电气总公司合同管理规定模版.docx

电气总公司合同管理规定第一章 一般规定第一条 为规范合同管理，提高经济运行效益，维护电气总公司（以下简称总公司）对外经济活动中的合法权益，根据合同法、公司法以及其他有关法律、法规，结合公司实际，特制定本规定。第二条 本规定是总公司合同管理的基本制度，总公司机关各职能部门、各子公司须严格遵照执行。第三条 本规定所称合同包括买卖合同、建设工程合同、担保合同、借款合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、委托合同等有名合同及认购书、订购书、预订书、意向书、备忘录等预约合同。劳动合同适用其他规定。第四条 合同管理遵循分工承办、分级分类负责、归口管理、统一归档的原则，并执行合同会签程序。第五条 合同的承办按单位的职能分工进行。合同承办包括合同立项、意向接触、尽职调查、组织谈判、合同起草、申办会签、办理订立、履行、归档等工作。第六条 合同承办单位设立兼职合同管理员，负责本单位承办合同的日常管理工作，对本单位所承办的合同以及合同催办、履行的相关资料统一登记并分类保管，合同承办单位负责人对本单位承办的合同负责。总公司法务审计部负责合同的审核、管理及监督工作，合同承办单位应将合同承办会签单与合同正本一份送交法务审计部备案。第七条 合同实行分级管理。根据合同价款、标的及对公司的经营重要程度划分为三级管理。合同标的在10万元以下的为三级合同，又称一般合同；合同标的在10万元以上（含10万元）至50万元以下的为二级合同，又称重要合同；合同标的在50万元以上（含50万元）的或对公司生产经营、战略发展有极为重要影响的，为一级合同，又称重大或特殊合同。第八条 办理合同的各项业务，必须遵守国家有关法律、法规规定，遵守公司的各项规章制度，维护公司的利益和形象。任何单位和个人都必须在职权或授权范围内办理合同事务，并自觉接受主管上级、相关业务部门、合同管理职能部门的检查、督导。第二章 合同的订立第一节 合同订立程序第九条 订立合同必须按以下程序进行：（一）拟办合同事项在公司内部按程序得到批准；（二）通过尽职调查及相关业务程序（如比质比价、招标、合同相对人的资质等）初步选择合同相对人；（三）根据合同分级情况，组织相关部门人员进行合同谈判，达成合意；（四）合同承办单位根据合意起草相对应的合同文本；（五）合同承办单位办理合同审核会签；（六）签订正式合同；（七）合同承办单位应按档案管理规定保管所承办的合同以及相关资料，并将合同会签单及正式文本送交法务审计部存档备案。第十条 合同订立前，承办单位应对合同相对人的主体资格和资信等情况进行尽职调查，尽职调查的内容主要包括：（一）主体资格合格：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；（二）欲签订合同标的符合当事人经营范围，涉及专营许可或资质的，应具备相应的许可、等级、资质证书等；（三）具有相应的履约能力，必要时应要求其出具由开户银行或会计（审计）事务所出具的资信证明、资产负债表、验资报告等相关文件；（四）代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明等；（五）有担保的合同，担保人应具有担保资格和担保能力，担保物应真实并无设定其他第三方权利。第十一条 尽职调查所形成的文件资料作为合同附件由承办单位一并保管，其文本为复印件时，提交方须加盖公章并加注“与原件核对无误”字样。第二节 合同的谈判、起草第十二条 合同承办单位必须建立和健全合同谈判制度。三级合同的谈判，承办单位应由2人以上参加，必要时应有相关业务部门人员参加；二级合同的谈判应由合同承办单位、财务融资部、标的物使用单位和业务主管部门参加；一级合同的谈判除上述部门参加外，应有法务审计部参加。第十三条 合同谈判由承办单位组织和主谈。但按照对等原则，也可视对方主谈人员身份调整我方主谈人员。第十四条 各种合同，除即时结清的外，必须采用书面形式；禁止合同履行在先，签约在后的行为；合同约定履行期限到期但因需要仍应按原合同进行业务的，必须办理书面确认的续签手续，若合同主要条款发生变化的应签订补充合同或重新签订合同。第十五条 合同承办单位与合同相对人应就合同签订具体事项进行洽谈，并尽可能由我方负责合同文本的起草。合同文本的内容应具体、条款齐全、用词准确、手续完备，并注重时效。第十六条 合同应当包括以下内容：（一）当事人的名称或姓名和住所，法定代表人或代理人姓名、职务及联系方式；（二）标的、数量、质量或技术要求、包装规范等；（三）价款或者报酬；（四）履行期限、地点和方式；（五）违约责任，应确定违约金具体数额或损失赔偿额的计算方式；（六）争议解决方式，约定通过诉讼解决的，应写明约定的有管辖权法院的名称，通常应约定由我公司所在地法院管辖；（七）其他应约定事项。第三节 合同的会签、授权和签订第十七条 合同的会签、审核根据职能部门的专业性质由合同承办单位、财务融资部、企管投资部、法务审计部及相关业务部门负责。第十八条 合同承办单位负责对合同中下列内容进行审查与管理：（一）本项合同的必要性、可行性及对公司利益的综合影响；（二）合同相对方主体、企业资质的时效与合法性；（三）合同相对方资信、履约能力；（四）及时向法务审计部通报合同在履行中发生的问题，提出解决问题的意见和建议；（五）参与、协助合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；（六）负责将合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件及时归档。第十九条 财务融资部负责对合同中下列内容的会签审核：（一）履行合同所需资金或涉及资产的合法性及资金安排的可行性；（二）合同中有关价款、报酬及结算条款的合法性、适当性及对我公司的影响；（三）认为需要审查的其他内容。第二十条 企管投资部负责对合同中合同相对方主体，企业资质的时效与合法性以及认为需要审核的其他内容进行会签审核。第二十一条 法务审计部负责对合同中下列内容的会签审核：（一）合同相对方主体，企业资质的时效与合法性；（二）合同标的的合法性；（三）合同条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞；（四）与合同有关的其他法律问题；（五）合同资料的收集、整理、保管；（六）认为需要审核的其他内容。第二十二条 相关业务部门负责对总公司合同中下列内容的会签审核：（一）合同相关内容的可行性；（二）认为需要审核的其他内容。第二十三条 承办单位在合同签订过程中应将与本合同有关的资料作为附件供会签审核部门参考。第二十四条 会签意见必须表述明确，有异议的应提出改进和纠正意见。第二十五条 法定代表人对主要职能部门负责人和业务主办人员实行长期签约授权委托。接受长期授权委托的职能部门负责人，可对其下级按照同等权限进行“一事一授权”的临时授权。在特殊情况下签订的合同，法定代表人可临时授权代理人签订。第二十六条 合同必须由公司法定代表人或经合法授权的委托人签订，任何单位、个人未经授权均不得以公司名义对外签订合同。第二十七条 应当办理会签审核的合同而未办理的，签约代表不得签字，印章管理部门不得加盖印章。第二十八条 合同文本二页以上的须加盖骑缝章。第四节 数据电文签订合同的程序第二十九条 数据电文签订的合同是指通过电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件等形成的合同、协议等。第三十条 通过数据电文所形成的合同，在事后必须签订确认书，或签订书面合同；确认书应加盖合同相对人的单位公章以及法定代表人的签名，书面合同应加盖单位公章以及法定代表人或授权委托人签名；签订确认书的，应将数据电文合同及与合同业务往来有关的电子资料进行保存；签订书面合同的，所签订的合同应符合合同的基本要素。第三十一条 本规定第二十九条所指的数据电文应满足下列要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取、查阅；（二）能够可靠地保证自最终形成时起内容保持完整、未被更改。在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。第三十二条 数据电文的文件保存、应当符合下列要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取、查阅；（二）数据电文的格式与其生成、发送或者接受的格式相同，或者格式不同但是能够准确表现原来生成、发送或者接受的内容；（三）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接受的时间。第三章 合同的履行、变更、解除第三十三条 合同承办单位或承办人负责合同的具体履行，出现问题及时向本单位领导汇报，情况严重的还应向上级主管领导汇报。第三十四条 需要变更或解除合同的，合同承办人应及时向公司领导汇报，并与财务融资部、法务审计部、企管投资部等相关部门沟通。 第三十五条 向对方发出的中止合同、解除合同、质量异议及声明对方有其他违约的通知，应书面送达对方，对方签收后合同承办单位应将签收资料归档保存；对方拒不签收的，采用公证形式送达。第三十六条 对方发生违约行为时，合同承办单位应及时采取适当措施防止损失的扩大，核算对方违约给我公司造成的损失，并保存好相应的物证、书证、证人证言等证据资料。第三十七条 合同变更、解除的程序与合同签订审核程序相同。各承办单位合同管理人员应建立健全合同管理台账，并将合同履行、变更、解除、中止及终止情况的一切资料归档。第三十八条 在合同履行中承办单位向合同相对人发送产品或文件、资料的，必须要求对方签收收货确认书或者回执；采用快递形式发送产品、文件及资料的，应在快递详单中注明所发物品的详细名称，并向快递部门索要对方收到产品的回执或收件方的收件确认书。第三十九条 合同信息、合同资料是公司的商业秘密，任何人不得随意泄露。第四章 合同纠纷的处理第四十条 合同发生纠纷时，承办人员应及时向单位领导、上级主管领导汇报，首先采取协商、调解方式解决。能够达成一致意见的，应依合同签订程序修改或重新签订合同。协商、调解不能达成协议的，应报法务审计部选择诉讼或仲裁方式解决。第四十一条 在合同纠纷处理过程中，未经法务审计部审核、公司领导批准，任何单位或个人不得向对方作出实质性答复、提供文件资料等。第四十二条 在合同纠纷处理过程中，合同承办单位应配合法务审计部搜集、提供下列有关资料：（一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议，有关数据电文、信函、图表、视听资料等；（二）有关的票据、票证；（三）质量标准的法定或约定文本，封样、样品、鉴定报告、检测结果等；（四）证人证言；（五）其他有关资料。第四十三条 各单位在采取诉讼或仲裁解决纠纷时，由总公司法务审计部确定代理人、诉讼方式等，并向公司领导汇报。第五章 检查与奖惩第四十四条 法务审计部对各单位合同管理工作实施监督、检查、指导，并组织对相关管理、业务人员的法律知识培训。财务融资部通过资金结算途径监督合同的履行。第四十五条 对认真履行合同管理工作，为公司避免或挽回经济损失成绩突出的，予以表彰和奖励。第四十六条 有下列情况之一，造成损失的，按其情节轻重，给予有关单位及人员批评、教育或行政处分，违反国家法律、法规，给公司造成重大损失，移交司法机关追究刑事责任：（一）未经批准或授权，或超越代理权限签订合同的；（二）未按规定履行合同会签手续或会签手续不完备的；（三）因管理不善，造成合同文本、附件、资料丢失而发生纠纷、争议，致使公司利益蒙受损失的；（四）未按规定履行尽职调查义务，或因严重不负责任，致使签订合同受骗，给公司造成损失的；（五）发生纠纷后，不及时采取措施或隐瞒不报，致使公司损失扩大的；（六）与对方恶意串通，徇私舞弊，泄露公司商业秘密，损害公司利益的。第六章 附 则第四十七条 本规定解释权属总公司法务审计部。第四十八条 本规定修改权属总公司总经理。