秘书考试讲义：事务文书-.ppt

第二第二讲讲事事务务文文书书主主讲讲：班玉冰：班玉冰1常常见见文种文种事事务务文文书书部分涉及的文部分涉及的文书书比比较较多，五多，五级级部部分有分有传传真、真、备备忘忘录录、事、事务务性通知、邀性通知、邀请请函、感函、感谢谢信、信、贺贺信、信、请请柬。柬。四四级级部分有部分有简报简报、意向、意向书书、订货单订货单、商品、商品说说明明书书。三三级级部分有部分有计计划、划、总结总结、市、市场调查报场调查报告、告、讲话讲话稿、投稿、投标书标书、招、招标书标书、述、述职报职报告。告。2市市场调查报场调查报告告一、市一、市场调查报场调查报告的概念告的概念简单简单地地说说，调查报调查报告就是告就是调查调查研究之后根据研究之后根据调查调查情况写成的情况写成的书书面材料。面材料。市市场调查报场调查报告是告是对对市市场调查场调查所得信息所得信息资资料料进进行整理，得出行整理，得出结论结论，提出合理建提出合理建议议的局面的局面报报告。告。二、二、市市场调查报场调查报告的特点告的特点1.针对针对性性2.真真实实性性3.时时效性效性三、市三、市场调查报场调查报告的告的类类型型按按调查调查范范围围与方式分：与方式分：综综合性与合性与专题专题性的性的调查报调查报告告按目的作用与内容分：情况按目的作用与内容分：情况调查报调查报告，事件告，事件调查报调查报告，告，经验调经验调查报查报告与告与问题调查报问题调查报告告3四、四、调查报调查报告的写作告的写作（一）（一）标题标题1.单标题单标题2.正副正副标题标题（二）前言（二）前言1.调查调查的目的、的目的、对对象、范象、范围围2.经过经过、方法、方法3.主要内容与主要内容与观观点点（三）正文（三）正文1.情况部分情况部分2.预测预测部分部分3.建建议议部分部分（四）（四）结结尾尾调查问卷的题目设计：问题形式可分为开放式问题与封闭式问题两种。例1：您对钓鱼岛的主权问题有何看法？（开放式）例2：您的性别？男（）女（）（封闭式）4计计划划一、一、计计划的概念和特点划的概念和特点1.计计划的概念划的概念计计划是各划是各级级机关、社会机关、社会团团体、企事体、企事业单业单位和个位和个人，人，针对针对一定一定时时期的活期的活动拟动拟定出定出实现实现目目标标、内容、内容、步步骤骤、措施和完成期限的一种事、措施和完成期限的一种事务务性文性文书书。2、计计划的特点划的特点（1）针对针对性性（2）预见预见性性5计计划的范畴划的范畴规规划划 是具有是具有全局性的、全局性的、较长时较长时期期的的长远设长远设想。想。方案方案 是从目的、要求、工作方式方法到工作步是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤骤对对专项专项工作工作作出全面部署与安排的作出全面部署与安排的计计划。划。安排安排 是是对对短期短期内工作内工作进进行行具体具体布置的布置的计计划。划。设设想想 是是初步初步的的草案性草案性的的计计划。划。打算打算 是是短期短期内工作的内工作的要点式要点式计计划。划。要点要点 是列出工作是列出工作主要目主要目标标的的计计划。划。61.广广东东省十年消省十年消灭灭荒山荒山2.美加公司第一季度工作美加公司第一季度工作3.对对广州市未来广州市未来经济发经济发展方向的展方向的4.福州市工福州市工资资与物价挂与物价挂钩钩5.广州市两个文明建广州市两个文明建设设工作的工作的6.2000年全市固定年全市固定资产资产投投资资7二、二、计计划的写法划的写法1.表格式表格式计计划划以表格方式撰写以表格方式撰写计计划，适用于划，适用于时间时间短、范短、范围围窄、窄、变变化小、内容化小、内容单单一的具体安排，如一的具体安排，如销销售售计计划、月划、月计计划等。划等。2.文章式文章式计计划划写明指写明指导导思想、目思想、目标标任任务务、措施步、措施步骤骤等。等。由由标题标题、正文、落款构成。、正文、落款构成。(1)标题标题。由四个要素。由四个要素组组成：成：单单位名称、位名称、时间时间、事由、文种。、事由、文种。(2)正文。正文是正文。正文是计计划的主体部分，是具体内容，一般由划的主体部分，是具体内容，一般由前言、前言、主体与主体与结结尾构成。尾构成。主体部分包括目主体部分包括目标标和任和任务务、措施和步、措施和步骤骤及其他事及其他事项项构成。构成。(3)尾部。在正文右下方署上制尾部。在正文右下方署上制订计订计划的划的单单位名称，在署名的下位名称，在署名的下行写上日期。行写上日期。8计计划划标题标题改改错错1.本年度工作本年度工作计计划划2.迅达公司迅达公司1997年第四季度工作年第四季度工作规规划划3.本人学本人学习计习计划安排划安排4.王小明关于三季度工作王小明关于三季度工作计计划划9判断判断题题1.时间较长时间较长、范、范围较围较广、内容广、内容较较概括的概括的计计划可称划可称为为方案。方案。2.计计划的划的结结尾都尾都应应提出希望或提出希望或发发出号召，要求人出号召，要求人们认们认真真执执行。行。3.计计划的主体一般由根据、目划的主体一般由根据、目标标、措施与步、措施与步骤骤四个要素四个要素构成。构成。4.“凡事凡事预则预则立，不立，不预则废预则废”讲讲的是的是计计划划对对工作的重要性。工作的重要性。5.计计划划标题标题与与许许多事多事务务文文书书一一样样不必写明不必写明时时限。限。10总结总结 一、一、总结总结的概念的概念 总结总结是各是各级级机关、企事机关、企事业单业单位、社会位、社会团团体体和个人通和个人通过对过过对过去一定去一定时时期的工作的回期的工作的回顾顾、分、分析和研究，从中找出析和研究，从中找出经验经验教教训训，探求，探求规规律性的律性的认识认识，用以指，用以指导导今后今后实实践的一种事践的一种事务务性文性文书书。计划：事先的打算与安排总结：事后的回顾与反思11要做什么要做什么怎么去做怎么去做何何时时完成完成计计划与划与总结总结在写作内容上在写作内容上有相似性有相似性做了什么做了什么怎么去做的怎么去做的何何时时完成的完成的计计划划总总结结相互依赖相互促进相辅相成12总结总结的内容的内容综综合性合性总结总结1 1.基本情况基本情况2.2.成成绩绩或收或收获获3.3.经验经验、体会或做法、体会或做法4.4.问题问题或教或教训训5.5.今后努力方向或打算今后努力方向或打算专题专题性性总结总结1.1.基本情况基本情况2.2.经验经验、体会或、体会或做法做法13总结总结的一般格式的一般格式1.标题标题（1）公文式）公文式标题标题（2）非公文式）非公文式标题标题2.正文正文（1）前言）前言（2）主体）主体（3）结结尾尾3.落款落款14l五五级级部分：部分：传传真、真、备备忘忘录录、事、事务务性通知、邀性通知、邀请请函、感函、感谢谢信、信、贺贺信、信、请请柬。柬。l四四级级部分：部分：简报简报、会、会议记录议记录、意向、意向书书、订货单订货单、产产品品说说明明书书。15实务实务部分常常以部分常常以备备忘忘录录形式出考形式出考题题备备忘忘录录发发自自：行政：行政经经理理苏苏明明发给发给：秘：秘书钟书钟苗苗主主题题：关于安排：关于安排2004年公司年会会址之事年公司年会会址之事内容内容：公司将于：公司将于2004年年12月月15日至日至20日公司年会，各日公司年会，各分公司分公司经经理以上人理以上人员员全部参加，会全部参加，会议规议规模模150人，会人，会期期5天。王天。王总经总经理希望安排在一理希望安排在一处处安静、封安静、封闭闭且且环环境境较较好的会好的会议议中心开会。中心开会。请请你你给给我我发发一封一封电电子子邮邮件，介件，介绍绍一下一下选择选择会址的技巧，并介会址的技巧，并介绍绍一至两家好的开会地一至两家好的开会地址（址（请说请说明你的理由）。明你的理由）。行政行政经经理理苏苏明明2004年年9月月10日日注意注意备备忘忘录录格式格式16实务实务部分曾部分曾经经考考过过会会议议通知的通知的拟拟写写 我我们们将在将在8月月15日召开客日召开客户户咨咨询联谊询联谊会，会，请请您您列出列出发发送会送会议议通知通知应应注意的注意的问题问题，并，并拟拟写一份写一份带带回回执执的会的会议议通知通知。行政行政经经理理 谢飞谢飞 2003.5.2217会会议议通知通知致：致：营销营销部部经经理刘勇理刘勇发发自：行政部秘自：行政部秘书书刘刘丽丽主主题题：客：客户户咨咨询联谊询联谊会会兹兹定于定于2003年年8月月15日上午九日上午九时时，在燕都，在燕都宾馆宾馆二楼二楼多功能多功能厅举办厅举办客客户户咨咨询联谊询联谊会。会。中午中午12时时将有午餐供将有午餐供应应。请请于于8月月10日前将回日前将回执执寄寄回。回。我准我准备备参加此次会参加此次会议议。我将届我将届时时赴会，并赴会，并带带宾宾客一同前来。客一同前来。我不能参加此次会我不能参加此次会议议。署名署名公司公司18背景背景说说明：你是宏明：你是宏远远公司行政秘公司行政秘书钟书钟苗，下面是行政苗，下面是行政经经理理苏苏明需明需要你完成的几要你完成的几项项工作任工作任务务。便条便条钟钟苗：苗：3月月26日，以生日，以生产计产计算机通信算机通信产产品品为为主的天主的天图图公司成公司成立立10周年周年纪纪念大会念大会暨产暨产品展品展销销会将在深圳开幕。会将在深圳开幕。该该公司秉公司秉承承锐锐意意创创新、敢新、敢为为人先的人先的经营经营理念，不断开理念，不断开发发新型新型产产品，品，在国内同行在国内同行业业中具有很中具有很强强的的竞竞争争实实力，并且与我公司有着力，并且与我公司有着良好的合作关系，良好的合作关系，给给予了我予了我们们多方面的帮助和支持。多方面的帮助和支持。请请你你代表我公司廖代表我公司廖总经总经理草理草拟拟一封一封发给发给大会的大会的贺贺信信。谢谢谢谢。行政行政经经理理 苏苏明明2004年年3月月22日日19贺贺信信天天图图公司：公司：欣悉欣悉贵贵公司将于公司将于3月月26日在深圳日在深圳举办举办成立成立10周年周年纪纪念大会念大会暨产暨产品展品展销销会，会，在此，在此，谨谨表示表示热热烈的祝烈的祝贺贺！十年来，！十年来，贵贵公司秉承公司秉承锐锐意意创创新、敢新、敢为为人先的人先的经营经营理念，不断开理念，不断开发发新型新型产产品，品，不不仅仅在国内同在国内同行行业业中具有很中具有很强强的的竞竞争争实实力，力，而且而且培养了大打技培养了大打技术术人才，支援了人才，支援了兄弟兄弟单单位。多年来，位。多年来，贵贵公司与我公司有着良好的合作关系，公司与我公司有着良好的合作关系，给给予予了我了我们们多方面的帮助和支持。多方面的帮助和支持。为为此，我此，我们们表示衷心的感表示衷心的感谢谢。祝祝贵贵公司在新的十年中能取得更公司在新的十年中能取得更辉辉煌的成就！煌的成就！宏宏远远公司公司总经总经理廖理廖二二四年三月二十六日四年三月二十六日20简报简报 一、一、简报简报的涵的涵义义：简单简单的的说说，简报简报就是一种就是一种简简明的情况明的情况报报道，它是道，它是党政机关、企事党政机关、企事业单业单位社会位社会团团体用于体用于汇报汇报工作、反映工作、反映情况、交流信息、情况、交流信息、报报道道动态动态的内部常用事的内部常用事务务文文书书。从性从性质质上看，它可以上看，它可以说说是一个机关的内部刊物，是一个机关的内部刊物，定期或者不定期地出版。定期或者不定期地出版。简报简报的名目繁多，常用的名称的名目繁多，常用的名称还还有有“情况交流情况交流”“简讯简讯”“动态动态”“动态动态消息消息”“摘摘报报”“工作通工作通讯讯”“内部参考内部参考”等等。等等。21二、二、简报简报的特点：的特点：简简、快、新、快、新、实实。三、三、简报简报的种的种类类：（一）工作（一）工作简报简报（二）会（二）会议简报议简报（三）（三）动态简报动态简报22 四、四、简报简报的格式的格式简报简报的的编编排一般有相排一般有相对对固定的格式，由固定的格式，由报头报头、报报身、身、报报尾三部分尾三部分组组成。成。（一）（一）报头报头：包括：包括简报简报名称、期数、名称、期数、编编印印单单位、印位、印发发日期、秘密等日期、秘密等级级或提醒事或提醒事项项等几部分。等几部分。（二）（二）报报核：核：（按（按语语）、）、标题标题、导语导语、主体、主体、结结尾尾（三）（三）报报尾：尾：发发送范送范围围、编编印份数。印份数。秘密等秘密等级级简报简报名称名称期数期数编编印印单单位位编编印印时间时间简报简报文章的文章的标题标题正文正文（署名）（署名）发发送范送范围围打印份数打印份数简报简报格格式式23事事务务文文书书部分部分练习练习：1.下列下列选项选项中，属于常用事中，属于常用事务务文文书书的有的有(D )。A招招标书标书、投、投标书标书 B计计划、划、总结总结 C请请示、公告示、公告 D调查报调查报告、述告、述职报职报告告2.某地区某地区拟请拟请有关有关单单位与部位与部门门前来参加一次重要的前来参加一次重要的项项目洽目洽谈谈会。会。为为此，此，他他们应该们应该向向这这些些单单位和部位和部门发门发出（出（D）（）（单选单选）A通知通知 B邀邀请请信信 C请请柬柬 D商洽函商洽函3常用事常用事务务文文书书的制的制发发程序，一般包括草程序，一般包括草拟拟、（、（A）、定稿等。）、定稿等。A审审核核B发发文注册文注册C登登记记 D归归档档4以下文种全部属于日常事以下文种全部属于日常事务务文文书书的是的是(B )。A计计划、划、总结总结、简报简报、调查报调查报告告 B计计划、划、总结总结、请请示、示、简报简报C计计划、通知、划、通知、报报告、合同告、合同 D计计划、划、总结总结、会、会议纪议纪要、会要、会议记录议记录5.市市场调查报场调查报告按目的、内容分，有告按目的、内容分，有(ABC )。A情况情况调查报调查报告告 B事件事件调查报调查报告告 C问题调查报问题调查报告告 D专题专题性性调查报调查报告告246.“计计划划”的的结结构方式可分构方式可分为为（BC）。）。A条款式条款式B文章式文章式C表格式表格式D时间时间式式7.“总结总结”的主体部分的主体部分应应包括（包括（ABCD）。）。A对对成成绩绩和和经验经验的分析概括的分析概括B提出存在的提出存在的问题问题C提出意提出意见见与建与建议议D提出努力的方向提出努力的方向8.述述职报职报告的特点是告的特点是(ABD)。A个人性个人性 B真真实实性性 C创创新性新性 D通俗性通俗性9.调查报调查报告区告区别别于其他文种的一个于其他文种的一个显显著特征是著特征是(B )。A针对针对性性 B实实效性效性 C真真实实性性 D可操作性可操作性10.对对于招于招标书标书来来讲讲，前言，前言应该应该包括包括(BC)。A招招标单标单位的名称位的名称 B招招标单标单位的基本情况位的基本情况 C招招标标的目的的目的 D招招标单标单位地址位地址2511.“语语言平易、通俗，交流具有互言平易、通俗，交流具有互动动性性”这这是（是（C ）的特点。）的特点。A批答函批答函 B总结总结 C讲话讲话稿稿 D市市场调查报场调查报告告12.对对述述职报职报告表述不准确的是（告表述不准确的是（ABC ）A述述职报职报告是个人告是个人对对履行履行岗岗位位职责职责的情况所做的的情况所做的评评价价B述述职报职报告的告的语语言言应该应该通俗易懂，富有口通俗易懂，富有口语语化化C述述职报职报告是干部考核、告是干部考核、评评价、晋升的重要依据价、晋升的重要依据D述述职报职报告告应该应该下下发发与会者与会者讨论讨论通通过过13.述述职报职报告的主要特点有（告的主要特点有（ABC）A个人性个人性 B真真实实性性 C通俗性通俗性 D全面性全面性14.（BD）的文）的文书书内容具有前瞻性和内容具有前瞻性和预测预测性。性。A总结总结 B计计划划 C调查报调查报告告 D可行性研究可行性研究报报告告15.拟拟写投写投标书应标书应注意的事注意的事项项（ABC）A明确招明确招标标要求要求 B实实事求是，不可弄虚作假事求是，不可弄虚作假C语语言言简洁语简洁语气气谦谦和和 D对标对标的的应应全面描述全面描述2616.总结总结的特点有（的特点有（D）A内容的自我性内容的自我性 B法定的法定的强强制性制性C语语言的果断性言的果断性 D显显著的目的性著的目的性17.写写总结应该总结应该（D ）A分清分清层层次、面面俱到次、面面俱到 B面面俱到、不漏面面俱到、不漏细节细节C突出重点、以偏概全突出重点、以偏概全 D分清主次、突出重点分清主次、突出重点18.计计划是一种（划是一种（C ）A叙述性文叙述性文书书 B承承诺诺性文性文书书 C事事务务性文性文书书 D履履约约性文性文书书19.市市场调查报场调查报告内容包括（告内容包括（C ）A合理化建合理化建议议 B抨抨击击不正当不正当竞竞争争C预见预见可能出可能出现现的的问题问题 D回避回避调查调查机构的名称机构的名称20.公公务务文文书书的的拟拟写都有写都有严严格的格式，下列文格的格式，下列文书书的写法可以不拘一格的写法可以不拘一格的是（的是（B）A意意见见 B简报简报 C工作工作报报告告 D备备忘忘录录2721.简报报简报报核的主要核的主要结结构是（构是（AB ）A按按语语+标题标题+导语导语+主体主体+结结尾尾 B标题标题+导语导语+主体主体+结结尾尾C标题标题+导语导语+主体主体+结结尾尾 D按按语语+标题标题+主体主体+结结尾尾22.简报简报按其内容可分按其内容可分为为（BCD）A专题简报专题简报 B工作工作简报简报 C会会议简报议简报 D动态简报动态简报23.会会议记录议记录的写作要求是（的写作要求是（ABD）A准确完整准确完整 B应应反映会反映会议议的全部的全部过过程程C对对会会议议的内容的内容应应作适当的提作适当的提炼炼与概括与概括 D记录时记录时必必须须及及时时迅速迅速24.关于关于对订货单对订货单表述准确的是（表述准确的是（B ）A订货单订货单具有合同性具有合同性质质，应严肃对应严肃对待待B订货单订货单不具有合同性不具有合同性质质，但，但应严肃对应严肃对待待C订货单订货单只是只是买买方有关价格、数量等内容的方有关价格、数量等内容的记录记录，与，与卖卖方没有关系方没有关系D订货单订货单必必须须必必须须包含包含买卖买卖双方信息双方信息25.简报简报最大的特点是（最大的特点是（A）A文字文字简洁简洁、明确、扼要、明确、扼要 B内容内容针对针对性性强强C内容覆盖面有限内容覆盖面有限 D信息信息传递传递及及时时明确明确28