1、XXXX项目项目定义阶段文件分发管理程序文件编号： 编制： 审核：审批：XXXX项目2015年11月18日1 目的为了规范XXXX项目定义阶段文件的分发管理，特制定本程序。2 适用范围本程序适用于XXXX项目定义阶段文件的分发。3 引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 XXXX项目定义阶段可交付文件的管理4 定义下列术语和定义适用于本标准。文件：主要指XXXX项目定义阶段执行过程形成的各种形式（如纸质、电子、音像等）的信息记录资料。资料：是指用于项目管理的一
2、系列程序文件。中间资料：指由于项目管理的要求，设计部门联系设计单位需提供给采购部门供询价、厂家选择、调研等用途的资料。供审查用的资料：指在正式出版前，按规定需外部审查的资料。5 职责5.1技术部是文件资料的管理单位，负责文件资料的接收、审核、发放等。5.2采购随机资料、采购资料的接收和收集由商务部负责，定期向技术部移交。5.3技术部是各类文件资料接收、分发工作的归口管理部门；技术部助理协助管理及执行，负责文件资料的接收、审核、按需复制及分发工作。5.4文档负责人负责办理审批对外索取和提供利用文件资料手续，承办文件资料查询和复制工作。6 工作要求和程序6.1文件资料份数要求：按要求提供，至少提供
3、一份原件和两份复印件。6.2归档份数要求：按 XXXX项目定义阶段文件归档管理程序执行。6.3长周期设备技术交流资料要求：6.3.1长周期设备技术交流时，商务部应通知技术部文档负责人参加，所有资料原件交技术部保管。电子文件由技术部保存。需翻译的资料由技术部委托专业翻译公司翻译，确需复制发放的资料、图纸、电子文件由技术部根据需要复制发放。6.3.2技术部要及时将长周期设备技术交流等文件资料移交。6.3.3长周期设备的报价书合同、设备说明书及图纸技术资料，商务部移交技术部负责保存，定期移交。6.4发放程序及要求6.4.1文件资料的发放：6.4.1.1 外部需要提供给IPMT联合管理团队各部门的文件
4、资料，由文件形成单位单位提交给技术部，技术部根据发放范围按需发放；6.4.1.2IPMT联合管理团队内部需要提供给其他部门、外部单位的文件资料，由文件形成单位提交技术部，待文档负责人确认后，技术部根据发放范围按需发放；6.4.1.3技术部留2份存档（一份原件一份复印件），如还有多余则作备用，技术部原则上在收到文件资料的24小时之内通知发放单位的单点联系人来领取。6.4.2长周期设备技术交流、报价合同、设备说明书及图纸技术资料，商务部移交技术部，技术部根据商务部通知发放。6.4.3其他资料需技术部发放的，由文件形成单位填写资料发放单，技术部按要求发放。6.5发放份数见附表。6.6其他6.6.1提
5、交给技术部发放的资料必须是签字、盖章等手续完备的资料，对不符合发放要求的文件资料，技术部不接收和分发；6.6.2供外部审查的文件由文件编制单位单位直接提交给审查人组织审查，审查程序结束后将通过审查的文件提交技术部，技术部负责分发。6.6.3修改、升级、替换的文件资料，由文件编制单位负责提供，份数和第一次利用时发放份数相同。6.6.4各有关部门（单位）在接到技术部助理领取文件资料通知后一日内派单点联系人到技术部领取文件资料，并进行登记，以免延误工作。6.6.5需要退还的文件资料，文件资料利用完成后，各部门和单位的需要退还的文件资料退回技术部，由技术部统一处理，其他部门和单位无权处理，以保护所有的
6、知识产权，严守国家秘密。6.7文件资料的借阅：按 XXXX项目定义阶段文档借阅管理程序执行。附表1：外部文件资料分发一览表发放单位文件件类型型XXXX集团XXXXXX联合管理团队专家组技术部商务部XXXXXX公司XXXXXXXX工艺包供应商（XXX）工艺包供应商（XX）基础设计院总体院第三方咨询服务单位备注项目管理文档管理设计管理项目控制合同商务项目采购附表2： IPMT联合管理团队内部文件资料分发一览表序号文件类型名称备注1组织机构及人员任命2项目管理程序文件3项目管理手册4项目报告类文件注25项目建议书及审批6项目评估、论证及审批7项目请示注28项目通知9人员资质文件10项目日报11项目周
7、报12项目月报13项目季报14项目年报15工作联系单注316信函注317传真注318电子邮件注319备忘录注320对外文件传送单注321会议纪要（例会）注322会议纪要（专题）注323会议纪要（项目协调）注324上级单位或政府文件25项目简报26项目大事记27项目志（日志、周志等）28新闻报道29可行性研究及审批（含预可研）注430环境评价及审批注431设计基础文件注432工艺包文件33专利申请及批复34关键技术试验35基础设计评价及审批36工作（作业）指导书37总体设计（方案）38设计技术文件39设计请购文件40技术管理评审记录41基础设计42数据表43计算书44总体控制计划45总体统筹规划
8、（方案）46项目进度计划47招标文件48询价文件49报价文件50投标文件51评标文件52资格预审文件53技术澄清54商务澄清55中标通知书56合同谈判文件57分包单位资格报（预）审记录58合同补充（变更）协议59付款文件60项目投资估算61项目估、概算文件62技术服务合同63总承包合同64勘察设计合同65基础设计合同66设计采购合同67设备采购合同68合同索赔69结算文件70设备采购请购文件71供应商长名单72供应商短名单73采购订单74技术规范书备注： 1. 指主送人，指抄送人 2. 根据内容确定抄送人。 3. 联络文件由文件分发负责人负责分发到单点联系人，由单点联系人根据内容分发。 4. 各专业负责人按照分工范围在内部继续分发相关文件。
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