采购合同存档流程.doc

2008-0206/XLHJT/采购部[第一版]
采购合同存档流程
1 概述
家居乐超市采购部同供应商新签订的合同需要进行备份后归档留存，以便以后查阅的方便。为了明确签收合同所需要的原附件与签收过程，现制定该流程。
2 关键字
采购合同　签收　归档
3 适用范围
适用于家居乐超市各门店
4 流程主体
合同签订
l 采购合同签订完成经总裁审批；
l 盖完合同专用章交超市商务部。
采购合同签收
l 家居乐的合同一式三份，合同附件一式两份；
l 商务部/供应商/采购部各留存一份；
l 采购合同审批时由各采购员负责递交至商务部，合同审批完成后，由商务部交接给采购支持专员，商务部登记，采购支持专员签名。供应商留存的合同由采购支持专员交接给采购，采购部留存的由采购支持部负责留存归档。
签收合同所需文本及附件
l 采购支持部与商务部交接合同时，留存的采购合同除文本外必须同时具备以下二个附件的原件及复印件：家装战略协议、促销员管理协议。采购部人员与商务部交接合同时，除了合同文本和以上附件外，还需附上《采购合同附件》。
l 采购支持部需确认以上二份附件是否齐全，如附件不全请根据商务留存原件进行复印；
l 同时，为了便于采购合同日后归档和查阅，请商务部在采购合同审核时关注：正式文本中是否已填写：1）正确的部门，2）正确的地区，3）品牌和大类，4）交货时限。
l 采购合同如是续签合同，则合同中必须填写供应商编码；若是新签订的合同，则供应商编码由采购支持部填写。
合同电子备档
l 采购支持部合同签收完成后，按照《2008年采购部合同签订明细表》进行登记。
新建供应商的发放
l 采购支持文员在供应商新建完成后将《供应商新建申请表》，发采购同时抄送商务部指定人员。
l 同时，供应商新建完成后填写《发信息部开通B2B权限表》，由采购支持文员发信息部指定人员，开通B2B权限。
合同借用登记
l 采购与供应商新签订的合同，采购支持部需留存一份；
l 集团有关人员（如：采购），需借用合同的，采购支持文员需要填写《合同借用登记表》登记借用详细，借用人签名确认，并按时归还。
5 关键控制点
5.1　合同签订完需总裁审批加盖合同专用章。
5.2　采购支持部留存的采购合同除文本外必须同时具备以下二个附件的原件及复印件：家装战略协议、促销员管理协议。
6 应参加培训人员
6.1 采购部、采购支持部、商务部成员应参加此流程的培训。
7 附件
7.1　2008年采购部合同签订明细表
7.2　发信息部开通B2B权限表
7.3　合同借用登记表

7.1　2008年采购部合同签订明细表
2008年采购部合同签订明细表
部门：
采购支持部
序号
供应商编号
供应商名称
品牌
供应商属性
部门
门店
合同类别
合同有效期
交货时限（天）
交接人
签收日期
备注

填写说明：
1. 供应商编号：新建供应商时由系统生成。
2. 合同类别：分为新增、续签、补充三种类型。
3. 合同有效期：合同签订生效日期与截止日期。

7.2　发信息部开通B2B权限表
供应商名称
供应商帐号
供应商密码
新增日期

填写说明：
1. 供应商帐号：新建供应商时由系统生成的供应商编号。
2. 供应商密码：新建供应商后由信息部开通B2B权限的供应商密码。

7.3合同借用登记表
合同借用登记表
序号

供应商编号

部门

合同（份数）
促销员管理协议（份数）

战略合作协议（份数）

归属门店

借用日期

预计归还日期

实际归还日期

借用人

备注

培训试题：
1）已签订的采购合同，采购支持部是否要对合同进行电子备档（ ）。 ■A是 □B否
2）为了便于采购合同日后归档和查阅，在商务部审核采购合同时需要关注正式文本中是否已填写（ ）。
■A正确的部门 ■B正确的地区 ■C品牌和大类 ■D交货时限
3）签订的采购合同，采购支持部除留存文本外还必须具备（ ）附件的原件及复印件。
□A合同补充协议 ■B家装战略协议 ■D促销员管理协议
4）集团有关人员（如：采购），需借用采购合同的，可以向（ ）借阅。
□A财务部 ■B商务部 □C采购部 ■D采购支持部
5）新建的供应商，由（ ）填写《发信息部开通B2B权限表》，开通B2B权限。
□A采购专员 ■B采购支持文员 □C商务专员

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