安顺市住房公积金管理中心个人住房公积金.doc

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安顺市住房公积金管理中心个人住房公积金
贷款业务档案管理规定
(试 行)
第一章 总 则
第一条 为加强安顺市住房公积金管理中心(以下简称中心)个人住房公积金贷款业务档案管理，保证个人住房公积金贷款业务档案的完整、安全与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《住房公积金管理条例》制定本规定。
第二条 个人住房公积金贷款业务（以下简称贷款业务）档案指在办理和管理贷款业务过程中，形成的记录和反映贷款业务处理过程的各项相关材料。贷款业务档案属于中心档案的重要组成部份。
贷款业务档案管理指根据有关法律、法规和制度的规定和要求，对贷款业务档案进行科学、规范、安全、有效的保管与利用。贷款业务档案管理是贷款业务管理的重要内容和环节。
第三条 贷款业务档案实行集中统一管理。中心信贷业务管理部门和档案管理部门负责对全市贷款业务档案工作的管理。
第二章 归档范围
第四条 凡按规定应当由贷款归档保管的贷款业务及相关材料必须是具有法律效力的原件或复印件。
第五条 贷款业务材料归档范围：
（一）借款人相关材料
1、身份证（复印件）或有效身份证明；
2、户口本（复印件）；
3、婚姻关系证明（复印件）；
4、中心认可部门出具的借款人及其家庭主要成员经济收入和偿债能力证明；
5、符合房地产管理部门规定的购(建、修)自住住房合同、协议书等有效文件；
6、购(建、修)自住住房首付款发票或收据（复印件）；
7、有权部门出具的或中心认可的住房估价证明；
8、抵押物清单、权属证明、有处分权人同意抵押的证明及有权部门出具的或中心认可的抵押物估价证明；
9、质押物清单、权属证明、有处分权人同意抵押的证明及有权部门出具的或中心认可的质押物估价证明；
10、保证人资信证明及承诺提供担保的有效文件；
11、房屋所有权及他项权利证明；
12、抵押房屋保险单正本复印件；
13、转贷前借款合同、转贷前剩余本金证明、还款存折复印件。
（二）借款合同相关资料
1、贷款申请表；
2、贷款委托书；
3、公积金业务划款通知书；
4、借据；
5、借款合同；
6、抵押合同；
7、质押合同；
8、保证合同。
（三）贷后管理相关资料
1、提前还款申请；
2、提前还款通知书；
3、贷后检查记录和检查报告；
4、逾期贷款催收通知书、回执；
5、法律诉讼、仲裁、判决、强制执行等形成的文件；
6、依法处理抵押物、质押物等形成的文件；
7、贷款核销形成的文件。
（四）其他相关资料
第三章 立卷与归档
第六条 贷款业务材料应按户建立案卷，一户一卷。若一户案卷的文件材料较多，应在该户案卷下设立分卷。
第七条 贷款业务材料实行信贷部门立卷制度。贷款初审人员负责贷前及贷后贷款业务材料的立卷，并负责全部贷款业务材料的归档。
第八条 贷款初审人员应在贷款发放后30个工作日内完成对贷款业务材料的复查和清理，重点检查业务材料的完整性和有效性。
第九条 贷款初审人员负责填写档案移交清单（档案移交清单一式两份，一份由贷款初审人员留存，一份随案卷移交档案管理员），并在每年12月末前完成与档案管理员对上年贷款业务档案的移交归档工作。档案管理员负责对贷款业务档案材料进行分类整理,合理编排顺序,填写档案案卷封面。
对于案卷移交归档后形成的贷后管理业务材料，贷后管理人员应及时整理立卷，并于每年12月末前填写档案移交清单，向档案管理员移交归档。
第十条 贷款业务人员应保持相对稳定，如出现工作变动，贷款业务人员与档案管理员应及时进行交接。
第四章 档案保管与使用
第十一条 贷款业务档案必须集中统一保管。中心应指定熟悉信贷基础业务与档案管理工作、责任心强的专职或兼职档案管理员负责贷款业务档案的保管。
第十二条 贷款业务档案应有专用档案室保管。档案室配备的档案装具要符合规定要求，能够满足存储需要，档案室要配置必要的安全设施，做到防火、防尘、防渍、防光、防盗、防有害生物等。
第十三条 中心及各管理部应根据附件样式，制作规格统一的档案盒、档案卷内文件目录、档案移交清单、档案借阅单、档案检查记录和档案销毁清单等。
第十四条 贷款业务材料立卷归档后，档案管理员应按照利于保管、便于使用的原则，对档案卷宗进行正确，对档案卷宗进行正确的归类、编序和排列。
第十五条 贷款业务尚未终结的档案与贷款业务终结后或贷款核销后的档案应在同一档案室内分类、分区排列和存放。为防止两类档案混杂，可在贷款业务终结后或贷款核销后的档案上加盖印戳等标记。
第十六条 档案管理员应定期对全部贷款业务档案的保管状况进行检查，并做检查记录。如发现档案损毁或遗失，应立即向信贷业务管理部门和档案管理部门主管领导报告，并采取有效处理措施，及时修补、复制破损的档案，及时追索、补救遗失的档案。
第十七条 建立贷款业务档案借阅制度，完善档案借阅手续。信贷业务管理部门人员借阅档案，需经信贷业务管理部门领导同意。其他部门人员借阅档案，需经中心分管贷款业务领导同意。
第十八条 借阅贷款业务档案应履行借阅手续，填写档案借阅单、做档案借阅记录。贷款业务档案借阅应在档案室或办公室进行，原则上不得借出。
第十九条 贷款业务档案借阅人员如因工作需要，经中心分管领导同意，可将档案借出。对于借出的档案，借阅人员必须按时归还，档案管理员要及时催收。
第二十条 贷款业务档案借阅人员不得涂改、拆换、损毁、遗失档案。档案借阅完毕后，档案管理员要对档案进行核查，发现借阅人员损坏档案的，要及时报告信贷业务管理部门和档案管理部门主管领导，按规定追究其责任。
第二十一条 档案管理员应编制贷款业务档案检索工具以方便档案的利用。
第二十二条 贷款业务档案是贷款人与借款人的商业秘密，档案经办人员及使用人员应严格遵守保密制度。
第二十三条 建立贷款业务档案全宗卷，用于积累和保存与贷款业务档案相关的档案管理制度、文件材料立卷和档案保管分类说明、档案移交清册、档案借阅登记册、档案销毁清册、档案保管检查记录等。
第二十四条 档案管理员及信贷业务管理部门、档案管理部门主管领导对贷款业务档案的安全与完整负有直接责任。对于为档案管理作出突出成绩的有关人员要给予表扬和奖励。对于因玩忽职守造成档案损失的有关人员要根据情节轻重给予行政处分；对于伪造、篡改、私自销毁档案造成重大损失构成犯罪的有关人员，要依法追究刑事责任。
第五章 档案鉴定与销毁
第二十五条 贷款业务终结或贷款核销后，档案管理员要对有关档案进行整理。对于按规定应退还借款人及其他人员的材料要填写退还清单，说明退还材料内容，经借贷当事人签章后退还，并在档案卷内文件目录内注销。
第二十六条 贷款业务终结或贷款核销后的档案仍须保管3年。保管期从贷款业务终结或贷款核销后的次年1月1日起计算。保管期结束后，由贷款业务档案鉴定小组对档案进行鉴定。鉴定小组成员由中心分管信贷业务领导、信贷业务管理部门主管领导、档案管理部门主管领导、贷款业务人员和档案管理员组成。
第二十七条 经贷款业务档案鉴定小组鉴定，确已失去保存价值的贷款业务档案，由档案管理员填写档案销毁清单和鉴定报告，档案鉴定小组成员签字（中心分管信贷业务领导签批），专人监督，集中销毁。
对尚未终止借贷关系、尚未失去法律效力和未经鉴定、登记、批准销毁的贷款业务档案，任何部门和个人不得擅自销毁。
第六章 附 则
第二十八条 本规定自印发之日起施行。
第二十九条 本规定由安顺市住房公积金管理中心负责解释。

附件1：个人住房公积金贷款业务档案案卷封面样本
附件2：个人住房公积金贷款业务档案卷内文件目录样本
附件3：个人住房公积金贷款业务档案移交清单样本
附件4：个人住房公积金贷款业务档案借阅单样本

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