行政采购流程.doc

行政采购管理流程一、管理目的规范行政采购行为，整合公司资源，统一调配公司行政用品，节约财务成本。二、适用范围.适用部门行政采购管理流程适用于行政采购过程中所涉及的所有相关部门，这包括公司所有职能部门，其中商品部是采购实施部门。.适用对象行政采购管理流程适用于公司除商品、商标辅料、道具以外的所有行政办公用品的采购。三、行政采购管理1. 行政需求计划管理由公司各职能部门根据工作内容需求，提交行政办公用品需求单至商品部，公共使用类的办公用品有行政部门统一采购。要求：各部门的需求计划必须按月制定，在每月20日前完成并提交。 对专业性办公用品的采购，由所需部门协助商品采购部门共同采购。2.行政办公用品需求单的审批流程2.1行政办公用品需求单填写要求行政办公用品需求单用于所需求的行政办公用品仓库库存为零的情况下，但部门又确实需要使用时，填写该单据。行政办公用品需求单须填写完整、准确，涂改的行政办公用品需求单商品部有权退回不予受理；行政办公用品需求单须由部门负责人亲笔签署；行政办公用品需求单原件提交商品部。2.2行政办公用品需求单审核2.2.1商品部对各部门的行政办公用品需求单进行同类汇总，并在2个工作日内完成评估，评估的依据是公司全年预算及库存状况。2.2.2审核后的行政办公用品需求单提交董事长审批。2.2.3审批通过的行政办公用品需求单由商品部制订采购计划，未通过的，行政办公用品需求单退还申请部门。要求：各部门递交行政办公用品需求单时必须遵循节约的原则。3.行政采购计划制定3.1行政采购计划由商品部根据审批通过的行政办公用品需求单统一制定。3.2行政采购计划由商品部提交董事长审批通过后实施。要求：行政采购计划须明确采购实施时间、要求商品入库时间、采购单价、资金预算、付款计划等。4.行政采购4.1供应商评估4.1.1商品部负责根据审批后的行政采购计划对供应商进行考察、评估。除非临时急需，对任何办公用品的采购，都应是进行询价、比价、议价，并将最终议定价报相关部门和领导同意后，方可实施采购任务。4.1.2建立供应商基础信息档案。供应商基础信息包括：三证、公司名称、详细地址、交货能力、交货方式、联系人、联系电话等。4.供应商谈判、签约经商品部考察、评估合格的供应商，双方就所要采购的产品进行询价和议价后，双发达成一致签订合同，在与公司签订合同（包括生产管理合同、授权管理合同、产品定购单等）后，建立产品供应关系。要求：采购合同按公司合同审核流程执行。4.行政办公用品定购单实施在合同有效期内，根据行政办公用品需求单和商品的库存情况以及商品供应单位的生产能力和交货能力，制定行政办公用品定购单，传真至商品供应单位，并经供应单位盖章确认后寄回。要求：按公司合同审核流程执行；与已签订的尚在有效期内的合同一起存档备查；定购单一式三份，供应商、商品部、法务部各执一份；定购单须为原件，不得以传真件、复印件为存档文件。特殊情形下定购单原件未及时返回的，可临时按复印件或传真件、电子文件等方式安排生产，由商品部负责跟踪双方签章过程。定购单内容必须包括：产品名称、颜色、规格（尺码）、数量、交期、包装及运输方式、付款方式、财务票据凭证、违约责任等；分次分批交付的，须写明每批次交付的数量及规格比例和颜色比例。4.3.1行政办公用品定购单履约过程中的调整 当原行政办公用品定购单要求的交货时间和数量不能满足销售部门的销售需求，应及时与商品供应单位沟通，在其交货能力允许的前提下，调整原行政办公用品定购单的交货时间和数量，以尽可能满足销售部门的销售需求。4.3.2行政办公用品定购单履约过程的跟踪跟踪商品的交货情况与行政办公用品定购单规定的要求是否相符，这包括：交货时间、交货商品、颜色、规格（尺码）、数量和质量等。4.3.3异常报告如发现不符合行政办公用品定购单载明的要求或可能出现异常，应在知晓或发现后一个工作日内填写异常报告表，提交部门负责人、行政办公用品采购申请部门和法务部，由各相关部门出具对异常情况处理意见后，报送董事长审批执行。4. 行政办公用品验收4.4.1行政办公用品到货签收每批次办公用品到货，都必须由行政办公用品负责人清点验收，混箱包装必须当面打开清点，验收无异议的，由负责人签收，并注明签收的办公用品单位（箱/套）；如验收有异议，应立即由仓储物流负责人和商品供应单位沟通，经办公用品供应单位确认后出具凭证，收货签收单必须由送货单位签字佐证（内容包括：运输单位、车牌号、送货人、差异商品及数量等信息），并立即通报部门领导，未经商品供应单位确认的不得签收。4.4.2行政办公用品入库审核 每批次办公用品入库，都必须由商品部审核批准，审核内容主要包括：入库的商品及其款式、颜色、规格、数量是否和行政办公用品定购单相符，交货时间是否符合行政办公用品定购单约定，发现异常情况时，应立即书面报部门领导。4.4.3行政办公用品入库检验 每批次办公用品入库，都必须有专人抽检其质量（包括包装质量）是否满足行政办公用品定购单要求，如发现商品质量异常，应及时报商品部。要求：抽检方法和标准另定。4.4.4入库商品清点每批次商品入库后，都必须开箱清点，确保数量与订购单一致，品质与订货前相关部门确认的要求一致，并要求相关接收人员在商品入库单上签字确认。5. 行政办公用品入库统计 每批次商品入库，都必须按格式记录于“商品入库记录表”，记录内容包括：日期、系统入库单据号、商品供应单位、商品名称、数量、单价及金额，并相应编号。6.定购行政办公用品完成情况评定 每一份行政办公用品定购单履约完成后，都应对其完成情况做出评定，完成行政办公用品定购单完成情况表。四.采购结算1.凭证种类 行政办公用品采购凭证包括：行政办公用品委托订购单、行政办公用品定购单、商品供应单位送货单、仓库商品入库单2.凭证要求2.1行政办公用品定购单必须经商品供应单位盖章确认的原件；2.2商品供应单位的送货单必须标明相符的单位全称或加盖有单位送货章；2.3仓库商品入库单必须有仓库责任人签收确认。3.凭证保管所有凭证应对应商品入库单的“百胜入库单号”编号保管。4.往来帐目核对商品部应在每月15日前与各商品供应单位核对上月帐目，核对无误后，出具行政办公用品采购往来对帐单，并由双方签章确认。5.结算商品部收到各供应单位增值税发票后，附上相对应的行政办公用品定购单、供应商送货单、商品入库单等凭证一并交财务，根据合同或行政办公用品定购单规定的付款期限，向财务部递交付款申请单。6.结算信息记录商品部对收到的各供应单位的增值税发票以及财务部已支付的货款，都应登记记录。7.合同终止结算合同履行终止后，必须签订结算协议书。结算协议书的文本样式可以要求法务部根据商品部需求拟定。五、行政办公用品库存信息统计.每天及时登记进出库用品，录入BS3000系统，并完成每日库存统计表，以备各部门领用时可参考库存情况决定是否采购。.每日商品库存统计表必须填写完整，填写内容应包括：办公用品货号、名称、款式、颜色、规格、数量以及近期到货信息。3根据不同行政办公用品的性质、使用消耗频率设定一定的库存比例，已保证领用时有足够的库存。六、附则.本行政办公用品采购管理流程的制定、修改、解释权归商品部。.本行政办公用品采购管理流程自董事长审批后公布施行。未通过的退回提交部门，并注明退回原因评定报告报法务商品质量异常及时报部门领导审核发现异常及时报部门领导异常情况及时报部门领导行政办公用品定购单供方盖章回传对帐，发票凭证齐全后完成结算相应凭证编号保管采购实施完成情况评定入库商品质量抽检商品入库审核、商品入库记录跟踪采购实施过程制定采购计划并实施提交董事长审批确认行政办公用品需求单汇总单行政办公用品需求单审核各部门递交行政办公用品需求单通报行政用品每日库存统计表行政用品采购流程图有误办公用品负责人接厂家送货单收货无 误商品入库明细单进系统统计员入账有误与供应商沟通、调整与商品部沟通、调整负责人和用品需求人抽检入库商品 抽检内容：数量、款式、颜色、规格、质量负责人开具商品入库明细单办公用品负责人存放货品打印商品入库明细单办公用品负责人签字交商品部商品入库流程图