公司行政制度办公室管理条例.doc

*公司办公室管理条例为加强公司规范化管理，完善各项工作制度，提高工作效率。现根据公司实际情况，特制订以下公司管理条例。第一条 日常行为1、 员工工作时间内着装应整洁、得体，不可穿奇装异服，不留怪异发型。2、员工应须保持良好的精神面貌，言谈举止大方得体。严禁出现在办公区内奔跑、躺卧、倚靠等不当姿态。3、公司员工应注意个人卫生，勤洗澡勤换衣，做到无汗味、无异味。工作时不得饮酒，不吃有异味的食物。男士应及时修剪发须，保持清爽、干净；女士保持淡雅妆容，不佩戴夸张首饰。4、工作期间不可大声喧哗，不做妨碍他人工作的事情，不做与工作无关的私人事情，不长时间占用公司电话，不因私事使用办公电话，上班时间内做到不玩手机，不打游戏，不看电影等。5、待人接物应注意礼节，讲礼貌。热情接待来访者，主动与同事、领导及来访者打招呼。提倡使用普通话，讲究语言文明，树立良好形象。6、公司员工应严格遵守公司的各项规章制度，不玩忽职守、徇私舞弊、假公济私，未经公司许可不得再公司或利用公司资源做私人事务，非因职务需要不得私自动用公司公物或支用公款，不得将公司资料、设备私用。7、午休时间应保持安静，不得大声喧哗，不可在公司内聚众打牌、下棋等其它娱乐活动。8、领导交办事项应及时处理，并呈报结果。遇突发事件或较大困难时应及时上报领导，妥善处理。如有意见、建议，或不满上级安排，应在合适的时候委婉告知9、员工应维持桌面整洁，只摆放文件夹、文件收纳盒、座机、电脑、笔筒和水杯10、文件须及时整理放置到文件夹内，文件夹侧面表明文件内容或状态，如待处理、处理中、已处理等。11、桌面仅允许张贴通讯录或与工作有关的参考资料。12、个人抽屉须时常清除不要的或不应放置的物品，私人用品必须收捡至抽屉内，不可直接置于办公桌上。 13、椅背上不摆放衣物。脱岗时，应将办公椅收纳好。14、办公区域禁止吃餐食，用餐仅限于休息间，员工银座号随手清理垃圾、整理卫生。15、节约用电，下班时必须关闭办公室灯具、空调、电脑等。第二条 考勤制度1、公司实行双休制，具体行政工作时间安排如下： 周一至周五：上午 9:0012：00 下午13:30-18:002、为培养员工作息时间的积极性，员工全年考勤情况将纳入年度评优条件。员工应严格遵守劳动纪律，不迟到、早退、旷工。3、全天上下班及外出签到等，均由员工本人亲自打卡。公司统一使用办公软件操作考勤等办公事宜。如因故不能打卡，应及时在上报批准。如因公办外出应及时签到。未打卡且未备案说明的，一律按旷工处理。4、员工在工作期间确有私事处理的，须事先填写请假审批单，并报备上一级领导及行政部。未请假或请假未经批准而擅自脱岗的,按旷工处理。5、请假在一天及以内，非总经理直接管理的员工由主管级领导审批，并报备行政部；请假一天以上，公司员工须呈请经理批准。请假未经审批一律按照旷工处理。6、因急事须请假的,应向总经理及部门负责人说明情况，并及时报备行政部。7、工作期间，外出办事人员须在办公软件上做外出审批。按格式填写，确保登记内容真实有效。如因地点尚未确定或无法及时回公司报到的，须于地点确认后及时签到，以便临时通知要事。返回公司后，须及时登记返回时间并签字确认。第三条 卫生管理1、为营造干净整洁的办公环境，维持正常工作秩序，我公司由公司全员负责日常公共区域清洁卫生，各员工自行负责个人区域卫生。2、日常公共区域清洁卫生（1）每天上下班做好地面、墙面清洁卫生。（2）桌椅收纳整齐，桌面保持整洁。3、日常个人区域清洁卫生（1）每天上下班前做好桌面清洁打扫，按要求归置各项物品。（2）垃圾桶靠内侧放置，每天及时处理垃圾。（3）维持个人办公区域地面清洁。4、公司清洁卫生每周一上午9:00进行清洁大扫除，由行政部负责人员安排，各部门积极配合。清洁大扫除要求如下：4.1清洁要求：（1）保持地面、桌面干净、整洁，无纸屑、烟灰、落叶等。（2）及时清理垃圾桶，保持垃圾桶干燥、无异味。（3）公共办公物品如计算器、订书机等摆放整齐，无灰层、无异物。（4）公共设备如复印机、传真、饮水机、空调等摆放有序，电线合理收纳，表面无灰层、异物。如有故障，及时报修。（5）墙面、开关和插座干净无异物。（6）及时浇水、修剪植物，清理枯、落叶，并保持盆栽器具洁净，禁止倒入茶水、丢烟头等。（7）维护公司展示、公告栏等干净、整洁，无灰层、无异物、乱涂乱画。（8）沙发、茶几等摆放整齐、无灰尘，定期保养沙发皮质。（9）办公室门牌、指示牌干净、无灰尘、无异物。4.2分工要求：（1） 清洁分工按事项分配到个人，由个人专项负责。（2） 清洁大扫除为周固定工作，公司全员无故不得缺席。（3） 如因人员变动、缺席造成清洁任务不达标，由行政部负责协调安排，各部门人员积极配合。第四条 安全管理1、公司安全防火、防盗、防灾、防破坏、防恶性事故，为每个员工应尽的义务，要敢于与坏人坏事作斗争。员工应自觉接受安全教育，增强安全防范意识；2、员工上下班、外出公干、出差，应严格遵守道路交通管理法规、条例，确保人身、财物安全；3、公司办公场所内，员工应自行收捡好私人贵重物品；4、为加强公司的内务管理工作，维护公司的安全和卫生，确保公司人员和财产安全。每天下班后，最后离开公司的同事务必仔细检查并保管好公司大门的钥匙，切记关掉电源，关好门窗，做到防火、防盗，保证公司财产物品安全；5、发现事故苗头、可疑或不法行为的人或事应先立即报告有关部门；6、不得将亲友或无关人员带入工作场所，打扰其他同事正常工作；7、员工应正确使用办公设备和防护用品，积极预防事故的发生，减少和防止事故人身伤害。发现设备故障后应及时修理或报告常务中心，确保设备整洁、运转正常、性能可靠。第五条 会议管理1、临时会议、年会、股东大会由总经理直接提拟；部门会议由部门负责人提拟、总经理批准并报备行政部。1.1每周一和节假日后的第一个工作日上午10:00召开公司总经办周例会，当月最后一个周一上午10:00召开公司总经办月度总结会。总经办会议由总经理负责主持和会议记录。1.2每周五下午3:00召开公司主管层周例会，当月最后一个周五下午3:00召开公司主管层月度总结会。会议由常务中心负责主持和会议记录。1.3各部门应设一名会议记录员，负责本部门会议记录。会议遵照“谁组织，谁跟进”的原则。1.3会议记录使用专用会议记录本，会议记录员须按格式做好会议记录及考勤记录工作，会议结束后及时整理、传发会议纪要。1.4会议开始时，主持人应对会议议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。会议进行中应把控时间，确保议程顺利推进及会议效率。最后须将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会议跟进、安排向与会人明确。1.5与会人员应准时到会，并在签到表签到。遵守会议纪律，做好本人的会议记录。如有迟到、早退，按考勤管理制度相应处罚。主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。1.6会议期间，手机应保持静音，禁止玩耍手机、接打电话，特殊重要电话除外。1.7公司例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。第六条 办公用品领用与保管1、公司办公用品由常务中心根据部门使用情况及库存情况进行采购。特殊物品由使用部门（人）在办公软件上填写物品申购审批单，按层级报请审批，交由行政部统一办理。2、公司办公用品根据岗位需求不同适当分配。各部门或个人领用时，须填写审批-物品领用。3、为保持桌面整洁、提高办公效率，员工常规办公用品领用/持有标准如下：项目内容数量/单位1签字笔（黑色）1支2替芯（黑）1支3签字笔（红色）1支4铅笔1支5标签纸1张6美工刀1把7笔记本1个8橡皮擦1块9文件夹（单页）1个10文件收纳盒1个11多功能笔筒1个12卫生纸1包备注：根据岗位需要可适当添加用品、用具。3.1新员工到岗时，由行政部负责按标准领取办公用品。3.2离职员工应将剩余办公用品交接至行政部，由常务中心做好物品清点和回收。3.3办公用品一经领用，由领用人负责保管，并按要求放置。自然损坏的须以旧换新，人为损坏由个人照价赔偿。4、行政部应保管好办公用品，做好领用登记，于每月月底盘查物资，如有错漏，须立即处理；无法追究的，由常务中心负责人员照价赔偿。第七条 办公设备申购与保管1、办公设备由行政部统一采购、管理。各部门根据本部门办公实际情况可申请采购。2、申购须在填写物品申购审批单，按层级报请审批，交由行政部统一办理。部门申购的办公设备由该部门负责保管。3、行政部应制作办公设备管理卡，跟进办公设备使用状况。对重要设备应定期检查和保养，避免发生故障。3.1使用办公设备应严格遵守设备安全使用说明。因人为原因造成设备故障、破损，由当事人照价赔偿；因设备自身原因故障时，应及时通知常务中心，填写设备保修记录表，由常务中心负责报修处理。3.2办公设备超过使用期限、不可继续正常使用的，由各办公设备使用部门填写办公设备报废申请单，交行政部审核后，呈报总经理审批。审批通过后交办行政部。第八条 门禁卡（工牌）管理1、为了安全和有效的身份识别，所有员工在办公区域内必须佩带门禁卡（工牌）。员工必须刷卡才能进入公司。2、员工在公司区域内应佩带门禁卡（工牌）并质询所有进入公司而未佩带门禁卡的人员。员工不得以任何理由将门禁卡（工牌）借出或送给他人。一经发现将严肃处理。3、员工必须保管好门禁卡（工牌），如果有任何遗失必须立即向部门领导汇报，由部门领导报送行政部。4、访客进入公司的任何一个地方都必须办理临时通行证才能允许进入。办理临时通行证需要提供身份证，并在前台做好访客登记。5、员工刷卡进门时，注意不让没有佩带任何通行证的人员跟随进门。如在办公区域发现没有佩带任何公司标示的人员，应立即报告行政部。此文档可自行编辑修改，如有侵权请告知删除，感谢您的支持，我们会努力把内容做得更好最新可编辑word文档