秘书会务工作.ppt

案例导入：案例导入：华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理去电视台。这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理。米秘书刚准。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。大门口。第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述一、秘书会务工作一、秘书会务工作 秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作秘书的会务工作即秘书在会议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作，包括会前的筹备、会中服务以及会后落实等会议和会议事务工作，包括会前的筹备、会中服务以及会后落实等会议全程的辅助性工作。全程的辅助性工作。二、会议的构成要素二、会议的构成要素 1、会议名称：一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议主办、会议名称：一个完整的会议名称一般由四部分组成：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题或内容以及会议会议的主题或内容以及会议的类型。的类型。2、会议时间：包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、会议时间：包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间。每项议程时间。3、会议地点、会议地点 4、会议参加者：包括主持人、会务组织人员、出席者、列席者或、会议参加者：包括主持人、会务组织人员、出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员。者因讨论具体事项而特别要参会的人员。5、会议议题和议程、会议议题和议程 6、会议的形式：如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。、会议的形式：如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。7、会议的文书、会议的文书 8、会议的结果、会议的结果会前筹备工作流程图确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单会中服务工作流程图做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作会议善后工作流程图撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 一、一、拟写会议的筹备方案会议筹备方案的内容会议筹备方案的内容 确定会议名称。确定议题。确定与会人员。确定时间地点。确定会议通知内容。会议通知跟进落实程序与要求。会场布置要求。会议文件资料种类、内容、要求。会议设备和用品种类、要求。会议后勤安排。会议记录安排。会场服务安排。会议预算安排。第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会议筹备工作会议筹备工作一、拟写会议的筹备方案一、拟写会议的筹备方案 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案可信公司技术训练专题研讨会筹备方案 一一、会会议议主主题题：为为了了增增强强本本公公司司综综合合竞竞争争力力，提提高高产产品品质质量量和和管管理理水水平平，特特召召开开此此次次技技术术训训练练专专题题研研讨讨会会。会会议议的的重重点点是是讨讨论论研研究究如如何何在在全全公公司司展展开开技技术术发发明明和和创创造造的的竞竞赛赛，并并提提出出提提高高训训练练质质量量的的对对策策，探探讨讨新的技术训练方法。新的技术训练方法。二二、会会议议的的时时间间、地地点点：拟拟定定于于3月月5日日上上午午9：00至至下下午午4：00，在在公公司司1号号会会议议厅厅召召开开。3月月5日日上上午午8：30报到。报到。会议筹备方案示例如下：会议筹备方案示例如下：三三、参参加加会会议议人人员员：公公司司总总经经理理、副副总总经经理理、公公司司人人力力资资源源部部总总监监、生生产产部部总总监监、培培训训部部总总监监，以以及及公公司司下下属属各部门的技术骨干各部门的技术骨干30人。总计人。总计50人。人。四、会议议程：会议由主管副总经理主持。四、会议议程：会议由主管副总经理主持。上午：上午：(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。生产部总监专题发言。下午：下午：(1)分组讨论。分组讨论。(2)人人力力资资源源部部总总监监宣宣读读公公司司开开展展技技术术竞竞赛赛评评比比的计划草案。的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。主管副总经理做总结报告。五、会议议题：五、会议议题：(1)技术训练与提高企业综合竞争力。技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。技术训练与技术创新。(3)如何提高技术训练的质量。如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。技术训练方法的再讨论。六六、会会场场设设备备和和用用品品的的准准备备：准准备备会会议议所所需需的的投投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。总经理的工作报告。(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。培训部、生产部总监的专题发言稿。(3)公司开展技术竞赛评比的计划公司开展技术竞赛评比的计划(草案草案)。(4)副总经理的总结报告。副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调。八、会议服务工作：由行政部综合协调。附：附：(1)会议通知。会议通知。(2)会议日程表。会议日程表。1确定会议的时间确定会议的时间 2会议议程与会议日程会议议程与会议日程 会议议程：会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来 会议日程：会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排是指会议在一定时间内的具体安排 第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会议筹备工作会议筹备工作二、会议时间的安排二、会议时间的安排会议的议程一般安排：会议的议程一般安排：开幕式、上司和来宾致辞开幕式、上司和来宾致辞上司做报告上司做报告分组讨论分组讨论大会发言大会发言参观或其他活动；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；会议总结，宣读决议；闭幕式。闭幕式。第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会议筹备工作会议筹备工作二、会议时间的安排二、会议时间的安排会议议程示例会议议程示例 英豪公司销售团队会议议程英豪公司销售团队会议议程 公公司司销销售售团团队队会会议议将将在在5月月25日日星星期期一一上上午午9：00在在公司总部的三号会议室举行。公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程。一、宣布议程。二、说明有关人员缺席情况。二、说明有关人员缺席情况。三、宣读并通过上次会议的记录。三、宣读并通过上次会议的记录。四、东部地区销售活动的总结。四、东部地区销售活动的总结。五、销售一部关于团队沟通问题的发言。五、销售一部关于团队沟通问题的发言。六、公司销售人员的招聘和重组。六、公司销售人员的招聘和重组。七、销售二部经理的人选。七、销售二部经理的人选。八、下季度销售目标。八、下季度销售目标。会议日程表示例：会议日程表示例：日期日期时间时间内容安排内容安排地点地点参加人参加人负责负责人人备备注注2008年年6月月20日日8：00报报到到会会议议大大厅厅钟钟秘秘书书签签到桌到桌 纸纸 笔笔9：00-10：00总经总经理理讲话讲话小会小会议厅议厅全体代表全体代表投影投影仪仪 录录音音 录录像像10：00-10：20休息休息10：20-11：50公司公司顾问讲顾问讲话话小会小会议厅议厅全体代表全体代表12：00午餐午餐天地天地宾馆宾馆全体代表全体代表高秘高秘书书自助餐自助餐14：00-15：30分分组讨论组讨论小会小会议厅议厅全体代表全体代表15：30-15：50休息休息15：50-17：30各各组组代表代表发发言言小会小会议厅议厅全体代表全体代表18：00-20：00聚餐聚餐天地天地宾馆宾馆全体代表全体代表赵赵秘秘书书20：00离会离会会场位置必须让上司和与会者方便前往会场位置必须让上司和与会者方便前往 会场的大小应与会议规模相符会场的大小应与会议规模相符 场地要有良好的设备配置场地要有良好的设备配置 场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所选择会议地点应考虑有无停车场所 场地租借的费用必须合理场地租借的费用必须合理 第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会议筹备工作会议筹备工作三、确定会议地点三、确定会议地点四、正确确定会人员范围四、正确确定会人员范围 五、准备会议文件资料五、准备会议文件资料 为上司撰写会议文稿为上司撰写会议文稿 为上司准备材料为上司准备材料 组织好发言人的文稿组织好发言人的文稿 准备资料袋准备资料袋 第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作六、发送会议通知六、发送会议通知 会议通知的内容会议通知的内容要有具体的会议名称要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体议题应尽量具体有附加资料时，应写明资料名称及页数有附加资料时，应写明资料名称及页数 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作3、会议通知的内容、会议通知的内容要有具体的会议名称要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体议题应尽量具体有附加资料时，应写明资料名称及页数有附加资料时，应写明资料名称及页数会议通知示例会议通知示例 会议通知会议通知尊敬的客户：尊敬的客户：为为了了进进一一步步加加强强与与贵贵公公司司的的协协作作关关系系，听听取取客客户户对对我我公公司司产产品品和和服服务务的的意意见见，我我公公司司拟拟于于2003年年8月月15日日上上午午9：00至至下下午午5：00在在燕燕丰丰宾宾馆馆召召开开客客户户咨咨询询联联谊谊会。敬请回复及光临。会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图附：会议日程及路线图回执回执 请请于于7月月30日日以以前前将将回回执执寄寄至至：北北京京市市朝朝阳阳区区天天地地大大厦厦天天地地公公司司销销售售部部孙孙萌萌小小姐，邮编：姐，邮编：100110，电话：，电话：[phone]。我公司参加此次会议，参加人数：我公司参加此次会议，参加人数：我公司不能参加此次会议。我公司不能参加此次会议。姓名：姓名：公司：公司：七、布置会场七、布置会场 1会场的整体格局会场的整体格局 面门为上面门为上 居中为上居中为上 以远为上以远为上 前排为上前排为上 第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作2 2会场的整体布局类型会场的整体布局类型大中型：方形大中型：方形 半圆形半圆形小小 型：圆形型：圆形 大小方形大小方形 环形环形 回字形回字形 马蹄形马蹄形 等等第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作会场类型与会者主席团方方 形形会场类型半圆形半圆形会场布置的各种必要设施会场布置的各种必要设施 1.1.横幅：一般悬挂于来宾入口、横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用；以作欢迎和明示主题之用；第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作2.2.指示牌：指示标志对于来宾指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识；统一整个会议的标识；第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作3.3.桌牌：在签到处和贵宾桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待找到自己的签到或接待位置；位置；第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作4.4.胸牌：设置统一的胸牌，可胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容会场人员的身份，更加容易识别和协调人员；易识别和协调人员；第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作5.5.签到处：供来宾签到签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续或咨询以及办理手续的地方；的地方；6.6.签到处背景板：在签签到处背景板：在签到处的后方设置签到到处的后方设置签到处背景板，更能体现处背景板，更能体现会议的专业性；会议的专业性；第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作7.7.会场主背景板会场主背景板/背景墙：背景墙：会议主席台后方通常会议主席台后方通常会搭建起一块主题背会搭建起一块主题背景，上有会议主题及景，上有会议主题及主办机构信息主办机构信息第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作八、准备会议所需物品、设备八、准备会议所需物品、设备 九、安排食宿九、安排食宿 十、大型会议的接十、大型会议的接(送送)站、报到站、报到第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作十一、会议的经费预算十一、会议的经费预算 会议资料费会议资料费邮电通讯费用邮电通讯费用会议设备和用品费会议设备和用品费会议办公费会议办公费会议宣传交际费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议伙食补贴会议交通费会议交通费其他开支其他开支第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（一）（一）会前筹备工作会前筹备工作第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（二）（二）会中服务工作会中服务工作一、会前的最后检查一、会前的最后检查 1检查的方式检查的方式 v听取会议筹备人的汇报听取会议筹备人的汇报v现场检查现场检查2检查的内容检查的内容 v文件的材料准备情况文件的材料准备情况 v会场布置情况会场布置情况 v会议保卫工作情况会议保卫工作情况 二、组织签到和登记二、组织签到和登记 三、做好必要的录音录像工作三、做好必要的录音录像工作四、会议设备的操作与维护四、会议设备的操作与维护 五、做好会议的文字工作五、做好会议的文字工作 第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（二）（二）会中服务工作会中服务工作会议简报会议简报1概念概念2编写方法编写方法3编写格式编写格式4编写要求编写要求概念概念会议简报会议简报是会议期间是会议期间为反映会为反映会议进展情况、会议发言中的意议进展情况、会议发言中的意见和建议、会议决议事项等内见和建议、会议决议事项等内容而编写的简报。容而编写的简报。1.内容专业性强内容专业性强2.篇幅特别简短篇幅特别简短3.限于内部交流限于内部交流特点特点编写格式编写格式报头报头编号、密级、简报名称、期数、编印机构名称、编号、密级、简报名称、期数、编印机构名称、印发日期印发日期报身报身标题、按语、正文标题、按语、正文报尾报尾最后一页的下方，主要标注报、送、发的对象。最后一页的下方，主要标注报、送、发的对象。编写要求编写要求简明扼要简明扼要迅速快捷迅速快捷内容新颖内容新颖真实准确真实准确地税简报 (2001)第12期总第131期市处所税务局 二00二年八月十八日 抓改革深化促征管质量 8月10日至11日,全市地税系统深化农村税收征管改革暨单项税收管理办法经验交流会议在x召开,会议先容交流了分局深化农村税收征管改革的经验和各地单项税收管理方法,实地学习考核了分局改革结果,探讨研究了进一步深化全市农村税收征管改革,加强农村分局征管基础建设的详细工作措施。加入会议的有市局领导,各县(市)局、市直各分局局长及征管科长,省局征管处处长到会作了重要讲话,市局局长作了总结讲话,副局长作了会议主题讲演。省局处长充足确定了地税体系征管工作成就:一是征管改革步调坚实;二是征管基本工作踊跃自动;三是个体税收管理周密标准;四是一般发票管理基础坚固。他特殊强调,当前加强税收征管,要害要做好四个方面工作:一是收,就是要坚持以组织收入为核心,尽力实现好收入任务。二是改,就是要保持改革方向,彻底转换征管模式,完善内部工作规程,加强税源户籍管理,真正实现由管户向管事的改变。三是管,就是要强化日常管理,梗塞税收破绽,进步征管品质。四是查,就是要施展稽察作用,打击涉税犯法,推动依法治税。会议系统总结了分局深化农村税收征管改革的经验,以为经验有5大特点:一是有高度灵敏的改革意识,二是有切实可行的征管模式,三是有健全规范的运行机制,四是有扼要严厉的考核措施,五是有坚持不懈的求实风格。其综合功效表示为4个统一:局容局貌与干部精神面孔的统一,干部个人素质与步队整体素质的统征管改革单项效果与全局工作综合后果的统一,精神文明建设与物资文化建设的统一。经验有3点宝贵之处:贵在坚持,贵在平时,贵在翻新。会议对当前全市农村税收征管工作中的模式转换、系列划分及岗位职责落实、税务行政执法、单项税收控管和责任制挂钩考核等五个重点问题进行了客观剖析,指出推进农村税收征管改革的症结在于深化意识,统一思惟,整体联动,掌握机会,狠抓落实:一要考察摸底,制定切实可行的计划,分斗类排队,兼顾部署,精心组织,稳步推进;二要加强领导,把深化农村税收征管改革作为今年的一件大事来抓;三要整体推进,重视“三个结合”,即深化农村税收征管改革同发展征管基础规范管理达标定级运动相结合,同实行税务行政执法“两制”相联合,同研讨制订单项税收管理措施相结合;四要严格考核,重要是抓好改革过程的阶段考核、改革内容落实情形的考核跟工作义务制考核,确保深化改革的各名目标顺利实现。市局局长在会议总结讲话中请求以推广“教训”为契机,进一步深入全市农村税收征管改革,侧重做到四点:一是同一思维,构成改造共鸣。要解决好精力状况问题、改革思路问题、治理意识问题。二是增强引导,明白改革目的。各级地税局要把深化农村税收征管改革摆上主要议事日程,从“一把手”到班子成员都要器重、支撑乡村税收征管改革,切实加强对改革的组织、领导、指挥、和谐,保障改革井井有条,一直深化。到年底,全市所有农村分局的征管模式都必需参照分局的模式,全面转换到位。三是完美办法,增进改革落实。安排要周到,考察要从严,典范要推广,重点要凸起。四是搞好调和,营造改革协力。要做到目标同向,工作同步,举动一致,合力攻坚,造成齐抓共管的工作局势,保证改革政令畅通,改革义务落实。报:省局领导及有关处(室)、市委、市政府送:市局领导、市直有关单位发:各县市地税局、市直各分局,本局各科室(共印60份)会议记录 会议记录是随着会议的实际进程记录下来的会议记录是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体情况。原始情况和具体情况。在日常工作中，会议记录应逢会必记，并妥在日常工作中，会议记录应逢会必记，并妥善保存，以备查考。它也是会后研究工作、总结善保存，以备查考。它也是会后研究工作、总结经验或者编写会议纪要的重要依据。经验或者编写会议纪要的重要依据。会议记录一般不上报、不下发。会议记录一般不上报、不下发。会议记录的结构是：会议记录的结构是：标题基本情况主体标题基本情况主体会议记录的内容会议记录的内容1会议的概况会议的概况名称、时间、地名称、时间、地点、主持人、出点、主持人、出席人、列席人、席人、列席人、旁听人、缺席人旁听人、缺席人2会议的进程会议的进程议题、议程、发议题、议程、发言人姓名、发言言人姓名、发言及表决情况、会及表决情况、会议结果议结果3会议记录签署会议记录签署记录人记录人审核人审核人发言人发言人会议记录的格式会议记录的格式 标标 题题专用性标题专用性标题“院长办公会议记录院长办公会议记录”通用性标题通用性标题“会议记录会议记录”首首 部部记载会议的情况记载会议的情况时间、地点、主持人、出席人等时间、地点、主持人、出席人等 主主 体体记载会议的进程记载会议的进程用单线或双线印制，发言人的姓名用单线或双线印制，发言人的姓名和发言的内容最好分成两栏，之间和发言的内容最好分成两栏，之间用虚线隔开用虚线隔开 尾尾 部部用于各用于各项签项签署。署。签签署位于尾部，用以表示署位于尾部，用以表示记录记录的完整性，同的完整性，同时时也避免有人私加文字也避免有人私加文字一般性会一般性会议记录议记录也可以将也可以将记录记录人、人、审审核人核人置于首部，但置于首部，但发发言人言人签签署署应应置于尾部。置于尾部。写作要求 1、如实记录、如实记录 会议记录应该如实记录会议议题、报告、重要发言等，尤其是关键问题或者有分歧的会议记录应该如实记录会议议题、报告、重要发言等，尤其是关键问题或者有分歧的意见，不能漏记，更不能篡改。用速记方法记录的材料会后应该及时整理，转换成规意见，不能漏记，更不能篡改。用速记方法记录的材料会后应该及时整理，转换成规范的文字材料以备查考。范的文字材料以备查考。2、善于归纳：、善于归纳：会议记录应该做到条理清楚，重点突出，字迹规范。记录会议发言是一项需要培养和会议记录应该做到条理清楚，重点突出，字迹规范。记录会议发言是一项需要培养和锻炼的能力，记录者只有善于归纳，而且书写流利，才能跟得上发言者的速度，准确记录锻炼的能力，记录者只有善于归纳，而且书写流利，才能跟得上发言者的速度，准确记录会议信息。会议信息。3、有始有终、有始有终 会议记录应该完整，前面有标题、议题等，及至会议结束，要写上会议记录应该完整，前面有标题、议题等，及至会议结束，要写上“散会散会”“结束结束”字样及散会时间。如果是重要会议，记录完毕，记录人员和会议的主持人应在记录上签字，字样及散会时间。如果是重要会议，记录完毕，记录人员和会议的主持人应在记录上签字，以示负责。会议记录应该使用专用记录本或专用记录纸。必要时，可配备两名记录以示负责。会议记录应该使用专用记录本或专用记录纸。必要时，可配备两名记录人员。人员。公司办公会议记录 时间：年月日时地点：出席人：缺席人：主持人：记录人：主持人发言：(略)与会者发言：（略）（略）散会主持人：(签名)记录人：(签名)(本会议记录共页)六、提供会议资料与联络协调六、提供会议资料与联络协调 七、做好会议的保密和保卫工作七、做好会议的保密和保卫工作 八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、八、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作照相等工作九、会议信息工作九、会议信息工作第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（二）（二）会中服务工作会中服务工作第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（三）（三）会议善后工作会议善后工作一、合理安排与会人员返程一、合理安排与会人员返程二、提醒与会者及时做好各种物品的清退二、提醒与会者及时做好各种物品的清退 三、清理会场和文件三、清理会场和文件 四、整理会议材料，立卷归档四、整理会议材料，立卷归档 v会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。v会议参阅文件。会议参阅文件。v会议安排的发言稿。会议安排的发言稿。v会议上的讲话记录会议上的讲话记录 五、会议的总结五、会议的总结1、会议总结的要点、会议总结的要点1）会会议议工工作作总总结结要要根根据据岗岗位位责责任任制制和和工工作作任任务务书的内容，逐条对照检查书的内容，逐条对照检查2）总结要将客观标准和主观标准相结合）总结要将客观标准和主观标准相结合3）总结要以总结经验、激励下属为目的）总结要以总结经验、激励下属为目的2、起草会议纪要或总结报告、起草会议纪要或总结报告第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（三）（三）会议善后工作会议善后工作六、会议效果的评估六、会议效果的评估1、对主持人的评估、对主持人的评估组织安排会议组织安排会议确定、检查目标确定、检查目标遵守时间遵守时间鼓励发表见解、提出建议与问题鼓励发表见解、提出建议与问题澄清事实澄清事实引入正题还是离题太远引入正题还是离题太远控制过严或过松控制过严或过松处理冲突、解决争端处理冲突、解决争端第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（三）（三）会议善后工作会议善后工作2、对会议工作人员的评估、对会议工作人员的评估会议工作中，精通业务，胜任工作会议工作中，精通业务，胜任工作具有公关意识，能自学维护组织的形象具有公关意识，能自学维护组织的形象具有良好的礼仪修养，举止得体，语言规范具有良好的礼仪修养，举止得体，语言规范会议工作中没有显现出厌倦懈怠神态与行为会议工作中没有显现出厌倦懈怠神态与行为与同事合作协调，相处融洽与同事合作协调，相处融洽对上司的批评指导，能虚心接受对上司的批评指导，能虚心接受第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（三）（三）会议善后工作会议善后工作3、对会议管理工作的总体评估、对会议管理工作的总体评估会议管理评估（会议管理评估（1为优秀，为优秀，4为差）为差）一、整体安排对会议上收到的信息给出您的回答一、整体安排对会议上收到的信息给出您的回答会议计划会议计划 1 2 3 4住宿设施住宿设施 1 2 3 4会议费用会议费用 1 2 3 4预订安排预订安排 1 2 3 4 第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（三）（三）会议善后工作会议善后工作二二、会会议议地地点点对对下下列列会会议议地地点点提提供供的的设设施施给给出出您您的回答的回答会议室布置会议室布置 1 2 3 4食宿条件食宿条件 1 2 3 4提供的点心饮料提供的点心饮料 1 2 3 4休闲设施休闲设施 1 2 3 4 第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（三）（三）会议善后工作会议善后工作三、会议的内容三、会议的内容1、会议的内容符合会议通知目标吗？是、会议的内容符合会议通知目标吗？是/否否如果否，给出原因：如果否，给出原因：2、发言中包括了计划中列出的主题吗？是、发言中包括了计划中列出的主题吗？是/否否如果否，给出原因如果否，给出原因3、研讨会对探讨报告中提出的问题有用吗？是、研讨会对探讨报告中提出的问题有用吗？是/否否如果否，给出原因如果否，给出原因第七章第七章 秘书的会务工作秘书的会务工作（三）（三）会议善后工作会议善后工作