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易飞管理软件易飞管理软件采购管理子采购管理子系统培训系统培训部门部门姓名姓名课课程程大大纲纲一、系统架构二、基础信息创建及信息字段说明三、日常交易作业程序及报表管理四、异常管理报表五、批处理系统架构系统主画面系统架构系统主画面基本信息录入采购人员信息、供应商信息、采购单据性质价格交易管理供应商料件管理系统架构系统功能图系统架构系统功能图日常交易处理供应商料件价格及交易信息录入录入核价单、录入询价单录入请购单、录入采购单、录入采购变更单、录入进货单、录入退货单采购进度管理预计进货表、采购明细表交 易 管 理进货明细表、进货统计表、料件历史进货记录表、验退件退回明细表收料验退管理采购价格调幅表、采购价格异常表、供应商供货明细表系统架构系统功能图系统架构系统功能图供应商评估供应商评级、供应商ABC分析表批 处 理重新计算采购已交量、更新供应商月统计信息、结束采购单系统架构系统功能图系统架构系统功能图系统架构系统主作业程序系统架构系统主作业程序基本信息规划基本信息规划采购人员、供应商、单据性质采购人员、供应商、单据性质信息创建与核对信息创建与核对基本信息列表基本信息列表期初余额导入期初余额导入未结案采购单、品号供应商信息输入未结案采购单、品号供应商信息输入录入请购单录入请购单录入采购单录入采购单录入进货单录入进货单录入验退单录入验退单录入退货单录入退货单日常交易登录日常交易登录应付账款管理应付账款管理应付票据管理应付票据管理请购单凭证请购单凭证采购单凭证采购单凭证进货单凭证进货单凭证验退单凭证验退单凭证退货单凭证退货单凭证采购系统采购系统存货管理存货管理工单管理工单管理应付账款应付账款自动分录自动分录批次需求计划批次需求计划产品结构产品结构基本信息基本信息系统架构与其他系统的关联性系统架构与其他系统的关联性 核价核价日期日期/生效日期生效日期/失效日期失效日期核价日期核价日期 4/1 4/25 6/10 4/1 4/25 6/10 生效日期生效日期 4/1 5/1 7/1 4/1 5/1 7/1 失效日期失效日期 6/30 5/31 6/30 5/31 单价单价 元元 100 99 105 100 99 105采购日期采购日期 采购单价采购单价 4/10 4/10 5/20 5/20 8/108/10 基本信息创建及信息字段说明核价管理基本信息创建及信息字段说明核价管理100100元元9999元元105105元元数量数量数量数量 PC PC PC PC 单价单价单价单价0-0-9999 5.0 5.0元元10100 0-499499 4.8 4.8元元50500 0-以上以上 4.5 4.5元元单头信息单头信息单身信息单身信息 10 100 0 以上以上单身信息单身信息 50 500 0 以上以上 1.1.由由“录入供应商料件价格录入供应商料件价格”中直接输入及维中直接输入及维护护2.2.由更新核价的核价单更新由更新核价的核价单更新分量计价分量计价基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明价格管理基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质单据性质单据性质:3131请购单请购单 3333采购单采购单 3636询价单询价单 3434进货单进货单 3232核价单核价单 3535退货单退货单基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质更新核价：更新核价：针对料件针对料件供应供应商商交易交易单据，如单据，如询价单、核价询价单、核价单、单、采购单采购单、进货、进货单单的的单别才有单别才有效效用。用。核对采购：核对采购：针对针对进进/退货退货单是否一定要输入采购单才可单是否一定要输入采购单才可办理收料，目的办理收料，目的是是避免无采单避免无采单的的收料发生。收料发生。基本信息创建及信息字段说明单据性质基本信息创建及信息字段说明单据性质日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购核价作业程序采购核价作业程序书面核准或计算机核准书面核准或计算机核准品号厂商品号厂商交易交易核价单核价单核价单确认核价单确认更新更新供应商料件供应商料件信息信息核准核准1.1.单据若为更新核价者将更新供应商料件单据若为更新核价者将更新供应商料件价格信息。价格信息。2.2.若采购商品有分量计价的需求若采购商品有分量计价的需求，可直接可直接由核价单来更新供应商料件价格。由核价单来更新供应商料件价格。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理录入核价单作业录入核价单作业1.1.内部需求内部需求的的凭证凭证2.2.审查内容为审查内容为 .品号、数量及需求日期品号、数量及需求日期的的合理性合理性 .需求来源正确性需求来源正确性 (MRP,LRP,MRP,LRP,再补货建议表再补货建议表,BOMBOM自动请购自动请购,其他其他)日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序请购作业的目的请购作业的目的1.1.计划计划采购时所遗漏的需求。采购时所遗漏的需求。2.2.超耗用料超耗用料的额外零星的额外零星需求。需求。3.3.非正常需求非正常需求的的其它需求，如客户其它需求，如客户的的额外额外 订单或代购品。订单或代购品。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序一般请购作业的时机一般请购作业的时机请购作业程序请购作业程序录入请购单录入请购单主管核准请购单主管核准请购单维护维护请购单请购单采购询价确认采购询价确认请购单生成采购请购单生成采购录入采购单录入采购单书面核准或书面核准或计算机确认计算机确认1.1.请购明细表请购明细表2.2.请购状况表请购状况表3.3.料料件件已请未购明细表已请未购明细表4.4.供应商供应商已请未购列表已请未购列表可按采购预可按采购预交货日分别交货日分别生成采购单生成采购单1.1.请购请购部门：基本信息管理系统进行部门：基本信息管理系统进行录录入入2.2.请购人员：基本信息管理系统进行录入请购人员：基本信息管理系统进行录入3 3.需求日期需求日期：系统默认，由系统默认，由录入品号信息的录入品号信息的前置前置 天数推算而得天数推算而得日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序录入请购单的字段说明录入请购单的字段说明需求日期需求日期=单据日期单据日期+固定前置天固定前置天数数+(+(采购单位换算为库存单位后采购单位换算为库存单位后的数量的数量)/)/批量批量*变动前置天数变动前置天数.4 4.参考参考供应商供应商:即即品号品号主要供应商主要供应商5 5.结束结束码码:该请购已生成采购单则系统自该请购已生成采购单则系统自动动更新更新 日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序录入请购单的字段说明录入请购单的字段说明1 1.锁定码锁定码的的意义意义:当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定锁定。没有锁定的请购单也可以抛转成采购单。没有锁定的请购单也可以抛转成采购单。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理维护请购信息维护请购信息维护请购信息的字段说明维护请购信息的字段说明2.2.请购分购：即一笔请购向多个供应商购买请购分购：即一笔请购向多个供应商购买 单身可输入单身可输入单头：采购总数量、总金额单头：采购总数量、总金额单身：采购数量、采购比率单身：采购数量、采购比率日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理维护请购信息维护请购信息维护请购信息的字段说明维护请购信息的字段说明单身数量加总将完成将完成的的请购信息依请购信息依供应供应商商分分别产生采购单，别产生采购单，更新后请更新后请:1.1.查询查询录入采购单录入采购单作业，您将可看到采购单作业，您将可看到采购单 据据的的完整信息。完整信息。2.2.请查询请查询录入请购单作业录入请购单作业将会看到采购单号。将会看到采购单号。3.3.已经生成采购单的请购单不能撤销审核。已经生成采购单的请购单不能撤销审核。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序从请购单生成采购单从请购单生成采购单若置为若置为Y Y，则当采购数量合计，则当采购数量合计=请购数量时，才将请购单单身置为结束请购数量时，才将请购单单身置为结束.不同请购单号相同不同请购单号相同物料或请购单单身物料或请购单单身多笔相同物料同一多笔相同物料同一供应商同交货日汇总供应商同交货日汇总1.1.请购明细表请购明细表2.2.请购状况表请购状况表3.3.品号品号供应商供应商已请已请购购未未采购采购明细表明细表4.4.厂商别已请未购列表厂商别已请未购列表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业程序请购管理报表说明请购管理报表说明1.1.现有库存可用量现有库存可用量2.2.品号库存状况表品号库存状况表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购作业程序采购作业程序录入录入采购单采购单采购单进度追踪采购单进度追踪采购单采购单采购单确认采购单确认需求确认需求确认核准核准供应商供应商预计进预计进货货表表料件料件预计进预计进货货表表工单工单预计进预计进货货表表采购预计进采购预计进货货表表供应商料件交货排程表供应商料件交货排程表采购需求采购需求书面或计算机书面或计算机1.1.参考单别参考单别.参考单号参考单号.参考序号参考序号.来源单号来源单号:输输 入时可为订单、工入时可为订单、工单单单号或其他备注之有意单号或其他备注之有意 义单号。义单号。2.2.已交数量：由进货单及退货单更新已交数量：由进货单及退货单更新，无须输入无须输入。3.3.采购单价：采购单价：1.1.供应商料件价格供应商料件价格 2.2.最近进价最近进价 3.3.标准进价。标准进价。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购作业程序采购作业程序录入采购单的字段说明录入采购单的字段说明THANK YOUSUCCESS2024/5/8 周三周三3131可编辑可编辑4.4.结束采购单作业结束采购单作业：应定期运行本作业：应定期运行本作业对于对于过过期未交期未交的的采购件采购人员应定期采购件采购人员应定期检查检查交交货货的的需求性，需求性，过过期未交者确定要交货时，应以期未交者确定要交货时，应以变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货变更交期方式更改采购单据，如果确定不交货时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料作业您可透过采购预计进料表协助进行指定作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定结结束束作业。作业。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购作业程序采购作业程序录入采购单的字段说明录入采购单的字段说明.已交数量已交数量=订单数量时订单数量时,显示显示 自动结束自动结束.已交数量已交数量 订单数量时订单数量时,显示显示 未结束未结束.透过结束采购作业指定结束时透过结束采购作业指定结束时,显示显示 指定结束指定结束.此栏位只做显示，不可手动修改此栏位只做显示，不可手动修改定价顺序：定价顺序：1.1.供应商料件价格供应商料件价格 2.2.最近进价最近进价3.3.标准进价标准进价Q:Q:QQ:想一想这些作业在哪些系统想一想这些作业在哪些系统想一想这些作业在哪些系统想一想这些作业在哪些系统?录入采购单录入采购单日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购单信息来源采购单信息来源MRPMRP采购计划采购计划发放发放LRPLRP采购计划采购计划发放发放从请购单生从请购单生成采购单成采购单从订单自动从订单自动转成采购单转成采购单日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购变更作业程序采购变更作业程序录入录入采购变更采购变更单单采单进度追踪采单进度追踪采购变更单采购变更单采购变更确认采购变更确认变更变更CFMCFM变更核准变更核准采购单采购单供应商供应商预计进预计进货货表表料件料件预计进预计进货货表表工工单单预计进预计进货货表表采购预计进采购预计进货货表表供应商供货统计表供应商供货统计表1.1.直接更改采购单直接更改采购单。2.2.通通过过录入录入采购变更单处理。采购变更单处理。3.3.将原采购单指定结案将原采购单指定结案,另开一张新的另开一张新的采购单。采购单。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购变更处理的方式采购变更处理的方式1.1.采购变更单采购变更单的的单据特性同原采购单别。单据特性同原采购单别。2.2.未确认未确认的的采单直接从采单更改，无须新采单直接从采单更改，无须新 增采购变更单。增采购变更单。3.3.已确定已确定的的采购单且已经发出采购者，应采购单且已经发出采购者，应 保留变更信息且保留变更信息且应应由采购变更通知单通由采购变更通知单通 知相关单位处理变更事宜。知相关单位处理变更事宜。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购变更处理的特性采购变更处理的特性表示此订单单身所有为表示此订单单身所有为 未结束未结束 状态的序号信息状态的序号信息,其状态要变更为其状态要变更为 指定结束指定结束 .若是只改变某序号的数量或单笔信息若是只改变某序号的数量或单笔信息,则本选项不则本选项不选择选择.由单身选择需结束的订单序号指定结束由单身选择需结束的订单序号指定结束.若整张结束若整张结束,则单身不可输入则单身不可输入.发票与送货文件发票与送货文件录入录入进货单进货单进货记录进货记录进货记录进货记录进货单进货单进货单确认进货单确认进货单确认进货单确认到货到货检查检查进货检验进货检验供应商供货统计表供应商供货统计表料件历史进货记录料件历史进货记录供应商供应商进进货货明细表明细表供应商供应商进进货货汇总表汇总表采购单采购单取回取回验退件未退验退件未退明细表明细表N N N NY Y Y YY Y Y Y验退验退N N N N日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理进货作业程序进货作业程序(1).(1).到货登记到货登记(2).(2).质量检验质量检验(3).(3).货款输入货款输入资材收料资材收料 IQCIQC采购或会计单位采购或会计单位权权责责日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理三段式进货说明三段式进货说明(1).(1).到货日期到货日期 预交日预交日 超超期码期码=Y Y(2).(2).运行验退件退回运行验退件退回 验退码验退码=Y Y(3).(3).开票数量开票数量=进货数量进货数量 开票开票码码=Y Y日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理录入进货单字段说明录入进货单字段说明(1).(1).将纳入存货价值将纳入存货价值(2).(2).不纳入厂商之应付帐款不纳入厂商之应付帐款 (3).(3).如如:运费运费.扣款金额扣款金额(1).(1)不纳入存货价值不纳入存货价值(2).(2).将纳入厂商之应付帐款将纳入厂商之应付帐款 (3).(3).如如:损坏扣款损坏扣款.进货费用进货费用日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理录入进货单字段说明录入进货单字段说明1.1.依依供应厂商基础信息设置可以控制是否供应厂商基础信息设置可以控制是否分批交货。分批交货。2.2.可设置料件可设置料件的的允超收率，超额数量禁止允超收率，超额数量禁止入库入库。3.3.可设置可设置进货进货单是否一定要有采购信息。单是否一定要有采购信息。4.4.提供提前交货之预警。提供提前交货之预警。5.5.依依单据性质设置单据性质设置可以可以控控制是否制是否直接开票。直接开票。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理录入进货主要功能录入进货主要功能日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理进货单审核后对信息有何影响进货单审核后对信息有何影响进货记录进货记录采购单采购单已交数量已交数量进货单进货单进货单进货单库存数量库存数量批号信息批号信息?发票信息更改：录入发票信息发票信息更改：录入发票信息输入货款：输入或修改货款相关信息输入货款：输入或修改货款相关信息暂不付款暂不付款/取消暂不付款取消暂不付款录入验收数量等检验结果，系统自动判断录入验收数量等检验结果，系统自动判断检验状态，同时自动更新进货单验收数据，检验状态，同时自动更新进货单验收数据，进货单同时自动审核；进货单同时自动审核；供应商供货统计表供应商供货统计表供应商供货明细表供应商供货明细表料件历史进货记录表料件历史进货记录表料件历史进货汇总表料件历史进货汇总表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理进料记录管理报表进料记录管理报表名词定义：名词定义：验退：验收前退货验退：验收前退货，一进货单单身有一进货单单身有多笔序号，可分次验退；多笔序号，可分次验退；退货：验收退货：验收进仓进仓后退货后退货退货单退货单信息信息字段字段说明说明验退件退回明细表验退件退回明细表.验退件未退明细表验退件未退明细表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理退回验退件作业退回验退件作业录入录入退货单退货单采购进度追踪采购进度追踪退货单确认退货单确认核准核准不良检验不良检验供应商供应商采购进货表采购进货表料件历史进货记录料件历史进货记录供应商供应商进货明细表进货明细表供应商供应商进货汇总表进货汇总表1.1.决定是否冲销已交货决定是否冲销已交货采购单采购单2.2.是否要指定结案是否要指定结案Y Y Y Y退货单退货单日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理退货单作业程序退货单作业程序1.1.进货单如进行核对采购进货单如进行核对采购单单管理管理的的，退回退回单一般也应核对采购单单一般也应核对采购单。2.2.若该品号进行批号管理若该品号进行批号管理的的，批号栏位务，批号栏位务必输入。必输入。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理退货单录入字段说明退货单录入字段说明1.1.退退货单为应付帐款货单为应付帐款的的减项。减项。2.2.一般退货品应输入原采购单号。如果该采购单已一般退货品应输入原采购单号。如果该采购单已经结案，退货品已经确定不再进货经结案，退货品已经确定不再进货的的，采购单应，采购单应指定结案。指定结案。3.3.如无采购单如无采购单的的，退货单价来自品号，退货单价来自品号供应商供应商信息。信息。4.4.进行批号管理进行批号管理的的，批号一定要输入。，批号一定要输入。日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理退货作业的注意事项退货作业的注意事项退货：有实物退回退货：有实物退回折让：只扣款，不退回实物折让：只扣款，不退回实物日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理其他管理报表其他管理报表采购业务执行跟踪报表：采购业务执行跟踪报表：料件预计进货表料件预计进货表工单预计进货表工单预计进货表采购预计进货表采购预计进货表供应商料件交货排程表供应商料件交货排程表供应商采购交货状况表供应商采购交货状况表日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理其他管理报表其他管理报表供应商统计、分析表：供应商统计、分析表：供应商供货统计表供应商供货统计表供应商供应商ABCABC分析表分析表采购预计进货表采购预计进货表供应商供货异常表供应商供货异常表 日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理其他管理报表其他管理报表采购价格调幅表采购价格调幅表采购价格异常表采购价格异常表（可参考标准进价）（可参考标准进价）已进货未收发票检查表已进货未收发票检查表一一.重新计算采购已交量重新计算采购已交量二二.更新供应商月统计信息更新供应商月统计信息三三.供应商评级供应商评级四四.供应商供应商ABCABC分析表分析表批次作业批次作业1.1.此为信息维护此为信息维护的的程序，无须定期运行。程序，无须定期运行。当您当您通过通过厂商采购交货状况表厂商采购交货状况表发现您采购单发现您采购单的的已交数量异常，已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业行本作业。造成异常造成异常的的原因为原因为:机器不正常机器不正常死机死机或或断电断电造成数据造成数据库更新不正常所导致。库更新不正常所导致。批次作业批次作业重新计算采购已交量重新计算采购已交量谢谢谢谢!THANK YOUSUCCESS2024/5/8 周三周三6161可编辑可编辑