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公司债券承销业务档案归档指引

第一章 总则
第一条 为了加强xx证券有限责任公司（简称“xx证券”或“公司”）公司债券承销业务档案管理，明确公司债券承销业务档案管理相关部门和人员的职责，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《公司债券发行与交易管理办法》、《公司债券承销业务规范》、《公司债券承销业务尽职调查指引》、《公司债券受托管理人执业行为准则》等相关法律法规和行业自律准则，以及《xx证券有限责任公司档案资料管理办法》和公司投资银行业务相关管理制度，制定本指引。
第二条 本办法所称公司债券承销业务档案，是指公司投资银行事业部和固定收益事业部（统称“事业部”）所属前台业务部门和资本销售部以及公司分公司（统称“公司债业务部门”）开展公司债券承销业务、投资银行事业部和固定收益事业部所属质控综合部（统称“质控综合部”）开展公司债券承销业务质量控制过程中获取或编制的、与公司债券承销业务相关的各种申请文件、工作底稿以及其他重要文件或资料的总称。
第三条 公司债券承销业务档案实行分级管理。
（一）质控综合部分别负责保管各事业部所属部门的债券承销业务档案，并有权分别或联合对分公司从事公司债券承销业务的业务档案进行检查。
（二）分公司负责保管其独立承揽并承做的公司债券承销业务档案。
第四条 公司债业务部门委派的项目负责人是该项目除质量控制之外的其他业务档案整理、归档和移交的责任人。项目负责人可以委派项目组其他成员具体配合专职档案管理人员完成业务档案的整理、归档和移交工作，但应对与所承办业务项目或工作事项相关的业务档案的归档过程和归档质量负责。
质控综合部为每项公司债券承销业务指派的审核人员是该项业务质量控制相关业务档案的责任人。
投资银行事业部和固定收益事业部所属质控综合部以及分公司应分别委派专人负责公司债券承销业务档案的管理。
第五条 由投资银行事业部和固定收益事业部所属质控综合部以及分公司分别保管的公司债券承销业务档案的所有权均归属于公司。
第六条 公司债业务部门、各事业部质控综合部从事公司债券承销业务所形成的业务档案的管理，适用本指引。
事业部开展年度业务报备、业务资格申请等工作形成但与具体业务项目不直接相关的档案资料的管理，应遵循《xx证券有限责任公司档案资料管理办法》的相关规定，不适用本指引。
第二章 业务档案归档
第七条 公司债券承销业务档案应归档的文件资料包括：
（一）公司债券承销业务全套申请文件、审核反馈意见及回复；
（二）公司债券发行上市业务档案；
（三）公司债券承销业务质量控制业务档案；
（四）公司债券承销尽职调查业务档案；
（五）公司债券受托管理业务档案。
第八条 正常完成发行的公司债券承销业务的归档时间应符合以下要求：
（一）一次发行的公司债券承销业务，应在债券完成上市流通或转让之日起60日内完成承销发行阶段的业务档案的归档；
（二）分期发行的公司债券承销业务，应在债券首次发行完成且上市流通或转让之日起60日内完成截止首次发行完成时相关承销发行阶段业务档案的归档，并在债券后续发行完成且上市流通或转让之日起60日内完成后续相关业务档案的归档；
（三）公司债券受托管理业务档案，应在公司债券存续期内出具每期的年度受托管理事务报告之日起60日内完成归档；
（四）公司债券承销业务质量控制业务档案，一次发行的，应在债券上市流通或转让之日起60日内归档；分次发行的，应在后续各次发行的债券上市流通或转让之日起60日内归档。
第九条 未能正常完成发行的公司债券承销业务应在下列期限内归档：
（一）由于核准批文或无异议函过期未能成功发行的，应在核准批文或无异议函有效期截止之日起60日内归档；
（二）未能通过审核或备案的，应在监管机构或证券交易场所不予核准或备案之日起60日内归档；
（三）通过内核审议但因其他原因未能申报或申报后主动申请终止审查的，应自终止审查之日起60日内归档；
（四）提交内核申请但未能通过内核审议的，应自内核会议否决之日起60日内归档。
（五）其他原因导致项目在提交内核申请之前被终止的，应自终止之日起60日内归档。
第十条 业务档案采用纸质形式保存。项目负责人应组织项目组成员将以电子或其他介质形式存在的业务工作底稿通过打印等方式，转换成纸质形式的业务工作底稿，并与其他纸质形式的业务工作底稿一并归档。
质控综合部指派的审核人员应参照项目负责人进行业务档案的归档要求及时完成质量控制相关业务档案的归集、整理和归档。
若监管机构、证券交易场所、行业自律组织或公司对公司债券承销业务档案的保存方式有其他规定的，可从其规定。
第十一条 在形成公司债券承销发行业务档案的过程中，项目负责人应负责对形成底稿的工作记录和获取的资料进行全面的检查、整理，以确信：
（一）工作底稿已如实反映工作计划的制定及其实施情况，包括与形成和发表推荐意见或尽职调查结论相关的所有重要事项，以及公司债券承销业务人员的专业判断。
（二）工作底稿要素齐全、内容完整、格式规范、标识一致、记录清晰、结论明确。
（三）对客户、其他第三者提供或代为编制的资料，已注明资料来源并对其实施必要的审验程序，形成相应的工作记录并加盖客户公章。
第十二条 项目负责人在对相关文件资料整理立卷时，对不属于归档范围的资料（如临时记录、草稿或被取代的工作底稿等）以及重复的资料，可以删除或废弃；对纸张不规则、破损、卷角或皱折的资料，应进行技术加工处理。
（一）纸张超出规格的，在不影响资料完整性的情况下，可以裁减；不能裁减的，可以折叠。折叠的纸张应确保装订后不影响阅览全部内容。
（二）破损、卷角、皱折、装订线过窄或纸张小于规格的，要用白纸予以裱衬。
（三）传真资料需要复印后归档。
同时，为防止装订时发生意外，应拆除底稿中所有的金属物。
第十三条 项目负责人应根据公司债券承销业务类型，在对业务工作底稿进行整理的基础上对工作底稿进行恰当分类，并按下列要求开展业务档案的立卷工作：
（一）组卷
1．按照一个委托单位一项业务，原则上组成一个案卷，不得将同一委托单位在不同期间完成的同一性质的多项业务合立成一个案卷，也不得将一个委托单位的多项业务合立成一个案卷。
2．对于一项业务需要组成若干册时，在每册封面上必须注明此项业务共有多少册，此册是第几册。
（二）卷内文件材料排列顺序
项目负责人应根据业务类型合理确定业务工作底稿及其他资料的顺序。
（三）卷内文件材料的页号编写
在卷内有文字记录的每页文件材料正面的右上角和背面的左上角编写页号（阿拉伯数字书写），空白页不编写页号。
第十四条 项目负责人完成立卷工作后的工作底稿，应采用活页档案夹或其他有利于档案保管的方式将工作底稿装订成册，并及时填制业务档案移交清单并由项目组相关人员签字确认。业务档案移交清单经公司债业务部门负责人确认后，项目负责人方可将业务档案报送质控综合部审核。
第十五条 质控综合部档案管理人员应对照卷内文件目录对公司债业务部门准备移交的业务档案进行形式审核。若发现业务案卷存在主要签字人员没有签字、主要归档资料不全或页码混乱，档案管理人员应及时将业务案卷退回给相关的项目负责人。业务档案经形式审核符合归档要求的，项目负责人应与质控综合部档案管理人员办理移交手续。
第十六条 公司为事业部、分公司配置专门的档案室进行公司债券承销业务档案的专室、专柜管理。档案室必须符合防盗窃、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光以及防污染等要求，以确保业务档案的安全。
第十七条 正常完成发行上市的公司债券承销业务档案，应自归档之日起保存至公司债券到期或本息全部清偿后五年。
未能正常完成发行的公司债券承销业务档案，应自归档之日起保存五年。
法律法规对公司债券承销业务档案保管期限另有规定的，从其规定。
第十八条 在完成最终业务档案的归档工作后，事业部、公司债业务部门均不得在规定的保存期届满前删除或废弃相关工作底稿。
第十九条 以电子或其他介质形式存在的业务档案在内容和结构上应和纸质档案保持一致。对于未形成电子或其他介质形式的工作底稿，项目负责人应在电子或其他介质形式的业务档案中注明“底稿见纸质档案”字样。
归档责任人在移交纸质档案时，应同时向档案管理人员移交电子或其他介质形式存在的业务档案。档案管理人员应将电子或其他介质形式的业务档案刻制光盘，按照档案类型、年份、案卷编号集中存放，妥善保管。同时，档案管理人员应做好备份工作。
第三章 业务档案利用
第二十条 业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录等。
第二十一条 公司债券承销业务项目组成员因工作需要查阅有关项目的业务档案时，应经相关负责人批准后方可查阅。
（一）事业部保管的业务档案，借阅当天即可归还的，由事业部质控综合部负责人审批；需将借阅的业务档案带出档案保管场所的，由事业部负责人审批。
（二）分公司保管的业务档案，由分公司负责人审批。
第二十二条 除公司合规部和稽核审计部外的公司其他部门或人员因工作需要借阅业务档案，由相关部门或人员提出申请，经所在部门负责人、事业部负责人同意后，报公司合规部审核。公司合规部同意的，方可借阅。
公司合规部、稽核审计部对公司债券承销业务进行合规检查或稽核审计部的，可在正式下发合规检查或稽核审计部通知后借阅业务档案。
第二十三条 法院、检察院及有关政府部门因公务需要查阅公司公司债券承销业务档案时，须凭介绍信和公司合规部同意借阅的书面文件方可借阅。
第二十四条 查阅业务档案时，应在档案管理人员划定或指定的专门区域进行，严禁在档案文件上涂画，严禁拆换档案文件内容，严禁将所查阅档案携带出门或外借。
第二十五条 查阅业务档案时，不得擅自复印。确需复印业务档案的，应经公司合规部同意。
第二十六条 除下列情况外，公司任何人员不得披露业务档案包含的信息：
（一）取得客户的授权；
（二）根据法律法规的规定，公司为法律诉讼准备文件或提供证据，以及向监管机构报告发现的违反法规行为；
（三）接受证券监管机构或证券行业自律组织依法进行的质量检查。
第四章 业务档案销毁
第二十七条 业务档案保管期满后，事业部会同公司合规部应及时进行鉴定工作，对确定没有继续保存价值的业务档案可以进行销毁。
第二十八条 需要销毁的业务档案，由档案管理人员编造销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管年限、已保管年限和销毁时间等内容，提出业务档案销毁申请，并报事业部负责人、公司主管投资银行或固定收益业务的负责人、公司合规部负责人同意后，由公司总经理审批。
第二十九条 公司总经理作出销毁业务档案决定后，应由公司主管投资银行或固定收益业务的负责人、事业部负责人、公司合规部负责人和档案管理人员共同在销毁清册上签字后销毁。业务档案销毁决议和销毁清册由公司长期保管。
第五章 附 则
第三十条 本办法由公司投资银行事业部会同固定收益事业部解释。
第三十一条 本办法自公司正式印发之日起施行。