采购目标管理制度与控制.doc

采购制度一、 制度目的为统一公司内部的采购工作流程，确保最优化的采购成本，明确采购的流程、范围，特制定本采购流程。流程中所涉及的采购项目包括公司销售货物、其他货物（含培训教材、工程物资、固定资产、日常办公用品、招待礼品等），涉及的部门包括综合部门、采购部门、财务部门和使用部门。二、 制度适用范围本制度适用于江苏苏微软件技术有限公司及其控股公司全体员工。 三、制度内容、采购原则1、公开原则:采购意向应向市场公开，保证在确保品质和时效性的前提下， 获取最优惠的价格。 2、公平原则:采购询价中，应公平地根据各家供应商的供货品质、价格、 可靠性、服务水平、兼容性、技术实力等多方面因素进行评估。3、合法原则:所有的采购交易必须合乎法律法规的规定。4、独立原则：采购人员与销售和使用人员相独立。5、保密原则:不同商家的报价应该基于相同的条件；所有的报价应该在保密的前提下进行比较，确保竞争的公平性。 、采购政策1、使用部门负责采购的申请，公司销售货物由专门的采购人员负责，其他货物的询价、比价、采购、验收和保管由综合部门负责，财务部门负责询价的审核、采购付款以及销售货物的保管。2、根据不同的采购内容，采购合同可分为框架合同和普通采购合同。针对重复发生的采购项目，如日常办公用品、印刷和汽车维修保养等可以和供应商签订框架合同，确定指定时期内的价格、折扣和服务条款。原则上，框架合同需要视服务质量定时更新（一般为一年，特殊情况为半年）。框架合同范围内的采购项目可以直接下订单。其余采购项目，根据需要订立普通采购合同。1 采购管理目标11 采购业务目标采购业务目标主要是指企业在一定条件下购买生产、经营所需物资过程中应达到的目标。具体内容如图2-1所示。目标1按质按量按时完成采购任务，经济高效地满足企业运营发展的物资需求，确保供应稳定目标2建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制目标3在全球范围内搜索资源，追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低目标4实行协议采购、招标采购和询比价采购三者结合，提高物资供应效率目标5争取获得有利付款条件与付款方式，保证按照合同结算条款履行资金支付责任目标6及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险目标7强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权目标8物资采购过程公开、规范有序、合规合法目标9物资采购合同或协议符合国家法律法规、外贸政策和企业内部规章制度图2-1 采购业务目标12 采购财务目标采购财务目标是指企业通过对采购活动进行内部控制，确保资金安全以及最大化利用。具体内容如图2-2所示。目标1按照企业内部会计制度，真实、准确、完整地核算物资价值以及相关债权债务目标2确保资金支付安全目标3减少资金的占用目标4规范付款方式与程序及与供应商对账的工作程序，确保付款正确，减少资金损失图2-2 采购财务目标2 采购业务风险1 采购经营风险采购经营风险是指企业在采购经营活动过程中可能存在的风险。具体如图2-3所示。采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失内容内容内容1制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力，导致违纪违规问题发生内容内容内容2物资需求计划不明确、不及时，变更频繁，不能够有效满足企业运营发展的需求内容内容内容3请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或舞弊现象发生内容内容内容4物资供应过程控制能力弱，采购物资质量不能满足技术要求，影响企业运营发展内容内容内容5分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金的浪费和流失内容内容内容6供应商选择不当，指定或变相指定供应商，给企业造成经济损失，滋生腐败内容内容内容7物资采购一单一价、一单一招标、一单一签约，供需关系不稳定，供应费用增加内容内容内容8重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大内容内容内容9采购验收程序不规范，可能造成资产损失或账实不符内容内容内容10采购合同或协议条款权责不清，审批程序不当，或不符合国家相关规定及贸易政策，导致经济纠纷和经济损失内容内容内容11图2-3 采购经营风险2 采购财务风险采购财务风险是指企业在采购活动的会计核算过程中出现的风险。具体如图3-4所示。资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失内容内容内容1结算不及时，多记、错记、漏记物资入库、库存或应付账款，导致财务数据不准确、不完整内容内容内容2会计核算不规范，不能如实反映财务状况，影响财务报告的真实性内容内容内容3图2-4 采购财务风险3 采购管理业务流程31 请购与审批控制流程请购与审批控制流程业务流程序号责任部门/人配合/支持部门不相容职责监督检查方法相关制度1根据需求提出采购需求申请2汇总各部门的采购需求3库存分析、物资需求分析4编制采购申请单，提出申请5权限范围内审批6制定并完善采购实施方案7实施采购1需求部门采购部审核审批检查需求单等是否填写规范、资料是否完备采购授权与审批制度2采购部审核审批检查采购需求汇总表单是否填写正确、规范采购授权与审批制度3采购部仓储部监督需求分析、库存分析方法是否科学、合理采购授权与审批制度4采购部审核审批检查申请单是否填写规范、资料是否齐全采购授权与审批制度5财务部、主管副总、总经理采购申请检查是否按规定权限范围进行审批，有无越权现象采购授权与审批制度6采购部审核审批检查采购方案是否科学，是否经过审批程序采购授权与审批制度7采购部仓储部、质检部监督采购过程是否符合国家与企业相关规定采购与验收控制细则32 采购与验收控制流程采购与验收控制流程业务流程序号责任部门/人配合/支持部门不相容职责监督检查方法相关制度1制定并执行采购计划与方案2供应商筛选、谈判，确定价格3签订采购合同或协议4到货核对5物资验收6出具验收报告7相关问题处理8物资入库与台账登记1采购部相关部门审核检查采购活动是否按照计划与方案进行采购与验收控制细则2采购部技术部、生产部、质检部审核审批检查是否按规定筛选供应商、采购价格是否合理采购与验收控制细则、供应商评价管理办法3采购部总经理法务部、行政部审核审批检查采购合同是否符合国家与企业规定，是否经审批程序采购与验收控制细则、合同法4仓储部采购部检查是否执行到货核对、物资与采购单是否相符采购与验收控制细则5质检部采购部、仓储部采购检查是否按照规定的验收程序进行验收采购与验收控制细则6质检部采购部、仓储部审核审批检查质检报告内容的真实性和数据的准确性采购与验收控制细则7采购部仓储部、供应商审批检查解决方案的可行性以及是否符合企业利益采购与验收控制细则8仓储部采购部检查入库台账编制是否规范，账实是否相符采购与验收控制细则4 采购管理业务流程相关细则、办法、规定、制度41 采购授权与审批制度制度名称采购授权与审批制度制度编号受控状态执行部门监督部门生效日期第1章 总则第1条 目的为加强物资采购管理，明确采购授权范围与审批权限，规范公司的采购审批工作，提高采购效率，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司正常运营发展所需所有物资的采购作业，包括原材料、设备、办公用品等。第3条 公司执行采购各相关部门及岗位责任制1采购部是公司物资采购的归口管理部门，负责物资需求信息的汇总、提出采购申请、制订采购计划、供应商选择与管理、价格谈判、参与采购验收及结算付款申请等工作。物资需求部门填制物资需求单，经部门主管审批签字后报采购部汇总审核。3质检部负责采购物资的质量检验，出具验收报告等工作。4仓储部协助开展物资验收工作，办理物资入库手续及进行物资登记与保管。5财务部负责按采购合同进行采购付款审核、办理付款作业并做相关账务处理。第4条 采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则，以达成有效的采购制约与监督。1请购与审批岗位分离。供应商选择与审批岗位分离。3采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离。4采购、验收与记录岗位分离。5付款申请、审批与执行岗位分离。第2章 采购申请审批第5条 年度采购计划的制订与审批1各部门必须在每年12月底之前做好采购部下发的第二年度物资计划申请表填报工作。在填报第二年度物资计划申请表时，各部门应根据公司下达的年度工作任务情况制订出全年运营发展所需的物资用量计划，确保本部门计划符合运营和发展的需要。3各部门物资需求计划经部门经理审核签字后提交采购部。4采购部汇总和审定各部门的年度需求，编制年度采购计划，提交主管副总进行审核。5年度采购计划经主管副总审批通过后，采购部将其作为最终采购计划反馈至相关部门。第6条 月度采购计划的制订与审批1各物资使用部门于每月25日前根据次月工作计划填写物资需求单，由部门经理签字后交采购部。仓储部相关人员根据库存情况向采购部提供相关存货数据，并提供相关物资的采购预警。3采购部汇总各部门的物资需求单并根据库存对其进行修正后，编制月度采购申请计划（如下表所示）报相关权限范围内的领导审批。月度采购申请计划编号： 年 月 日名称规格请购数量库存数量采购数量一次交货分批交货交货日期备注4审批工作在每月28日前完成。5采购人员根据审批结果实施采购。6采购部及时将各部门未列入公司采购计划的项目反馈到各部门。第7条 采购相关人员需严格执行采购申请审批权限规定（如下表所示）。采购申请审批权限规定采购项目采购金额（元）审批人属统购项目的原料、物料及其他物资/部门经理、总经理非属统购项目的原料、物料及其他物资生产性设备3 000元以下采购部经理3 00010 000元部门经理、采购部经理10 000元以上部门经理、总经理非生产性设备300元以下采购部经理3002 000元部门经理、采购部经理2 000元以上部门经理、总经理办公用品300元以下采购部经理3005 000元部门经理、采购部经理5 000元以上部门经理、总经理第8条 审批工作原则1采购申请按权限规定，逐级审批，总经理行使最后审批权。审批内容主要是确定是否应采购、按什么标准采购以及采购的数量、质量。3审批的经济性原则是指在满足公司生产经营需求的前提下最大限度地减少开支。第9条 对预算外请购单的审批，除执行以上审批手续外，一律报总经理审批。第10条 采购计划增补审批程序1相关部门经理审批增补需求计划申请表，将增补需求计划申请表递送采购部。采购部接到相关部门报送的增补需求计划申请表后一个工作日内编制月度增补采购计划。3采购部经理半个工作日内审批月度增补采购计划。4主管副总一个工作日内审批采购部经理审批同意的非生产类和5万元以上的生产类月度增补采购计划。5采购部将采购部经理或主管副总审批同意的月度增补采购计划报财务部。6财务部经理根据资金状况，针对月度增补采购计划签署部门意见，半个工作日内将5万元以内的生产类增补计划直接反馈给采购部门，非生产类的和采购金额超5万元的生产类增补计划由主管财务的副总在半个工作日内审批。7将主管财务副总同意后的月度增补采购计划反馈给采购部，采购部去除价格因素抄送需求部门。第11条 撤销请购的审批流程1原请购部门通知采购部门停止采购，同时于物资需求单的第一、二联加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。若未执行采购，则采购部于原请购单上加盖“撤销”章后，转原请购部。3若已签订采购合同且请购单已送仓储部待办收料，采购部应通知撤销部门，并由仓储部据此将请购单退回原请购部门。第12条 紧急采购的审批程序1请购部门填写紧急采购申请审批单（如下表所示），注明需采购物资的基本信息，如名称、规格、型号、底价、建议价格等，同时详细说明紧急采购的原因，经部门经理签字后，交公司领导审批。紧急采购申请审批单物资名称型号/规格用途底价参考价格请购数量请购原因请购部门经理确认主管副总/总经理审批申请部门： 申请人： 申请日期：紧急采购的物资价值在5 000（含）元以下的，请购部门需报采购总监审批，审批同意后，转交采购部实施紧急采购作业。3紧急采购的物资价值在5 000元以上的，请购部门需报公司总经理审批，审批同意后，转交采购部实施紧急采购作业。4特殊情况下，请购部门可直接请示公司总经理，在紧急采购后补办相关审批手续。5对于一些低值易耗生产物资的紧急采购，允许由采购部经理直接审批先行采购，再补充相关手续与文件。第3章 采购合同审批第13条 合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下。1公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。3主管副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。4总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。5采购部经理在审查后签字认可合同文本。6采购部根据总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理授权的相关人员正式签署合同。第14条 公司根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订合同，零星物资根据财务部、设备部、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订合同。第15条 采购签约权限规定1公司采购部经理有权签署采购标的额在5 000元以下的采购合同。公司主管副总有权签署合同标的额在5 00010 000元的采购合同。3合同标的额在20 000元以上的采购合同需由公司总经理签署。4公司直属分支机构和分公司采购合同在公司总经理的授权范围内签署。第4章 采购验收审批第16条 质检人员根据公司的检验程序执行抽检、判定，根据检验结果填写检验报告，经采购部、仓储部、质检部会签后报相关领导审批，其审批权限与采购签约的权限规定相同。第17条 若采购物资规格、数量或质量与采购订单或合同有差异，采购部需及时与供应商联系，协商解决办法，并报主管副总或公司总经理审批。第18条 特采申请与审批程序规定1经质检部负责人确认为不合格物资后，采购部根据生产经营需求决定是否申请特采，使用部门也可根据生产经营情况提出特采申请。申请特采时，必须详细填写特采作业申请书，写明不合格原因及特采原因。3由采购部召集技术部、质检部、使用部门相关负责人召开会审会议，针对不合格原因、采购合同、技术工艺进行分析并得出结论，与会人员签署是否同意特采申请的处理意见。4会审意见呈交采购总监、公司总经理进行审核并签署最后意见。第5章 附则第19条 本制度由总经理批准后执行、修改或废止。第20条 本制度实施后，凡既有的类似规定自行终止，与本制度相抵触的，以本制度为准，与国家有关规定相抵触的，以国家有关规定为准。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期42 采购与验收控制细则细则名称采购与验收控制细则细则编号受控状态执行部门监督部门生效日期第1章 总则第1条 目的为规范公司采购与验收作业，明确采购及验收人员的工作职责，加强采购过程控制与采购质量控制，特制定本细则。第2条 适用范围公司的采购活动以及采购物资验收活动均应遵照本细则办理。第3条 职责1采购部负责采购的计划、组织与实施工作。仓储部收货人员负责物资的清点、登记以及按照实际数量填报验收单等工作。3质检部人员根据标准严格执行质量检查验收，不合格品验收不予通过。第4条 控制原则1结合生产经营需要开展物资采购工作，保障原材料和各项物资的连续供应。在保障供应的前提下，选择优质物资，确保采购物资质量合格。3开拓货源基地，优化供应渠道，降低采购成本。4验收工作严格执行公司验收标准，杜绝违规、违法及暗箱操作。第2章 采购申请与审批第5条 物资需求部门填写物资需求单，详细注明需求物资的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等，并提交部门经理审批。第6条 物资需求部门将经部门经理审批通过后的物资需求单提交采购部，采购部汇总并结合年度采购计划和库存情况编制公司的采购申请单，按权限规定报相关领导审批。第7章 采购部将经审批通过的采购申请单交财务部，财务部根据本期预算及财务总监的意见审核批准并盖章。第8条 若无法于需用日期办妥采购申请单，必须及时通知请购部门。第9条 物资需求部门若需要变更申请采购物资的规格或数量，必须立即通知采购部，及时根据实际情况更改采购计划。第10条 紧急采购应填写紧急采购申请表，经部门经理审批后，由公司采购总监核准后才能列入采购范围。第11条 紧急采购时，由请购部门于“备注”栏注明原因并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。第12条 材料检验须试车方能实施者，物资需求部门应于“备注”栏注明“试车检验”及“预定试车期限”。第13条 免开请购单事项规定如下。公司规定零星采购及小额零星采购物资项目、招待用品采购项目免开请购单，请购部门填写行政总务品申请单委托行政部办理。第3章 采购过程管理第14条 公司采购部根据采购物资的性质选择采购方式，一般采用招标采购、询价议价采购、定价采购、公开市场采购等方式（如下表所示）。采购方式说明表采购方式采用说明适用范围招标采购1对物资采购的所有条件，包括物资名称、规格、数量、交货日期、付款条件、罚则以及投标押金等信息予以详细列表，登报公告在规定时限内收齐投标供应商的标书并准备开标工作3根据供应商报价、服务等进行评标，确定中标单位4招标过程出现舞弊行为或结果高于底价时，采购人员有权废标，以议价处理对于大宗、贵重和批量性物资的采购可采取招标采购的方式询价、议价采购1选择3家以上符合采购条件的供应商作为询价对象供应商提供报价的物资规格与请购规格不同时，采购人员应送需求部门确认3对于已核定的材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本的依据4针对品质、交期、服务等方面进行谈判对于市场供应充足的材料、用品或项目物资，可采用询价议价方式获得最优价格定价采购通过定价以现款收购采购物资数量巨大、无法由一两家供应商全部提供，或是市面上该物资匮乏时，可采用定价采购的方式公开市场采购公开市场采购是指采购人员在公开交易或拍卖场所进行的随时动机式的采购，价格的变动较为频繁一般适合用于大宗物料的采购第15条 供应商选择程序1采购人员应不定期收集供应商信息，收集内容包括供应商的资质、经营范围、服务质量等。采购人员应从生产需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供应商，根据考察结果编写供应商情况分析表，详细登记供应商各方面的情况。3采购部经理根据供应商情况分析表初步筛选符合条件的供应商，分析各供应商优劣，确定两家以上备选合作供应商。4采购部相关人员与备选供应商谈判，主要以产品规格、交货期确认、价格和后期服务为重点谈判项目，其中，采购价格要符合公司底价制定要求。5采购部相关人员根据谈判结果拟定供应商选定方案，报主管副总与总经理审核。6采购部根据审批结果选定供应商，并拟定采购合同。第16条 采购部协同生产部经理、质检部经理、财务部经理、法务人员等召开采购合同评审会，根据供应商情况分析表等对采购合同进行评审，提出评审意见，并确定供应商的采购份额。第17条 若采购合同金额在总经理审批权限内，采购合同由公司总经理批准执行；若采购合同金额超出总经理审批权限，采购合同需上报董事会审批，同时递交评审会意见。第18条 采购部代表公司签署采购合同，采购部人员执行采购，并将采购申请表和采购合同转交财务部进行结算付款。第19条 采购部人员负责跟进供应商履约情况，填写采购工作日报并上报相关部门，确保按进度完成采购作业。第4章 采购价格管理第20条 公司各有关单位和部门均有义务协助提供价格讯息，以便采购部进行比价参考。第21条 采购部根据调查价格信息对采购物资成本进行分析，目的在于确定物资成本的合理性和适当性。进行成本分析的项目包括以下7项。1物资的制作方法和生产工艺。物资制作所需的特殊设备和工具。3物资生产所耗费的直接或间接的人工成本。4物资生产所耗费的直接或间接的材料成本。5物资生产制造所需费用或者外包费用。6物资营销费用。7物资管理费用以及税收。第22条 公司通过对物资价格的计算（如下表所示）确定供应商的价格底线，协助进行采购谈判。物资价格计算说明表计算公式说明P物资的价格X物资生产制造所需材料的用量a物资所需材料的单价Y物资生产制造所需要的标准时间（主要作业时间+作业准备时间）b单位时间的工资率c单位时间的费用d修正系数，主要指非正常状态下的特殊情况，包括赶货、试用样品的生产等Z物资生产商的预期利润第23条 采购价格审核审批。1采购人员询价、议价完成后，于请购单上填写询价或议价结果，必要时附上书面说明。采购部经理进行审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由采购部经理亲自与供应商议价，并将议价结果报公司主管副总与总经理审核。3主管副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。第24条 已核定的采购单价如需上涨或降低，应以单价审核单形式重新报批，且附上书面的原因说明。第25条 对于单价涨跌的审核，应参照价格的审核审批流程执行。第26条 采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。第5章 采购物资验收第27条 采购验收时必须有采购人员、质检员、收货员三方同时在场，指定的第一验收人员不在时可让替补验收员验收，但必须有指定的三方人员验收。第28条 验收结束后，采购人员、质检员、收货员三方应当在验收单（如下表所示）上签字，方可报送财务部做账务处理。验收单类别申请号码厂商名称约交日期收货日期统一发票号码材料 半成品 成品序号订单号码品名规格材料编号申请数量单位实收单价金额累计数量数量件数备注检验结果检验人第29条 内购物资核单点收1物资运达后，收货人员应检查供应商所提供的发票、送货单、出厂检验报告等资料是否齐全，并核查送货单上的物资名称、编码、规格、订单编号等内容是否填写完备。收货员点收时，应先核对其送货单内容与订购单有无错误或是否存在超交现象，并核对实物。3收货员如发现数量、品种、规格有异时，应通知采购部处理，对于数量短缺的，应由供应商在送货单上注明，并由供方送货人员签名确认。第30条 外购物资核单点收1物资送达后，收货人员依照装箱单以及订购单开箱核查物资的名称、规格、数量等。开箱后，收货人员若发现所装物资与装箱货物订购单内容不一致时，应通知采购部经办人进行处理。第31条 物资质量检验。1质检员应按照供应商提供的各项技术指标或按照招标文件中承诺的技术指标、功能和检测方法进行验收。若验收过程中发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，质检员应及时告知采购人员通知供应商前来处理或联络公证处前来公证，并尽可能维持其状态以利于公证作业的进行。3供应商或公证单位确认后，采购部开立索赔单（如下表所示）呈部门负责人核实。索赔单索赔单编号： 开单日期：供应商编号供应商名称索赔原因索赔事项物资编号规格型号单位数量单价小计金额合计索赔结果采购员采购经理4质检部应详细记录验收情况并出具验收报告，严格按照合同的品名、规格、型号等逐项验收，对所有不合格项进行记录，以便及时与供应商或公证单位索赔、交涉。5验收完毕后，质检部应当对验收合格的物资编制一式多联、预先编号的验收报告，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量、质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部和财务部。第32条 验收结果处理1交货数量超过订购量的部分应退回供应商；属于自然溢余的，在验收单“备注”栏注明自然溢余的数量或重量，经采购部经理同意后进行收货，并告知采购人员。交货数量未达到订购数量时，以要求补足为原则，由采购人员联络供应商进行处理。3对于验收合格的物资，检验人员于外包装上贴上合格标签，再由仓库人员入库定位。4对于验收不合标准的物资，检验人员应贴上不合格标签，并于验收报告上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。第33条 退换货作业1对检验不合格的物资办理退换货时，采购人员应开立退换货处理单并附有关货物检验报告单呈采购经理签字确认后办理。对于已付款但物资在保修期或保质期内出现质量问题的，公司需负责联系维修或索赔，并将赔偿收入、赔偿物资清单及赔偿原因说明等全部上报财务部门。第6章 附则第34条 本细则的拟定和修改由公司采购部负责，经公司总经理审核后批准执行。第35条 本细则自公布之日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期