中国电信广东公司采购管理办法(修订).doc

中国电信广东公司采购管理办法-2012年中国电信广东公司采购管理办法（修订）2012年5月目 录第一章 总则3第二章 机构与职责5第三章 采购方式9第四章 采购流程管理10第五章 集中采购管理12第六章 供应商管理13第七章 物资检测与服务评价管理15第八章 库存及物流管理16第九章 采购管理信息系统17第十章 附则18第一章 总则第一条 为加强采购及物流管理工作，规范采购行为，充分发挥资金效益，降低运营成本，提高采购的有效性和效率，根据国家相关法律法规和中国电信集团公司采购管理有关规定，结合公司的实际情况，特制订本办法。第二条 本办法适用于中国电信股份有限公司广东分公司，中国电信集团公司、中国电信股份有限公司授权管理的广东省内各级分支机构、控股子公司，中国电信集团广东省电信公司及其分支机构、控股子公司（包括广东省电信实业集团公司）。第三条 本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得物资和服务的行为，包括购买、委托、外包、租赁等。第四条 本办法所涉及的采购管理范围涵盖除财务费用与人工成本外的所有采购行为。财务费用是指企业为筹集生产经营所需资金等而发生的费用，包括利息支出（减利息收入）、汇兑损失（减汇兑收益）以及相关的手续费等；人工成本指公司为职工在职期间和离职后提供的全部货币性薪酬和非货币性福利。各采购行为产生的采购支出总和称为采购总支出（CAPEXOPEX人工成本）。采购对象包括各类物资和服务。物资是指各种形态和种类的物品，包括但不限于设备（含主设备、终端、备品备件等）、材料、用品（含营销用品、办公用品、劳保用品等）、软件（含系统软件、应用软件等）、内容版权（含音乐、电影、视频、录音和出版内容等）等。服务是指除物资以外的其他采购对象，包括但不限于工程服务（含设计、施工、监理、代理、集成等）、维护服务、营销服务（含广告、渠道等）、行政服务、咨询服务等。第五条 采购工作应遵循如下原则：（一）严格遵守国家法律、法规；（二）坚持公开、公平、公正和诚实信用原则；（三）规范采购行为，符合中国电信内控体系要求，实行制度规范化、流程标准化、决策透明化；（四）及时、有效地保障企业运营发展所需要的物资和服务采购，尽可能降低采购与运营成本；（五）遵守廉洁从业规定，防范商业贿赂和不正当交易行为的发生；（六）实施有计划的集中采购，将多次同类小宗采购有计划地合并成为少次大宗采购，发挥规模采购效益，以降低采购成本；全省物资类采购项目由省公司采购部实施，以招标方式采购的服务类采购项目，分别由省公司采购部及市分公司采购供应中心实施，县区分公司不得自行采购；省公司集中采购的，市分公司不得自行采购；集团公司集中采购的，广东公司不得自行采购。（七）对于应当公开招标项目，不得以已进行供应商认证等为由，在特定的供应商范围内进行邀请招标或采用其他采购方式；非公开招标项目，原则上应在通过公司认证的供应商范围内实施采购。（八）对法律法规和公司规定必须招标的项目，任何单位和个人不得化整为零或者以其他任何方式规避招标。第六条 逐步扩大采购归口管理范围，实行“谁采购、谁负责”，实现全省物资和服务的集中采购。第二章 机构与职责第七条 与采购相关的机构包括省公司采购部、市分公司采购供应中心、采购需求部门、采购实施部门、管控部门、监督部门和采购决策机构。第八条 省公司采购部负责对采购与物流工作进行归口管理，其主要职责为： （一）对广东公司省级采购与物流工作进行归口管理，不断提升其规范化、标准化、专业化水平；（二）编制采购与物流规划并组织落实；（三）制订采购管理规章制度和流程；（四）对采购实施部门的采购活动进行管理、监督和检查；（五）编制、调整集中采购目录和工作计划；（六）制订供应商管理相关制度和流程，建立供应商认证和后评估体系，并负责组织实施集中采购的物资及服务供应商认证与后评估工作；（七）负责组织有形物资检测及服务评价管理；（八）负责库存和物流管理工作，制订相关制度和流程；（九）负责采购管理信息系统的需求管理和应用推广；（十）负责采购、供应商、库存和物流等相关数据信息的统计分析；（十一）制订采购、库存和物流管理等方面的指标，并实施考核；（十二）负责制订采购投诉处理流程，并处理相关投诉事项。第九条 各市分公司采购供应中心（省研究院、专业公司为承担相应职责的部门，下同）在省公司采购部的指导下开展采购管理工作，其主要职责为：（一）对本单位采购实施与物流工作进行管理，不断提升其规范化、标准化、专业化水平；（二）负责集团公司、省公司采购管理制度的落地与执行；（三）对本单位采购实施部门的采购活动进行管理、监督和检查；（四）负责组织实施本单位供应商认证和后评估工作；（五）负责本单位库存和物流管理工作；（六）负责本单位采购管理信息系统的应用推广；（七）负责本单位采购、供应商、库存和物流等相关数据信息的统计分析；（八）负责处理本单位采购实施过程中所发生的投诉事项。第十条 采购需求部门是指直接提交详细、可操作采购需求的部门。采购需求部门主要职责为：（一）根据预算安排，负责编制年度、月度采购需求计划，提交采购实施部门；（二）负责向采购实施部门提出明确的采购需求，包括立项依据、采购内容、预算金额、项目进度、技术要求和报价要求等，并提供技术规范书等书面文件；（三）负责提出采购建议，包括采购方式、建议的供应商和依据、中标原则、评估重点等内容；（四）参与采购实施部门组织的评标/谈判、合同页签等工作；（五）参与物资检测、到货验收和服务评价工作；（六）对物资和服务使用情况进行评估，并参与采购部/采购供应中心组织的供应商后评估工作。第十一条 采购实施部门是指开展相应具体采购工作的部门。采购实施部门的主要职责为：（一）负责对采购需求进行规范化、标准化及计划性管理；（二）负责审核采购需求，拟定采购方案；（三）负责编制采购文件（含招标文件），拟订评分标准；（四）牵头组建采购小组，组织采购评标/谈判，负责合同签署和采购数据的系统录入等工作，对供应商的到货和服务情况进行监督；（五）负责将实施的采购活动定期报送至采购部/采购供应中心备案；（六）负责参与所采购物资和服务的供应商认证和后评估工作；（七）负责组织开展物资检测、到货验收、服务评价工作；（八）负责所采购物资库存和物流工作的组织、实施。第十二条 管控部门包括财务、法律、审计等部门，负责合同审查、项目审计等工作；纪检监察部门为监督部门，负责对采购全过程进行监督。第十三条 采购决策机构是指广东公司采购决策委员会及各市分公司、省研究院、专业公司负责采购决策的组织，其主要职责：按照内控规定，审议重大的物资及服务采购事项，并做出决策。第三章 采购方式第十四条 采购可采用以下方式：（一）公开招标：指以招标公告的方式邀请不特定的供应商投标，包含国际公开招标和国内公开招标；（二）邀请招标：指以投标邀请书的方式邀请三个或三个以上特定的供应商投标；（三）询价：指以询价书的方式邀请三个或三个以上特定的供应商，对供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式；（四）定向谈判（也称为单一来源采购）：指在原局进行同型号扩容，或涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊采购情况，或涉及新技术、新业务、供应来源单一，或按国家和公司规定未达到招标限额且仅有一家供应商通过认证时，与确定的供应商进行技术和商务谈判的采购方式。（五）符合国家和行业有关规定的其它采购方式，如竞争性谈判等。第十五条 依法必须进行招标的项目，以及按照公司规定应当进行招标的项目，均应按中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国招标投标法实施条例等法律法规规定的程序和要求进行招标。第四章 采购流程管理第十六条 采购按流程分为正常采购和紧急采购。（一） 正常采购：指按照正常采购流程执行的采购。正常采购按照采购周期可分为常规采购和应急采购。常规采购指以常规立项手续或需求审批为依据的采购，应急采购指以应急立项手续或应急需求审批为依据的采购；（二） 紧急采购：指发生了不可预见的紧急情况如自然灾害等，先直接向供应商购买，事后补办正常采购手续的采购。第十七条 正常采购流程包括采购申请、采购方案制订、采购执行、采购决策、合同签订、到货监督等环节。（一） 采购申请：确定采购需求，包括明确采购内容、预算金额、项目进度、技术要求、报价要求和采购建议等，并提供技术规范书等书面文件；（二） 采购方案制订：拟订采购方案，方案中应包括采购内容、采购方式、招标代理、发标范围、采购小组组成、评标方式、定标原则和进度安排等内容，并根据内控审批权限规定完成方案审批或上会决策；（三） 采购执行：编制采购文件并组织招标或谈判等工作；（四） 采购决策：根据初定采购结果，按内控审批权限规定完成采购审批或上会决策；（五） 合同（含框架合同）签订：完成合同审批、合同页签、签字盖章和归档；（六） 到货监督：根据采购文件和合同规定，监督供应商的到货情况，协调处理供应商到货延迟及质量问题，并向相关部门和单位进行反馈。第十八条 采购实施部门应严格按流程组织采购实施，杜绝未经决策先行实施采购结果的现象。采购决策后批复的采购额度原则上不得突破，批复的采购技术方案（含型号）未经批准不得改动。第十九条 采购周期分为核心周期和完整周期。（一）核心周期：指收到有效采购申请至完成合同签署的时间；（二）完整周期：指收到有效采购申请至采购对象到货的时间。第五章 集中采购管理第二十条 采购包括以下五种组织方式，其中前四种方式纳入集中采购范围：（一）集团公司统谈统签（通称集团公司方式一）：指集团公司统一组织招标/谈判，并由集团签订采购合同；（二）集团公司统谈分签（通称集团公司方式二）：指集团公司统一组织招标/谈判/供应商认证，下发集中采购结果或框架协议后由省公司签订采购合同；（三）省公司统谈统签（通称省公司方式一）：指省公司统一组织招标/谈判/供应商认证，并签订采购合同；（四）省公司统谈分签（通称省公司方式二）：指省公司统一组织招标/谈判/供应商认证，下发集中采购结果或框架协议后由各市分公司、省研究院、专业公司签订采购合同；（五）市分公司自行采购（通称省公司方式三）：指市分公司、省研究院、专业公司在省公司授权范围内组织招标/谈判并签订采购合同。第二十一条 集中采购工作按年度集中采购目录进行管理和控制。省公司采购部每年应根据集团公司集中采购要求及供应商认证、物流方式、采购方式、采购范围等变化情况，牵头编制年度集中采购目录及工作计划并及时更新发布。第二十二条 采用集团方式二或省公司方式二采购物资或服务，如上级采购实施部门下发了集中采购结果，并明确了各供应商的分配额度，下级采购实施部门应直接签署采购合同或创建订单；如上级采购实施部门统一组织年度或战略供应商认证，下发供应商合作协议，且根据国家法律法规和公司规定不需要公开招标的，下级采购实施部门应当在通过认证的供应商范围内、以不低于合作协议要求，组织采购实施，根据采购结果签署采购合同；需要公开招标的，应按规定公开招标。第二十三条 在集中采购过程中，应建立省公司与集团公司及市分公司之间的高效沟通机制，利用采购季报和采购管理信息系统等手段，加强信息共享和上下联动。第六章 供应商管理第二十四条 供应商是指具有合法经营资格，向广东公司提供物资或服务的法人或其他组织。供应商应具备下列条件：（一）供应商应具有合法经营资格及相应的经营范围许可，代理公司有正式授权代理证书；（二）具有良好的商业信誉；（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（四）有依法缴纳税收的良好记录；（五）最近三年在经营活动中没有重大违法行为；（六）国家法律法规规定的其他条件。第二十五条 供应商管理主要包括准入认证、后评估及评估结果应用。物资检测和服务评价结果是供应商准入认证和后评估的重要依据。第二十六条 供应商准入认证分为资质准入认证和产品准入认证。（一）资质准入认证是衡量供应商的综合实力，确定其是否具备进入公司供应链并与公司进行合作的资质；（二）产品准入认证是从具体产品的角度，衡量供应商的产品是否满足国家、行业和公司的技术与质量要求，以确定供应商是否具备供货资格；资质准入认证是产品准入认证的前提和基础，供应商必须在通过资质准入认证之后，方可进行产品准入认证。第二十七条 供应商的产品准入认证分为单项产品认证、年度供应商认证及战略供应商认证。（一）单项产品认证：为了配合单项采购实施、防范合作风险而对候选供应商进行的准入认证，合作限于单次采购项目；（二）年度供应商认证：对于采购金额及频次较大的产品，应在满足单项认证要求的基础上进行更为严格的认证，选择综合实力雄厚、产品质量及技术符合要求、具有持续供货能力的供应商，并与其签署有效期一至二年的合作协议；（三）战略供应商认证：在满足年度供应商认证要求的基础上进行更为严格的认证，选择综合实力居于行业领先水平的优秀供应商，在新产品、新技术共同研发、信息和市场机会共享、风险共担等方面达成三年或以上的战略合作协议。第二十八条 供应商推荐可由广东公司本部各部门、省公司直属单位（中心）和各市分公司，采购实施部门负责审核。各推荐单位应严格把关，并对推荐意见负相应责任。第二十九条 供应商后评估是对供应商在合作期内的整体表现进行评估，后评估按照产品分类进行，其范围包括售前、售中、售后三个阶段。第三十条 对供应商实行分级管理，将供应商分为优秀供应商、优良供应商、合格供应商、不合格供应商等四个等级，应用于后续的供应商准入认证及采购活动。采购实施部门每年1-3月牵头组织供应商后评估，根据供应商后评估结果，确定供应商等级。 第七章 物资检测与服务评价管理第三十一条 采购实施部门负责对各阶段物资检测和服务评价的结果进行综合评估，应用于后续的采购活动，并作为供应商准入认证和后评估的重要依据。第三十二条 物资检测包括物资采购前的选型检测、采购过程中的到货检测和采购完成后的运行质量监督检测。（一）选型检测是指在采购选型时，对拟选用的物资进行各项功能、性能检测，以验证其是否满足国家标准、行业标准及公司的技术规范和要求；（二）到货检测是指根据合同规定对交货的物资进行检测，以检验产品是否满足合同的规定；（三）运行质量监督检测是指不定期或根据使用投诉对在用物资进行质量检测，以检验产品质量的持续稳定性。第三十三条 物资检测可以委托具有合法资质的第三方检测机构承担，也可以委托中国电信内部检测机构承担。第三十四条 服务评价的范围包括服务采购前的入围评价、采购过程中和采购完成后的质量评价。第三十五条 服务评价可以委托具有合法资质的第三方评价机构承担，也可以委托中国电信内部评价机构承担。第八章 库存及物流管理第三十六条 库存管理应遵循省市两级归口管理、分类操作的原则，规范库存管理的相关流程，优化库存物资结构，减少库存成本。第三十七条 库存物资的财务账、明细账和实物应保持一致，计价、核算方式按照公司会计核算办法和相关财务管理规定执行。第三十八条 呆滞、废旧等物资可采用调拨、利旧、翻新、置换、报废等方式进行处理。第三十九条 仓储可采用自有、租用和外包三种方式。第四十条 物流配送可采用供应商物流配送、第三方物流配送和自有物流配送三种方式。第四十一条 物流管理应逐步实现标准化、专业化、信息化，合理规划仓库布局，建立现代物流配送网络，实现高效、安全、低成本的物流配送。第四十二条 采购的物资到货后，需求部门原则上应根据使用计划在规定时限内领用出库,避免产生新的滞库物资。第四十三条 坚持“能用不买”原则，优先使用现有库存物资，积极盘活滞库物资。第九章 采购管理信息系统第四十四条 建立并不断优化采购管理信息系统，实现需求管理、采购管理、合同管理、供应商管理、物资检测和服务评价管理、库存管理、物流管理等IT化，支撑公司采购工作。第四十五条 采购管理信息系统的需求规范和应用推广由省公司采购部负责，系统使用单位包括省公司采购部、市分公司采购供应中心、采购需求部门、管控部门、监督部门及外部供应商等。第十章 附则第四十六条 本办法自下发之日起实施，原中国电信广东公司采购管理办法（中电信粤20091915号）、中国电信广东公司评标专家及评标专家库管理实施细则（中电信粤20081586号）同时废止。第四十七条 本办法由省公司采购部负责解释。- 17 -