息管理部录入员三日内在连锁业务中心系统[合同管理]下的［合同变更］中录入需要终止合同的供应商编号，调出供应商合同信息，修改原合同终止时间，“执行方式”选择合同终止，并把未执行的合同固定扣项删除，保存审核。签字的解除合同协议原件在2个工作日内传财务中心。
g) 到合同双方约定解除日前二天，采购部通知门店商品撤架，商品退货按退货流程执行，供应商必须在合同解除日当天将商品及设施退出超市卖场。
h) 财务结算员对照送来的供应商解除合同协议，在采购管理下［合同变更财务审核］中，检查执行方式、合同终止时间是否正确，合同扣项是否删除，核对帐务是否正常，若发现异常情况，及时通知采购部协调，确认无误单据审核。若有问题，点击“重新编辑”退回，通知信息管理部进行修改。
i) 供应商根据解除合同协议，按解除合同协议规定时间到财务中心结算。
3.3 合同更户提前终止：合同因供应商更户提前终止，参照供应商更户流程。
4 检查与考核
4.1 各环节由各部门进行考核，出现差错，每次扣责任人绩效考核分数1-5分。
4.2 营运部负责合同终止的检查考核，每月抽查一次，在检查中出现不符合要求的，扣减相关责任人当月绩效考核分数1—5分，出现损失的由相关部门负责人赔偿。

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