商务中心管理制度.doc

商务中心岗位职责制
商务中心岗位职责制
商务部是公司前沿窗口，体现着公司的形象，也担负着实现公司各项目利润的重任，需要从经理到主管、到商务专员、到销售代表各个环节的人员精诚团结，尽心尽责地努力工作。
1、部门经理
1.密切掌握销售动态，参与设计、策划的工作，使销售信息更好地服务于设计、策划，使设计、策划的成果更好地促进销售；参与公司对产品定位的讨论及其他一些决策。
2.部门内部的人事管理；掌握部门工作人员的思想动态，调动其工作的积极性，使部门成为积极、向上、团结的整体，并完成公司下达的各项任务。
3.协调本部门与其他部门的关系，做好与生产、技术、财务各部门的工作衔接。
4.培养销售人员的专业技能及销售队伍的凝聚力，力求组建一支业务能力极强、高素质的销售团队，以便能出色完成公司下达的销售任务。
5.安排主管的工作，充分调动其工作积极性，并逐步培养其独立工作的能力。
6.采取相应措施，尽最大可能地掌握客户资源并提高成功率。
7.把握重点顾客，参加重大销售谈判和签定合约；
2、部门主管
1.完成公司、经理交给的各项任务，并能积极主动、有预见性地解决工作中遇到或可能遇到的问题。
2.准确的掌握产品的销售状况及回款情况，当状况不佳时，能及时准确地发现原因，并告之相关部门，以便及时作出调整。
3.安排商务专员的工作，督促其对资料的完整收集、规范整理、及时归档随时向上级提供准确的销售信息、销售回款信息；抽查商务专员的电脑资源管理的情况，并保证数据的完全正确。
4.负责督促销售代表严格遵守本规章制度，提高仪态、仪表、服务质量，服务意识。
5.掌握商务专员、销售代表的思想动态，充分调动其工作积极性，帮助其调节好心理状态，使他们以最佳的精神面貌、最高的热情投入到工作中。
6.监管和改善销售办公室的环境卫生、物品摆放，发现问题及时与相关部门衔接，并负责解决。
7.布置商务专员、销售代表的工作，并每天检查他们的工作完成情况。不定期地对相关客户进行回访并向经理报告，以促进工作的提高和改进。
8.作好“上情下达、下情上表”工作。使员工能理解公司的举措与政策，同时也关心员工的利益，让员工能真正地将自己融入到公司。
9.分类整理相关政策法规，方便大家的日常学习及必要时给客户出示有力证据。
一般一天的工作流程：检查销售代表的工作——抽查商务专员的工作，（如电脑资料的管理）——检查销售代表的服务质量。
一般一月的工作流程：总结当月的工作情况——对次月的工作做计划——安排销售代表催款。
3、商务专员
1.商务专员是主管的助手，协助主管做好管理工作，同时要充分发挥主观能动性，站在主管的位置考虑问题，培养和提高独立工作能力。
2.负责部门的资料管理。
3.建立相应的数据库，随时为商务中心提供准确信息源，并及时准确地将销售情况反映在“销售状况一览表”。
4.每天下班前进行工作日志汇总、将当天的定单情况及销售代表和客户的意见汇总后发邮件或传真给总经理、销售经理。
5.每一月作一次有关销售量、客户来访量、咨询电话量等相关数据的统计，交与主管作完分析报告后上报经理。（情况特殊时每周可作一次）
6.将合同中的相关资料及时、准确的录入电脑（同时作复核），以便能随时查到某客户的姓名、性别、联系方式、价格等资料；同时还应在财务的协作下将客户的交款情况录入电脑，便于商务部在掌握客户的应交、已交款情况后及时催款。
7.将所有已签合同及附件、公司下发资料等规范整理并妥善保管。
8.完成合同结束前的所有准备工作，如：出货单资料等。
4销售代表
销售代表是销售的前沿窗口，直接面向客户，服务于客户，要随时保持良好的仪态、仪表，良好的服务意识和服务质量，充分展现优秀企业的窗口形象。
通常的工作流程如下：
对客户的售前服务——客户决定下定单前报告主管——为客户签单（包括设计方案、主合同）——销售情况的记录——交合同给商务专员——对客户产品出货时间的落实。
1.对客户的服务。包括：a.售前服务（客户下定单之前）。客户的接待，对产品的诚恳介绍；b.售中服务（客户签订合同之后，交付之前）。反映和解答客户提出的疑问，征求客户对公司、对自己的意见、建议，向客户通报产品生产进度，邀请客户参加公司举办的活动；c.售后服务（产品交付之后积极向相关部门反映客户想法、困难，配合公司向客户解释和解决客户的困难，与客户分享公司和自己取得新成绩后的喜悦。
2.对客户的服务应主动、热情、诚恳、讲礼貌、有分寸；从公司到公司领导应娓娓道来，详简得当，语言规范、高雅，条理清楚，特别要避免由于简单从事或经验主义而流失客户。
3.《客户记录表》的填写。销售代表在初次接待客户时要填写《客户记录表》，注明客户姓名、联系方式、咨询事项、来访日期等，以备日后查询。《客户记录表》应依次填写、不留空格，详见附件（一）。
4.销售情况的记录。销售代表应非常清楚自己的客户情况及销售情况，以便客户对产品的再次订单，销售代表必须自己拟定一套完整的客户档案包括客户姓名、产品规格、付款方式、定金数额、产品款总数额、货款缴纳日期等等。
5保持工作环境的卫生、有序。保持销售办公室的环境卫生，是销售代表的重要工作之一，要随时注意在送走客户后清理纸杯，将桌、椅、资料等办公用品归位，摆放整齐有序。
6.销售代表有义务为客户做好售后服务，包括带客户上工厂参观，介绍公司发展情况，催交货款，带客户到财务部交款等。任何销售代表不得以不是自己的客户为由拒绝为客户服务，一经发现情节恶劣者将予以处罚。
7.向客户催收货款是销售代表的重要任务之一。当货品出完时，由销售代表选择适当时机用电话或其它方式委婉通知客户。
当客户用电汇方式付款时，销售代表应告诉客户在汇款的同时把汇款复印件寄或传真给自己，并在接到复印件时立刻将之交给财务部便于核查帐目。
8.销售业绩是衡量一位销售代表工作成绩的重要指标，每一位销售代表都应尽力提高个人销售技能，如果长期业绩滞后由主管报请经理召开经理、主管、商务专员会议，决定是否劝其辞职，再报请分管领导同意后执行。