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1、 写好人事台账，识人、用人了然于心 写好人事台账，识人、 用人了然于心 1．人事台账管理办法 人事台账的相关表格，见表3-1～表3-11。 表3-1 人力资源年度规划表（1） （单位：人） 序号 计划类别序号 2010年 2011年 2012年 …… 备注 1 员工总人数计划 2 各类职位人数计划 高层领导 中层领导 技术人员 一般员工 3 各部门人数计划 综合办公室 计划调度部
2、 经营管理部 工程部 财务部 人力资源部 合计 填表人： 审核： 填表时间： 年 月 日 表3-2 人力资源年度规划表（2） （单位：人） 时间、学历 员工 时间 学历 现有 2010年 2011年 2012年 硕士 本科 大专 其他 管理人员 高层 财经 营销 生产
3、 …… 中层 财经 营销 生产 …… 基层 财经 营销 生产 …… 小计 技术人员 高级工程师 工程师 助理工程师 技术员
4、 其他 小计 基层员工 机工 电工 维修人员 生产人员 …… 小计 合计 填表人： 审核人： 表3-3
5、 员工名额编制表 （单位：人） 部门 经理级 科长 组长 职员/专员 科室 秘书室 1 财务室 1～2 管理部门 人事部 1 1～2 行政部 1 2～3 （续） 部门 经理级 科长 组长 职员/专员 业务部门 营业部 1 研发部 1 销售部 1 10～15 生产部 生管办公室 1 采购部 1 1～2 仓储部 1 1～2 车间1 5（视情况而定） 10 车间2 5 1
6、0 …… 其他 保洁部门 1 保安部 1 …… 表3-4 企业人事管理工作事项责权划分表 工 作 事 项 责 权 划 分 备注 项目 细 目 部门 经理 综合部 经理 副总 经理 总经理 机构 编制 总公司各部定编 △ △ □ ◇ 各部改变编制 △ □ □ ◇ 聘用 编制内试用 △ □ ◇ ◇ 编制内转正定级 △ □ □ ◇ 编制内正式调进 △ □ □ ◇ 编制外聘用 △ □ □ ◇
7、 应先申请扩编 短期员工聘用 △ □ ◇ ◇ 调动 一般职员公司系统内调动 △ □ □ ◇ 中高层人员公司系统内调动 □ ◇ 一般职员调出本公司系统 □ □ ◇ 当事人提出调动申请 中高层人员调出本公司系统 □ □ ◇ 当事人提出调动申请 考核 一般职员考核 △ □ ◇ ◇ 中层管理人员定期考核 □ □ ◇ 高层管理人员定期考核 △ ◇ 辞退 一般职员 △ □ □ ◇ 中层管理人员 □ □ ◇
8、 高层管理人员 □ ◇ （续） 工 作 事 项 责 权 划 分 备注 项目 细 目 部门 经理 综合部 经理 副总 经理 总经理 工资 调整 工资体系修订，调资时间 □ △ ◇ 一般职员工资定级 △ □ □ ◇ 中层管理人员工资定级 △ △ ◇ 高层管理人员工资定级 □ ◇ 奖罚 记嘉奖、记警告 △ □ ◇ ◇ 记功、记过 △ □ □ ◇ 升级、降级 △ △ △ ◇ 符号说明：△拟定 □审
9、核 ◇批准 表3-5 年度人员需求预测表 （单位：人） 人员类别 （按职务分） 现有 人员 计划 人员 余缺 预期人员的损失 本年度预计人员需求总数 调职 升迁 辞职 退休 辞退 其他 合计 高层管理者 中层管理者 基层管理者 一般员工 …… 合计 填表人：
10、 审核人： 表3-6 人员编制调整表 （单位：人） 部门 现有编制 增（减）人数 增（减）理由 负责人 审核意见 制表： 复核： 填表时间： 表3-7
11、 人事动态及费用资料表 填表日期： 本月 人数 编制人数 计人 人 事 月 薪 正式人员工 元 男 临时工 元 女 编外人员 元 总计 合计（占人事费用比率） 元 % 编制人员出勤概况 应工作日数 日 津 贴 职务津贴 元 缺勤总日数 日 加班津贴 元 出勤总日数 日 值勤津贴 元 出勤率 % 夜勤津贴 元 加班时数 时 外勤津贴 元 人事 动态 新进 男 人 特殊工作环境津贴 元 女 人 其他津贴 元 合计 人 新进率 % 合计（占人事费用比率） 元
12、 离职 男 人 奖 金 年终奖金 退职酬劳金提拔 不休假代金 其他奖励金 元 元 元 元 女 人 合计 人 离职率 % 调动率 男 人 合计（占人事费用比率） 元 % 女 人 其 他 费 用 公伤医药费 元 合计 劳保费（公司负担） 元 预计劳保受 益率 公司负担部分 元 抚恤金支出 元 个人负担部分 元 元 受益总数 退休金提拔 元 负担及受益差额 元 元 受益率 元 福利金提拔 元 互助费 运用 上月底累计结余 元 互助金提拔 元 本月互助
13、费提拔 元 职业训练金提成 元 本月互助费收入 元 培训资料费用 元 本月互助费支出 元 本月结余 元 合计（占人事费用比率） 元 % 累计结余 元 人事费用总计（100%） 元 收支比率 元 % 每人平均人事 元 表3-8 人才储备登记台账 年份： 姓名 年龄 性别 最高学历 现任职务 工作年限 历年主要业绩 优势特长 劣势缺点 职业素养 责任心 创新能力 …… 可升调职位 所需培训 人事部意见 总经理意见
14、 表3-9 管理人员一览表 姓名 职别 出生年月 年龄 学历 经历 服务年限 报酬 服务加级 备注 1 2 3 4 …… 表3-10 人员统计表 统计日期： 年 月 日 姓名 性别 年龄 部门 职称 到岗
15、日期 工作地点 家庭住址 总经理： 人事经理： 填表： 表3-11 员工核对表 日期： 年 月 日 姓名 性别 出生 日期 学历 专长 描述 职位 部门 工作 职责 工资 金额 批示
16、 总经理： 人事经理： 填表： 2．人事档案台账 人事档案管理台账相关管理表格，见表3-14～表3-21。 表3-14 员工档案清单 编号： 序号 姓名 履历表 身份证复印件 担保书 学历证明复印件 担保人复印件 表3-15 人事档案借阅申请表 查（借）阅日期：
17、 归还日期： 内容 项目 姓名 单位 职务 查阅、借阅或复印 借用/查阅对象 借用/查阅何人档案 借用/查阅理由 借用/查阅内容 部门主管审批 签名： 年 月 日 人事部经理审批 签名： 年 月 日 分管人事的公司 领导审批 签名：
18、 年 月 日 表3-16 查阅（借阅）人事档案登记表 年 查（借）阅 时间 查（借）阅 单位 被查（借）阅人 姓名 查（借）阅 理由 批准人 查（借）阅人 姓名 归还时间 档案管理人 员人 备注 填表：
19、 审核： 表3-17 人事资料统计表 编号： 人员 编号 姓名 性别 出生年 月日 最高 学历 入职 日期 职位 职称 前二年 基本 月薪 前三年 考绩 主办 工作 备注 前一年 前二年 本 年 前一年 填表： 审核： 表3-18 人事资料记录表
20、 编号： 人事档案登记表编号 入职 编号 姓名 建档日期 更新日期 更新编号 卡片归类 1 2 3 填表： 审核： 表3-19 人事档案销毁审批表 编号： 由我单位保管的 年人事档案共 盒 份，保管期限已到，现申请销毁，请予批准。
21、 法人代表（签名）： 年 月 日 人事部主管（签名）： 年 月 日 销毁情况 销毁种类和数量 销毁地点 销毁日期 销毁人员 备注 总经理： 人事主管： 填表： 表3-20 人事档案销毁登记表 编号： 销毁
22、档案编号 档案类别 销毁档案名称 入档日期 保管期限 销毁日期 销毁档案数量 填表： 审核： 表3-21 人事档案目录 编号： 类号 材料名称 材料制成时间 份数 页数 备注 年 月 日
23、 3．劳动关系台账 劳动关系台账的相关表格，见表3-22～表3-27。 表3-22 员工劳动合同签订意向台账 编号： 序号 姓名 签订期限 部门意见 个人意见 拟稿： 审批： 表3-23 员工劳动合同订立情况台账 编号：
24、 填表人： 序号 员工姓名 所属部门 职位 入职日期 合同签订日期 合同生效日期 合同到期日期 续签情况 合同变更事项 合同解除事项 合同终止 特殊约定条款 经办人 表3-24 劳动合同签订情况统计
25、表 编号： 填表人： 序号 姓名 性别 职位 劳动合同签订情况 社会保险情况 备注 已定 未定 合同期满未定 表3-25 解除（终止）劳动合同台账 编号： 序号 姓名 部门 劳动合同变更情况 日期 经办人 签收人 备注：劳动合同变更符号说明
26、 □订立 ◎解除 △终止 ○续订 ☉内容变更 审核： 拟表： 审批： 签发： 表3-26 员工违纪管理台账 姓名 部门 职位 入职 时间 违纪 类型 违纪详情 处理意见 员工 签名 部门 主管 总经理 审核：
27、 拟表： 表3-27 社会保险及医疗期台账 编号： 序号 姓名 部门 身份证号 参保种类 开始时间 缴费标准 个人账户信息 经办人 审核： 拟表： 4．招聘资料
28、与文件 员工招聘台账的相关表格，见表3-28～表3-38。 表3-28 员工招聘工作计划表 招聘计划 职位名称 招聘人员数量 招聘时间 任职人员要求 招聘广告发布方式与及费用预算 广告发布方式 人员类别 费用预算 普通人员 中层管理者 高层管理者 报纸 专业杂志 （续） 招聘广告发布方式与费用预算 网站 人才交流会 猎头 其他 招聘小组成员 职务 姓名 所属部门 招聘工作中主要职责
29、 其他费 用支出 费用合计 表3-29 职位需求申请表 申请日期： 年 月 日 招聘职位 所属部门 工作性质 预计上岗时间 招聘原因 岗位职责 任职要求 年龄： 性别： 学历： 资历： 技能要求： 其他要求： 拟聘职位性质 □长期固定 □临时 是否已有目标人选或招聘渠道？ 是否可从其他部门抽调？ 部门主管意见： 年 月 日 人事部意见： 年 月 日
30、 总经理意见： 年 月 日 表3-30 人员增补申请表 单位名称： 填表日期： 年 月 日 人员配置状况 拟增补人数 增补人员 需要条件 序号 工作项目 编制人数 现有人数 1 2 …… 合计 审批 意见 总经理： 年 月 日 人事部： 年 月
31、 日 填表： 审核： 表3-31 员工需求估计表 填表日期： 年 月 日 理由 主管人员 职员 工员 合计 项目 说明 高层 中层 基层 小计 电机 机械 × × × × 小计 电工 机工 × × × × 小计 因业务 扩展 因补充 离职
32、 因技术 改变 因组织 变更 合计 填表： 审核： 表3-32 员工招聘甄选报名单 填表： 年 月 日 应聘职务 姓名 性别 出生日期 身高/体重
33、希望待遇 电话 电子信箱 身份证号 最高学历 毕业年份 专长 工作时间 经历 薪金水平 外语语种 法语 英语 日语 德语 其他 外语水平 批示 单位主管意见 人事单位意见 经理签字： 年 月 日 主管签字： 年 月 日 工作知识： □需训练 □一般 □很充分 工作经验： □无经验 □有经验 仪容态度： □印象坏 □平常 □印象深 应变反应： □缓慢 □普通 □极好
34、 测验成绩： 表3-33 应聘人员登记表 应聘职位： 填表日期： 年 月 日 姓名 性别 年龄 出生日期 籍贯 民族 学历 职称 健康状况 婚姻状况 毕业院校 所学专业 第一外语 级别 第二外语 级别 联系方式 身份证号 期望工资 上岗时间 其他要求 所受教育 起止时间 学校名称 专业 学历
35、 工作经验 起止时间 公司名称 所担任职务 相关证明人 参加 的培训 培训时间 培训机构 培训内容 所获得的相关证书 所受过的奖励及处分 兴趣 和爱好 个人特长及自我评价 表3-34 面试评价表 编号： 评价项目 面试人员 自评 备注 个人 素质 个人修养 学习能力 自我认识能力 承受压力能力 发展潜力 （续） 评价项目 面试人员 自评 备注
36、 工作 能力 相关专业知识 工作经验 工作主动性 工作计划性 责任心 综合 能力 语言表达能力 逻辑分析能力 应变能力 社交能力 团队合作精神 职业 背景 求职动机 对公司的认同 对行业的认识 个人职业计划 测试成绩及评价 填表： 表3-35 新员工甄试表 编号： 职位 面试人数 人 面谈日期 面试人员 面试 记 录
37、 应聘 人员 姓名 学历 年龄 专业知识 态度仪表 工作经历 反应能力 特别 技术或 专长 口才 面试人 员意见 优 良 可 劣 优 良 可 劣 相关 非相关 优 良 可 劣 优 佳 平 表3-36 招聘申请书统计台账 申请日期： 年 月 日
38、 申请部门 申请 日期 需要 日期 拟选择 日期 拟选择 方式 所需条件 工作 内容 增补 理由 批示 情形 名称 编制 人数 现有 人数 拟增 补人数 性别 年龄 学历 经历 填表： 审
39、核： 表3-37 新员工甄试比较表 甄试职位 应征人数 人 初选合格 人 面试日期 月 日至 月 日 甄试结果 姓名 学历 年龄 工作经验 专业 知识 态度 仪表 语言 能力 其 他 面试人员 意见 相关 合计 面试人员签章 表3-38 应聘人员复试表 填表日期： 年 月 日 应聘职位 面试人员姓名
40、 面试日期 初试合格 人 复试人数 人 需要人数 人 姓名 专业知识 管理或工作看法 工作积极性及领导能力 发展能力 要求待遇 其他 面试人员意见 5．员工培训资料与文件 员工培训管理相关台账，见表3-40～表3-51。 表3-40 员工培训台账 编号： 姓名 性别 入司时间 职位 培训时间 培训内容 培训地点 课时 成绩/证书 授课人 备注
41、 填表： 审核： 表3-41 新员工培训计划表 编号 拟定日期： 受 训 人 员 姓名 培训 期间 月 日至 月 日止 辅 导 员 姓名
42、 学历 部门 专长 职称 项次 培训期间 培训 日数 培训 项目 培训 部门 培训员 培训日程及内容 1 月 日至 天 职称： 姓名： 2 月 日至 天 职称： 姓名： 3 月 日至 天 职称： 姓名： 4 月 日至 天 职称： 姓名： 5 月 日至 天 职称： 姓名： 6 月 日至 天 职称： 姓名： 经理：
43、审核： 拟定： 表3-42 员工培训计划表 培训编号 培训部门： 培训名称 培训时间 自 至 培训课程时数及负责人 课程 培训时间 负责人 起讫时间 课程 培训时间 负责人 起讫时间 参加人员：
44、 共 人名单如下： 单位 职称 姓名 单位 职称 姓名 费用预算： 每人分摊费用： 批准： 审核： 拟订： 表3-43 员工培训大纲 时间 培训内容 课时 主讲人 地点 第一周
45、 第二周 第三周 第四周 第五周 第六周 表3-44 员工培训活动费用表 培训岗位： 课程名称 课程编号 项 目 举办日期 训练时数 参加人数 计 划 实 际 训练费用 项目 预算金额 实际金额 异常说明 讲师费 教材费 租用费 （续） 训练费用 项目 预算金额 实际金额 异常说明
46、 补贴费 其他 合计 培训检查 及考核意见 培训师意见 财务部主管 培训部主管 制表人： 报送日期： 年 月 日 表3-45 员工培训申请表 编号： 申请日期： 年 月 日 申请人姓名 所在岗位 所属部门 直接上级 入职时间
47、 培训目的 培训费用预算 培训内容 期望培训方式 期望培训时间 部门主管审核 签字： 日期： 人力资源部审核 签字： 日期： 表3-46 员工培训档案表 编号： 一、员工个人基本情况 姓名 所在岗位 所属部门 学历 专业 入职时间 二、培训情况 培训内容 培训时间 培训方式 所在岗位 所属部门 取得的相关证书 备注
48、 填表： 审核： 表3-47 年度训练计划汇总表 编号： 填表日期： 年 月 日 部门 班次 人数 时间 费用（元） 备注 教育培训部门：
49、 主管： 经办人： 表3-48 员工在职培训资历表 部门： 项次 员工 姓名 培训时 职位 培训课程名称 课程 编号 培训 日期 时数 累积 时数 成绩 评核 记录 1 2 3 4 填表：
50、 审核： 表3-49 员工培训考核记录表 培训名称： 本表登记各课程成绩： 部门 职别 姓名 各课程成绩 备注 课程1 课程2 课程3 …… 平均 表3-50 员工职前、职后培训记录
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