房地产公司工程文档管理指引.docx

目录1.0目的12.0适用范围13.0编制依据14.0项目部文件分册及内容15.0子公司季度考核指引46.0 文件编号原则57.0附表7xx地产项目档案管理指引1.0目的1.1规范工程项目部内业资料管理，统一内业资料分类和归档管理办法和编号规则，实行台帐管理，方便查阅。1.2 规范工程项目部工程管理标准化,明确工程管理人员在各个阶段需要做的工作。明确工程各个管理岗位人员在工程管理过程中必须要填写的资料，做到工程管理过程中能够留下管理痕迹。1.3以规范的内业资料体系指导项目部日常工作和检验工程管理人员的工作质量。2.0适用范围2.1适用于xx地产各地区公司工程部及项目部的工程部、景观、装饰装修内业工程师对项目工程文件各环节文控管理，以及各项目工程电子文件的收集、整理、备份管理。（合作开发项目可适当参考本指引，建立相应的档案管理指引）3.0编制依据3.1城市建设工程档案管理规定（中华人民共和国建设部令 第90号）3.2建设工程文档整理规范（GB/T50328-2001）3.3xx集团档案管理制度（JTAGZ14006（01版）3.4xx集团有限公司（地产类）档案归档范围、保管期限及分类表3.5档案分类方案及档号编制规则（JTAGZ14006（01版）-1）3.6归档文件整理细则（JTAGZ14006（01版）-2）3.7xx地产项目档案管理制度（试行版）4.0项目部文件分册及内容4.1 A册：工程开发文件4.1.1 A1：包含建筑工程规划许可证、施工许可证、规划总平面、建筑规划用地红线图、规划建筑红线图、施工图审查合格书等以及其他政府部门报批报建资料。（每份文件应设置单独文件夹，编写详细目录，项目部配合开发部门办理后，移交子公司行政部登记归档，项目部应保存扫描件及复印件，有特殊需要（政府部门检查）可向子公司行政部进行原件借阅，但应做好借阅登记记录，同时在3个工作日内返还）4.1.2 A2：各相关单位资质类文件，包含公司、总包及分包施工单位等。（每家单位资质类文件应设置单独文件夹，编写详细目录）4.2 B册：工程合同管理（每一份合同按照签订单位设置单独文件夹，编写详细目录，项目部保存复印件及电子档）4.2.1 B1：施工合同（分土建方面、水电方面及景观工程）。4.2.2 B2：监理合同、静载试验检测合同等其它4.2.3 B3: 材料设备购销合同4.3 C册：施工单位文件：（施工方案类文件及施工措施，建立目录；开工报审表等其他文件单独设置文件夹）4.3.1 C1：施工组织设计、施工专项方案及施工措施；4.3.2 C2：项目开工报审表等其它文件；（需保存扫描件）4.4 D册：监理文件（需保存扫描件）4.4.1 D1：监理规划、监理实施细则、监理人员登记表等监理类其它文件；（编写详细目录）4.4.2 D2：监理月报（建立目录，按照时间顺序进行梳理）4.4.3 D3：监理通知单及反馈单（建立目录，按照时间顺序进行梳理，反馈单应附在相应通知单后面）4.5 E册：设计技术资料（需保存扫描件）4.5.1 E1：设计变更单（编制设计变更清单，按照专业设置文件夹，编制设计变更目录，分专业归档）4.5.2 E2：图纸会审记要（按照专业设置文件夹，根据日期建立目录）4.5.3 E3：试桩记录、原始场地标高测量、勘测院提供的建设工程规划建筑红线、桩位现场移交报告、高程/水准点坐标位置图等相关技术资料（编写详细目录，每份文件单独设置文件夹）4.5.4 E4：勘察报告、勘察记录、勘察方案等（编写详细目录，每份文件单独设置文件夹）4.6 F册：进度计划文件4.6.1 F1：xx公司的一、二级节点计划、三级节点计划（按照集团模板，编写分目录）4.6.2 F2：施工单位的总进度计划、施工单位的月、周进度计划（按照编制时间顺序，编写分目录，需保存扫描件）4.6.3 F3：甲供材料进场采购计划（按照专业类别，编写分目录）4.7 G册：会议纪要（每份文件单独文件夹，按照时间顺序，建立目录，需保存扫描件）4.7.1 G1：xx公司例会纪要、公司组织的专题会议纪要和协调会议纪要4.7.2 G2：工程部内部或者项目部内部会议纪要4.7.3 G3：三方工地会议纪要等4.8 H册：工作联系函等（非经济类的）（按照时间填写总的收函记录表及发函记录表）4.8.1 H1：施工单位来函（按照时间编制内部管理流水号，并建立目录，保存扫描件）4.8.2 H2：工作联系函-发给公司各部门、各施工单位、监理及相关政府部门函件（按照各单位建立目录，保存扫描件）4.8.3 H3：工作联系函-公司内部各部门来函（按照各部门建立目录，保存扫描件）4.9 I册：造价控制资料：（按照时间顺序编制目录，保存扫描件）4.9.1 I1：材料定价单4.9.2 I2：经济签证(按土建、水电、景观等其它各专业或者按施工单位来分类)4.9.3 I3：工程进度款审批单4.9.4 I4：索赔资料、工程延期资料、奖/罚通知单等4.10 J册：材料设备类会签单、工程会签单（按照时间顺序编制目录，保存扫描件）4.10.1 J1：甲供、甲定乙供材料设备验收单4.10.2 J2：零星工程验收会签单、专项工程验收会签单、施工样板会签单、分部验收会签单等4.11 K册:质量安全资料4.11.1 K1：巡检类资料 4.11.2 K2：工程检查记录、质量、安全事故报告及处理等其它相关（按照时间顺序建立目录，保存扫描件）4.12 L册:施工图纸（分册，建立详细的目录，详细的图纸接收及发放记录）4.12.1 L1：地形图、总平图、综合管网图 （需保存扫描件）4.12.2 L2：有图审盖章的报批施工图 （需保存扫描件）4.12.3 L3：实际的施工图4.12.4 L4：竣工图（需保存扫描件）4.13 M册:竣工验收资料（分册，按照每个文件夹建立详细的目录，保存扫描件）4.13.1 M1：地基验槽记录、桩基验收记录、基础验收记录、主体验收记录、桩基（静载动测）、检测报告4.13.2 M2：单体竣工验收报告、竣工验收备案表、各阶段各单位（建设、设计、勘察、监理、施工）评估报告等竣收资料4.14 N册:验收移交资料（每个文件夹按照时间顺序建立目录，保存扫描件）4.14.1 N1：电梯、设备资料移交4.14.2 N2：其他与物业移交资料4.15 O册:公司内部制度管理文件、图集等（每个文件夹按照时间顺序，建立详细目录）4.15.1 O1：公司、工程部的相关管理制度、内部通知等，工程部相关管理制度可参照南京公司的模板（模板仅供参考）4.15.2 O2：项目各岗位职责及人员组织情况4.15.3 O3：工程验收规范、规程及有关施工图集4.16 P册:其他（每个文件夹建立详细的目录，根据实际情况保存电子文档及扫描件）4.16.1 P1：施工过程的图片集影像资料（应包括但不限于以下内容：1对材料、设备的质量以及各类检测进行现场拍摄记录；2. 工程质量、隐蔽工程施工等进行现场拍摄记录；3. 分部、分项工程验收、场地移交过程过程的现场拍摄记录；4. 现场安全文明以及反索赔事件的现场拍摄记录；5涉及造价变更（含签证）现场实施的过程拍摄记录；6. 项目工程的形象进度、质量实行全程跟踪拍摄；7. 相关工程会议、技术交底进行跟踪拍摄。）4.16.2 P2：公司空白内部表单4.16.3 P3：工程概况、项目后评估4.16.4 P4：政府部门文件等4.16.5 P5：文件收、发记录本4.16.6 P6：杂项文件另，鉴于部分资料原件过大无法扫描，或者不方便拆装扫描的可以保存电子版。5.0子公司季度考核指引5.1子公司工程管理部每季度根据文控档案考评表对下属项目工程档案管理工作进行检查和考评，并跟踪落实整改。5.2子公司工程管理部负责根据收集现行的工程档案管理制度执行情况及不足点，向集团工程管理部及时进行反馈，完善工程档案管理制度。6.0 文件编号原则：6.1对涉及到经济、合同和法律责任等文件需要统一编号，如下文件（但不限于）需要统一编号，编号可以参考以下方式：6.1.1 签证、工程联系单、工程通知单：ZR1FUZ-XM01-QZ（或SF、LXD、TZD）-中建二局01（施工单位合同编号）-00A（1）ZR1FUZxx福州置业（2）XM01润城项目（根据区域公司项目编号）（3）QZ签证（4）中建二局01施工单位合同编号（5）00A该单位产生的签证流水编号6.1.2工程款项支付审批表：ZR1FUZ-XM01-中建二局01（施工单位合同编号）-00A（1）中建二局01施工单位合同编号（2）00A该合同办理付款编号6.1.3甲供材料进场验收单：ZR1FUZ-XM01-CLYS-多乐士01（材料供应商编号）-00A（1）ZR1FUZxx福州置业（2）XM01润城项目（3）CLYS材料验收（4）00A甲供材进场验收单流水号（5）多乐士01材料供应商合同编号6.1.4甲供材料计划表：ZR1FUZ-XM01-CLJH-多乐士01（材料供应商合同编号）-00A（1）CLJH材料计划表（2）多乐士01材料供应商合同编号（3）00A该份合同产生的材料认质认价表流水编号6.1.5设计更改通知单：ZR1FUZ-XM01-JZ-00A（1）ZR1FUZxx福州置业（2）XM01润城项目（3）JZ-00A建筑流水号（JG-结构，ZS-装饰等）6.1.6技术核定单：ZR1FUZ-XM01-HDD-JZ00A（1）ZR1FUZxx福州置业（2）XM01润城项目（3）HDD技术核定单（4）JZ-00A建筑流水号（JG结构、JS景观施工、TF通风、S给排水、D电气安装等）6.2.1公司编号，项目编号：公司及项目编号参照项目代码一览表（档案分类方案及档号编制规则）。6.2.2文件类别代码参见下述内容：（1）ZD：制度类、规定类文件及管理办法（2）BG：请示及报告类文件（3）JB：各类工程月报、简报（4）JH：各种计划、关于工程计划的文件（5）JY：各类会议纪要（6）QT：其它文件6.3 不需要统一编号的文件，只需要建立详细的目录，可以在文件上编写流水号，该流水号与目录中序号应该一致，方便查阅和管理；6.4 编号注意事项：6.4.1编号在首页文件名下一行右侧直接书写。对于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用，编号原则上由内业工程师统一编号；6.4.2每个文件夹第1页设文件目录，任何人对文件编号后应同时在文件目录上登记，避免出现文件重编号，根据文件内容，内部可以设置子文件目录；6.4.3文件目录要及时更新，每月15日前对上个月文件目录进行检查，防止遗漏；7.0附表1.建设工程开工内部审批表（ZRJT-GG-01）工程开工令（ZRJT-GG-01-W）2.图纸会审记录内部审批表（ZRJT-GG-02）3.施工方案内部审批表（ZRJT-GG-03）施工方案内部审批表（适用于项目公司）（ZRJT-GG-03-X）重点专项施工方案内部审批表（ZRJT-GG-03-1）重点专项施工方案内部审批表（适用于项目公司）（ZRJT-GG-03-1X）；4.工程施工方案变更内部审批表（ZRJT-GG-04）工程施工方案变更内部审批表（ZRJT-GG-04-X）；5.工程监理规划、工程监理细则审批表（ZRJT-GG-05）；工程监理规划、工程监理细则审批表（适用于项目公司）（ZRJT-GG-05-X）；6.分部工程内部验收单（ZRJT-GG-06）分部工程内部验收单（适用于项目公司）（ZRJT-GG-06-X）；7.样板房验收会签表（ZRJT-GG-07）；8.施工段验收会签表（ZRJT-GG-08）；9.工艺样板验收会签表（ZRJT-GG-09）；10.外墙落架会签单（ZRJT-GG-10）；11.整改通知单（ZRJT-GG-11）；12.复工通知单（ZRJT-GG-12）；13.施工总体计划内部审批表（ZRJT-GG-13）施工总体计划内部审批表（适用于项目公司）（ZRJT-GG-13-X）；14.月度施工计划审批表（ZRJT-GG-14）月度施工计划审批表（适用于项目公司）（ZRJT-GG-14-X）；15.工程施工日志（ZRJT-GG-15）；16.设计变更台帐明细汇总表（ZRJT-GG-16）；17.设计变更单接受登记表（ZRJT-GG-17）；18.设计变更造价审批汇总表（ZRJT-GG-18）；19.现场签证申请（审批）单（ZRJT-GG-19）工程签证原始记录表（ZRJT-GG-19-1）；20.工程签证台账明细汇总表（ZRJT-GG-20）；21.工程签证单接收登记表（ZRJT-GG-21）；22.工程签证造价审批汇总表（ZRJT-GG-22）；23.工程款支付审批表（ZRJT-GG-23）工程付款形象进度单（ZRJT-GG-23-1）；24.工程结算工作交接单（ZRJT-GG-24）；25.建设工程竣工内部验收单（ZRJT-GG-25）建设工程竣工内部验收单（适用于项目公司）（ZRJT-GG-25-X）；26.建设工程竣工验收单（会所、营销中心、样板房）（ZRJT-GG-26）建设工程竣工验收单（会所、营销中心、样板房）（ZRJT-GG-26-X）（适用于项目公司）；27.建设工程竣工验收单（景观、机电类甲方直接发包工程）（ZRJT-GG-27）建设工程竣工验收单（景观、机电类甲方直接发包工程）（适用于项目公司）（ZRJT-GG-27-X）；28.竣工移交书（ZRJT-GG-28）；29.保修终结申请（ZRJT-GG-29）；30.工作联系单（适用于向施工单位、监理单位下发）（ZRJT-GG-30-1）工作联系单（适用于公司内部部门间的业务联系）（ZRJT-GG-30-2）工作联系单（适用于施工单位上报）（ZRJT-GG-30-3）；31.施工单位入围考察报告（ZRJT-GG-31-1）供应商考察评分汇总表（ZRJT-GG-31-3）施工单位考察评分表（ZRJT-GG-31-2）项目工程新增施工单位考察报告（ZRJT-GG-31-4）；32.施工单位组织架构内部审批表；33.工程签证事前审批单；34.监理单位组织架构内部审批表；35.工程竣工资料移交审查表；36.项目现场移交记录；37.设计（技术）变更申报审批单；38.项目工程管理制度（模板）