01在建工程物资管理工作要求.2006.10.16.doc

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在建工程物资管理基础工作要求

物资管理是施工企业管理工作中很重要的管理环节，是一项细致、规范、系统、科学的管理工作，与企业的经济效益息息相关。物资管理的好坏，直接影响施工企业的生产经营，进而影响着单位经济效益。要搞好施工企业的物资管理工作，必须从基础管理的实际出发，从每个环节抓起，落实制度措施，规范操作程序，理顺业务关系，以达到配套管理、严格把关、向管理要效益的目的。为了使在建（或新开工）项目物资管理工作的顺利开展，做好物资管理过程中的各项基础工作，保证在建工程施工期间的物资管理工作规范化、程序化进行，特提出如下要求：
一、项目开工前，根据招、投标合同文件和工程量清单及有关材料消耗定额，按照分部分项工程，编制工程项目主要物资总需用量计划，作为施工过程中主要材料计划和供应的依据。
主要物资需用量计划是按照合同文件中分部分项工程编制的，把合同工程进行了分解，使物资管理工作进一步细化，并且与工程结算相对应，强化了物资管理工作；所以说：主要物资需用量计划是项目施工过程中材料计划、供应、结算、核销等物资管理工作的基础。希望各项目（特别是新开工项目）能够认真抓好此项工作。
二、抓好物资管理的基础工作，内容包括：
1、合理规划材料仓库的布局，按照储存安全，发料方便的管理要求，为工程施工提供便利的领用条件和最佳的优质服务。
2、做好材料的分类工作，为了便于全局范围内统一管理和分类一致，材料按品种进行如下分类：
（1）、主要材料：钢材、水泥、粉煤灰、木材、砂石骨料。
（2）、辅助材料：
⑴、大五金：有色金属、钎具、电焊条、钢丝绳等；
⑵、小五金：标准件、卡扣件、铅丝等；
⑶、电料：电气产品、电线、电缆等；
⑷、工具：常用工具、电动工具、刀刃具等；

⑸、化工：橡胶制品、外加剂、润滑油等；
⑹、燃油：汽油、柴油等；
⑺、火工材料：炸药、雷管，导火索等；
⑻、周转材料：钢模板、架管、扣件等
⑼、杂项：各型附属件及其它；
⑽、机械设备配件；
⑾、劳保用品（属物资部门管理列此项）。
从目前的管理情况看，各单位的材料分类不尽相同，按照以上的分类方式进行统一，是否可行和必要，请讨论。
3、按照材料品种的分类，分别有序的建立帐簿，做好材料的收、支、存数量及金额记录；帐务处理要做到日清月结，实物和帐目数量相符；每月底，材料帐簿均应由财务部门进行稽核，保证物资部门材料帐面金额与财务部门帐面金额的一致性。
4、主要材料计划（年、季、月度计划）要根据施工进度和用量情况合理编制，并经主管领导审核，项目主要负责人签字后实施。
材料计划的编制依据是施工计划、工程图纸和设计变更等技术资料，年度计划由技术、合同等管理部门提供需用量，季度、月度计划由技术、施工、合同等部门以及施工单位工程进度提供需用量，由物资部门平衡库存后进行编制。各单位在编制年、季、月度施工计划的同时，要考虑相应的物资计划，做到“物资计划与施工计划同步，物资到货与施工进度并行”，以保证工程施工计划的顺利实施。
根据在建项目的实际情况，各项目的物资管理部门均没有图纸，可否由技术或合同管理部门收到图纸或设计通知等技术资料后，按照分部分项工程进行汇总，每月底传递给物资部门作为备料、发放和控制的依据，请讨论（按照分部分项工程图纸等技术资料汇总的数据，应该作为项目施工的共享资料，避免单位内部的重复工作）。
5、材料采购要按照采购程序要规范进行，建立材料采购领导小组，实行大批量材料招标采购（按照集团公司要求，要形成集团化采购，享受供应商提供的“五星级用户”待遇），小批量材料比价采购的管理制度；在招标或比价采购过程中，选择和确定合格供应商，建立支持、协作和相互信任的供货关系。
6、材料采购要公开、公正、公平、透明，采购合同的签订程序要符合规范要求；并妥善保管合同原件和签订合同的原始资料（包括：材料计划、供方资质、报价情况、评审结果、会签表等），以便归档、备查（比价采购同样按此方式，妥善保存原始资料）。
7、材料到货后，要按照合同要求程序和管理规范进行验收，并收集整理和妥善保存材质书、检验报告等材料验收质量证明，以便为工程施工和竣工验收提供资料。
8、根据分部分项工程项目，建立主要材料实际消耗量台帐，并按照该分部分项工程需用量进行控制；通过需用量和实际消耗量的对比分析，使材料计划管理工作做到心中有数，保证物资供应工作的有效管理。（有了上面所说的图纸需用量，就能够达到一个材料控制的效果）
9、注意收集整理材料变更方面的资料，为经济索赔工作做好准备和提供依据。（这里所说的材料变更，是指由于材料采购的原因，并通过监理、设计签字同意的材料材质、规格等变化的资料；如：市场采购没有图纸要求的规格等。）
三、票据使用要规范统一，根据分部分项工程施工项目进行材料的发放和管理。按照物资管理票据使用规定：施工局内部施工单位领料一律使用领料单；分包单位领料使用调拨单；对外售出材料要开据让售单。领料票据要注明使用项目，每月底，根据领料单位和使用项目进行分类汇总，并编制核算表，以便合同及财务部门对下结算和物资部门材料核销。
根据实际管理需要，有些分包单位需用领料单领用材料，可由分包单位的管理部门或内部施工单位代为领料单位，并在领料单上进行严格区分，不得混淆；是否可行，请讨论。
四、加强外协单位合同管理，严格按照合同内容控制和发放材料。对于外协队伍（外协队伍有包工包料、包工不包料等承包形式，另外还有租赁机械设备、使用劳务等），物资部门应根据不同的承包合同或管理形式，分别采取不同的材料供应方式。分包单位材料供应，应严格按照承包形式和合同内容，以及完成工程量进行控制；租赁机械设备和劳务人员，应该由内部使用单位的专职材料员（或管理人员）办理领料手续，并进行材料使用过程的控制和管理。使材料供应管理工作从源头抓起，加强对调拨、使用过程中的严格控制。
物资部门要掌握外协队伍的合同内容和管理形式，才能够做好材料供应和计价等结算管理工作；为此，合同管理部门与分包单位或外协队伍签订的合同或协议，要传递给物资管理部门作为供料和计价结算的基础。
外协队伍或分包单位的材料领用数量，由技术、合同等管理部门或施工管理单位进行控制，并且要有严格的审批制度。
五、材料使用和结算过程中，要按照消耗定额进行有效控制和管理。根据材料消耗定额核定材料用量，是降低消耗提高效益的有效手段；为了保证消耗定额的执行，材料的节约或超耗部分一定要在结算中得到控制和落实，杜绝施工过程中的材料损坏、丢失等浪费现象。限额领料制度是保证材料合理消耗的基础；在对下进行工程结算时，一定要进行材料费用的扣除，尽量减少只结人工费用，不计材料费用的现象发生；对外协单位的结算更要加强材料费用的控制和结算。
材料消耗定额合同管理部门要给予提供和支持，物资部门管理人员也要注重收集和整理；各施工单位的材料消耗情况，一定要在对下结算过程中得到反映和落实。
六、做好主要材料的核销工作，促使材料消耗情况得到经常性控制。按照分部分项工程项目进行主要材料核销，是物资管理过程中的一项重要工作。在工程施工阶段材料领用后，根据分部分项工程与业主的工程量结算情况，对主要材料消耗情况进行统计核销和对比分析，可以全面掌握材料的实际消耗与合同结算之间的差异，制定和采取有效的措施对材料使用加以控制，以保证工程材料的合理消耗。
合同管理部门与业主单位的工程量结算表，每月结算后要提供给物资部门，以便进行主要材料的核销和控制工作。
七、工器具实行建立卡片管理制度，个人和集体分别建卡，根据工种和施工作业需要合理配备，并按照使用年限交旧换新进行严格控制；各单位内部职工在本单位各项目上的调动，个人工具及卡片应一并转入新项目。
八、周转材料要按照实物和金额建立两本帐，实物帐应与周转材料的收、支、存等实际情况相一致，金额帐要登记周转材料的收入、折旧、库存金额（周转材料的收入、折旧、库存金额要与财务部门的帐簿金额保持一致）；同时，要实行周转材料租赁制度，以保证周转材料的充分利用。
周转材料租赁费用的计取标准，要按照使用年限和周转次数来确定，各施工单位使用周转材料的租赁费用，要计入该单位的施工成本，并且在结算中进行扣除。
九、火工材料、危险物品要根据国家和地方政府有关管理规定，结合工程施工的管理要求，制订各项管理制度，并严格执行，确保此类材料的安全、合理、和有效使用。
十、现场材料管理是物资管理工作的一项重要内容，在现场物资管理过程中，要结合工程建设的文明施工管理同时进行，要让基层施工单位做到“工完场地清”的同时，使每个员工树立主人翁精神，提高“控制工程成本，降低材料消耗”的节约意识，开展增收节支活动，积极为开创节约型施工企业而努力。
经济管理工作方面，在对下结算过程中，加强材料费用的结算和控制工作，让施工过程中真正减少了材料消耗，降低了施工成本的施工单位得到实惠，也可提高施工人员的节约意识，使降低材料消耗，控制施工成本工作成为全体员工的自觉行动。
十一、加强与工程技术、经营管理和财务部门的联系和沟通，掌握工程进度和施工变化，促进和保障物资管理工作的顺利进行。
工程建设施工过程中的材料消耗费用，占工程成本的很大部分，如何加强材料成本控制，降低材料消耗，是我们每一个管理人员值得思考的一个问题，也是全体员工应该参与的一项工作。通过本次总经济师学习班的培训和各类经济工作研讨会的经验总结和介绍，希望能够对施工过程中的物资管理工作起到一些积极有效的推动作用。
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