房地产公司行政采购管理制度模版.docx

行政采购管理制度1.0总则1.1目的：加强地产本部及各子公司（含项目公司）物资采购及管理系统建设，建立优质、共享的礼品库及供应商资源库平台，合理控制及优化采购流程，持续提高行政采购工作的效率与质量。1.2适用范围：本制度适用于地产本部及各子公司（含项目公司）的所有行政采购相关工作。1.3本制度自颁布之日起实施。此制度由地产本部综合管理部负责解释和修订。1.4本管理制度分为七个部分：总则、行政采购定义、职责划分、采购流程、供应商管理、廉洁规定、附件及表单。2.0行政采购定义2.1行政采购范畴本制度所指行政采购包括由地产各级行政部门负责进行的用于办公、工作所需要的所有物资的采购行为，及其它指定由行政部门采购的物资的采购行为。不包括房租、住宿、机票、餐饮、快递、保安、保洁、日常杂费、车辆维修等服务性质的支付行为。2.2行政采购物资分类依据行政采购的范畴将行政采购物资分为办公用品、商务礼品、董事局专项三大类。具体分类见附件1：行政采购物资分类2.3行政采购的原则2.3.1质优价廉原则：行政采购工作在注重质量的同时，保证采购物资价格处于市场合理水平，采购物资品质符合公司的品牌气质形象，工艺品及收藏品应综合考虑其艺术价值及投资价值。2.3.2高效服务原则：行政采购的目的是为了服务公司良性运营，采购效率的提升尤为重要，所采购物资应切实能够服务于工作，并带来满意度提升。2.3.3创新品质原则：采购人员应保持创新意识，提供新型、前沿的行政物资，同时行政采购物资应符合公司的品牌气质形象。 3.0职责划分3.1行政管理部门（地产本部综合管理部、子公司（含项目公司）综合管理部，以下简称“综管部”），是行政物资及其采购工作的归口管理部门，负责行政物资的规划、采购、验收、出/入库、保管、调拨、处置等项工作；建立地产集中采购标准，定期更新礼品资源库及供应商资源库；综管部须按月统计各部门领用情况，并整理每月各部门/各子公司（含项目公司）物资领用明细表，且与年度预算比较，对超预算部门/子公司（含项目公司）进行预警提示，并提请超支部门/子公司（含项目公司）提供情况说明，并根据领用及库存情况，更新次月采购计划；每月与财务管理部盘点行政物资，并视情况组织抽查。3.2各行政采购需求部门，是行政物资的领用部门。应及时编制并审批部门年度、月度或专项行政物资的采购计划（采购申请），汇总到综合管理部。认真验收相关需求行政物资，并做客观评价。3.3财务管理部门，负责审核采购报销票据的规范性；收集并复核综管部统计的每月各部门/各子公司（含项目公司）物资领用明细表、及物资领用按部门的预算执行情况分析表、超支部门/子公司（含项目公司）的情况说明，并及时提报至预算领导小组，便于统筹管理预算执行情况；每月与综管部联合盘点行政物资，并视情况进行抽查盘点。3.4品牌部门，负责在各类行政采购中，涉及VI应用部分的设计、审核及确定最终版本。4.0采购流程（具体采购流程详见附件2：xx地产行政采购管理流程）4.1申购请示程序4.1.1办公用品及商务礼品的申购手续参照办公用品管理办法、商务礼品管理制度相关规定执行。4.1.2办公用品属于标准配置的申购请示由综管部资产管理员根据库存情况发起，非标准类或更新类的计划外办公设备、家具（管制资产类）申购请示由需求部门发起。4.1.3商务礼品的申购由综合管理部根据领用及库存情况，结合年度预算发起。其他部门临时性、特殊性的礼品采购，可由需求部门提供附件4临时申购单，并由有权审批人批准确认后，由综管部按最新权责手册中2.1商务礼品购置申请的相关人员审批同意后，发起申购。4.1.4艺术品的申购由综合管理部根据库存情况及实际需求发起，具体执行详见附件3：艺术品采购鉴定流程。4.1.5所有申购请示过程中，综合管理部固定资产管理员均应对该申购物资（或可替代物资）的库存情况作出相应说明，并负相应责任。4.1.6临时急需且无库存的行政物资，应由需求部门报有权审批人（参照xx地产管理权责及审批流程表）同意，同时由需求经办人填写附件4：临时申购单，并经有权审批人制度涉及的相关人员审批同意后，参照4.1.3执行。遇特殊情况的，经有权审批人同意的可先行采购，事后及时补充相应申购程序。4.2采购实施程序4.2.1采购申购核准后，采购人员根据采购申请单中的内容进行采购实施。根据采购行政物资的不同类型，采购方式主要分为比选采购、定点采购、异地采购三种。结合实际需求采用不同的采购类型。详见附件5：行政采购实施分类4.2.2由行政部门发起的采购申请，应事先经与主要需求部门沟通，行政资产管理员确认后，由行政人员参照4.2.1中方式进行采购。4.2.3集中采购的原则 礼品在礼品库有的，需执行地产框架采购合同；全年礼品框架采购金额应占全年采购金额的80%以上；未在礼品库的特殊需求礼品，需求部门需另行呈批申购，另择供应商签订合同（弹性采购），此项采购金额不得超过全年采购金额的20%；单价300元以下的可增加各子公司（含项目公司）地方特色礼品，增加采购的灵活性及自主性。4.3验收及入/出库程序4.3.1到货后，行政采购人员应组织需求部门人员（需求部门不能在场的可指定他人或综合管理部资产管理员）对本次采购物资进行验收，确认无误，质量合格后，方可办理入库手续，开具入库单。在采购人员不在场且未征得采购人员同意的情况下，其他人员不得擅自接收货物或相关的送货单据。验收过程出现问题的，经采购人员确认，可拒绝收货或部分收货。4.3.2采购物资的验收应由综合管理部组织进行，使用单位派人（或指定专人）参加，检查采购的物资有无缺损，附件、备件、专用工具、技术文件、使用说明书、保修卡、原产地证明、鉴定证书等是否齐全。货物验收入库后，相关资料应由综合管理部指定人员统一分类保管。4.3.3其他出/入库手续流程参照办公用品管理办法、商务礼品管理制度及xx地产固定资产管理制度执行。4.4付款/报销程序4.4.1行政物资验收入库后，采购人员应根据权责手册行政事务中2.2的审批程序及相关协议规定办理付款/报销手续。4.4.2采购申购单、采购合同（若有）、入库单、发票是相关行政物资款项支付/费用核销的必要单据，采购人员在做付款/报销手续时应附后。4.4.3进入付款/报销流程前，必须按照4.1及4.2相关约定，参照权责手册行政事务中2.1的审批程序，完成申购请示批准。4.5采购统计与报表4.5.1采购完成，采购人员应及时汇总统计当次的采购数据信息，编制年度行政物资采购动态情况表。4.5.2子公司（含项目公司）按月统计本级公司各部门领用情况，制作各部门领用费用明细表，并与年度预算数字比较，上报地产本部综管部；地产本部综管部按月统计地产本部层面各部门领用明细表，与年度预算数字比较，对超预算部门进行预警，同时汇总超支部门的情况说明，并复核子公司（含项目公司）的费用领用表，提请超支子公司（含项目公司）做出情况说明；同时，提交数据表单及情况说明给地产本部财务部。4.5.3每季度向集团报备报表，详见附件6：行政采购报表：行政采购费用月度统计表、年度行政物资采购动态情况表、年度行政礼品与供应商资源库三份表单。5.0供应商管理 资源库中的供应商均应纳入分级评价体系，xx地产行政物资供应商级别分为A、B、C三级，不同级别供应商享有不同的权益和优先选择权。具体管理方式详见附件7：行政物资供应商管理方案、附件8：年度行政物资供应商评比表6.0廉洁规定6.1采购人员在与供应商的合作中应第一时间并在合作过程中再三重申xx地产对于廉洁自律的要求，杜绝供应商进行商业贿赂的任何动机，切实保障公司利益。对于曾提出商业贿赂的供应商应谨慎考虑与其合作，对多次提出商业贿赂的供应商应不予合作。6.2对于员工廉洁自律的处分及奖励，依据员工职务行为准则及奖惩管理制度执行。7.0附件及表单附件1：行政采购物资分类附件2：xx地产行政采购管理流程附件3：艺术品采购鉴定流程附件4：临时申购单附件5：行政采购实施分类附件6：行政采购报表：行政采购费用月度统计表、年度行政物资采购动态情况表、年度行政礼品与供应商资源库附件7：行政物资供应商管理方案附件8：年度行政物资供应商评比表 xx地产控股股份有限公司 二一七年四月