部门职能及岗位说明书.docx

部门职能及岗位说明书

确认
复核
拟制
综管部
部长
副部长
人事科
科级

生效日期：2015年8月1日

目录
（一）部门简介 3
（二）部门组织架构 4
（三）部门及各科室组织职责 5
（四）部门岗位说明书 11

(一)部门简介
（二）部门组织架构内饰科

(三）部门及各科室组织职责
办公室负责推动全公司的经营工作,包括公司策略、经营分析、目标、体系、制度审核的管理及劳动安全与生产安全的监督管理。办公室设主任或副主任一名,下设科员若干。
１。１策略管理
统筹全公司内、外部环境的分析及分析报告的制作发行等,对各月经营分析、策略规划及年度事业计划进行阶段汇总并呈报。
1.2质量体系
统筹公司管理体系的推动、认证及建立健全质量手册和质量管理体系。统筹文件的发放、更改和内控管理.统筹公司QCＣ活动的组织、合理化建议及改善提案的开展。　
１。3劳动安全环保等
负责安全生产、劳动保护管理工作的规划、监督、执行及责任制的落实。负责员工的职业健康体检和建档。负责工业安全（包括危险设备检查、人员证照与安全培训)事项的规划、执行及整改．负责厂区安全、灾害预防、环境安全、门禁管理、综治维稳管理、环保卫生及配合上级部门的其它安全事项.负责安全用品的购买.
1。4 监察及党支部工作
1.4。1负责公司采购、基建、发外等工作的供应商(货比三家)的效能监察工作，并参与重大项目开标时的纪律监察工作．
１.4．2协助公司党支部开展相关的活动,做好人员的选聘、考核以及思想政治工作。
1。５公司印鉴及档案管理
１。5。1负责公司保密制度的制订和组织实施。
１.５.２负责档案资料的接收、整理、建档及保存.
1．5。３负责组织对各部门档案管理的规范性进行检查考核。
1。５.4负责公司公章、合同章和董事长私章的管理。
１。６公司办公事务管理
1.6．1负责公司重大活动的组织、筹备、预算工作。
1。6。２负责公司董事会的各项工作。
1。6。2。1负责公司与各股东的联系、协调及收集整理各股东的提案。
１。６。２。2负责股东来访的安排、接待以及相关事宜的办理。
１。6。2。3负责董事会会议资料的准备、会议的筹备、董事的接待和食宿安排。
１。6。2。４负责董事会会议纪要的起草及决议事项的检查落实。
1.７公司企业文化建设
１．7.1组织制订公司企业文化建设的中长期规划。
１。7.2组织进行企业形象建设、公司网页及宣传片等的制作.
1。7.3负责公司外发文件、公函的起草或审核。
1.7.4负责公司文件的收发、流转、呈批及归档.
1．8负责驻在员的会议协调、接待日程计划的排定及其他相关活动的统筹安排.
１.9负责信息的上传下达、领导交办工作的落实与检查,并向相关领导报告检查结果．
1。10负责公司宣传事务的统筹与实施。
１.11负责公司法律事务的咨询与指导。
1．1２负责管理评审会会议资料准备、会议筹备、会议纪要起草及决议事项的检查落实．
3。2资讯科
资讯科负责信息系统的开发、建立、管理与维护及网络规划。负责计算机软、硬件的规划、请购及维护等．负责固定资产及公司LOＧＯ的管理。资讯科设科长或副科长一名，下设科员若干.
(四)部门岗位说明书
1．1办公室主任岗位说明书
岗 　位 信　 息
报 告 关 系
岗位名称
办公室主任

所属部门
办公室
薪资等级

岗位编号

任　 职 资 　格
学 　 历
大专或以上
专 　 业
企业管理、行政管理
技能技巧
良好的组织、协调、策划、管理经验,较强沟通、分析能力、具备企业经营管理实践经验,较好的文书管理能力。有一定的行政、安全、质量体系和内控管理经验。
知识经验
５年以上文秘或行政管理工作经验，具备汽车行业企业任职经历３年以上，有一定的财务和人事管理知识，较强的公文写作能力，具备党、工、团的相应知识。
职责概述
1. 掌握公司主要工作的进展情况,负责制定、落实办公室工作计划和办公室内部的管理;
2. 制订本部门年度、月度工作目标、工作计划；监督指导工作计划的落实；负责本部门员工队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见；
3. 制定并完善部门工作制度,检查本部门工作的执行情况；
4. 负责协调下属员工之间、本部门与相关部门之间关系;
5. 监督本部门的工作目标和经费预算的执行情况，及时给予指导;
6. 协调股东双方关系;
7. 协助党工团工作的管理。
职责模块
职　 　责 细　 　 则
主要见证表单/文档
经营策划管理
1。审核全公司内、外部环境分析及分析报告;
２。审核策略规划及年度事业计划进行阶段汇总并和各月經營分析;
3．年度工作目标的组织讨论、收集、汇总。
分析报告
月度经营分析
年度工作目标
发文管理
１。公司发文校队;
２.规章、制度校对的审核.
通知
发文审批单
驻在员、技术支援人员的管理
１．驻在员的返乡管理;
2．驻在员、技术支援的日程管理。
出差申请单
日程管理表
股东双方关系的协调
1．联系,协调，收集整理各股东的提案;
2.协调股东来访的事项安排;
3．董事会会务方案的审核;
４。董事会资料的汇总成册;
5。董事会纪要、决议的起草、跟踪;
6．督促股东双方汇报资料的提交。
董事会日程表
董事会纪要
董事会决议
总经理周报、月报
新项目汇报
企业文化管理
1.组织制订公司企业文化建设规划;
2。企业形象建设、宣传片;
3.公司简介的制作与更新；
4.公司VI的管理与审核;
5.内部宣传管理。
公司ＶＩ
公司简介
安全综治管理
1.审核公司安全、综治组织架构;
2.审核安全、综治制度;
3。审核“三同时”工作及应急预案;
4。参与安全生产检查、应急演练；
5.审核交通安全、生产安全、特种设备管理等事项；
6．参与安全生产事故的分析、管理；
7.审核职业健康体检方案;
8.审核门禁管理；
９。审核安全生产、综治维稳的培训工作;
1０。审核年度安全、综治达成情况;
1１。维护和协调上级安全部门.
组织结构图
应急预案方案
检查记录表
各类台账
培训签到表
目标责任状
印章、档案管理
1。印章管理制度的审核；
２。印章的制作、备案、销毁;
3.印章的管理、用印;
4。档案管理制度的审核;
5．监督档案管理的分类、保管、维护；
6.监督法律顾问事宜的执行。
印章管理记录
印章管理台账
重大活动、会议
1．年中工作会议的组织、筹备、预算；
2。年中工作报告的收集、汇总；
３。年总工作报告的收集、汇总;
4。督促员工大会、经营层会议的召开。
推动表
行程表
体系管理
1。监督公司管理体系的推动;
2。监督质量体系的推动、建立、维护；
3。监督、审核公司的质量体系文件；
4.监督管理体系、质量体系的内审、外审;
5。监督体系文件的发行、维护。
推动计划
文件清单
党、工、团管理
1.党支部、工会的筹建;
2．撰写工会年度工作总结,拟订下一年工作计划;
３．党支部的年度计划与执行,年终工作总结；
４.效能检查、廉政建设工作的推进、管理、汇报;
5。维护与上级党、工、团组织的工作联系；
６.完成上级党、工、团组织委布置的工作.
年度工作计划
工作总结
其它
1。完成上级临时交办的工作。

1.２经营层秘书岗位说明书
岗 位　 信　 息
报 告 关 系
岗位名称
经营层秘书

所属部门
办公室行政组
薪资等级

岗位编号

任 　职　 资　 格
学 　 历
大专及以上
专 　　业
文秘、行政管理、英文专业
技能技巧
具备较强的沟通、协调能力，具备良好的团队精神,工作积极上进、认真仔细、服从工作分配,办公软件使用熟练、服务意识强,较强公文写作能力
知识经验
３年以总经理助理工作经验，有一定得企管、财务经验，优秀的办公软件(Ｏffｉcｅ软件）操作能力和文书撰写能力,具备文档管理经验
职责概述
协助经营层做好经营策划管理,负责董事会及经营层的日常工作事务，公司的通知、公告、制度管理,行政系的日常管理，公司档案的管理。
职责模块
职 　　 责 　 　细　 则
主要见证表单／文档
经营策划管理
1。收集全公司内、外部环境信息并进行分析，做成分析报告;
２。协助经营层策略规划及年度事业计划进行阶段汇总并对各月经营情况进行分析;
3。协助经营层制定年度目标并进行分解,阶段性总结。

发文管理
1。公司通知、公告的发号、校对、发放、管理；
２.公司类规章制度、表单的起草、发号、校对、发放、管理。
通知、制度
制度、表单一览表
董事会、经营层协助
1.经营层日常审核文件的收集、呈签、发放;
2。经营层日常会议、员工大会、经营层座谈会、周期性会议的安排、召集并做纪要、发放、管理;
3.经营层日程、事务的管理;
４．经营层的出差、培训、外出、休假等的申请，费用报销
5。经营层会议发言稿的撰写，来访客人的接待；
６。收集及统计汇总总经理所需的各类报表;
7.经营层提交股东双方的报表汇总、跟进;
8。董事会的会务方案提交、实施、跟进。
文件呈签交接单
日程管理表
出差申请单
费用报销单
董事会议程

公司类事物
１.公司月度会议架构的做成提交;
2.公司法律咨询实务的统一对应；
3.驻在员、技术支援的周度日程；
４.技术支援的对应管理；
5．公司团委的筹建、管理并提供支持。
会议架构
日程管理表
技术支援台账
筹建推进计划
档案管理
1.档案管理制度起草;
2．档案管理的分类、保管、维护；
3公司合同编号管理与保管。
档案分类表
合同一览表
部门内事物管理
１.部门内员工的考勤管理；
2.部门内文具、劳保用品、低值易耗品计划、领用;
３.部门内的用餐管理;
4.部门内收文的归档、培训、管理；
５。负责对行政组及人员的培训、管理、监督。
考勤汇总表、加班单、员工假单审批单、员工加班调休表、公出单
其它事项
１．完成上级临时交办的其它工作。

1．3体系专员岗位说明书
岗　 位　 信　 息
报 告　关 系
岗位名称
体系专员

所属部门
办公室
薪资等级

岗位编号

任 　职　 资　 格
学　 　　历
专科及以上学历
专　 业
机械或管理相关专业
技能技巧
有建立认证体系经验和文件编写经验,沟通协调能力强，文字编辑能力强。
知识经验
熟悉IＳＯ900０、OHSＡS1800０／14００0、ＴS16９４9标准；至少3年以上体系管理经验;有内审员证书(有外审员证优先）。
职责概述
协助管理者代表策划、建立、实施、维持和持续改进管理体系。
职责模块
职　 　　责 细 　　 则
主要见证表单/文档
管理体系工作
1.体系咨询辅导、认证公司的选择、调研、评审及导入；
２.协助管理者代表策划、建立、实施、维持和持续改进管理体系；　
3.稽核体系的建设工作进度、推行情况、有效执行并即时向管理者代表汇报;
４.管理体系相关事宜和内外部的联络和组织；
5.体系流程文件的规范、修订、完善、发放、回收、销毁、归档等文件管理工作；
６．内部体系稽核和管理评审的组织、召开等。
辅导、认证公司评审报告,体系推行计划，管理体系文件（一、二、三、四级文件)，体系相关培训记录,体系审核记录等。
1。4安全主任岗位说明书
岗 　位 信 息
报　告　关　系
岗位名称
安全主任
安全组
保 安
经营层
兼职安全员
办公室主任
安全员

所属部门
办公室
薪资等级

岗位编号

任　 职　 资 格
学 　 历
专科以上学历
专　 　 业
环境工程、机电一体化、工业民用建筑等
技能技巧
良好的表达能力以及沟通协调能力和组织能力，具有办公软件的应用能力、敏锐的观察和预知能力,有对事故的逻辑分析条理能力。
知识经验
3年以上大型企业现场安全管理工作经验,熟悉国家和当地安全生产法律法规，熟悉基本的安全急救和安全知识,有良好的电器、机械、消防安全的知识,掌握企业安全三同时和各项安全标准化及职业健康标准化工作.
职责概述
安全培训工作、消防安全工作、生产现场安全检查及隐患整改工作、特种设备和特殊岗位管理、劳保用品管理、外来人员的管理、安全三同时和安全标准化工作、事故管理等。
职责模块
职 　 责　 　 细 　 则
主要见证表单/文档
安全培训工作
1。新员工入司的厂级安全培训的实施并监督部门和班组做好二级教育和三级教育的落实,并对员工的安全三级安全教育资料归档;
2.员工的消防安全知识的提高和培训,增强员工的自救和扑救火灾的能力;
3。特种设备、特殊工种、职业危害岗位、公司安全管理责任人的安全专业知识培训工作.
三级安全教育卡、
消防培训记录照片、
其他培训记录表和培训资料ＰPT。
安全检查工作、隐患整改工作
１。日常安全检查管理工作;
２．节假日前的安全检查工作;
3。重点防火部位的专项安全检查工作;
4.安全责任人每月定期的安全检查工作。
安全检查表、工作日志表单、隐患整改通知单等
特种设备和特殊岗位管理
１。特种设备和特殊岗位的台帐建立;
２。与质量技术监督局的联系取得相关的资质;
3。特殊岗位(包括特种设备作业人员)的培训;
特种设备和特殊岗位台帐
年检合格证
相应的操作资格证
劳保用品管理
１。审核各部门科室上报的月度劳保用品数量(依照标准）
2。督促和指导现场人员正确使用和穿戴劳保用品；
3。把握劳保用品供应商供用的符合国家标准的产品
劳保用品采购申请单据、劳保违章处罚教育记录、供应商评审表和抽查表，劳保用品合格证明等
外来人员的管理
1。外来施工单位临时接用电源管理;
２。外来施工单位安全协议和安全培训监督;
3.外来施工单位动用火气的管理才；
临时用电审批单据
安全协议、安全培训表
动用火气审批表
安全“三同时”和安全标准化工作
１.对新建、扩建、改建的新设备和新项目的三同时管理工作;
２.推行公司安全生产标准化工作和安全体系的完善。
各项规章制度和取得相关安全监督管理和部门的认证。
事故管理工作
１。事故的调查、分析、处理、和教育及措施的设立;
２。事故人员的医疗费用及相关工作的跟踪；
3.事故的报告和事故的统计、分析等;
4．检查审核考勤各类假别的管理；
5。检查督促考勤数据资料的统计与处理和考勤仪器的维护和维修。
事故调查表
定点医院的相关账单
事故分析表
其它
1.完成上级临时交办的工作。

1。５综治维稳主任岗位说明书
岗　 位　 信　 息
报 告　关　系
岗位名称
综治维稳主任
安全组
保 安
经营层
兼职安全员
办公室主任
综治管理员

所属部门
办公室
薪资等级

岗位编号

任 职 　资 格
学 历
专科以上学历
专 　 业
不限
技能技巧
良好的表达能力以及沟通协调能力和组织能力,具有办公软件的应用能力、有对事故的逻辑分析条理能力,保安管理和征兵工作经验。
知识经验
3年以上大型企业保安管理工作经验，熟悉国家和当地安全生产法律法规，熟悉国家征兵和重大不安全事件的应急救援。熟悉国家征兵方面的工作经验，有退伍经验尤佳。
职责概述
1、防汛、防暴等突发应急；
２、保安工作的管理；
3、征兵工作;
4、公司及周边不稳定事件的应对和应急对应；
５、公司内部不稳定思想和不稳定因素的管理管控;
６、其他领导安排的临时性工作。
职责模块
职 责 　 细　 则
主要见证表单／文档
突发应急管理
1．汛期做好相关的防汛宣传和汛期的备用物质的准备工作;
防汛应急预案和组织落实情况
２.防暴的组织结构确定和联系公安及当地武装配合工作；
防暴应急预案
保安工作的管理
１．对保安班进行日常工作管理
２。对公司保卫技防设施(视频监控、红外报警器和其它设施)进行管理、检查
3。调查处理公司内发生的各种治安保卫事件,并向上级汇报
4。组织员工进行治安防范、法制教育和宣传
５。向上级建议如何做好公司的治安保卫工作
6。编写保卫方面的工作制度、文件
７．了解公司内及属地的治安保卫情况，并做好防范工作
保安交接班记录／门禁管理制度和放行条等表单／付款单据和处罚单据
征兵工作
1．配合当地和上级公司做好企业的征兵工作和兵役员工的家庭和其他方面的工作;
相关政府表单的对应
公司外部因素维稳
1.周管边公司不稳定状态的分析并制定相关的对应应急措施;
2。公司内部不稳定事件的分析、控制及对应措施的对应。
具体见相关的应急措施
武装工作
１.根据上级公司统一安排,做好我司适龄青年和合符条件的员工参加征兵工作;
2.根据上级公司统一安排,组织基干民兵参加军事训练；
3。建立我司复转退军人及军属台账,并在节日组织慰问；
４。应对上级公司临时安排的工作任务。
上级公司文件通知/上级公司文件通知
消防安全管理工作
1。监督各区域和科室的消防器材点检情况的落实;
２.消防器材的补充、维修保养;
3。配合公安消防系统相关工作，并对公司的消防重点区域进行有效的监控。
点检记录表/采购、请购单据/消防重点部位巡查记录表
公司内部维稳
1．鼓动、造谣、生事人员思想的相关了解并和工会及事来共同制定相关的措施；
2.不稳定因素的预知和制定相应的应急对策。
具体见相关的应急措施
其它
1。完成上级临时交办的工作

3．２资讯科岗位说明书
3．2。1 ＩＴ副组长岗位说明书
岗　　位 　信　　息
报告关系
岗位名称
IT副组长
财条部副部长
IT副组长
IT科员

财务部部长

所属部门
财务部
薪资等级

岗位编号

任 　职 资 格
学 　历
大专或以上
专 业
计算机相关专业
技能技巧
弱电软件、硬件规划、设计、实施、维护知识，具备弱电项目管理经验,较强的沟通协调能力和组织能力
知识经验
弱电及周边设备相关理论知识、技巧;２年或以上实际工作经验；项目管理经验
职责概述
弱电系统的总体规划、实施确保，确保系统良好运行并持续改善;公司弱电设备的的采购、安装;软件的规划、信息化管理;协调、监督及培训
职责模块
职 　责 　　细 　 则
主要见证表单／文档
网络服务
网络系统集成商的选型,方案的建议提供

网线及端口的审核
《配线架资料》、《信息点分布》
网络设备、防火墙及杀毒软件、数据备份安装、调试、升级的方案

网络整体拓扑结构的规划、检查

电话服务
电话权限的整体权限规划
《ＰBＸ及分机权限》
电话号码(分机)的权限设置
《PBX及分机权限》
电话的权限配置(GRＯUP、CＯS、TＲS、Extｅnsｉon Port、Eｘtensｉon ｌine、Ｔenａnｔ)
《电话拨打管理通知》、
电话交换机的定期硬件维护

服务器服务及客户端支持
非工作时间长途电话清单统计
《非工作时间长途统计表》
服务器及客户端的规划、购买、安装、调试
《机房服务器管理规定》
服务器设备的故障判定、更换配件购买、保修确定
《电脑维护申请单》＆《文件权限申请单》
Aｄ、Maｉl、Proxｙ、Dａtａbase、Ａｎtiviruｓ、Dｈcp、Ｂackuｐ的服务的维护
《用户与群组文档》、《文件权限申请单》
公司信息软件的规划、风险评估、异常对应
《电脑维护点检单》、《现场服务单》
打印、传真设备服务
TV会议服务
电脑周边设备服务
调查、选择信息化软件的供应商

公司电脑设备的规划
《电脑新增规划》、《电脑管理表》
客户端软、硬件维护审核
《电脑维护申请单》
打印设备的规划、采购、协助安装、调试

调查、选择设备供应商
《权限申请单》
《培训手册》
打、复印使用量的月度统计审核
《彩色临使用权限申请单》、《打、复印统计表》
调查、选择设备供应商，协助安装调试

视频会议的申请、操作说明文档的审核
《视频(电话)会议申请单》
投影机、数码相机、电脑、电子白板等的采购、协助安装、调试的审核

专用系统服务
专用软件、设备采购、协助安装、调试、维护,供应商选择
《合同审批》与《采购项目集体评审书》
调查业务单位的需求,提出需求分析、导入计划

调查、选择软件的供应商

维护和异常的处理
《软件安装验收报告》
固定资产
建立固定资产台帐、卡片、变动单
《固定资产清单》
进行固定资产调拨、增减变动和报废、处置的管理
各类固定资产表单
组织固定资产盘点与提交盘点报告
《盘点报告》
固定资产制度的制定与修正

信息化管理
协助业务部门硬件的导入

协助业务部门的系统实施

ERP管理系统
系统备份及文件管理审核

系统的权限管理、数据保密的审核

系统的异常对应及运行情况的审核

系统模块增加时的参与实施及审核

数据安全管理系统服务
数据管理系统的需求分析、调查、可行性分析、系统选型

系统的安装、调试、测试

系统的日常管理、维护确认、审核

３。２.2 ＩT科员
岗 　位 　信　　息
报 告 关 系
岗位名称
ＩＴ科员
财务部副部长
IT副组长
IT科员

财务部部长

所属部门
财务部
薪资等级

岗位编号

任 职 　资　 格
学 　 　历
大专或以上
专　　 业
计算机相关专业
技能技巧
弱电软件、硬件规划、设计、实施、维护知识,具备弱电项目管理经验,较强的沟通协调能力和组织能力
知识经验
电脑及周边设备软件、硬件维护知识；具备网站维护经验;有一定的设备管理经验
职责概述
公司局域网络的维护及管理；客户端电脑的安装、维护及日常处理;电话日常维护及管理；公司网站的管理、维护；专用软件的协助导入、实施、管理;视频及电脑周边设备的日常管理、维护;固定资产的管理
职责模块
职 　 　责　 　 细 则
主要见证表单/文档
网络服务
网络接入端的维护;和ＩSP提供商进行故障的维修协商和督促
《维护记录报告书》
网络系统集成商的选型,方案的建议提供。

网线及端口的维护
《配线架资料》、《信息点分布》
网络设备、防火墙及杀毒软件的安装、调试和定期升级操作；网络线路设备的防雷预防和管理。
《维护记录报告书》
客户端支持
客户端的安装、调试（服务器为协助处理)客户端设备的故障判定、更换配件购买、输入系统或设备的保修确定客户端的日常用户支持。
《用户与群组文档》、《权限申请书》、《电脑维护点检表》、《电脑管理表》
投影机、数码相机、视频、电话会议的协助安装、调试、日常管理.
《设备借用登记表单》
用户操作手册和使用说明的撰写、发布
《操作手册》
电话、多媒体系统、打印、传真设备服务
服务器服务及客户端支持
用户接入端(外线)维护;和ISＰ提供商进行故障的维修协商和督促．
《维护记录报告书》
电话号码的申请及安装及日常电话机及线路维护。
《PBＸ及分机权限》
耗材的订购和更换、打、复印使用量的月度统计并通报。
《打、复印统计表》
收到借用申请后,及时借出设备，并督促设备及时归还.
设备借用申请单
依据各部门的维护申请单和权限申请，办理相关申请要求,并通知申请部门开通和使用时。
维护申请单和权限申请
中国电信及设备相关的厂商及供应商
维护申请单
人员管理
服从上级命令听指挥

可配合配合上白晚轮班、加班制度
较强的管理能力
其它
完成上级临时交办的工作

13